17.如何组织高效会议

如何组织高效会议杜大海2010-8-18据调查，经理级和专业人员每周约花1/4的时间在开会上。美国权威机构的统计表明，每年企业因不当的会议管理导致的损失高达60亿美元。另一项调查表明，企业80%的员工提升来源于其在会议上的表现引起上司的注意和赏识。如何开会，如何使会议有效益和有效率，对于企业和企业人来说，都具有重要的意义。会议需要管理吗？会议管理还需要技巧吗？整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。会议的正面作用是解决问题，反面作用则是带来难题，因此，会议既需要管理，更不能缺少技巧！一、初识会议会议的意义会议的目的会议的种类会议的频繁会议成本的计算会议的意义1、会议是一个集思广益的渠道2、会议显示一个组织或一个部门的存在3、会议是一种群体沟通的方式集思广益图会议想法想法想法好创意好点子甲乙丙会议的目的1、开展有效的沟通2、传达资讯3、监督员工工作、协调矛盾4、达成协议与解决问题5、决策和资源共享6、开发创意7、激励士气8、巩固地位达成协议与解决问题点明困难所在发现问题并寻找解决方法衡量问题的轻重缓急想出新点子评议新点子确定行动纲领会议的种类按人数分类按开会方式分类按开会目的分类1.团队会议2.一对一会议1.面对面会议2.电话会议3.视频会议1.宣布人事安排、讲解政策的会议2.当众表扬或批评别人的会议3.临时处理突发事件的会议4.固定的团队会议（例会）5.集思广益的会议会议的频率固定的部门会议：建议频率：至少每月一次注意事项：不能多与每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯；将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动。建议频率：至少每两月一次注意事项：利用全体大会通报政策，但不能频繁，否则会给公司造成沉重的负担。全体会议建议频率：随时注意事项：切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入工作无序的可怕境地。处理突发事件的会议建议频率：按需要注意事项：可以按需要天天发生，但是会议长度最好不要超过1小时。一对一会议会议成本的计算1、会议的时间成本2、直接的会议成本3、效率损失成本会议的时间成本时间成本=参加会议的人数×（与会者的准备时间+与会者的旅游时间+会议服务人员工作时间）会议成本并不是很直观转化为金钱成本金钱成本=与会人员时间成本×与会人员平均每小时的薪水会议的时间成本时间成本=参加会议的人数×（与会者的准备时间+与会者的旅游时间+会议服务人员工作时间）会议成本并不是很直观转化为金钱成本金钱成本=与会人员时间成本×与会人员平均每小时的薪水直接的会议成本直接的会议成本=会议设施租用费+会议场地租赁费+交通费用+食宿费用+会议资料准备费效率损失的费用开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。二、会议效率不高的原因及解决方案1、会议效率不高的原因及预防性管理2、高效会议的八大特征3、会议规范会议效率不高的原因项次原因具体表现（1）时间安排得不合适会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。（2）地点安排得不妥当会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。（3）开会对象选择不对必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。（4）主持人影响力不够会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。（5）参会者的技能不够参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。（6）准备工作不够充分开会前没有通知参会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。（7）目的和结果不明确开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。会议的三大致命伤1、主持人的技巧2、会议的地点3、会议的准备工作如何进行预防性管理效率不高的原因预防性管理措施时间会议一般应安排在周二至周四上午或者下午两点半以后，避免安排在周一或周五。地点地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好围着圆桌进行。开会对象的选择事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人分为必须参加者、可以旁观着和可选择参加者几类。主持人的技能选择具有亲和力、影响力的人担当主持人一职。参会者的技能参会者一定要具有倾听能力。会议的准备工作一定要提前做好具体的准备工作。开会的原因、目的和结果在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通知所有的参会者。高效会议的八大特征1、只在必要时召集2、会前充分筹划3、拟订和分发会议程表4、遵守时间5、一切按部就班6、请最有经验的和有才能的人出席7、作出评论和归纳8、记录所有决定、建议和负责人会议规范种类1、时间安排方面的规范2、固定的会议流程规范3、会议本身要遵守的规则会议时间安排的规范上午9:30-10:00点之间，正是员工从家到公司，准备开始一天工作的时候。这个时候的员工，心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。因此，试图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或进行业务分析，从人的生理和心理角度来看，是不现实的。上午10-12点之间，员工已经开始进入工作状态。在这个时间段最适合进行一对一的会谈，同样也是进行业务会谈的最佳时机。下午1-3点之间，最适合调动员工集思广益。大家利用头脑风暴，不断想出新点子、新方法。。固定的会议流程规范开始•欢迎•会议目的•议程•具体时间•安排•规章制度3议程1分享话题和目标交换信息产生生意/做决定/确认行动总结2结束会议•总结•安排下次会议跟踪•备忘录•跟踪计划固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。（1）一个中心一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括：会议的开始，具体包括：致欢迎词；阐明会议目的；交流会议议程；介绍时间安排、相关规章制度；指定会议记录人。进行会议讨论，可以分为不同的议程，比如议程一、议程二、议程三等。具体包括：分享话题和目标；交流信息；产生主意、做决定、确认行动；总结。结束会议，具体包括：总结；安排下次会议。（2）两个基本点两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪，这两个基本点是最容易被忽视的。但是，它们却是保证会议成败的关键。所以，一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与会后的跟踪工作。会前的准备工作与会后的跟踪工作具体包括写、发备忘录，制定跟踪计划，以及安排下次做汇报的人选等。会议本身要遵守的规则（一）1.参会者要将工作安排交给会议主席2.超过1小时的会议要有书面的通知3.所有参会者都要有准备发言的心态4.会议要能准时开始、准时结束5.负责人对决议能否达成负主要责任会议本身要遵守的规则（二）6.在会上要维护别人的尊严7.要有人提出不同的意见8.会后要能拿到书面的记录9.参会者要履行反馈职责10.要请第三方监控会议质量三、开会前的准备工作是否要开会准备工作的作用1H5W准备工作核对单主持人的准备工作如果已经按惯例每周聚会会议成本太大还有比开会更好的方法没什么特别的事情要讨论你是唯一做决策并且知道该怎么做的人（开会让他人参与只能把问题弄糟）无需开会的五个如果如果必须把信息同时传达给很多人有些事情需要当众表扬或批评要让别人参与决策以集思广益听取部门汇报工作给小组委派任务必须开会的五个如果准备工作的作用选择最恰当的选择方式使参会者能对讨论有清楚的方向可循清楚的告知参会者应有何种行为表现节省时间与减少冲突会议准备的5W1H法WhyWhatWhenWhoWhereHow会议准备工作核对单1.了解会议的目的3.确定会议的形式5.决定会议的时间7.决定会议的地点9.确定出席人数11.是否准备会议名签13.是否安排与会者住宿15.确定视听教材17.准备会场周边位置图19.确定自己人的相关资料2.是否一定要开会4.安排会议的议程6.确定会议的主持人8.研究会场如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否发出了会议通知16.确定辅助教材18.是否要求与会者准备资料20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知主持人的4个准备设定沟通目标制订行动计划预备可能的争执进行SWOT分析SWOT分析Strength优势Weakness劣势Opportunity机会Threat威胁自身环境四、成功会议的五种策略如何做开场白如何分配发言时间如何掌握议事进度如何达成决议—决策方式如何圆满结束会议如何做开场白定义：3~5分钟的谈话，系统、简洁及有明确宗旨。内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等。程序：概观会议进行程序；提供与会议有关的资讯；规范议程；指定会议记录者；征求对议程设计的意见。如何分配发言时间主持人的发言时间应掌握在20%要尽量保证每个人发言机会均等；尽量开成一种互动的会议氛围。主持人发言最多的原因1.对会议的议题特别熟2.地位最高而且声音较大3.负担较多的行政责任如何掌握议事进度•语言方式•非语言方式如何达成决议—决策方式彼德·德鲁克决议法：•用足够多的时间检视困难所在，并是参会者达成共识•列举或图示各提案并开始讨论•客观比较各提案的优劣，避免意气之争•估计各提案之获益律•估计有无采集更多参考资料的需要•征求反对意见•以中立角度检视正反意见•寻求与会者对各题案之认同•对提案做适当的休整与妥协•确认议事结果•组成或指定议案执行的监督单位。4种群体决策权威决策少数服从多数决策共识决策无异议决策•权威决策–权威决策出现于最高掌权者具有决策权和否决权，单方面作出决定时。–适宜使用：当组织授权团队领导人作最终决策并全权负责时。–不宜使用：当团队领导人希望团队成员接纳并支持某项决策时。•少数服从多数决策–少数服从多数决策出现于多数成员同意提案时，它以民主原则为基础。–适宜使用：当时间有限，而决策结果不会对反对者造成消极影响时。–注意：投票容易导致输赢之争，输方将难以尽职和投入。•共识决策–共识决策产生于所有成员都不同程度地支持某项提议，每一团队成员均有否决权。–共识决策提供一种反映所有成员想法的全面解决办法，能够提高成员实施决策的积极性，体现平等之风。–注意：如果决策时间有限，或团队成员不具备决策的足够技巧，决策就难以形成。•无异议决策–无异议决策产生于所有成员对某项决策完全赞同时。–当提案非常重要，要求所有成员达成完全一致时，团队应作出无异议决策。–注意：无论团队具备什么样的经验，无异议决策都很难达成。只有当一项决策的结果对每个成员都至关重要时才有可能作出无异议决策。4种团队决策法头脑风暴法德尔菲法思路转换法易地思考法头脑风暴法：为使与会者畅所欲言，互相启发和激励，达到较高效率，必须严格遵守下列原则：——禁止批评和评论，也不要自谦。——目标集中，追求设想数量，越多越好。在智力激励法实施会上，只强制大家提设想，越多越好。会议以谋取设想的数量为目标。——鼓励巧妙地利用和改善他人的设想。这是激励的关键所在。每个与会者都要从他人的设想中激励自己，从中得到启示，或补充他人的设想，或将他人的若干设想综合起来提出新的设想等。——与会人员一律平等，各种设想全部记录下来。——主张独立思考，不允许私下交谈，以免干扰别人思维；——提倡自由发言，畅所欲言，任意思考。会议提倡自由奔放、随便思考、任意想象、尽量发挥，主意越新、越怪越好，因为它能启发人推导出好的观念。——不强调个人的成绩，应以小组的整体利益为重，注意和理解别人的贡献，人人创造民主环境，不以多数人的意见阻碍个人新的观点的产生，激发个人追求更多更好的主意。德尔菲法（专家预测法）：能发挥专家会议法的优点，即能充分发挥各位专家的作用，集思广益，准确性高。能把各位专家意见的分歧点表达出来，取各家之长，避各家之短。同时，德尔菲法又能避免专家会议法的缺点：权威人士的意见影响他人的意见；有些专家碍于情面，不愿意发表与其他人不同的意见；出于自尊心而不愿意修改自己原来不全面的意见。德尔菲法的主要缺点是过程比较复杂，花费时间较长。如何圆满结束会议1、预留一定时间总结2、确保工作分配妥当3、准时结束会议五、会议中的沟通与反馈技巧会议中的沟通会议中的反馈技巧沟通的定义为了设定的目标把信息、思想、情感在个体或者群体之间传递并且达成协议的过程沟通的漏斗