会展服务管理

会展服务管理本章提要•会展服务管理概述•会展前期服务•会展中期服务•会展后期服务第一部分会展服务管理概述会展服务的概念•为保证会展正常进行所提供的全过程（会展前，会展中和会展后）服务，即包括现场的专业服务，也包括餐饮、旅游、住宿、交通和运输等相关行业的配套服务。新加坡会展：以服务取胜•据一些媒体统计，新加坡的国际展会规模次数居亚洲第一位，在世界居第5至6位。每年前往新加坡旅游观光及参加各种国际会议、展览的人数比新加坡的总人口还多。毫无疑问，旅游、会展对新加坡的经济发展起到了重要的促进作用。新加坡会展：以服务取胜•新加坡只是弹丸之地，但有数十家有一定规模的会展公司，这是否会引起价格竞争，如降低场租、参展费等，几乎所有公司都还没有出现这类现象。大部分新加坡会展公司强调以质量取胜。•除了强调会展中期细致周到的服务，新加坡会展公司非常注重前期的营销服务和后期的调研服务。会展服务链•专业服务：按阶段：前，中后按服务对象：参展商观众•配套服务：交通服务：展品运输，人员交通旅游服务服务，展会竞争的筹码•目前，同类、同题目展会很多，参展商有很大的选择余地。正是如此，展会的服务质量被凸现出来。想目标观众、参展商之所想，急目标观众、参展商之所急，只要是参展商、目标观众需要的，展会的组织者就应想到、做到。服务，会展竞争的筹码•专业观众看中的是“大腕”。•参展商盼的是“目标观众”，目的是扩大成交额，扩展新客户。•了更好的促进交易洽谈，一些著名展会则对一般观众作了限制。据说，第九届中国国际服装博览会(CHIC2001)就不向普通观众卖门票，只向专业人士开放，会展主办者牺牲部分门票收入，为商家洽谈提供良好服务。服务，会展竞争的筹码•像广交会、深圳高交会等知名展会，都在提高洽谈效率、强化成交手段上动脑筋、想办法，接连推出了被大家连连称道的诸如设立洽谈区域、组织配对洽谈、举办拍卖会、网上商务与场馆展览结合等举措，深受欢迎。服务，会展竞争的筹码•会展主办者还逐步朝着“一站式”、“一条龙”服务方向发展。如展会中的银行进驻，设立律师事务所，邀请中介资质认证部门等。第三届上海工博会还专门成立了知识产权办公室，并推出了获国家批准的展品评奖活动等，体现了会展服务水平的提升。服务，会展竞争的筹码•过去，参展商布展遇到问题，得在偌大的高交会馆各展馆之间奔走，分头找各部门解决。一趟跑下来，个个汗流浃背。针对这种情况，高交会馆辟出600平方米，设立高交会客户服务中心，集中了布展工程、货物运输、展览商务、自助网吧、海关、银行、航空售票、酒店等各个部门，为客户提供一站式的服务。参展商到了客服中心，所有问题都可以在这里得到解决。服务，会展竞争的筹码•要遵守承诺，讲究信誉。及时发放展会简报，提供会展的有关数据和各类信息资料以及展会的后期服务会展服务理念的树立•经营理念转变：“重招商，轻服务”•人性化服务：满足客户需求•注重细节服务•注重沟通•重视后续跟进服务第二部分会展前期服务展览前期服务内容•策划立项•招展招商•展览展示工程服务展览展示工程服务•展示策划服务：场地的组织形式人流分析控制展台的区域划分照明及色彩运用•展台搭建服务•布展服务会议前期服务•策划服务：流程策划配套服务策划•邀约服务：与会者，发言人，新闻媒体•会场安排：会场布置规划实施设备准备，调试。第三部分会议期间服务管理会议全程服务秘书事务服务考察旅游服务会议期间全程服务•会议接送：根据具体情况及人数•协调工作：资料收集，整理，分发•会议设备：准备会务用品提供所需设备•记录留念：录像，摄像，广告宣传秘书事务服务•专人检查：各项事务•翻译服务：同声翻译资料翻译•其他服务：礼仪服务共关服务考察游览活动服务•访问考察活动•特色晚间娱乐活动第四部分展览期间服务管理组织服务场地服务组织服务•参展商服务：技术服务•观众服务：指南服务后勤配套服务交易服务安全服务技术服务确保“适展”•接电服务•接水服务•灯光照明•通信技术服务案例：汉诺威信息技术展•参展商服务：网上的在线预订服务参展服务中心•观众服务：完善的后勤服务场地服务•展台维护服务•公关礼仪服务•设备临时租赁服务•危急事件处理第五部分会展善后服务善后服务的重要性•管理工作的重要组成部分•改进今后工作的前提善后财务服务•财务结算•税费处理效益评估总结•会展活动情况调查•目标完成情况分析•经济效益分析•社会效益分析•书写总结报告，并提出建议展后后续跟踪服务•直接邮寄•个人拜访•电话营销第六部分会展配套服务餐饮配套服务•选择方式•特色化•会后聚餐娱乐服务住宿配套服务•自行负责住宿•会展组织者负责住宿交通配套服务•会展中心的交通服务•地面交通服务•运输配套服务：会议物资的运输服务展品运输服务其他配套服务•新闻发布会•劳务服务•旅游服务