档案管理培训

1档案管理培训2档案管理的主要研究对象：•档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、统计、编研和提供利用3第一节档案收集一、档案收集的内容和要求•什么是档案收集？档案收集是档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。是档案馆（室）获取和丰富档案资源的主要渠道和手段。4（一）档案收集的内容5（二）档案收集的要求1、科学组织2、信息完整：收集工作的核心要求。3、结构优化：收集工作的重要目标。4、标准控制6二、档案室的收集（一）加强对归档制度的宣传归档不仅是一项档案业务工作，也是一项法定义务（二）对文件形成的超前控制解决文书处理制度、文件格式规范和书写材料耐久性等方面存在的问题（三）对文件积累、归档的监督和指导是档案室的一项基本职责（四）全面检查归档的质量检查归档文件是否齐全完整，反映主要职能活动和重大活动，保管期限划分是否准确（五）加强平时收集工作是对归档制度的一种补充措施7三、档案馆的收集（一）档案馆的收集范围接收、保存国家所有的档案以及对国家和社会有保存利用价值的非国有档案。1.综合国家档案馆收集建国后的档案（1）一级单位形成的档案；县级档案馆同时接收乡、镇党委和政府工作部门形成的档案；（2）一级单位的派出性单位形成的档案；（3）二级单位形成的档案；有代表性的三级单位形成的档案；在某一时期、某一事件中形成的具有重大影响或重要凭证作用的档案；（4）双重领导的单位形成的以反映地方某项事业或建设活动为主的档案；（5）经协商同意，收集或代存集体所有制单位和典型的个体户、专业户形成的有进馆价值的档案和本级人事管理权限内著名人物形成的档案；（6）撤销单位的档案。（7）接收重大活动档案、重点建设项目档案、已公开现行文件等。82.综合国家档案馆收集建国前的档案（1）中央档案馆：（2）中国第一历史档案馆：（3）中国第二历史档案馆：（4）地方各级综合性档案馆：3.专门档案馆接收档案的范围收集与本馆专业对口的同类内容或同类载体形态的专门档案或复制件，如中国照片档案馆，在全国范围内收集具有全国意义的照片档案或复制件；城建档案馆则负责收集城市规划区范围内的基本建设档案。（二）接收要求和手续1.接收要求（1）完整性（2）规范性（3）同时接收相关资料2.接收手续：档案交接文据9档案交接文据格式10（三）现行机关档案的接收现行机关的档案是档案馆馆藏的主要来源。1.接收期限：档案形成到档案馆接收进馆之前的时间。•20年：属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案•10年：属于县级国家档案馆接收范围的档案2.接收方法（1）逐年接收：（2）定期接收：3年或5年，效率较高11（四）撤销机关档案的接收1.撤销机关的档案：由撤销机关负责整理和鉴定，并按照规定全部移交给有关档案馆或由主管机关代管；2.一个机关撤销后，业务分别划归几个机关：其档案作为一个整体由其中一个机关代管或向有关档案馆移交；3.一个机关并入另一个机关，或者几个机关合并为一个新的机关：其档案作为一个独立的全宗由合并后的新机关代管，或向有关档案馆移交；4.一个机关内一部分业务或者一个部门划归另一个机关：其档案不得从原全宗中抽走并带入接收机关，可以借阅或者复制；5.机关撤销或者合并时，尚未处理完毕的文件材料：可以移交新的机关继续办理，并作为新的机关的档案加以整理和保存。＊当机构发生变化时，档案都不能分散，必须全部集中移交档案馆。12（五）重大活动档案的接收•重大活动档案，是指在重大活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、声像、电子文件、标志性实物等不同形式的历史记录。•2005年，浙江省人民政府第187号令公布的《浙江省重大活动档案管理办法》规定，对本省发生的重大活动所形成的档案，各级国家档案馆应提前接收进馆。•重大活动的组织承办单位或者承担组织、承办主要工作的单位，应当自重大活动结束之日起4个月内，向同级国家档案馆移交重大活动档案。重大活动中形成的全部档案独立构成全宗，档案的编目、鉴定等工作，由接收档案的国家档案馆按照档案整理规则进行。13（六）社会散存档案的征集•社会散存档案是指国家机构、社会组织和个人在历史上形成的、对国家和社会有保存价值的、尚在法定档案保管机构之外保存的档案。•所谓征集，是指档案馆按照国家规定征收散存档案、散失档案和其他有关文献的活动。•征集的途径：–征集个人保存的历史档案；–向有关机关、企事业单位和社会团体征集档案；–向有关国家和地区征集历史档案；–向图书馆、博物馆、纪念馆等文化部门征集档案。•征集的方法：接受捐赠、有偿征集、国家收购和征购、交换等。14第二节档案整理一、档案整理概述档案整理：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和编目，使之有序化的过程。目的：便于档案的管理和利用。（一）档案整理的类型1.系统排列和编目2.局部调整3.全过程整理（二）档案整理的内容和步骤•系统化•编目系统化是编目的基础，编目是系统化的体现15档案整理工作的主要步骤有：1.区分全宗。2.全宗内档案的分类。3.立卷（组件）。4.案卷（件）的排列。5.档号编制。6.案卷目录（归档文件目录）编制。16（三）档案整理的原则按照档案的形成规律和特点，保持文件之间的历史联系，充分利用原有的整理基础，便于档案的管理和利用。1.保持文件之间的历史联系文件之间的历史联系是指文件在产生和处理过程中所形成的内在联系。（1）文件在来源上的联系。（2）文件在时间上的联系。（3）文件在内容上的联系。（4）文件在形式上的联系。2.充分利用原有的整理基础•原有整理结果基本可用:•原有整理状况明显不合理:•原有整理结果基本不可用:3.便于档案的保管和利用是档案整理工作的出发点和根本目的。在整理档案时，如果保持文件联系与便于保管利用发生了矛盾，应首先考虑档案保管和利用的方便。17二、全宗（一）全宗的概念•全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。•按照全宗管理档案，是档案工作中的一个基本原则和核心理论。•全宗的基本含义有以下几方面：1.全宗是一个有机整体。同一全宗的档案不能分散。2.全宗是在一定的历史活动中形成的。3.全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。具有相对的稳定性。18（二）立档单位及其构成条件•立档单位，又称全宗构成者，是指形成全宗的单位或个人。•一个独立从事活动的机关或组织就是一个立档单位，其形成的全部档案就构成一个全宗。•立档单位的构成条件：1.可以独立行使职权，并能以自己的名义单独对外行文；2.是一个会计单位或经济核算单位，独立编制预算；3.设有管理人事的机构或人员，有一定的人事任免权。19（三）立档单位变化对全宗划分的影响1.政权更迭的全宗处理2.立档单位职能发生根本性变化的全宗处理（1）新设立一个机关。新成立的机关符合立档单位的构成条件，就构成新的独立全宗。（2）撤销一个独立的机关。一个独立的机关（立档单位）被撤销，其全宗终止。（3）几个立档单位合并或兼并。合并前各单位形成的档案应分别构成各自的全宗，到合并时终止；合并后的新单位所形成的档案构成一个新的全宗。如果一个立档单位兼并另外几个单位，则被兼并的几个单位原先的档案分别构成各自的全宗，到兼并时终止；兼并单位在兼并后形成的档案则同属一个全宗。（4）立档单位分立。一个单位被分立成两个或两个以上的立档单位，分立前形成的档案构成一个全宗，到分立时终止；分立后各立档单位形成的档案分别开始构成不同的全宗。（5）内设机构独立或并入。独立前形成的档案仍为原立档单位全宗的一部分，不得分散，独立后形成的档案构成新的全宗；如果一个立档单位的内设机构并入新的立档单位，并入前形成的档案仍作为原立档单位全宗的一部分，并入后形成的档案作为新立档单位全宗的组成部分。203.立档单位其他变化情况的全宗处理•立档单位的名称变更和地址变迁，但基本职能不发生改变的，不影响全宗的划分；•立档单位的领导关系改变和工作范围的扩大与缩小，但基本职能不发生改变的，不影响全宗的划分；•立档单位内设机构的增减，短期停止活动，以后又恢复等，其全宗应继续延续；•临时性机构，一般不构成新的全宗。21（四）全宗的补充形式1.联合全宗是指由两个或两个以上立档单位形成的互有联系不易区分全宗而作为一个全宗对待的档案整体。•前后存在的两个立档单位，继承关系密切，其形成的文件已经混杂在一起，无法区分；•合署办公的机关，即“一个单位、两块牌子”，彼此形成的文件实为“一个整体”，无法分开。2.汇集全宗，也称全宗汇集是指由若干个文件数量很少且具有某些共同特征或联系的小全宗组成的作为一个全宗对待的档案整体。3.档案汇集是指将全宗不明的、零散的档案，按照一定的方法组织起来的档案集合体。22（五）判定档案所属全宗关键是确定档案的形成者。1.立档单位的发文2.立档单位的收文3.立档单位的内部文件23三、全宗内档案的分类（一）分类的基本要求全宗内档案的分类，就是把立档单位所形成的档案，按其来源、时间、内容和形式的异同，分成若干层次和类别，使之构成一个有机的体系。它包括分类方法的选择、分类方案的制定、档案归类和案卷排列等内容。分类应遵循的基本要求：1.客观性2.逻辑性3.可操作性24（二）分类方法档案分类法，也称“分类标准”、“分类原则”或“分类特征”。全宗内档案分类的方法有按来源分类、按时间分类、按内容分类和按形式分类等。1.年度分类法根据档案形成的不同年度将全宗内档案分成不同的类别的方法。2.组织机构分类法根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类，即按照立档单位内部组织机构将全宗内档案分成不同的类别。3.问题分类法也称事由分类法，就是按照文件内容所说明的问题将全宗内档案分成不同的类别。254.门类分类法按照全宗内档案的性质特点和载体形式将其分成不同的类别，文书档案、科技档案、专门档案、会计档案、特殊载体档案等不同的门类。5.职能分类法是问题分类法的一种，按照档案内容所涉及的职能分工将其分成不同的类别。全宗内档案的分类往往采用复式分类法。如年度—组织机构分类法、组织机构—年度分类法、年度—问题分类法、问题—年度分类法等。26（三）分类方案的编制1.机关全宗分类方案的编制：•分类对象：本单位形成的全部档案•分类方法：272.企业全宗分类方案的编制：《工业企业档案分类试行规则》规定：工业企业档案分类设置十个一级类目。28四、档号和目录的编制（一）档号编制原则档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。是存取档案的标记，并具有统计监督作用。档号的编制原则：1.唯一性原则2.合理性原则3.稳定性原则4.扩充性原则5.简单性原则29（二）档号的结构1、全宗号-案卷目录号-案卷号-件、页（张）号××××－×××－×××－×××适用于档案馆（室）对文书档案的编号302、全宗号-类别号-案卷号-件、页（张）号××××-×××…n-×××-×××适用于档案馆（室）对各类档案的编号313、类别号－项目号－案卷号－件、页（张）号×××…n-×××…n-×××-×××适用于专业档案馆、档案室对科技档案的编号32《归档文件整理规则》颁布实施后，又出现了两种新的档号结构：•全宗号-年度-机构（问题）代号-保管期限-件号（××××-××××-×××-××-×××××）•全宗号-保管期限-年度-机构（问题）代号-件号（××××-××-××××-×××-×××××）33（三）档号的编制方法档号采用数字型和数字与字母混合型两种形式。(1)全宗号全宗号的格式是：全宗号用四位代码标识。第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。342.案卷目录号：以三位阿拉伯数字标识，根据全宗内档案整理状况设置。3.类别号：由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。一般不超过三级。4.项目号：是档案所反映的项目代号。使用产品、工程、课题、设备等档案的代字和代号。5.案卷号：用三位阿拉伯数字标识，同一目录或类别内的案卷按排列次序流水编号。6.件号：用阿拉伯数字标识。•不装订的案卷，卷内文件必须单件装订编号，每个案卷的卷内文件按排列次序流水编号。•按照《归档文件整理规则