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采购管理操作规程版本号A密级公开编号SYS-MG-2017-001编制部门行政管理部页码共18页第1页目录第1章采购系统日常业务处理.................................................................................................................21.1采购业务处理.................................................................................................................................21.1.1...........................................................................................................................采购资料设置1.1.2...........................................................................................................................采购业务处理1.1.3.......................................................................................................采购系统单据及报表查询1.1.4...........................................................................................................................委外加工处理公布范围公布至：公司各部门首次发布日期实施日期制订温丹审核批准采购管理操作规程版本号A密级公开编号SYS-MG-2017-001编制部门行政管理部页码共18页第2页第1章采购系统日常业务处理基于上述前面的基础，在初始化系统后，业务系统就可以进行日常业务的处理。1.1采购业务处理采购管理系统，是通过电子单据将采购申请、采购订货、仓库收料、采购退货、购货发票处理等功能综合运用的管理系统，对采购物流全过程以及采购过程中形成的应付账款处理，进行有效的控制和跟踪，完善企业物资供应信息管理。采购管理操作规程版本号A密级公开编号SYS-MG-2017-001编制部门行政管理部页码共18页第3页1.1.1采购业务处理1.1.1.1常用采购流程开始采购订单审核采购订单结束关联外购入库输入采购发票审核采购发票（钩稽发票和入库单）审核后外购入库单采购发票质检员采购经理材料会计MRP计划单生经办MRP计算后，形成MRP计划单打印出采购订单，传真给供应商质检人员根据采购检验申请单进行检验，并判断是否合格和合格数量采购员关联外购入库单，录入采购发票审核、钩稽发票和入库单及费用发票作入库核算并生成凭证由采购员负责审核采购订单，对于超过最低价格时，由系统自动进行控制，不允许进行审核。采购员库管员采购申请单采购订单采购员把需要采购的MRP计划单，投放形成采购申请单确定需要采购的物料，下推形成采购订单。或者直接录入采购订单，指定相应的采购供应商、采购单价和交货日期是否检验采购检验申请单采购检验单收料通知单是否合格外购入库单退料单否是否是供应商送货后，采购员判断是否需要检验；如果不需要检验，则填写收料通知单；否则填写采购检验申请单采购员流程：采购申请单—→采购合同—→采购订单—→收料通知单—→外购入库单—→采购发票—→费用发票（1）采购申请单：用户登录K/3主界面后，点击【供应链】—【采购管理】—【采购申请】—【采购申请单-新增】，依此路径进入采购申请单录入界面：采购管理操作规程版本号A密级公开编号SYS-MG-2017-001编制部门行政管理部页码共18页第4页（2）采购合同：点击【供应链】—【采购管理】—【采购合同】—【采购合同-新增】，依此路径进入采购合同录入界面，录入合同日期、合同名称、产品代码、数量及单价等信息，然后点击【保存】按钮，保存单据，再点【审核】按钮审核单据，采购管理操作规程版本号A密级公开编号SYS-MG-2017-001编制部门行政管理部页码共18页第5页（3）采购订单：点击【供应链】—【采购管理】—【采购合同】—【采购合同-维护】，依此路径进入采购合同序时簿界面，点击【下推】，弹出下拉菜单，选择“采购订单”采购订单：点击【供应链】—【采购管理】—【采购申请】—【采购申请-维护】，依此路径进入采购申请序时簿界面，点击【下推】，弹出下拉菜单，选择“采购订单”采购管理操作规程版本号A密级公开编号SYS-MG-2017-001编制部门行政管理部页码共18页第6页（4）调出采购订单编辑界面，申请单上的相关信息携带了过来并回填订单的相应字段，但是日期、采购方式、业务员等需要手工录入，单据录入完毕后点击【保存】，保存成功后点击【审核】（5）收料通知单：点击【供应链】—【采购管理】—【收料通知】—【收料通知单-新增】，进入收料通知单编辑界面，表头的“选单类型”处选择“采购订单”，再在“选单号”处按F7调出订单界面，将对应的订单选中双击，此时订单信息便回填收料通知单相关字段，手工录入日期、仓库等其他信息后，保存、审核单据采购管理操作规程版本号A密级公开编号SYS-MG-2017-001编制部门行政管理部页码共18页第7页采购订单上没有仓库信息，收料通知单上的“收料仓库”是由单据上的物料属性中“默认仓库”回填的，可以修改；若物料属性中没有录入“默认仓库”，则收料通知单上的“收料仓库”为空，需要手工录入，也可以不录，在做外购入库单时再进行维护。而且表头的“收料仓库”显示为空，仓库信息在表体显示：（6）外购入库单：点击【供应链】—【采购管理】—【外购入库】—【外购入库单-新增】，进入外购入库单编辑界面，表头的“选单类型”处选择“收料通知单”，再在“选单号”处按F7调出收料通知单序时簿界面，将对应的收料通知单选中【双击】，此时收料通知单信息便回填到外购入库单相关字段，手工录入日期、业务员等其他信息后，保存、审核单据：采购管理操作规程版本号A密级公开编号SYS-MG-2017-001编制部门行政管理部页码共18页第8页（7）采购发票：点击【供应链】—【采购管理】—【采购发票】—【采购发票-新增】，进入采购发票编辑界面，表头的“选单类型”处选择“外购入库单”，再在“选单号”处按【F7】调出外购入库单序时簿界面，将对应的外购入库单选中【双击】，此时外购入库单信息便回填采购发票相关字段，手工录入日期、单价等其他信息后，保存、审核单据：采购管理操作规程版本号A密级公开编号SYS-MG-2017-001编制部门行政管理部页码共18页第9页将外购入库单、采购发票进行钩稽，点击【供应链】—【采购管理】—【采购发票】—【采购发票-维护】，进入采购发票序时簿界面，点击【编辑】菜单下的【钩稽】，采购管理操作规程版本号A密级公开编号SYS-MG-2017-001编制部门行政管理部页码共18页第10页系统会调出钩稽界面，上半部分为采购发票，下半部分为外购入库单，如下图所示：采购管理操作规程版本号A密级公开编号SYS-MG-2017-001编制部门行政管理部页码共18页第11页1.1.1.2暂估入库流程原材料暂估入账后，如何进行后续处理？系统提供两种暂估凭证冲回处理方式：月初一次冲回和单到冲回，它们分别的基本流程如下：月初一次冲回：材料入库时直接做外购入库单，期末发票未到达，做暂估入账，然后期末结账，系统在期末结账后，会自动按根据上期生成的暂估凭证，对应生成暂估冲回的红字凭证。若在当期发票仍未到，则应继续生成暂估凭证，下期继续自动冲回。在此种方式下，当暂估的存货发票长期未收到时，会多次生成暂估和暂估冲回凭证。直到收到发票时才确认应付账款和材料的实际入库成本。具体做法为：在系统中录入采购发票，将此发票与对应的外购入库单钩稽，进行外购入库核算，之后重新按照采购发票金额生成外购入库凭证。具体流程如下所示单到冲回：材料入库时与前操作相同，做暂估入库，期末结账后系统不予自动冲回，直到收到供应商的采购发票时，才对暂估的外购入库单进行操作，具体做法为：在系统中录入采购发票，与之前暂估的外购入库单钩稽，进行外购入库核算，生成暂估冲回凭证，然后再做外购入库凭证。具体流程如下所示采购管理操作规程版本号A密级公开编号SYS-MG-2017-001编制部门行政管理部页码共18页第12页例子：2017年10月31日，采购部向厂家订购连接卡件100个，不含税单价为12元10月31日货到，经仓管部检验入原材料仓库，财务部支付了价款并收到对方开出的增值税专用发票价税合计702.00元，经手人为admin。11月1日，财务部支付上期购买剩余货款，不含税单价为12元；并收到厂家开具的增值税专用发票价税合计702.00元，经手人为admin（1）采购订单：点击【供应链】—【采购管理】—【采购订单】—【采购订单-新增】，依此路径进入采购订单录入界面，录入日期、供应商、物料代码、数量等信息，然后将单据保存并审核。采购管理操作规程版本号A密级公开编号SYS-MG-2017-001编制部门行政管理部页码共18页第13页（2）外购入库单：点击【供应链】—【采购管理】—【采购订单】—【采购订单-维护】，依此路径进入采购订单序时簿界面，选择订单号，点击【下推】下的“外购入库单”，进入外购入库单编辑界面，录入日期、保管等信息后保存单据并进行审核（3）外购入库单拆分：点击【供应链】—【采购管理】—【外购入库】—【外购入库单-维护】，依此路径进入外购入库单序时簿界面，选择【编辑】菜单下【拆分单据】系统会调出外购入库单编辑界面，此界面上会多出“拆分数量”一列，把需要拆分的数量录在此字段下，然后保存单据，系统会提示拆分单据成功采购管理操作规程版本号A密级公开编号SYS-MG-2017-001编制部门行政管理部页码共18页第14页（4）采购发票：点击【供应链】——【采购管理】——【采购发票】——【采购发票-新增】，依此路径进入采购发票录入界面，源单类型选择外购入库单，选单号处录入单号，回车后即可带出外购入库单上的相应信息，手工录入日期、保管等信息后保存单据并进行审核采购管理操作规程版本号A密级公开编号SYS-MG-2017-001编制部门行政管理部页码共18页第15页1.1.1.3退货业务流程企业的采购业务中，若发现采购的物料有质量问题、与订单不符等情况，需要将货物退还给供应商，要求供应商退款或者进行换货处理。功能介绍退货业务基本流程：退料通知单→红字外购入库单→红字采购发票案例2017年8月10日，向厂家采购的两片锯片中发现有1片质量不合格，采购部通知仓管部进行退货处理，仓库将这1片锯片由原材料仓库退货，财务部于8月11日收到厂家的退款以及红字增值税专用发票，合计418.00元。（1）退料通知单：点击【供应链】—【采购管理】—【退货通知单】—【退料通知单-新增】，进入退料通知单新增界面，表头的“选单类型”处选择“收料通知单”，再在“选单号”处按F7调出收料通知单序时簿界面，将对应的收料通知单选中双击，相关信息会自动携带到退料通知单上，手工将“数量”修改为1，再录入日期、等信息，然后保存并审核单据，如下图所示：应用流程采购管理操作规程版本号A密级公开编号SYS-MG-2017-001编制部门行政管理部页码共18页第16页（2）红字外购入库单：点击【供应链】—【仓存管理】—【验收入库】—【外购入库单-新增】，进入外购入库单编辑界面，点击工具栏中的【红字】按钮，新增一张红字外购入库单，源单类型选择“退料通知单”，选单号处录入单号，回车后将退料通知单上的相关信息关联到此单上，手工录入日期、保管等