上海大学兼职档案员岗位职责

1目录文件材料组卷原则、方法、要求·······················2一、归档案卷质量要求································2二、立卷的程序与方法································6三、归档时间和归档手续·····························8“南大之星”档案管理系统使用说明····················9第一部分系统登录及密码修改······················9第二部分案卷级目录著录方法····················13第三部分文件级目录著录方法····················17第四部分案卷级、文件级著录内容··············19第五部分案卷及文件的修改和删除··············23第六部分打印······································26第七部分常见问题汇总·····························36学院文书档案归档范围及保管期限表···············39上海大学实物档案归档范围和保管期限表·········41上海大学人物档案归档范围和保管期限表·········43学院声像档案归档范围及要求························53上海大学兼职档案员岗位职责························602文件材料组卷原则、方法、要求一、归档案卷质量要求1、归档案卷总的质量要求是：遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的历史联系，适当考虑和区分文件材料的不同价值，使档案便于保管和利用。2、卷内文件材料必须准确反映学校活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。3、文件材料按时间或重要程度排列。密不可分的文件材料应放在一起归档。■卷内文件排列顺序为：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；结论性材料在前，依据性材料在后；文字材料在前，图表在后；其他文件材料按时间顺序排列。4、不同年度的文件材料一般不得一起立卷，一般文件材料归入文件形成年度；按学年处理的文件，归入专门年度（教学年度）。3■跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度的规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度。5、确定文件材料的保存价值，要根据学校管理与实践工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断，可参见《上海大学各门类档案归档范围和保管期限表》。6、立卷视文件材料的数量进行，原则上每卷不超过200页。当问题比较单一，文件材料较少，又不便于一起归类时，可立薄卷。7、凡属应归档的文件材料若采用计算机管理而无纸质载体形式的，必须打印成纸质并和光盘一起归档。8、编写页号：卷内文件材料按顺序排好后，装订的案卷无论单面或双面，只要是书写的文件材料，均应依次在非装订线的一侧下角（用打号机）敲页号。9、卷内文件目录：卷内文件目录置于卷内文件之前，它由顺序号、文号、责任者、题名、日期和备注组成。文件材料上如没有写明责任4者、日期，兼职档案员要考证清楚，及时补上。■顺序号：反映卷内文件的件数。若卷内有三份文件，排序后，其顺序号为：1、2、3。卷内文件的件数一般以每份文件单独计算。请示与批复，来文与复文应分别计算件数；正本、定稿、历次修改稿应分别计算件数；正件与附件应算一件。■文号：文件制发机关的发文字号。例：沪教委高[2011]第40号；上大内[2011]第21号。■责任者：形成该文件的单位或对文件负有责任的署名者。例：上海大学、上海大学教务处。■题名：即文件标题，一般应照实抄录。对文件材料原有题名不要随意更改或简化，若原有题名无实质内容或无题名，要重新拟定，并加“[]”号。■日期：文件的形成时间，例：20120105。■备注：对卷内文件作必要说明。若无不需填写。10、卷内备考表：卷内备考表置于卷末，用来保护文件，说明卷内文件情况。■本卷情况说明：填写卷内文件的情况，如文件的缺损、修补、补充、移出、销毁等情况，以及需要注明的情况。一般无特殊情况此项不用填写。案卷5立好后发生或发现的问题，由有关的档案管理人员填写并标注时间。■立卷人：由组成本卷的责任者签名。■检查人：由立卷单位负责人对案卷质量进行检查后签名。■立卷时间：完成立卷日期。例：2011.05.20。11、案卷装订：案卷装订前应去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件、字迹模糊的文件应把复制件与原件放在一起。装订时要留出装订部分，用绳线勒紧结牢，采用“三点一线”法装订，一律订在左边。注意不要倒置、脱漏纸张，不要把字迹装订掉。12、拟写案卷题名：案卷题名即案卷标题，由立卷人自拟。案卷题名应简明确切，结构一致，一般不超过50个字。其常用结构：责任者（作者）+问题（内容）+文种（名称）。■责任者：指卷内文件的主要责任者，要写出全称或通用简称，不得简称为“本校”、“上级”等。若卷内文件的文种较多时，可按重要程度顺序标注几种主要文件文种。除会议文件外，不得用“xxx文件材料”。6二、立卷的程序与方法1、预立卷学校严格实行文件材料形成部门立卷归档。各个归档单位的兼职档案人员应在平时注意及时收集属于归档范围的文件材料，依照上海大学各部门确定的预立卷类目归入相应的卷夹内，方便平时的保管利用和归档时的立卷。2、立卷分类流程图：文件材料分年度分问题分保管期限■分年度：先将文件材料按其形成或针对年度分开。根据文件材料的不同特点，可采用自然年度、教学年度分别归入。■分问题：将年度理顺的文件材料按其内容所反映的问题、事物分开。■分保管期限：最后将文件材料按照不同保管期限分开。3、立卷组合立卷组合就是将经过分类的文件材料，按一7定的形式组合起来，主要是根据文件构成的特点，按六个特征立卷，一般应以“问题”为主，兼顾其他特征，使之联系起来。在实际工作中，只采用一种方法立成的单一特征的案卷通常很少，多是几种特征结合使用。■按问题立卷：“问题”是指文件内容记述和反映的某方面的工作或涉及的人物、事件、事物等，一般为一事一卷。■按责任者（作者）立卷：就是将同一责任者的某些文件组成一卷。“责任者”是指撰写或制发文件的机关、机关内的组织或个人。■按文种（名称）立卷：就是将文种相同或相近的文件组合在一起。■按时间立卷：就是按文件形成的时间或文件内容针对的时间，将属于同一时期的文件组合为案卷。■按地区立卷：就是把内容涉及同一地区的文件组合在一起。■按收发文机关立卷：就是将本机关与某一机关就某个问题或几个问题的来往文件组成案卷。8三、归档时间和归档手续1、归档时间■综合管理类文件在次年六月底以前完成立卷归档工作。2、归档手续■移交和接收档案必须严格履行手续，打印移交目录，一式两份。交接双方根据目录清点、核对档案，并在移交目录上签名盖章，以作凭证。9“南大之星”档案管理系统使用说明第一部分系统登录及密码修改1、在计算机浏览器地址栏输入，进入上海大学档案馆主页：102、在页面的左侧“档案系统登录”中上栏输入用户名，下栏输入密码，输入后单击“登录”：进入档案网络管理系统：113、为保障数据安全，首次登录系统后，请尽快修改密码，方法如下：在页面的上部单击系统设置：进入用户信息页面：12单击用户管理修改信息：在上方表格中用户可以修改用户姓名、邮件地址、联系电话、联系地址等基本信息，修改完毕后单击“修改信息”保存；在下方表格中用户可以修改密码，在“旧密码”中输入原来的登录密码，在“新密码”中输入所要更新的密码，并再输入一遍以确认，修改完毕单击“修改密码”保存，请用户务必牢记密码。13第二部分案卷级目录著录方法1、在档案信息管理界面单击“部门归档（学院文书）”：2、单击该学院名称或单击“打开”，进入该档案表的信息编辑页面：14编辑档案信息主页面如下：3、在编辑档案信息主页面的左上部单击“添加案卷”：154、在弹出的添加案卷窗体中输入档案的相关信息：输入完毕单击“添加”保存信息：系统提示添加案卷成功：16Tips：单击“确认”后，系统自动返回著录界面，可继续进行下一案卷的添加，此时将发现“案卷/盒号”自动延后一个号码，变为“2”，此时，如果责任者、时间等项目不发生改变，则可以直接在正题名中修改，直接保存，即生成一个新的案卷：5、返回档案表，即可看到新添加的案卷17第三部分文件级目录著录方法文件的著录方法与案卷基本相同1、在所要添加文件的档案文件信息管理页面单击“添加文件”：2、文件著录界面与案卷著录界面基本相同区别仅在以下标示部分：183、文件级目录的输入规则与案卷级基本相同，具体根据档案收集人员的指导输入，输入完毕同样单击“添加”保存；Tips：案卷级条目与文件级条目的色彩表示是有轻微差别的，如下图所示，文件级标示颜色比案卷级略浅：19第四部分案卷级、文件级著录内容一、案卷级著录内容注释：1、一级目录：年度号如：2011二级目录：分类号如：DQ18、XZ18。2、全宗号：051。3、实体分类号：年度号+分类号如：2011-XZ18。4、案卷/盒号：案卷流水号。205、保管期限：由档案馆工作人员确定案卷保管期限。6、密级：根据情况选定，一般为内部。7、正题名：根据卷内文件的内容，自拟题名，要求能概括卷内文件的主要内容，一般由责任者+问题+文种构成。8、附注：特殊情况说明。9、页数：案卷总的页数。10、起止时间：卷内文件实体对应的最早时间和最晚时间。11、归档单位：学院，如上海大学管理学院。12、存址：档案馆一号库房。13、主题词：点击右侧按钮自动生成。14、接收人：档案馆收集指导室相关工作人员。15、移交时间：著录时间。16、移交人：兼职档案员姓名。17、输入员：兼职档案员姓名。21二、文件级著录内容注释：1、一级目录：年度号如：2011二级目录：分类号如：DQ18、XZ182、全宗号：051。3、实体分类号：年度号+分类号如：2011-XZ184、文件案卷号及件号：文件所在案卷的案卷号加文件流水号1.0001。5、保管期限：由档案馆工作人员确定案22卷保管期限。6、密级：根据情况选定，一般为内部。7、正题名：按照文件实体的题名著录，如果文件没有明确题名，需自拟题名（题名要准确反应文件内容，著录时用“[]”括住）。8、附注：特殊情况说明。9、第一责任者：文件形成者（文件落款处）。10、页数：一份文件的起止页001-003。11、文件时间：一份文件的形成时间20111028（文件落款处）。12、归档单位：学院，如上海大学管理学院。13、存址：档案馆一号库房。14、主题词：点击右侧按钮自动生成。15、文号、图号：有文号的填写（按实体著录）。16、载体：按实体选择。17、文本：按实体选择。18、输入员：兼职档案员姓名。23第五部分案卷及文件的修改和删除一、案卷的修改1、在所需修改的条目中找到编辑的符号并单击：2、进入与案卷著录界面相同的编辑界面，修改相应项目后单击保存即可：24二、案卷的删除1、与修改案卷相同，进入档案表，依次打开并找到需要删除的案卷条目，如“051-2011-XZ18-2”：2、在所要删除的条目中找到删除的符号并单击系统将弹出确认对话框：如确定将删除所选条目则单击“确定”，否则则单击“取消”保留所选项目。25Tips：此“删除”操作仅是将所选案卷移入“回收站”内，单击左侧“回收站”图标将看到所删除的案卷，如下图：如果误删除了条目，可在回收站中找到，点击“还原”按钮可恢复。3、文件的修改和删除与案卷基本相同，确定所需修改或删除的文件，单击“编辑”或“删除”图标，则可进行相应的操作。26第六部分打印案卷目录和文件目录著录完毕后，点击“打印当前”按钮进入打印界面：一、卷内目录的打印1、在“打印目录”界面中进行选择：272、在左上区域“自定义打印目录”中选择“卷内目录（A4纵向）”；左下区域“自定义打印选项”中选择打印范围，在案卷列表中选择所要打