现代秘书工作中礼仪的重要性与要求

现代秘书工作中礼仪的重要性与要求常熟理工学院刘非秘书学专业012116122一、前言现代社会，作为同一个地球村的居民，彼此间有了空前便捷和频繁的交往，在这种交往中，互相传递的第一个信息便是礼仪，或是以礼仪为外壳所包孕的信息。中华民族素以“礼仪之邦”之称而自豪，这不仅因为我们具有源远流长的礼仪文明历史，还因为“礼治”和“法治”一直是我国传统社会的基本制度，规范着社会和人伦秩序。礼仪是社会文化的一种表现，是沟通人与人之间关系的重要手段之一，也是礼仪作为社会人群中的一种行为规范和关系润滑剂。那么现代社会的秘书在平时工作中该将礼仪工作放在何种地位呢？现代礼仪对秘书工作者又有哪些要求呢？二、正文现代秘书工作“是一种以领导工作为服务对象，以发挥参谋、助手作用为主要服务形式，以处理信息为主要服务或工作内容的服务性职业。”“秘书是以全面处理信息和事务的方式直接辅助领导者实施管理的人员。”我们从专家对秘书和秘书工作的论述中，可知秘书人员作为领导的辅助者，必须完成各种有助于领导管理、决策的工作与事务，这种工作特性，决定了秘书工作是一个外向型的岗位，在各种社会组织的公务行为中广泛地接触各色人等，处理各种关系，安排各种活动，这些行为都含有礼仪的内容，或直接就是一项礼仪活动，如迎送客人、宴请等。由此可知，虽然作为领导的辅助者，却与其他辅助者不同，秘书人员必须代领导处理各种交往接待事宜，与其他职能部门在自己的职权范围内，以自己的工作对领导负责是大不一样的。因此，秘书的礼仪工作是极其重要的。秘书礼仪工作对辅助领导工作的重要性众所周知，礼仪是秘书的常务工作，在辅助领导进行决策的过程中，对礼仪程序作妥善安排，使领导在具体的活动中既体面又掌握主动，是秘书工作者办事能力的反映。如A企业的经理与B企业的经理在A企业晤面，秘书在事先将有关时间、地点通知对方，并认真布置好会客室，安排好茶水和午餐，准备好相关文件材料，精神饱满、态度从容地迎接B企业的经理并向A企业经理介绍，使会晤在以秘书为主营造的良好气氛中进行。这个开始也许会给整个晤面的结果带来影响。礼仪的周到，使人精神放松，心情舒畅，双方开诚布公，容易促使事情成功或好转。这种礼仪性的安排，虽属工作中较琐碎一面，却不可不做，而且事虽小影响却大，为领导个人、企业都塑造了良好形象。礼仪工作做好了，能在很大程度上提高领导的工作效率，实现领导的威信。至于平时的文书往来，其中涉及到的文书礼仪，包括礼仪性的内容和礼仪套话，更是秘书为领导服务、辅助领导决策的一个常规工作，秘书定要掌握这些知识，并要能=娴熟地运用，以使自己更好地尽到秘书的责任。秘书礼仪工作对秘书人际关系的重要性秘书，作为某个社会组织中专为领导处理各种人际关系的辅助者，社会交往活动是其主要工作内容之一。秘书工作的特点是跟“人”打交道。无论是他的服务对象——领导，还是在为领导服务的过程中，所形成的各种关系，归根结底，都是人际关系。处理好各种不同关系，是秘书工作艺术的体现，恰当地运用礼仪来理顺关系，对秘书工作总体效益的提高大有帮助。首先，秘书与领导形成了紧密的固定关系，由于这种关系十分重要，双方在最初接触磨合的过程中都会小心翼翼，而一旦觉得不称心会立刻撒手。反之，一旦发现配合默契，便越发珍惜和依赖这种关系。一般说来，领导与秘书的关系越紧密，越富有工作创造力，但在实践中却未必如此，关系紧密了，有时也结成了一种“同盟”，起到相反的负面作用。因此，规范领导与秘书的关系，除各种原则制度的保障之外，礼仪的“别异”仍有它有效的作用。礼仪可以帮助秘书把准自己的地位，规范自己的行为，不僭越，不轻浮。尊重领导权威，尊重领导意见，按正常渠道上情下达沟通信息，同时也在礼仪中保全自己的人格尊严。其次，作为中介机构，秘书还要与各职能部门和外部世界联系沟通，良好的礼仪，在沟通中有助于消除隔阂，增进理解。由于身处领导近旁，会使其他人对秘书有特殊看法，秘书人员这时除了以诚相见之外别无他法。以诚相见之外别无他法。以诚相见不仅是感情的真挚，也包括礼仪的周到。在与外部世界的交往中，礼仪又是一个窗口，从中可以窥得一个单位的精神面貌和经营品质。即使在不成功的谈判与合作中，坚持有理、有利、有节的原则，从大局出发，从长远出发，或可以做到买卖不成友情在，或可以用原则和礼仪抵制交往中的不正常行为。秘书礼仪工作对秘书自身提高的重要性礼仪是社会的规范，秘书礼仪与整个社会的文明程度有密切关系。通过礼仪的学习和掌握。不仅能提高秘书工作者个人修养，还可由此推动社会的文明与进步。礼仪是一种综合素质的体现，远不是懂外语、会电脑、人漂亮，就能够胜任礼仪工作的。它的文化内涵十分精深，它的发展也紧随时代步伐，秘书人员必须不断学习，不断提高，才能在礼仪场合游刃有余。总的来说，礼仪工作都是沟通交流的手段之一，但秘书人员的岗位特殊，工作性质特殊，所以区别于一般的礼仪工作，秘书工作中的礼仪内容有其独具的特点。日常礼仪与专项礼仪的统一总秘书人员既要在各种专项活动中表现礼仪行为，又要在日常工作中从事礼仪活动，相对于其他人员礼仪工作的单一性而言，秘书人员的礼仪工作就是日常与专项的统一。