公司财务报销制度

枝江诺美医疗美容诊所财务报销制度第一章、总则第一条、为进一步强化公司财务管理，完善财务管理制度，合理控制费用支出，规范公司的会计核算工作和财务报销行为，使公司财务管理制度化、规范化和可控化，发挥财务在公司生产经营管理中的作用，以保障提高公司的经济效益，特制定本制度。第二条、凡涉及公司日常物资（包括零星材料、辅助材料、设备配件、固定资产、低值易耗品、办公用具及工具等）采购、税费支出、日常办公费用、招待费用、差旅费用、职工劳保及福利费用以及其他涉及费用支出项目的报销均按此制度要求执行。第三条、本制度适用公司全体员工。第二章、借款及预付款管理规定第四条、借款是指公司员工因公务需要的临时性借款；预付款是指因公司业务需要，需预先支付的购买材料、货物及各项需要预先支付的款项。第五条、借款管理规定(一)、凡涉及公司日常物资采购借款、公司费用性其他支出项目借款（如日常办公费用、招待费用等）、出差借款等，业务经办人员凭审批后的《借款单》按借款审批流程和审批权限办理借款，业务经办人员在业务办理完毕后应及时报帐，出差人员返回5个工作日内办理报销还款手续，除周转金外其他借款原则上在结清前帐后方可再办理借款。(二)、各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务室备款。否则，财务室有权拒付超出的借款金额。第六条、预付款管理规定（一）、凡涉及公司日常零星物资、材料采购和固定资产（房屋建筑物、机器设备、工具等）建设、安装、维修等，需要支付预付款的，由业务经办人员依据合同或协议规定的付款方式及金额填写《付款申请单》按审批程序批准后办理付款手续，预付的金额不得超出合同规定的金额，财务人员要与经济合同核对后，方可支付。（二）、公司各项预付款的支付原则上使用银行转账方式支付，若因特殊原因需要现金支付必须经总经理批准。第七条、借款及预付款流程（一）、借款人凭审核、批准的资金使用计划单（借款单或付款申请单、物资采购单等）填写公司统一的《借款单》注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）。（二）、审批流程：主管经理审核签字→财务主管复核→赵总或徐总审批。（三）、财务付款：会计依据审批后的借款单编制会计凭证→财务主管审核→出纳依据会计凭证付款。第八条、凡涉及公司经济业务需要领用空白转账支票的，由财务人员在支票存根上写明日期、用途及限额后，由业务经办人员在支票存根上和《支票领用登记表》上签收；支付时必须完整填写支付日期、用途及大小写金额并及时告知财务人员具体付款日期和金额；任何人不得将空白支票交给其他单位或个人，作废支票要及时交回财务室留存。遗失支票，领取人必须在第一时间告知财务室并按规定和程序办理挂失手续，若遗失支票已被支付，领取人要按全额赔偿已支付金额。第九条、公司所有借款及预付款，原则上必须在前帐结清之后方可再借付，确因业务需要而来不及结清前帐，必须以书面形式告知财务室，经总经理审核、批准同意后方可再借付。第十条、公司业务经办人员必须在单项借款业务办理完毕后五个工作日内凭有效票据报销并结清借款或预付款；凡超过一个月不结账者，一律不予报销，财务室有权从其本人工资中扣除借款或预付款。第三章、公司费用报销规定及流程第十一条、公司费用报销规定（一）、公司一切费用支出必须按先申请、后办理的原则进行，对未进行申请、审批的一切费用开支不予报销，特殊情况必须经总经理批准。（二）、公司所有费用支出报销原则上依据财务主管审核、总经理批准的资金限额凭有效票据实报实销；报销人员所报销的费用支出必须真实、合规,严禁和杜绝弄虚作假行为。（三）、报销人员必须凭真实、合规、有效的原始凭证报销,所持票据必须是国家税务机关统一印制的票据并要填写完整、数字清楚,严禁和杜绝白条入帐和费用支出项目与所附票据不符以及其他违规行为。（四）、报销人员所报销费用的票据必须按时间顺序分类整理、粘贴并按规定和要求填写费用报销凭证,待逐级审核批准后,方可报销。（五）、费用发生过程中，原则上必需由两人或两人以上同时参与或执行，并互相监督和共同承担相关责任；（六）、报销当事人应在费用发生过程中充分取得费用的相关单据，如：合约或协议、合法的票据等，如因未能取得合法（被税务机关认可）的票据而遭受财务人员剔除的部分支出，原则上不予报销，由当事人自行负责。（七）、报销当事人在填写“费用报销单”时，应遵照“实事求是、准确无误”的原则，将费用的发生原因、发生金额、发生时间等要素填写齐全，并签署自己的名字，“费用报销单”的填写一律不允许涂改，尤其是费用金额，并要保证费用金额的大、小写必须一致，否则无效。第十二条、费用报销流程（一）、公司所有资金支出报销按报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→须办理资金申请或出入库手续的应附批准后的资金申请单和入库单→部门经理审核签字→财务会计复核→总经理（赵总或徐总）核准→到出纳处报销的程序办理（注：金额在1000以内的费用报销流程为填写费用报销单→部门经理审核签字→财务会计复核→到出纳处报销；金额在10000以上的费用报销流程为填写费用报销单→部门经理审核签字→财务会计复核→赵总和徐总共同核准→到出纳处报销）。（二）、报销人应将填写完整、附件齐全的“费用报销单”和已经审批过的“用款申请单”一起送交本部门经理进行审核，部门经理应重点对费用发生的真实性、费用预算金额与实际金额的差异合理性进行审查，审查无异议后，应在“费用报销单”上签署审核意见并签名。（三）、报销当事人将取得经过本部门负责人审批签署后的“费用报销单”和已经审批过的“用款申请单”送交财务会计进行审核，财务会计应重点对“费用报销单”后所附的原始发票和单据的合法性及费用金额的准确性进行复核，总经理应对费用报销的必要性以及费用金额的计算进行稽查；（四）、报销当事人取得审批齐全的“费用报销单”以及“用款申请单”后，应在2天之内送交财务部门，办理报销手续，出纳人员应对“费用报销单”和会计凭证进行审核，重点看报销单是否有涂改、费用的计算是否正确、后附的发票是否齐全合法，审批手续是否齐备。出纳人员在审核无误后方能付款。（五）、公司所有资金支出报销必须由公司总经理在会计凭证上审核签字。第四章、日常费用报销规定第十三条、公司日常费用主要包括差旅费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。第十四条、差旅费报销规定（一）、差旅费报销标准按公司制定的《差旅费管理办法》执行。（二）、差旅费报销的一般规定：1、拟出差人员首先填写《借款申请单》，详细注明出差地点、目的及预计差旅费用项目等，并按审批程序和权限进行报批。2、出差人员将审批过的《借款申请单》交财务室,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。3、出差人员应在出差归来五个工作日（以报销原始票据日期为准）内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，并按审批程序和权限进行费用报销，抵清借款。（三）、差旅费报销流程：市场部报销金额在2000以内的费用报销流程为填写差旅费报销单→部门经理审核签字→财务会计复核→到出纳处报销；金额在2000以上的费用报销流程为填写差旅费报销单→部门经理审核签字→财务会计复核→赵总或徐总审批→到出纳处报销第十五条、业务招待费报销规定（一）、招待费是指公司管理人员及各职能部门在业务往来中招待有关人员所发生的餐费、礼品费及其他相关费用，招待费报销原则上实行“事前申请，确认标准，按标准报销”的控制程序，对超出标准的招待费公司不予报销，由经办当事人承担。（二）、公司所有招待必须填写《用款申请单》，经逐级批准后，方可办理。特别情况，在外办事期间需发生招待而无法填写《用款申请单》，需电话请示并做好备注，在发生招待次日补齐手续。所有招待必须在申请表写明真实宴请人员和陪同人员姓名、时间、事因。招待费用凭《费用报销单》和合法（被税务机关认可）票据报销，并由经办人及证明人在该张发票背后签字。无审批《费用报销单》的或发票背面无经办人和证明人同时签字的不予报销。（三）、招待费报销流程：市场部报销金额在2000以内的费用报销流程为填写费用报销单→部门经理审核签字→财务会计复核→到出纳处报销；金额在2000以上的费用报销流程为填写费用报销单→部门经理审核签字→财务会计复核→赵总或徐总审批→到出纳处报销（四）、为了规范招待费的支出，各部门当月累计发生的业务招待费用，不得超出当月预算指标，超预算总额的开支需按预算管理制度报批后方可开支。（五）、所涉及购买招待礼品、招待日常用品（招待烟、茶以及其他招待用品）等按物品申购程序办理；统一购买，按需领用。（六）、需签字欠帐的招待费（餐费及临时性住房等）经办当事人必须在欠帐明细单上注明时间、事由、招待单位或个人名称、金额等。（七）、公司内部人员来往费用不在招待费列支。（八）、公司发生的所有招待费原则上须在发生的（出差发生的招待费以出差归来之日）五日内回单报销，否则，财务室有权拒绝报销。第十六条、办公费、低值易耗品等报销规定（一）、一般管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一计划管理，集中购置,并指定专人负责，建立实物帐，详细登记办公用品的进、出情况。（二）、公司行政部每月根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写《采购申请单》按资产管理办法规定报批。报销办公用品必须有正式发票，并附有供货单位加盖公章的出货单或电脑小票。第十七条、工薪福利及相关费用支出制度及流程：工薪福利及相关费用支出依据公司薪酬管理规定及流程执行。第五章、专项支出财务报销规定第十八条、专项支出主要包括公司固定资产支出、咨询顾问费用、工程安装施工费、广告宣传活动费及其他专项费用等。第十九条、专项资金支出报销的一般规定（一）、公司固定资产支出（包括大修理支出）依据有关规定执行。（二）、公司所发生的一切咨询顾问费用必须经财务主管审核，财务总经理批准，否则一律不予报销。（三）、工程安装施工费、广告宣传活动费及其他专项费用等报销由职能部门提出资金预算待逐级审批后按合同或协议审批权限签订合同或协议，并按日常费用报销程序和审批权限办理报销手续。（四）、公司专项资金支出报销必须附正规发票、各项验收单、合同或协议，财务人员依据合同或协议的约定办理付款手续。第六章、其他费用的报销第二十条、其他费用是指公司因工作需要而发生，并且上述条款不包括的费用。第二十一条、其他费用的报销必须坚持“先申请，后办理，再报销”的原则，按日常费用报销程序和审批权限办理报销手续。第七章、财务报销原始凭证的规定第二十二条、原始凭证的审核（一）、各项报销的原始凭证，经各部门经理审核签字后，报财务审查其合法性并送公司总经理批准。（二）、原始凭证应具备的内容：1、原始凭证名称；2、填制凭证的日期；3、填制凭证单位的名称或填制人的姓名；4、经办人的签名或盖单；5、接受凭证的单位名称；6、经济业务的内容；7、数量、单价和金额；8、各种发票、收据必须符合《中华人民共和国发票管理办法》和实施细则的规定。从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的公章，对外开出的原始凭证，必须加盖单位公章。第二十三条、对原始凭证的技术性要求：1.凡填有大小写金额的原始凭证，大写与小写必须相符。2.购买实物的原始凭证，必须有手续完备的验收证明。必须填写出、入库单。经办人除在凭证上签章外，必须交给实物保管人员或使用人员进行验收，并在凭证上签章。3.支付款项的原始凭证，必须有收款单位或个人的收款证明以及签字，有审批人签字，并有付款的依据。4.职工因公出差借款的借据，必须附在记账凭证上。收回款项时应另开收据，不得退还原借款借据。5.预付性汇款，由经办人填制付款申请单，作为原始凭证，不得以汇款回单代替。6.属于现金发放性质的原始凭证，原则上应由本人领取签名。有委托他人代领的，由代领人签名；由一人代领多人的，须逐个签章，不得通栏划大括号签一个章。7.凡凭证内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者，应予退回或重新补正。第八章、附则第二十四条、本制度未涉及事项，暂按财务主管或总经理的意见核定报销，之后由财务室对该制度进行补充及完善。第二十五条、本制度解释