公文格式口诀

公文写作与处理公文格式口诀公文格式十七项，牢记口诀记心上；秘密等级应讲究，紧急程度要恰当；发文机关要周详；标题要素有三项；代字年号莫颠倒，上行签发应写上；下发文件多单位，上送机关只一方；正文写法有讲究，十三文种不一样；附件附注有区别，附件说明不要忘成文时间需注意，骑年盖月指印章；标明抄送主题词，两项都在印左旁；印发机关和时间，位于末页最末行。1.秘密等级和保密期限2.紧急程度3.发文机关标识4.发文字号5.签发人6.标题7.主送机关8.正文9.附件说明10.成文日期11.印章12.附注13.附件14.主题词15.抄送机关16.印发机关17.印发日期公文格式十七项上行公文首页版式下行、平行公文首页格式秘密等级和保密期限：标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字分：绝密、机密、秘密三个等级。一、秘密等级应讲究紧急程度：紧急文件有“特急”、“急件”，紧急电报有“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1行；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。二、紧急程度要恰当全称：正邦集团有限公司文件规范化简称：正邦集团文件联合行文：主办机关排列在前。三、发文机关要周详标题三项：发文单位+事项+文种公文标题：红色反线下空2行，用2号小标宋体字（常见的公文标题一般都加粗），可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。例：正邦集团关于加强放假期间安全保卫工作的通知四、标题要素有三项发文字号：由发文机关代字、年份和序号组成。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称（1995不能简写成95，2009不能写成09），用六角中括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。注意：用直角中括号“××[2004]10号”，用小括号“××（2004）10号”都是不规范的。联合行文，标注主办机关的发文字号。例：正确的文号是：正集字〔2010〕6号√错误的文号是：正集字（2010）6号х正集字（2010）06号х正集字【2010】06号х五、代字年号莫颠倒签发人：上行文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人（会签人），主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。六、上行签发应写上主送机关：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。下行文，可有多个主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。上行文，只能写一个主送机关，防止多头行文。不能同时写：省政府并报省长，或省委、省政府。七、下发文件多单位，上送机关只一方公文正文：主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行（一个阿拉伯数字、年份不能分成两行）。如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。国家行政机关法定公文：13种。1.令2.决定3.公告4.通告5.通知（下行或平行文）6.通报7.议案（上行文）8.报告（上行文）9.请示（上行文）10.批复11.意见（行文方向不定）12.函（平行文）13.会议纪要八、正文写法有讲究，十三文种不一样附注：公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2号字加圆括号标识在成文时间下一行。多指文件发行范围，如：（此件发至县、团级，传达到全体党员）；（此件登《江西政报》）或正文中有关名词术语解释等。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。位置在成文日期之下.九、附件附注有区别附件：指方案、表格、名单、图纸等不适合放入正文的内容，是正文不可缺少的一部分。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件（或带序号）。十、附件附件：公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1．×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件（或带序号）。十一、附件说明不要忘成文时间：以领导人签发的时间为准。联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签，一般不使用复印件会签。成文时间以最后签发机关领导人的签发日期为准。电报，以发出日期为准。标法：用汉字将年、月、日标全；零写为“○”；成文时间的标识位置见下。十二、成文时间须注意公文生效标识：公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合向上行文，由主办单位加盖印章即可；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。A．单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。十三、骑年盖月指印章特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。盖公章六忌：忌倒、歪、斜、糊、用力过轻或过重。公文末页版式B．联合行文印章有两种情况：当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。联合行文末页公文版式抄送：使用全称或者规范化简称、统称。公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。十四、标明抄送主题词，两项都在印左旁•十五：主题词主题词：公文应当标注主题词。上行文按照上级规定的《主题词表》来标注主题词。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。一般不超过5个。印发机关：多为办公厅、办公室、秘书处、行政部等秘书机构。位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。十六、印发机关和时间印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。印刷份数：格式没有明文规定，根据约定俗成，一般是在最后一条反线下一行，用3号仿宋体字，置于小括号内，右空1字。页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，如“－1－”、“－2－”，一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。十七、印发时间其他格式的公文信函式格式与便笺头比较命令格式：命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；正文下一行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下一行右空2字标识成文时间。分送机关标识方法同抄送机关。其他要素参照相关要素说明。命令（令）格式（四）公文的稿本文稿与文本合称稿本。文稿即起草文件过程中形成的历次稿子，包括草稿和定稿。草稿按形成的先后顺序分为初稿、二稿、三稿等，按用途分为修改稿、修正稿、讨论稿、征求意见稿、送审稿、报批稿等。定稿又称正稿、原稿、底稿。它是印刷文件的标准依据，也是日后工作查考凭证。文本可分为正本、副本、存本、暂行本（也叫试行本）、各种文字文本。公文字体、字号项目字体字号密级黑体3号紧急程度黑体3号文号仿宋体3号签发人仿宋体3号签发人姓名楷体3号标题小标宋2号主送机关仿宋体3号正文仿宋体3号成文时间仿宋体3号项目字体字号附件仿宋体3号附注仿宋体3号主题词黑体3号主题词词目宋体3号抄送仿宋体3号发文机关仿宋体3号发文时间仿宋体3号正邦集团公文案例分析：见OA系统中：调整办公室通知火灾通报假期安全工作通知人事任命通知车友俱乐部通告谢谢大家！周国华2010年4月19日