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文秘专业主讲教师：卞咸杰第二章文件整理与归档（上）——文书立卷第一节归档文件的整理原则和要求归档文件整理方法立卷以“件”为单位整理通过立卷，形成案卷，以案卷作为基本保管单位，是目前归档文件的主要整理方法。适应机关办公自动化环境下文件归档整理工作的需要，国家档案局推荐采用的新的整理方法。整理原则质量要求整理原则1、遵循文件材料的形成规律和特点；2、保持文件之间的有机联系；方法：将一个问题、人物、案件、会议等文件；将请示与批复、问文与复文、批转文件的正件与附件、定稿与存本等组合在一起。3、区别不同价值；意义：便于期满鉴定；便于重点保护与管理永久档案。4、便于保管和利用。最终目的表现：文件的内容和性质；文件的形成时间反映自身客观状况满足档案工作需要整理原则整理原则质量要求质量要求质量要求齐全完整保持文件间的有机联系便于保管与检索利用是保证案卷质量最基本的要求归档文件材料应当齐全完整将归档文件范围与文件登记簿相结合检查已收集齐全的归档文件的完整状况1、检查步骤2、检查归档文件完整状况的内容加强法制建设，健全规章制度加强检查（1）正本与附件（2）正本与不同稿本（3）文件与文件处理单（4）批转（转发）的通知与被批转（转发）的文件（5）内容上有直接联系的文件（6）页面完整保持文件之间的有机联系单位工作的规律和联系文件的形成程序和内容、性质上的联系绝密级的归档文电单独整理保管特别重要或珍贵的归档文件单独保管按进馆与否和保管期限排列归档文件按不同制成材料整理归档文件一个问题、一个人物、一个案件、一次会议等正件和附件、各种文字本、问文与复文、存本与稿本防止失密重点保管避免重复劳动利于鉴定销毁区别措施，妥善保管规范整理，便于保管、检索利用修整不符合规格的文件材料归档文件材料的排列归档文件的编号归档文件目录的填写备考表的填写归档文件的装订案卷封皮与案卷盒的填写规范组合案卷或装案卷盒形成归档文件的目录和备考表第二节文件归档鉴定一、归档鉴定概述二、确定归档范围三、确定保管期限文件的归档鉴定是指文件归档时确定其归档范围与保管期限的工作。决定了文件的存留与否保管期限决定了文件留存时间的长短1、定义归档范围一、归档鉴定概述2、意义（1）关系到档案室室藏档案结构的质量优劣；（3）关系到档案整理、编目、鉴定、开放、利用等工作的质量和效率；（2）关系到准确划定档案期限的长短；（4）关系到档案保管费用的高低。3、原则文件的归档鉴定必须从本单位与国家的长远利益出发；文件的内容是决定文件价值的主要因素，它是进行文件归档鉴定的又一主要依据；文件的归档鉴定必须以单位的地位与职能、文件的内容为基本要素确定其是否归档及保管期限。保证档案保管期限划分的准确性保证归档文件的有效性保证归档文件的完整性4、要求归档鉴定概述二、确定归档范围确定保管期限1、定义与意义是指在归档前根据单位存史与实际工作的需要和根据文件的来源、性质、作用及价值划定必须归档的文件。列出了必须归档的各类、各种文件，它是文件归档的主要依据。文件的归档范围能避免具有保存价值的文件漏归，保证档案的齐全完整；能避免无价值的文件转化档案，保证档案的精炼；简化了归档工作，提高立卷归档工作的质量与效率；2、归档范围与重点《机关文件材料归档与不归档范围》1987年12月4日国家档案局印发上级机关的文件材料本机关的文件材料同级机关和非隶属机关的文件材料下级机关的文件材料………………上级机关转发本机关的文件（包括报纸、刊物转载）本机关的请示和上级机关的批复文件本机关及其内设部门计划、总结、报告本机关业务活动和科学技术管理文件检查下级机关工作、调查研究文件本机关或本机关汇总的统计类文件本机关形成的会计文件………文件归档的重点对于一个具体单位而言，其文件归档的重点应是反映本机关主要职能职能活动和基本历史面貌的文件材料，即围绕主管业务开展的一些主要与重要的活动和反映本单位机关的组织沿革与规模演变的文件材料。3、不归档范围《机关文件材料归档与不归档范围》1、上级机关的文件材料2、本机关的文件材料3、同级机关和非隶属机关的文件材料4、下级机关的文件材料4、应注意的问题考虑档案进馆与否的因素。以与本单位工作活动的联系和作用为出发点，辩证地对待各类文件。本单位档案构完整与门齐全。归档鉴定概述确定归档范围确定保管期限确定保管期限归档文件的保管期限，是指档案保管的最长时（年）限。1987年国家档案局发布的《机关档案保管期限的规定》明确的文书档案的保管期限：长期为16年至50年短期为15年以下1、归档文件的保管期限目前我国档案界有3种意见两分法即划为进馆和不进馆二种，主要是用于划分进馆档案范围的，它对于档案必须进国家馆的机关档案室有一定的适用性，因而档案馆的工作人员多倾向于这种划分方法。弊端1：收交档案双方总有一方必须对档案进行二次划分。弊端2：对无须进馆的机关档案室毫无意义。2、对保管期限的不同认识三分法即划为永久、长期和短期三种。由于长期和短期保管的时间跨度过长，档案包容量过大，带来种种弊端。弊端1：妨碍鉴定和销毁工作的及时进行，毫无意义的延长大量档案的生命。弊端2：大量无实际保存价值的档案造成馆藏结构质量低下。弊端3：大量无实际保存价值档案造成后续工作量增加，影响工作质量和效率。分段标时法即划分永久与定期，定期档案再按价值不同分为50年、30年、15年、5年四个档次。优点1：保证国家档案馆档案的质量，又减少县级档案馆的库房和管理压力并节省保管费用。优点2：能较为准确地划分保管期限。优点3：具有明显的可操作性，使鉴定工作更为简便、准确，包括期满和销毁鉴定。划定文件保管期限的依据：依据其在单位存史与实际工作需要中的地位与作用。划定文件保管期限的步骤：阅读文件；按保管期限表划定期限；核查、调整。建立本单位永久保管档案的基本比例：注重确定永久保管档案的比例，作为划定单位全部归档文件保管期限的参数。3、划定保管期限的依据与步骤永久保管定期保管中分段标时法的运用长期保管短期档案4、文件保管期限的划定第三节办结文件的处置平时归卷清退销毁暂存办结文件的处置是指对办理完毕的文件按机关工作的需要、文件与档案工作的有关规定及文件本身的保存价值等因素进行归类、管理和处理。归卷清退销毁暂存有利于日常工作中对办结文件的调阅与利用；有利于保护机密；有利于排除无用信息的干扰。办结文件的概念意义：1、有利于加强对办结文件的日常管理；2、有利于保证文件材料的齐全完整；3、有利于单位日常工作中的调阅与利用；4、有利于防止文件丢失与泄密；5、为立卷归档工作奠定了基础。一、平时归卷平时归卷是指文件办结后文件管理人员按一定的原则与方法将具有查考保存价值的文件归入有关卷夹妥善保管的工作。编制归卷类目归卷类目，也称立卷类目、案卷类目或立卷分类方案等，是单位预先为办结文件编制的分类、归卷条目，其结构一般由类别、条目（条款）和条目（条款）顺序号组成。盐城市亭湖区教育局归卷类目一、办公室1－1.本局2003年度局办公会议记录永久1－2.本局召开学校校长会议记录永久1－3.……二、中教科2－1.本局关于调整中学布局、新设、撤并、改名等请示和上级的批复永久2－2.本局关于中学招生工作的计划总结永久2－3.……三、幼小教科3－1.本局关于小学视导工作情况报告永久3－2.本局关于小学招生工作计划和总结永久3－3.……四、总务科4－1.2003年度教育经费预算决算表永久4－2.2003年各类学校核定年度预算表长期4－3.……类别条目类目编号类别设置：按组织机构和按问题设类两种，可设置属类。条目是归卷类目的主体。1、不遗漏归档范围内的文件，应略宽于归档范围；2、区别价值；3、结合职能、文件数量设置相应的条目。1、类按照本单位档案类别排列；2、类内条目按文件内容重要程度分主次；3、保持历史联系，内容相近的条目排列在一起；4、排列完毕，编号时一般采用分类小流水号。二、清退按照有关规定或要求将文件退还原发文机关或由其指定的其它机关的工作。三、销毁按照有关规定以各种手段对失去留存价值的文件做毁灭性处置的工作。四、暂存既不立卷归档或清退，又暂不宜销毁，而需再留存一定时期备查、备用的文件。第四节归档文件的整理方法文件组卷，也称文件立卷，是指将办理完毕的、具有查考价值的文件，按其形成规律、特点、价值和有机联系，经整理、组合成案卷的工作。一、立卷的步骤自然年度，专门年度，教学年度、会计年度等请示与批复，放在复文年；规划放在针对的第一年；总结、报表放在针对的最后一年；会议文件，放在开幕年；指根据文件形成(或处理）年度将其区分开来最基本的分类1、归档文件分类按年度分类按机关内部组织机构将归档文件分类组织机构按党、政、工、团顺序排列综合性机构在前，专业职能部门列后业务部门起草机关名义发文，归综合部门联合办理文件，归主办部门机关名义召开综合性会议文件，归综合部门参加上级会议文件，全局性归办公部门，业务性归业务部门领导人兼任职务文件，分别归有关部门或机关指将文件按其形成、处理或承办部门将其区分开来适合大、中机关按组织机构分类不适合采用机构分类法时采用类名要明确，不可交叉或包含排列上先综合后具体，先主后次突出单位主要工作问题内容性质相同的文件相对集中指按单位文件内容所反映的各类问题将其区分开来适合小机关按问题分类指按归档文件不同的保存价值，将其归入不同的保管期限归档文件按保管期限分类往往与文件的归档鉴定结合起来进行按保管期限分类六个特征立卷法一事一卷立卷法四分四注意立卷法适当分级立卷法文件类型立卷法我国最基本的组卷方法2、文件的组合文件的组合即文件组卷，亦称文件立卷，是指在上述分类基础上将同类文件中的单份文件按其共同特征和主要联系组合成案卷的工作。即将同一作者制发的文件组合成一个案卷。优点：便于了解文件来源；适用：本单位制发的命令、指示、决议、决定等重要文件；内部的会议记录、规章制度等。有时将上级机关、平级机关、下级机关的文件分别立卷。“六特征”组卷法作者特征即将内容为反映同一事件、问题、人物、工作活动、案件等文件组合成一个案卷。优点：保持了文件之间的有机联系；便于历史检索。注意：1、使用频率虽最高，但并不是任何文件都能使用（如综合性文件）；2、应准确划分“问题”。使用最频繁的立卷特征问题特征即将相同名称的文件组合成一个案卷。优点：由于不同名称的文件反映了文件在形成者的地位、用途、性质、价值等方面的不同，因此按名称特征立卷，能反映案卷重要程度和价值。适用：会议记录、计划、报告、总结、情况简报等综合性文件；命令、指示、决定、决议等领导指导性文件；合同、协议书、统计表等专业性很强的文件。名称即文种名称特征即将针对同一年度或同一时期（相同时间段）的文件组合成一个案卷。优点：保持文件在时间上的联系；反映特定时间范围内的工作情况与特点。注意：跨年度的文件形成年度与文件内容所针对的年度不同的文件。指文件针对时间时间特征即将本单位与某一单位之间就一定问题进行工作联系而形成的问复性函件组合成一个案卷。构成条件：作者：本单位与某一单位；内容：同一问题；文件：问复性函件。注意：1、不能将本机关与某一机关互发的其它文件按此特征组卷；2、不能将本机关与上下级机关的请示与批复按此方法组卷。通讯者特征将内容反映同一地区的某些文件组合成一个案卷。优点：便于反映地区工作情况。适用：多用于上级机关针对下属机关的来文、调查统计资料。可以是行政区域、也可以是地理区域注意：不能和作者特征混淆。地区特征“一事一卷”立卷法（略）“四分四注意”立卷法（略）“适当分级”立卷法（略）“文件类型”立卷法（略）其它组卷方法调整定卷卷内文件排列拟写案卷题名卷内文件编号3、案卷的规范化整理与编目填写文件目录填卷内备考表填写案卷封面装订案卷编制案卷目录1、归档文件是否齐全完整；2、检查案卷质量，是否正确运用立卷特征，保持文件之间的联系；指立卷部门（人员）在档案部门（人员）的指导与帮助下，将平时已归的文件，作全面的检查、调整与必要的修补，最后正式组卷的工作。3、检查卷内文件数量，适当分卷或并卷。调整定卷按重要程度排列：重要排前，次要排后；上级单位来文排前，下级单位来文排后；综合性排前