大型活动策划与管理6

第五讲大型活动运作（一）第四讲会展运作展中：现场管理展前：宣传推广、招展招商等展后：评估展会现场管理重点:会展开幕现场策划内容会展现场布展和参展管理的注意事项统计参观观众风险、安全管理第一节会展开幕现场策划与管理开幕式：制造气氛、扩大影响、提高展会知名度、吸引观众－－任务繁重－－一、展会现场布置二、ＶＩＰ接待三、媒体的接待和管理四、展会开幕五、开幕酒会策划第一节会展开幕现场策划与管理一、现场布置：布置开幕现场(1)如果展会开幕式在展馆外广场举行(2)在展馆序幕大厅嘉宾休息室、会客室、现场服务中心、咨询中心等第一节会展开幕现场策划与管理二、ＶＩＰ接待：协会高层官员、公司总经理、名人演讲者、重要的赞助商、著名艺人、领导人等宣传作用、购买、建议等酒店接待坐席排位解说、翻译等安全管理第一节会展开幕现场策划与管理三、媒体接待与管理：新闻中心新闻发布会专业媒体、大众媒体第一节会展开幕现场策划与管理四、展会开幕：1、工作人员引领嘉宾到主席台就位2、主持人主持开幕并介绍嘉宾3、主持人请有关领导讲话4、相关开幕表演开始，嘉宾宣布5、主持人宣布开幕式结束，邀请嘉宾、观众进场参观第一节会展开幕现场策划与管理1、开幕时间和地点当地交通、气候、工作习惯等；避免时间过长。2、开幕式讲话稿和新闻通稿选题定位恰当；内容全面系统3、开幕方式的确定礼炮、嘉宾剪彩、领导讲话等4、嘉宾讲话注意句子归纳，节省鼓掌时间第一节会展开幕现场策划与管理五、开幕酒会策划：酒店时间人员范围方式第一节会展开幕现场策划与管理第二节会展布展与现场服务会展现场工作：从会展现场布置开始，包括会展举办期间到最后会展闭幕这一段时间，对所有事物的组织管理工作。“办展就是做服务”1、办展机构现场管理2、参展商的现场管理工作3、撤展管理第二节会展布展与现场服务1、办展机构现场管理（1）展会现场布置布展：--办展机构：布置展会现场环境；协调参展商的现场搭建、陈列等；在工商、消防、海关等部门备案；展位协调管理第二节会展布展与现场服务（2）展会注册与入场管理---注册登记注册表、登记柜台、“请赐名片”、分类登记---展会入场身份代表证1、办展机构现场管理第二节会展布展与现场服务（3）展会证件与门票管理目的：维持秩序，保证展出效果---参展商证---筹（撤）展证---专业观众证---贵宾证---媒体证---工作人员证---车证1、办展机构现场管理第二节会展布展与现场服务（4）展会设备设施管理各种租赁服务签订合同责任明晰第二节会展布展与现场服务1、办展机构现场管理（5）安全管理消防安全人员安全展品安全公共安全1、办展机构现场管理第二节会展布展与现场服务（6）展会现场的知识产权保护工作“知识产权保护办公室”侵权投诉第二节会展布展与现场服务1、办展机构现场管理（7）展会现场的相关活动管理会议、比赛、表演（8）展会现场的其他服务商务、餐饮、清洁等1、办展机构现场管理第二节会展布展与现场服务2、参展商的现场管理工作（1）布展参展商为准备展览而在展会开幕前对展位进行搭建、布置和将展品陈列在展位上的系列工作。一般，展位搭建工作由承建商完成，参展商主要负责陈列展品。第二节会展布展与现场服务（2）配备展台的工作人员现场管理目的：通过展台工作人员接待、宣传、产品介绍以及贸易洽谈等工作，与客户签订合同，销售产品。第二节会展布展与现场服务2、参展商的现场管理工作任务筹备人员展品、运输、展台设计、施工、宣传、联络、行政、后勤、财务项目经理总负责人展台人员接待观众、介绍产品、记录情况、洽谈贸易、签订合同2、参展商的现场管理工作第二节会展布展与现场服务A、配备人员的数量展位所需工作人员数量每小时与会者人数=每个工作人员每小时可以接待的人数B、标准展位一般最多安排两名工作人员第二节会展布展与现场服务2、参展商的现场管理工作C、工作人员的标准：P（People）---以人为本E（Enthusiastic）---友好热情O（Observe）---善于观察P（Production）---产品知识丰富L（Listener）---好的聆听者E（Earnest）---设身处地为客户着想第二节会展布展与现场服务2、参展商的现场管理工作较强的业务知识有一定的展览工作经验有决断能力，能够胜任工作有领导、鼓舞士气的能力有组织、处理紧急事务的技巧处事沉着、善于表达有责任心、协作精神和集体感能够谈判、善于协调积极的工作态度和工作技巧穿着整齐、举止端庄第二节会展布展与现场服务2、参展商的现场管理工作（3）展台接待普通观众vs潜在客户第二节会展布展与现场服务2、参展商的现场管理工作（4）贸易洽谈赢得新客户、留住老客户2、参展商的现场管理工作第二节会展布展与现场服务（5）情况记录展览跟踪评估工作的主要依据收集名片、使用登记簿、记录表格、电子记录等方式第二节会展布展与现场服务2、参展商的现场管理工作（6）其他相关宣传推广活动展览表演、观众竞赛等重点拜访目标客户与潜在客户行业交流活动第二节会展布展与现场服务2、参展商的现场管理工作（7）信息收集工作客户信息、市场信息交换信息资料，寻求合作发展机会第二节会展布展与现场服务2、参展商的现场管理工作（8）细节管理注意事项A、展位应考虑设有隐蔽的洽谈地方B、展位的清洁工作C、善于利用组合式展览用具D、展位的防盗及安全工作第二节会展布展与现场服务2、参展商的现场管理工作3、撤展管理展位拆除、参展商租用展具的退还、参展商展品的处理和回运、展品出馆控制、展场清洁和撤展安全保卫。避免提前撤展第二节会展布展与现场服务（1）展位的拆除展位是标准展位、委托施工展位，或者自己施工搭建的。（2）参展商租用展具的归还退还给展管服务部门或各服务商。（3）参展商展品的处理和回运出售、赠送、销毁、回运3、撤展管理第二节会展布展与现场服务（4）展品出馆控制组委会发放放行条（5）展场的清洁（6）撤展安全保卫第二节会展布展与现场服务3、撤展管理第三节参展观众类型与统计1、参展观众类型分类观展目的与行为目标客户、观展迷、好奇心强的人、纸张收集者、无聊者、闲逛者、赠品收集者、兜售者、求职者、相关人员、窥探者交易会类型商品交易会观众、消费品展会观众专业性专业观众、普通观众观众对展会是否有效有效观众、无效观众第三节参展观众类型与统计2、有效观众的作用（1）有效观众是参展商最主要的目标客户，影响展出效果（2）有效观众能够大幅度提高展会的服务水平（3）拥有一定数量和质量的有效观众是一个展会能否成为品牌展会的重要标志第三节参展观众类型与统计3、建立目标观众数据库（1）收集目标观众信息的渠道（2）收集的信息内容（3）注意事项第三节参展观众类型与统计4、参展观众人数的统计（1）依据观众办理登记手续的内容进行统计（2）根据门票进行统计（3）参展商的客户统计第三节参展观众类型与统计第四节会展现场的风险与安全管理一、会展现场的风险类型1、自然威胁地震、飓风等2、人为威胁思想状态、态度、癖好、性格特征二、会展现场风险管理（1）对场地进行安全分析（2）同当地的安全管理部门之间建立良好的工作关系（3）制作安全小册子、标牌以及其他交流方式（4）制定一个媒体管理计划第四节会展现场的风险与安全管理二、会展现场风险管理（5）预防“闹展”A、价格不一，高价位参展商现场闹事B、部分参展商以“参展效果不好”要求退展位费C、参展商认为展位位置不满意，要求更换第四节会展现场的风险与安全管理二、会展现场风险管理（5）预防“闹展”D、部分参展商可能会将自己的展位转租E、部分参展商提前撤展，影响其他参展单位和整个展览F、参展商遇到问题，直接上访主办单位第四节会展现场的风险与安全管理会展后期跟踪管理第一节会展跟踪服务一、办展机构的后续跟踪服务会展承办机构收集的资料。1、建立参展商和客户的信息数据库。展后补充内容：企业参展信息（规模、展位、展品销售业绩等）第一节会展跟踪服务一、办展机构的后续跟踪服务2、收集客户的意见和建议（1）会展主题的体现问题第一节会展跟踪服务一、办展机构的后续跟踪服务2、收集客户的意见和建议（2）交通问题顺利到达和离开会场。公共交通手段、自驾车的停车地点、展馆之间距离、展馆的出入口、参观路线等。第一节会展跟踪服务一、办展机构的后续跟踪服务2、收集客户的意见和建议（3）会展服务展前：展台搭建、展品运输展中：各项租赁服务、相关活动的安排、食宿服务、媒体宣传、会刊广告服务、突发事件的准备和处理展后：跟踪服务第一节会展跟踪服务一、办展机构的后续跟踪服务3、及时通报会展信息鼓励参展商继续参加展览。会展的历史和主题会展的效益，包括各种统计数据会展期间各项相关活动效果会展的全部展馆及展位的预定和使用情况第一节会展跟踪服务一、办展机构的后续跟踪服务3、及时通报会展信息会展期间的项目成交情况招商引资办法和相关实施细节会展服务项目（交通手段、接待、食宿、停车等服务细节及咨询方式）政府相关部门的咨询服务会展突发事件的预警和处理第一节会展跟踪服务一、办展机构的后续跟踪服务4、保持长期感情联系良好的公关工作。第一节会展跟踪服务二、参展商的后续跟踪服务展后对客户进行后续跟踪服务。1、参展商后续跟踪服务的主要内容致谢；宣传；确立贸易关系，促进贸易成交；更新客户名单；各种方式的联谊活动第一节会展跟踪服务二、参展商的后续跟踪服务2、参展商后续跟踪服务的主要方式（1）直接邮寄第一封信：感谢；强调自己优势；信的结尾许诺将来有更进一步的联系；附一个邮资已付的回执。接下来：新闻稿、产品说明书、促销宣传单等第一节会展跟踪服务二、参展商的后续跟踪服务2、参展商后续跟踪服务的主要方式（２）电话营销技巧感谢，介绍产品特点；询问对方是否需要服务；邀请参加活动等不断强调公司的名称在电话中无法回答的问题记下来，尽量在２４ｈ内给与回复对象客户作出的许诺必须记录在案，并认真贯彻，督查。第一节会展跟踪服务三、展后总结统计整理、研究分析、准备未来工作（资料、经验、建议等）展后总结报告。营销手段。第一节会展跟踪服务展会工作总结内容：从筹备到开展中的各项工作总结；效益分析和成本核算；项目市场调查（市场份额、优劣势比较、竞争情况等）第一节会展跟踪服务第二节会展评估一、会展评估程序1、确立会展评估目标分清主次，排列次序2、选择规范的评估标准整体成效、宣传效果、接待成果、成交结果一、会展评估程序3、制定评估方案（1）根据评估项目、对象和方法制定评估方案，明确人员分工，安排各项措施（2）设计各种测评问卷及统计表（3）小范围内预测、修改测评问卷（4）对测评人员进行培训，考虑测评出现的问题及防范措施第二节会展评估一、会展评估程序4、实施评估方案（1）收集各种信息（现成资料、安排记录、召开会议、组织座谈、利用调查问卷等方式）（2）整理收集的信息，分析数据5、撰写评估报告第二节会展评估三、会展评估的方式1、收集数据2、直接观察3、问卷调查第二节会展评估四、展览效果评估1、评估目标（1）定量目标展览总面积、净面积展览会总摊位面积、光地面积展览会总收入…………第二节会展评估四、展览效果评估（2）定性目标本行业发展趋势展览项目发展趋势……第二节会展评估其他相关问题与会人员的离会问题自行安排自行安排，但会务组负责安排交通工具送往大会统一订票安排交友合约服务商安排，如旅游公司、交通服务公司会议结束后，你应该再做什么？会议不是看电影。选择合适时间会议总结工作包括：归还租赁设备、整理和保存标识、剩余货物回运、酬金和小费支付、送交感谢信、支付帐单、结算所有费用、做统计和报告等货物、设备的处理设备和标识通用、一次性货物回运对照装箱单划掉已消费物品；货物回运的垫衬。表示感谢安排时间（结束后几天内）平时要注意收集名片，以便在书写感谢信是正确地拼写姓名、头衔及地址。感谢卡并附鲜花或一盒糖果、小礼品、笔、信用卡袋、小座钟（预算中要保留）如何接待残疾人与会者设施便利酒店客房、会议室、停车场、车库、路边、坡道、入口、过道、电梯、楼梯、应急措施、餐