档案管理实施方案汇报

深圳市城市轨道交通二期3号线及205国道深圳段改建工程项目档案管理实施方案汇报汇报单位：铁科院（北京）工程咨询有限公司2006年11月7日深圳市城市轨道交通二期3号线及205国道改建工程项目1目录一、概述.......................................................................................................................21、本项目档案管理的范围.....................................................................................................22、本项目档案管理的特点.....................................................................................................2二、前期的工作进展情况...........................................................................................2三、档案管理组织架构和责任分工...........................................................................31、档案管理的工作职责.........................................................................................................32、档案管理的组织架构及职责.............................................................................................33、档案室人员配备及分工.....................................................................................................4四、档案管理工作流程及原则...................................................................................5五、工程档案的查阅利用...........................................................................................6六、档案室的建设方案...............................................................................................71、场地....................................................................................................................................72、环境要求.............................................................................................................................73、办公设施、设备.................................................................................................................7七、档案管理实施计划...............................................................................................8八、参建各方的档案管理范围...................................................................................81、建设单位归档目录.............................................................................................................82、监理单位归档目录...........................................................................................................113、施工单位归档目录...........................................................................................................12九、存在的问题.........................................................................................................13十、建议.....................................................................................................................14深圳市城市轨道交通二期3号线及205国道改建工程项目2档案管理实施方案汇报一、概述1、本项目档案管理的范围本项目包含深圳市地铁三号线工程及205国道深圳段改建工程，地铁三号线工程包括轨道及接触轨、车站、区间、车辆段、主变电站及附属工程的土建与装修及A部分设备与设备安装工程。205国道深圳段改建工程包括路面、路基、桥梁、公交车站、人行天桥、路灯、交通设施、交通监控等工程。本项目的档案管理包含以上所有工程的技术、文书、实物、声像、财务及人事档案。2、本项目档案管理的特点1)本项目采用“小业主、大社会”的建设管理模式，档案管理工作由管理公司牵头，多单位组成的业主团队配合，由管理公司代表建设方负责向档案接收部门移交竣工资料，实行技术、文书、实物、声像、财务及人事档案的一体化管理。2)205国道深圳段改建工程除了向市档案馆移交竣工资料外，同时还需要向深圳市公路局、龙岗区公路局移交竣工资料。3)地铁3号线工程竣工资料除了向市档案馆移交一套外，同时还需向运营方移交一套。考虑到以上情况，本项目竣工资料按三套考虑，一套原件提交给市档案馆，二套复印件根据需要提交给相关单位。二、前期的工作进展情况1、组织召开了有深圳市档案局、龙岗区城建档案室、深圳市公路局、龙岗区公路局等单位参加的档案工作座谈会，并与各级档案主管部门建立起了工作联系；2、邀请深圳市地铁四号线的高级档案管理主任马惠茹与管理公司、三号线公司顾问公司、勘察设计总包单位的档案管理人员进行了档案管理工作交流；3、明确了业主、监理、施工等单位的竣工资料归档内容及范围；深圳市城市轨道交通二期3号线及205国道改建工程项目34、编制了往来文件管理办法、竣工文件编制及档案移交实施细则；5、对需要业主归档的资料，针对目前实际情况，暂定了分部门保管的原则，对三号线公司各部门及管理公司进行了资料保管及收集的职责划分；6、对档案室的建设，与三号线公司办公室就场地、设施、人员等进行了多次沟通、协商，并在10楼建立了一个临时性的档案室；7、编制了国道205深圳段改建工程项目文件编码系统；8、明确了3101、3102标段前期工程的施工、监理用表的表式。三、档案管理组织架构和责任分工1、档案管理的工作职责1)在招标和勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，对工程文件的套数、质量、移交时间等提出明确要求；2)负责组织、监督、指导监理单位、施工单位的竣工文件的形成、积累和立卷归档工作；3)负责工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件的收集、整理、立卷、归档、保管、移交工作；4)在工程竣工验收前，提请市城建档案管理部门对工程档案进行专项验收；5)工程竣工验收后三个月内，负责向市城建档案馆及相关单位移交完整的竣工档案。6)负责业主技术、文书、实物、声像、财务及人事档案的收集、整理。2、档案管理的组织架构及职责档案管理的组织架构图：深圳市城市轨道交通二期3号线及205国道改建工程项目4为保证能高效、有序、及时地开展工作，实行三层管理模式：第一层为决策层，第二层为策划层，第三层为执行层。成立由三号线公司领导、管理公司领导组成的档案管理工作领导小组，对本项目的档案管理工作进行决策、统筹安排。由管理公司办公室、三号线公司办公室负责对外联络、场地布置、策划，协调、组织各部门、各参建单位的档案管理工作。档案室在管理公司办公室、三号线公司办公室的领导下负责实施各项具体的档案工作。三号线公司办公室、总工办、工程部、合同部文档管理人员负责协助档案室工作，将各自部门收集到的相关资料向档案室移交。各监理单位、施工单位应成立竣工文件编制领导小组，配备专职档案管理人员，负责编制各自职责范围内的竣工资料。3、档案室人员配备及分工总工办档案管理领导小组组长：徐向明副组长：张佐汉、张建华、江智高、张中安、肖世雄决策层策划层执行层档案室宋超群、赖晓琳、张红、袁莉莉、周忠君、曲嵘财务室办公室工程部合同部监理承包商三号线公司办公室、管理公司办公室丁茹玉、李洪庆深圳市城市轨道交通二期3号线及205国道改建工程项目5配备六名专职档案管理人员，具体为：管理公司三人，三号线公司一人，监理公司二人。六人分工如下：单位人员分工管理公司宋超群牵头负责全盘工作张红负责技术性文件的收集、整理、归档工作袁莉莉负责声像、文书的收集、整理、归档工作三号线公司赖晓琳负责实物、财务、人事档案的收集、整理、归档工作监理单位李林负责电脑录入，资料上传，并协助进行技术性文件的收集、整理、归档工作曲嵘负责电脑录入，资料上传，并协助进行实物、财务、人事档案的收集、整理、归档工作业主团队各部门文档管理人员负责收集、管理本部门形成的、接收到的各类往来文件，将收集到的市城建档案馆接收范围内的竣工文件及时向档案室移交，按照三号线公司综合办公室下发的年度归档计划，整理、移交相关内部保存文件。四、档案管理工作流程及原则1、资料的移交与管理属于市城建档案馆接收范围内的工程竣工文件，业主团队各部门收集到后，应及时将原件移交档案室保管，档案室安排专人接收，移交与接收时应填写移交、接收清单，由移交方与接收方分别签字确认。各部门如有需要，可到档案室查阅或复印。不属于市城建档案馆接收范围内的，三号线公司需要内部保存的文书、实物、声像、财务、人事等文件，由三号线公司综合办公室确定归档范围，各部门文档人员按要求收集、保存，每年年底由三号线公司综合办公室下发归档计划，次年2月底之前按要求移交到档案室，档案室设专人接收、专人管理、单独存放。2、图纸、设计变更等勘察设计文件的管理由三号线公司总工办牵头，汇总各相关单位、部门的需要量，下达给设计单位，设计单位按要求份数提交，由总工办验收核准后交到档案室，档案室根据总深圳市城市轨道交通二期3号线及205国道改建工程项目6工办提供的发放清单以三号线公司名义统一发放并留底保存。3、档案室发放文件，只发放到监理单位一级，需发放给施工单位的资料由监理单位统一发放。4、纸质文件、电子文件的提交要求详见《往来文件管理办法》。5、建设单位、监理单位、施工单位的竣工资料归档范围及归档要求，由档案室负责提出，具体见《深圳市