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滨江葡萄酒有限公司09文秘2班第七小组接待活动背景介绍滨江葡萄酒有限公司为了进军国际市场，提高自身竞争力获得更好的发展，并且为了保证葡萄酒的顺利生产，我公司邀请了法国葡萄酒制造专家到本公司进行交流，法国葡萄酒制造专家将于11月15日到来，交流为期3天。接待宾客：法国葡萄酒制造专家团队。六位专家，四位陪同，一行十人。接待时间：2011年11月15日——2011年11月17日下榻酒店：滨州万丽大酒店接待负责机构：公司接待处接待方案资金预算序号项目单价数量金额经手人备注1车费回程机票2500元/人10张25000元xxx接送车100元/辆/3天2辆600元xxx餐费自助早餐50元/人10人/2次1000元Xxx法式自助午餐100元/人/天18人/1次1800元xxx2宴会800元／桌1桌/5次4000元Xxx3酒店入住费用普通房300元/天4人/3天3600元Xxx豪华房500元/天6人/3天9000元Xxx4会议费用无3次800元Xxx5参观费用无30人5000元Xxx6欢送酒会无外宾及本公司成员32000元Xxx7合计82800元xxx接待处任务分配接待处秘书组行政组保卫组礼宾组宣传组接待团队：本次接待活动主要负责部门是接待处，其机构下成立以下专项小组：秘书组、行政组、宣传组、礼宾组、保卫组。分工协作完成接待活动。秘书组前期准备工作一．制发邀请二．协调双方时间以及返程机票预订三．联系酒店进行食宿安排四．设定接待活动日程并跟进五．协调相关部门及小组的接待工作行政组前期准备工作一．确定会议场所二．会场整理及资料准备，摆放与会物品三．调试视频音响设备四．与会人员签到五．联系翻译员及会中服务工作宣传组前期准备工作一．编写法国专家即将到访交流的新闻二．制作迎接横幅与海报三．摄影及拍照的器材准备四．文化交流活动节目安排五．酒会筹备礼宾组前期工作准备一．迎接及欢送外宾的礼仪人员的挑选二．为会议及活动引路招待设计路线三．设计定做及外宾礼品四．联系酒店参与安排布置外宾房间五．做好食品、天气、卫生等后勤服务的事先准备保卫组前期工作准备一．安排迎送车辆二．编制乘载司机名单三．做好外宾及相关工作人员的保护措施四．接待场所监控保卫的保卫员名单安排接待日程安排日期时间活动地点人员备注11月15日（星期二）09:00—10:00接机迎接外宾机场出站口公司大门礼宾组负责；公司总经理及相关领导秘书组辅助12:00—13:30法式午宴万丽酒店法餐宴会厅礼宾组负责；公司领导无13:40—14:40午休滨江万丽大酒店保卫组负责礼宾组辅助15:00—18:00葡萄酒制造座谈会公司行政楼会议厅行政组负责；法国专家，与会领导及工作人员秘书组和宣传组辅助19:00—20:00中式晚宴滨江欣景酒店中式餐饮宴会厅礼宾组负责；公司领导及法国专家保卫组接送20:30宾客休息滨江欣景酒店大门口保卫组负责礼宾组辅助接待日程安排日期时间活动地点人员备注11月16日（星期三）07:00—07:50自助早餐万丽酒店自助餐厅礼宾组负责无08:00—09:30参观葡萄生产基地公司葡萄园生产基地秘书组负责；公司领导，相关工作人员宣传组和保卫组辅助完成09:30—11:30参观葡萄酒制酒工厂公司葡萄酒制作工厂秘书组负责；公司领导，相关工作人员宣传组和保卫组辅助完成12:00—13:30午宴万丽酒店宴会厅礼宾组负责；公司重要领导及生产负责人无15:00—18:00中法葡萄酒文化座谈会公司行政会议中心行政组负责；公司领导，种植顾问秘书组和宣传组辅助18:30—20:00晚宴万丽酒店宴会厅礼宾组负责；双方与会人员无20:30休息酒店房间保卫组负责无接待日程安排日期时间活动地点人员备注11月17日（星期四）07:30—08:10自助早餐万丽酒店自助餐厅礼宾组负责无08:30—11:00合作意向洽谈会公司行政楼会议厅行政组负责；公司重要领导、行政人员秘书组和宣传组辅助完成12:00—13:30午宴万丽酒店宴会厅礼宾组负责；双方与会人员无14:00—16:00午休酒店房间礼宾组无19:00—22:00葡萄酒欢送酒会万丽酒店宴会厅秘书组负责；公司领导，接待全体人员接待处其余小组辅助完成22:30休息酒店房间礼宾组无11月18日（星期五）09:00送宾机场候机室礼宾组负责；公司重要领导及接待处代表保卫组辅助完成迎送的礼仪细则（1）迎接来宾要面带笑容，热情大方讲究仪表和衣帽整洁，其面、手、衣履要洁净。头发、胡须不宜过长，要修剪整齐。接待到来宾时，要有专门的人员负责帮来宾提贵重的行李。（2）握手时，先后次序应当遵守“尊者先伸手”的原则。握手的姿态应该是：距离对方约一步，两足站立，正面朝向对方，上身稍稍向前倾，双目注视对方，微笑着伸手。说话时神情矜持和蔼，略带微笑。（3）介绍时，要称呼得体，为他人介绍时，必须遵守“尊者优先了解情况”的原则，在他人介绍前，先要确定双方地位尊卑，然后先介绍位卑者，再介绍尊者。（4）送行时，为来宾预定好返程机票，以及送来宾到机场，按照惯例轿车内的位次规则是：右高左低，后高前低，即要先让来宾从右侧车门上车，坐在小车后排右侧，再让主人从左侧车门上，坐在后排左侧陪同，秘书为来宾开门，关门后，自己再上车坐在司机旁边的座位上。宴请礼仪细则宴请时，要注重法国的饮食爱好以及习惯，以本国礼仪为主，尊重法国风俗，切忌铺张浪费。坐次安排。西方人请客用长桌，男女主人分坐两端，然后在按男女主宾和一般客人的次序安排座位。中国人传统上用八仙桌。对门为上，两边为偏座。在中国，左为尊，右为次；上为尊，下为次；中为尊，偏为次。而在西方，右为尊，左为次。餐具选用。西方人进餐用刀叉，中国人用筷子。刀叉和筷子的用法都有各自的规矩。用餐氛围。西方餐桌上静，中国餐桌上动。会议礼仪细则1、葡萄酒制造座谈会；2、中法葡萄酒文化座谈会；3、合作意向洽谈会会场座位安排：椭圆阵型会前：了解相关会议需求；制订完备的会议预案书给与会方；确定议程、设备、场所，邀请与会人员；会场布置。会中：接待签到引路；播放视频音频以及呈递资料；及时奉上饮品。会后：资料收集；定期回访和最新资讯反馈；会议室卫生的善后。会议参加者礼仪：应衣着整洁，仪表大方，准时入场，进出有序，依会议安排落座，开会时应认真听讲，不要私下小声说话或交头接耳，发言人发言结束时，应鼓掌致意，中途退场应轻手轻脚，不影响他人。发邀请函参观活动礼仪细则1、参观葡萄就生产基地；2、参观葡萄酒制酒工厂确定参观时间，做好通知工作。要把参观内容提前与葡萄园相应负责人联系，告知参观事宜及注意事项，如路线设置、原材料准备等。实地参观引导。接待人员要亲自带路，陪同宾客一道前往目的地，引导者除了要与来宾进行正常的交谈外，往往还会就某些必要的情况进行介绍或提醒讲解员和翻译员，遇到提问，尽量解答。介绍一定要简明生动，实事求是，不可吹虚或夸大其辞。在一路参观过程中，当外宾主动同我方交谈、握手时，一定要热情相迎，不可拒之不理。在参观过程中应时时照顾到客人的反应及情绪。切勿流露出反感的情绪、对于一些原则性问题。应慎重相告。对那些落在后面的外宾。一定要派专人照顾，以免冷落对方。参观结束拍照时注意排位。主要领导应主动同外宾参观团中的主要负责人一起。于最前排处居中站立，不能拉对方手或扶对方肩照相。嘉年华欢送酒会礼仪细则酒会前：编排晚会流程；会场布置，包括户外和室内的布置；节目收集筛选及主持表演人员的排练；准备所需服装道具及互动游戏；确定礼仪人数，以及站位和走位。酒会中：播放本公司的宣传片，展示本公司产品；品酒专家教品酒小知识；免费品酒试吃，让来宾对本葡萄酒进行建议评价，进行不记名的形式投意见稿；抽奖活动；歌星演唱歌曲；董事长作总结，欢送法国来宾。酒会后：赠送礼品给法国来宾；会场卫生善后；费用结算处理，酒会书面总结酒会参加者礼仪：穿着须正式，干净简洁，可选择细节出彩的配饰；就餐少取，吃多少取多少，喝酒应缓缓喝，切勿边喝边透过酒杯看人；交流时应避免高声谈笑。不要只同几个熟人交谈，左右客人如不认识，可选自我介绍。别人讲话不搭嘴插话。善后工作一、秘书组：1.需收回的文件材料，大会结束后及时收回；2.需公开发表和传上网络的资料，报领导审批签字后及时交新闻单位和网管人员发表；3.做工作总结，再向领导回报总体情况。二、行政组1.做好与会人员的财务结算，账目票据要结清；2.做好离会时的协助工作；通过宾客的反馈，做满意度调查；3.做好会场后的善后工作，与会者离会时需带走的资料或协助寄发。三、宣传组1.与新闻单位共同协作，做好新闻发布会或各种形式的会议宣传工作。2.向相关单位，来宾表示谢意，必要时发感谢信。四、礼宾组1．办理接待过程中产生的费用，如礼品，住宿等结算手续，及时跟踪款项情况。五、保卫组做好会后的一切物资清点清查工作。六、全公司总结大会为本次接待活动以及交流成果做详细总结谢谢大家