内部培训--Excel实操篇

内部培训Excel实操篇企业管理部2008-9-17一认识Execl1.1、启动Excel1.2、Excel窗口简介1.3、输入数据1.4、存盘操作1.5、关闭与打开工作薄1.6、退出Excel1.1、启动Excel标题栏菜单栏系统按钮，可用于关闭工具栏格式栏编辑区各部分作用系统按钮可用于关闭EXCEl.标题栏：说明了该文件的名称。菜单栏：此中包含了所有的操作命令。工具栏：常用的操作命令：1.：新建文档2.：打开文档3.：保存文档4.：打印和预览5.：撤消和恢复格式栏:常用的格式命令:1.:设置字体2.:设置字号3.:粗体4.:斜体5.:加下划线6.:左对齐7.:居中8.:右对齐1.3、输入数据用鼠标单击，选择单元格后，就可以输入数据了，要想输入汉字，只需按选择中文输入法后就可以了。1.4、存盘操作前面说了输入数据，输入完后，就应该保存数据了：1.可以单击保存工具2.也可以如右图，单击“文件”，选择“保存”，并用左键单击：出现下页的“保存”对话框，1、选择保存位置也可向上一级放入其它文件夹2、键入文件名3、单击保存1.5、打开工作薄点击可出现右图的对话框.向上按钮;可回到上级文件夹选择后双击或单击”打开”单击此处可关闭当前工作薄单击此处可关闭Execl二Execl常用操作2.1、单元格格式2.2、数据操作2.3、数据逻辑2.4、文件打印数据格式的更改方式选定数据所在的单元格或者区域方法一：格式菜单单元格方法二：鼠标点击“右键”，选择“设置单元格格式”从分类项里选中数据显示的格式自定义显示格式在显示格式自定义中定义自己所要的特殊格式如：单元格中显示的数字要开头是两个0自定义数字显示格式日期和时间型包括：正确表示日期和时间的字符显示格式以不同的格式显示输入操作日期的年、月、日之间用“-”分割或用“/”分割。时间的时、分、秒之间用（：）分割AM：上午PM：下午如：8：0：09表示8点零9秒。当天的日期，按Ctrl+；(分号)。当前的时间，按Ctrl+Shift+：(冒号)。取消方式按键“Backspace”或“Delete”数据格式之对齐是单元格格式进行操作合并单元格自动换行显示居中显示方向填充数据及输入技巧相同的数据、序号、序列等的数据输入，自动充填。概念具有增减序（有增减型）文字型数据指字符串中出现09，例如字符串“35”、“1999年”、“a2”、“abc9k”、“1”和“单价1”等。不具有增减序（无增减型）文字型数据指字符串中不出现09，例如字符串“SB”和“单价1”等。重复输入（复制）数字型和无增减型文字型数据：直接拖动充填柄日期型和有增减型文字型数据：Ctrl＋拖动充填柄增1序列数据数字型：Ctrl+拖动充填柄；日期型和有增减字符型：拖动充填柄输入任意步长的序列数据选择首单元格输入序列起始值，然后选择“编辑”菜单的“填充”选项，在“序列”对话框中进行设置。创建自定义序列“工具”菜单中的“选项”，出现选项对话框→单击“自定义序列”标签1批注的作用是对一些复杂的公式或数据添加相应的注释2菜单命令“插入|批注”，在弹出的注释框中输入批注文本。3也可以通过右键添加批注（插入批注）4在有批注的单元格中利用快捷菜单，可以查看、编辑、删除、显示（隐藏）批注正确创建规则：列名唯一纯数据（杜绝空行、非法数据）同列数据的数据类型和格式应完全相同避免在一张工作表上放置多份数据清单数据清单概念使用“数据|记录单”菜单命令，打开某数据清单的记录单。利用记录单可以进行下列操作：输入数据修改和删除数据查找数据清单中的记录数据清单概念数据记录的筛选•概念筛选清单仅显示满足条件的行，该条件由用户针对某列指定。筛选后不重排数据清单，不满足条件的记录只是暂时隐藏。自动筛选•单击需要筛选的数据清单中任一单元格•菜单栏“数据/筛选/自动筛选”取消自动筛选，再执行一次“数据/筛选/自动筛选”，取消数据清单的筛选•菜单栏“数据/全部显示”通过筛选可以由原始表格得到满足条件的不同的表格自定义筛选根据具体的逻辑关系，选择筛选的条件，显示实际的结果数据记录筛选大表明晰的小表有条件的筛选自动筛选高级筛选排序条件：单一条件的排序（快速排序）多重条件的排序（轻重缓急）数据类型：升序：降序：文本A,B,…ZZ,X,…A数字1,2,…10,9,…日期Jan1,…Dec31,…数据排序多重条件的排序用以设置两个以上的排序约束条件。数据排序分类汇总分类汇总•对数据进行求和、计数、平均值、最大值、最小值、乘积、标准差、变异等统计运算，从而建成一种常用的摘要报告。注：分类汇总前，需要对数据列表分类，即排序。分类汇总表的建立•先选定要排序的某一个单元格，排序。执行菜单命令“数据/分类汇总”，作相应设置。注：（1）汇总的字段一般选择数值型（2）对话框中：每组数据分页：选中，表示各分类汇总的结果打印在不同页上。汇总结果显示在数据下方：选中，表示汇总值插在该类的下面替换当前分类汇总：不选，表示在上次分类的基础上进一步分类，这样可以进行多种汇总方式的设置。（3）删除所建立的分类汇总表，在对话框中单击“全部删除”。分类汇总的分级显示在分类汇总的左侧有分级线、分级按钮、加号或减号按钮等。分级线表明分级的范围，单个项的分级线是圆点，是最内层。取消左侧分级显示的方法：菜单命令“数据/组合分级显示/清除分级显示”。分类汇总先分类（排序），后按类汇总分析。分级显示符号分类汇总分级显示数据分类汇总嵌套分类汇总嵌套分类汇总的前提是数据已按两个以上关键字排序分类。分类汇总数据透视报表•数据透视报表是用于快速汇总大量数据的交互式表格。•用户可以旋转行或列以查看对源数据的不同汇总•开可以通过显示不同的页来筛选数据•数据透视表中的四种类型字段：（1）行字段（2）列字段（3）页字段（4）数据字段创建数据透视报表•将光标移至数据列表中的任一单元格•菜单命令“数据/数据透视表”，打开数据透视表向导对话框，按步骤及提示操作。•注（1）数据字段通常用于对数据进行有关的统计处理•（2）按照向导操作后，EXCEL对数据区域的字段默认为是求和。•（3）改变字段名称：双击页区域、行区域、或列区域的字段名。•改变数据区域或字段的处理方法：•双击数据区域中要改变运算的字段按钮页面设置•菜单命令“文件/页面设置”•在对话框中设置页边距、页眉页脚、打印方向等•“工作表选项卡”如果工作表很大，每一页的行标题或列标题相同，则在“打印标题”中选择“顶端标题行”和“左端标题列”的区域页面设置界面打印预览•单击常用工具栏上的“打印预览”或菜单栏“文件/打印预览”•打印区域的设置菜单栏“文件/打印区域/设置打印区域”•打印工作表默认情况下，打印当前的整个工作表如果在工作表中选定了打印区域，则只打印选定的区域。菜单栏“文件/打印”或常用工具栏“打印”按钮打印预览界面三Execl函数3.1、运算符3.2、单元格引用3.3、函数3.4、常见函数介绍3.5、两个有用的函数•（1）算术运算符：使用算术运算符进行算术运算的对象是数值，得到的结果也是数值•（2）文本运算符：使用文本运算符进行运算的对象是文字型数据，得到的结果也是文字型数据•（3）比较运算符：比较运算得到的结果是逻辑值True（真）或False（假）相对引用绝对引用三维引用相对引用是指当把一个含有单元格或单元格区域地址的公式复制到新的位置时，公式中的单元格或单元格区域地址随着改变，公式的值将会依据更改后的单元格或单元格区域地址的值重新计算。绝对引用是指在公式中的单元格或单元格区域地址不随着公式位置的改变而发生改变。不论公式的单元格处在什么位置，公式中所引用的单元格位置都是其在工作表中的确切位置。绝对单元格引用的形式是在每一个列标及行号前加一个$符号混合引用是指单元格或单元格区域的地址部分是相对引用，部分是绝对引用。如$B2、B$2三维引用三维引用是指公式中引用的单元格在另外一个工作表中。三维引用的单元格地址形式是在单元格地址前加工作表名，并用“！”号分隔，例如公式：=Sheet1!A1+Sheet2!A1，表示用Sheet1工作表A1单元格中的数据与Sheet2工作表A1单元格中的数据进行相加绝对地址：A1相对地址：$A$1混合地址：$A1A$1E4=B1+A2+C2??公式的自动重算功能基于参加计算的数据均引用其存放位置（单元格地址）。公式与函数的应用函数是Excel自带的一些已经定义好的公式。不同类型的函数要求给定不同类型的参数函数名（参数1，参数2，…）代表函数功能=（B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10）/9=Average（B2:B10）公式与函数的应用1.函数定义2.函数的一般语法形式•函数由函数名和相应的参数组成，函数名由系统规定用户不能改变，参数括在圆括号内，放在函数名后，一般的语法形式为：函数名(参数1，参数2，……)3.函数的输入•当用户对某个函数名及使用很熟悉时，可以像键入公式那样直接键入函数。•一般情况下，可以使用函数的向导来引导我们一步步输入，其操作步骤如下：①选中需输入函数的单元格，输入“=”。②选择【插入】|【函数】命令，或单击“常用”工具栏中的函数按钮，或单击编辑栏前边列表框中的“其他函数”③在“函数分类”列表中，选择函数所在的类别④在此对话框的参数域中，输入一个个的参数4.常用函数功能简介•（1）数学函数①绝对值函数ABS②取整函数INT③余数函数MOD④符号函数SIGN⑤圆周率函数PI⑥求和函数SUM⑦条件求和函数SUMIF⑧条件计数函数COUNTIF•(2)文本函数①左提取子串函数LEFT②右提取子串函数RIGHT③中间提取子串函数MID④字符串长度函数LEN•（3）日期与时间函数①系统日期函数TODAY②系统日期和时间函数NOW③年份函数YEAR④时函数HOUR•（4）逻辑函数①逻辑“与”函数AND②逻辑“或”函数OR③逻辑“非”函数NOT④条件选择函数IF•（5）统计函数①计数函数COUNT、COUNTA②平均值函数AVERAGE③最大值函数MAX④频率分布函数FREQUENCY⑤排位函数RANK5.创建三维公式=（B4+25）/SUM（D5:F5）公式特定符号区域范围引用单元格地址数值型常量Excel函数运算操作符号工作表的操作与编辑A创建公式不同工作表中的数据所在单元格地址的表示：工作表名称!单元格引用地址不同工作簿中的数据所在单元格地址的表示：[工作簿名称]工作表名称!单元格引用地址=[Sale1.xls]销售统计!$E$4+[Sale2.xls]销售统计!$E$4+[Sale3.xls]销售统计!$E$4+[Sale4.xls]销售统计!$E$4公式与函数的应用B创建三维公式公式与函数的应用6.常用函数实操求和运算如右图，我们要计算各科的总成绩。1、先在目标单元格输入“=”2、单击选择公式类型，求和用“SUM”1、出现“SUM（）”注意三个变化2、出现“SUM（）”3、出现对话框括号内的数据是默认的要求和的数据；可以选择。下面再讲最后，点击”确定“结果把鼠标指针指到单元格右下角时，会出现”+“，此时按住左键向右拖动；就可以求其它和了数据的选择这是什么？？这是数据选择区；它是用来选择数据的。你可以有两种方法来选择1、输入法：直接输入你要选择的数据区域，用起始和末尾单元格来表示，中间用冒号”：“来分隔。如A1：F1，C5：H5数据的选择2、利用函数对话框然后，用鼠标拖动来选择要求和的数据区域。同时注意三个括号内的变化最后，击”Enter”回车两下。也可以用鼠标单击按钮，再击“确定”=VLOOKUP()=HLOOKUP()参照Excel里的帮助文件怎样在一个单元格以不同的行显示？ALT+CAPS+ENTER