《企业档案工作规范》解读

2011年9月8日《企业档案工作规范》解读主要内容一、《企业档案工作规范》的制定背景与意义二、《企业档案工作规范》的设计理念与特点三、《企业档案工作规范》的结构与主要内容四、《企业档案工作规范》的贯彻与实施要求一、《规范》的制定背景与意义（一）背景1.我国企业档案工作的发展历程（1）1950至60年代：技术档案管理（2）1980年代：科技档案管理——企业档案综合管理——企业档案管理升级（3）1990年代：企业档案工作目标管理（4）2000年代：加入WTO后，目标管理取消后，地方档案部门及企业集团开展企业档案工作的业务指导缺少有力抓手，用何种手段连接国家档案法规与企业档案工作实践？企业档案工作法制规范化建设《科学技术档案工作条例》《国营企业档案管理暂行规定》《企业档案管理升级试行办法》《企业档案工作目标管理办法》《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》《外商投资企业档案管理暂行规定》《基本建设项目档案资料管理暂行规定》《重大建设项目档案验收办法》《乡镇企业档案管理办法》《关于加强企业档案信息化建设的意见》《关于加强驻外机构和境外企业档案工作的意见》《关于促进民营企业档案工作发展的意见》《企业档案管理规定》《国有企业文件材料归档办法》标准化对企业档案工作的促进《科学技术档案案卷构成的一般要求》《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》《归档文件整理规则》《工业企业档案分类试行规则》《企业档案工作目标管理考评标准》《核电文件档案管理要求》《核电电子文件元数据》《电力工程竣工图文件编制规定》《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》《建设工程文件归档整理规范》一、《规范》的制定背景与意义（一）背景2.企业改革不断深化——建立现代企业制度，形成组织结构合理、投资主体多元、经营机制灵活、内部运作规范、管理手段科学的母子公司管理格局；企业成为自主经营、自负盈亏、自我发展、自我约束的法人实体和市场竞争主体——剥离社会职能，实行主辅分离——改制重组——业务拓展——股份制改革企业改革不断深化对企业档案工作的影响1.档案行政管理部门如何有效监督指导企业档案工作问题2.企业对档案工作的认识和重视程度问题3.企业自身档案管理体制机制问题4.企业档案机构和人员问题5.企业文件材料归档范围调整充实问题6.企业资产与产权变动档案如何处置问题7.企业档案安全保管问题8.企业档案信息开发利用问题一、《规范》的制定背景与意义（一）背景3.信息技术广泛应用对企业档案工作的影响(1)电子文件大量生成电子文件归档管理问题档案实体管理受限问题(2)档案管理手段和方式的变化手工操作应用信息技术档案实体管理档案实体管理与信息管理档案信息化与企业信息化协调同步问题档案信息资源科学整合问题一、《规范》的制定背景与意义（一）背景总结建国以来我国企业档案工作的基本经验、规律和要求，借鉴企业质量管理体系理念和相关最新国际标准，适应企业改革发展和信息技术广泛应用的新要求，将企业档案工作的行政性目标要求，转向标准化规范化的体系建设，形成框架性管理标准——《企业档案工作规范》，作为在《档案法》与《档案法实施办法》之下、衔接《企业档案管理规定》与具体档案业务、技术标准的中间环节，是对过去标准化发展过程中缺少总体性要求的一种弥补。一、《规范》的制定背景与意义（二）意义1.法律法规与企业档案工作间的桥梁2.促进企业档案工作的规范发展3.为指导评价企业档案工作提供指南4.为企业可持续发展提供基础管理和档案信息资源的保障二、《规范》的设计理念与特点（一）《规范》与国际管理标准1.ISO9001《质量管理体系要求》（2008年第四版）（1）质量控制离不开档案记录档案记录（records）一词在标准中出现28次，其中20次是重复提示、参照、引用，要求标准在实施中按照4.2.4条的要求建立档案。而ISO9001中这种对某一条款的引用、参见、提示的要求总共才有38处。除了4.2.4，被要求引用、参见、提示的18次，涉及11个条款，由此可见档案记录及其管理控制在质量管理体系中的地位和作用。（2）倡导“领导责任”、“全员管理”、“过程管理”等质量管理思想和原则国际标准ISO9001《质量管理体系要求》4.2.4：“档案记录的控制”规定：•“为证明符合质量管理体系要求和有效实施提供证据而建立的档案记录，必须要受控管理。•机构必须建立有书面文件记录的程序及执行过程（DocumentedProcedure），以明确对档案记录鉴别、存储、保护、检索和处置所必要的控制管理。•档案记录必须保持易于辨认、快捷确证和可以检索。”二、《规范》的设计理念与特点（一）《规范》与国际管理标准2.ISO15489.1《档案管理通则》•2001年颁布，规定了档案管理的顶层架构，提出了实现有效档案管理所能产生的作用，并明确规定了档案管理的法规环境、档案管理的政策与职责、档案管理、档案管理系统的设计与开发以及档案管理过程与控制等方面的要求。•该国际标准对档案管理所提出的各类要求，实际上是体现了对档案管理的总体需求。由于该标准在国际上得到普遍认可，因此，2006年，国际标准化组织（ISO）专门制定了国际标准《ISO/FDIS22310信息与文献——标准制定中档案管理需求规定指南》，规定：在制定其他国际标准时，如涉及到档案管理需求的规定，必须与ISO15489.1中对档案管理要求规定相一致。•体现国际档案界对档案价值及档案工作的认识，主要包括档案的价值及资产属性、领导的作用、系统管理、过程控制等。二、《规范》的设计理念与特点（二）设计理念《企业档案工作规范》的设计理念与基础是系统管理思想和档案资产的价值观念，符合并体现现代企业管理原则和管理创新发展要求。1.档案资源——资产观。档案是企业各项活动的记录，更是企业重要的生产要素、信息资源和知识资产。资产观是人们在社会实践中对档案，特别是企业档案认识的深化。2.组织制度——领导先。一项系统性工作，其最终成果的优劣、水平和效果往往取决于最高领导的意识、重视和决策。3.全员责任——全覆盖。任何一项有全员参与的活动或工作，其结果的优劣也是由全员整体的水平和参与程度决定的。二、《规范》的设计理念与特点（二）设计理念4.过程方法——重前端。档案工作的“产品”是服务。在为企业服务的系统和过程中，企业各项活动中形成、收到的文件、数据信息，是档案工作的输入，其质量决定着输出的质量。因此在整个档案工作系统中，前端至关重要。5.战略方向——信息化。大力推进国民经济和社会信息化，是覆盖现代化建设全局的战略举措。在企业档案工作中，信息化建设作为发展的战略方向，已经成为国内外企业界的共识。6.系统管理——全程兼。系统是《规范》的根本指导思想。档案工作本身涉及面广，又从单项标准转向系统管理规范，需要用系统的思想和观念来组织《规范》的实施。这些原则及其所代表的观念，集中反映和体现了多年来企业档案工作实践经验和现代管理的理念与原则。二、《规范》的设计理念与特点（三）特点1.管理创新适应社会主义市场经济体制完善的要求，第一次系统、全面地提出社会某一方面（企业）建立和开展档案工作的基本要求，填补了我国档案工作整体建设规范化方面的空白，结束了企业档案工作只有单项业务技术标准、没有统一的系统管理标准的历史。2.观念创新档案的资产属性、领导作用、全员参与等管理原则3.经验基础4.信息化方向三、《规范》的结构与主要内容第一章范围第二章规范性引用文件第三章术语和定义第四章档案工作总则第五章档案工作组织第六章档案工作制度第七章档案业务工作第八章档案信息化建设第九章档案工作设施设备附录A企业文件归档基本范围与保管期限参考表附录B表格样式第一章范围•本标准确立了企业档案工作原则、组织和制度要求，给出了企业档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法与技术指南。•本标准适用于大中型工业企业，其他类型企业及事业单位可参照使用。▲我国现有企业法人及产业活动单位1007万。所有制：国有、民营规模：大型、中型、小型类型：工矿生产、交通运输、金融证券、电信电力、设计研究等第二章规范性引用文件•标准：国家标准、行业标准、国际标准17项，列入“规范性引用文件”；•规范性文件：国家有关主管部门制发的、要求有关组织机构贯彻执行的方针、政策及管理文件5项，作为“参考文献”列在标准最后。“法规遵从”——按照法律法规要求规范企业档案工作第三章术语和定义1.企业档案企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。1987年，国家档案局、国家经委和国家计委联合颁布的《国营企业档案管理暂行规定》中第二条，首次提出了企业档案的概念：“企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体，包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团等方面的档案。”2002年，国家档案局、国家经贸委和国家计委联合颁布的《企业档案管理规定》中第二条，将企业档案界定为“企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料”。——增加了“研发”。过去在计划体制下我国科研设计单位多从事科研、设计、开发等活动，属于科技事业单位。这些科技事业单位的档案管理，在国家档案局20世纪90年代初组织的科技事业单位档案工作目标管理活动中取得很大成效。体制转变后，经营型科技事业单位转为企业，因此增加“研发”主要针对科研设计类企业或企业中的研究开发活动。——去掉了“有保存价值”前“对国家、社会和企业”的限定词。主要是因为企业范围广泛、形式多样，投资主体多方。我国不但有国有企业、集体企业，还有大量私人独资企业、合伙企业，现在的《公司法》甚至允许注册一人投资设立的有限责任公司。因此这些限定词就有局限性和不适应性，而去掉限制词不代表企业档案管理对国家、社会就没有责任，而是包容性更大。在我国，无论何种类型、所有制企业，必须依照中华人民共和国的法律法规来经营管理，其档案的形成保管也必须要符合《档案法》的要求。——将“文件材料”简化为“文件”。从理解上，各种形式也包括载体形式，因此没有提及载体。企业档案构成经营管理生产管理行政管理党群管理产品生产科研开发项目建设设备仪器会计业务职工管理文书档案科技档案——会计档案——人事档案声像档案实物档案电子档案第三章术语和定义2.企业档案工作企业履行档案管理职责的行为和活动。•由于企业档案来源的广泛性、形成文件的前端性、档案作用的持久性以及法规要求其真实性，因而“企业档案工作”不仅是指档案人员的具体业务环节的工作，而是从广义上必须包括文件形成者和领导的责任。所以，《规范》中“企业档案工作”突出说明和强调的是企业依照《档案法》及国家有关档案工作的一系列法规、规章应履行的职责和活动，即包括企业领导应负责档案工作的组织建设、制度建设，企业各项活动中对文件形成、积累、整理和归档责任，以及满足归档文件完整、准确、系统要求的全员责任。第三章术语和定义3.电子档案具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。国家标准GB/T17678.1《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》中将电子文件界定为“能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列”，同时将电子档案表述为“具有保存价值、已归档的电子文件及相应的支持软件和软、硬件说明”。国家标准GB/T18894《电子文件归档与管理规范》则不直接表述电子档案，而是采用“归档电子文件”的概念：“指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件”。第三章术语和定义4.档案信息化运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。•中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《2006━2020年国家信息化发展战略》指出：信息化是充分利用信息技术，开发利用信息资源，促进信息交流和知识共享，提高经济增长质量，推动经济社会发展转型的历史进程。•“提升过程”——管理过程的持续性。表明运