40Word高级排版

八、Word高级排版内容提要一、插入分页符和分节符二、创建、修改与应用样式三、设置页眉、页脚和页码四、提取目录一、插入分页符和分节符为了便于对同一个文档中不同部分的文本进行不同的格式化，通常会将文档分割成多个节。节是文档格式化的最大单位，只有在不同的节中，才可以设置不同的页眉页脚、纸张大小、页边距、页面方向等格式。分节使文档的编辑排版更加灵活。通常情况下，用户在编辑文档时，系统会自动分页。若要将文档中某个段落后面的内容分配到下一页中，此时可通过插入分页符在指定位置强制分页。即将插入符放置在要分页的位置，然后单击“页面布局”选项卡上“页面布局”组中的“分隔符”按钮，在展开的列表中选择“分页符”即可，在分页处显示一个虚线的分页符标记，插入符后的内容显示在下一页中。要为文档分节，可首先将插入符置于要分节的位置，然后单击“页面布局”选项卡上“页面设置”组中的“分隔符”按钮，在展开的列表中选择分节符类型。Word即在插入符所在位置插入一个分节符。选择“下一页”选项，则分节符后的文本从新的一页开始。如果要在不同页面上分别应用不同的页码格式、页眉和页脚，以及页面设置等，应选择此类分节符。选择“连续”选项，新节中的内容与其前面一节内容同处于当前页中。这类分页符在将文档分栏时非常有用。选择“偶数页”选项，新节中的内容显示在下一偶数页上。如果该分节符已经在一个偶数页上，则其下面的奇数页为一空页。选择“奇数页”选项，则新节中的内容显示在下一奇数页上。如果该分节符已经在一个奇数页上，则其下面的偶数页为一空页。这类分节符在编辑长文档时会用到，因为人们一般习惯将新的章节标题安排在奇数页。二、应用、创建与修改样式样式就是一系列格式的集合，使用它可以快速统一文档的格式。在Word2007中，我们即可以对文档中的段落应用系统内置的样式，也可以应用自己创建的样式。此外，还可以对样式进行修改，修改样式后，应用该样式的文本或段落格式也将自动进行相应的修改。使用样式的好处在于用户能够准确、迅速地统一文档格式，另一个好处在于格式调整方便。要应用内置的样式，只需将光标置于要应用样式的段落中或选中要应用样式的段落或文本，然后在样式列表中单击要应用的样式即可。若单击样式列表框右侧的“其他”按钮，会展开一个样式列表，从中可以选择更多的样式。此外，还可单击该列表中的“应用样式”选项，从打开的对话框中的“样式名”下拉列表中选择需要的样式；也可在下面将要讲解的“样式”任务窗格中选择需要的样式。创建样式：单击“样式”任务窗格中的“新建样式”按钮，打开“根据格式设置创建新样式”对话框，在“名称”编辑框中输入新样式的名称；在“样式类型”下拉列表中选择样式类型；在“样式基准”下拉列表中选择一个作为创建基准的样式，在“后续段落样式”下拉列表中为应用该样式段落后面的段落设置一个缺省样式，然后分别设置字符和段落的格式即可。在“样式”列表显示新建的样式应用新建的样式字符样式：只包含字符格式，如字体、字号、字形等，用来控制字符的外观。可以对一段文本应用段落样式，对其中的部分文字应用字符样式。段落样式：既可包含字符格式，也可包含段落格式，用来控制段落的外观。段落样式可以应用于一个或多个段落。段落样式是最常用的样式。链接段落和字符样式：这类样式包含了字符格式和段落格式设置，它既可用于段落，也可用于选定的文本。在“样式”任务窗格中，样式名称后面带符号的是字符样式，带符号的是段落样式，带“”符号的是链接段落和字符样式。如果预设或创建的样式不能满足要求，可以在此样式的基础上略加修改。样式修改前后效果对比如果不需要某个样式，可将其删除（不能删除系统内置的样式）。要从库中将某样式删除，可右击“样式”列表中要删除的样式，在弹出的菜单中选择“从快速样式库中删除”项。要将该样式彻底删除，可单击“样式”任务窗格下方的“管理样式”按钮，打开“管理样式”对话框，在“选择要编辑的样式”列表框中选择要删除的自定义样式，然后单击“删除”按钮。删除样式后，Word将把正文样式应用于所有套用该样式的段落。三、设置页眉、页脚和页码页眉和页脚分别位于文档页面的顶部和底部的页边距中，常常用来插入标题、页码、日期，以及公司的徽标等。用户可以为文档的所有页设置相同的页眉和页脚，或为不同的节设置不同的页眉和页脚；还可为各节首页、奇数页和偶数页设置不同的页眉和页脚。页眉和页脚只有在页面视图或打印预览中才是可见的。页眉和页脚与文档的正文处于不同的层次上，因此，在编辑页眉和页脚时不能编辑文档正文。同样，在编辑文档正文时也不能编辑页眉和页脚。1．添加页眉和页脚打开要添加页眉和页脚的文档，单击“插入”选项卡上“页眉和页脚”组中的“页眉”按钮，展开内置页眉样式列表，选择一种页眉样式，输入页眉文本，单击“导航”组中的“转至页脚”按钮转至页脚处，然后为文档添加页脚内容，最后退出页眉和页脚编辑状态，返回正文编辑状态即可。2．修改或删除页眉和页脚若要修改页眉和页脚内容，在页眉或页脚位置双击鼠标，进入页眉和页脚编辑状态，然后进行编辑修改即可。若要更改页眉或页脚样式，可分别在“页眉”或“页脚”列表中重新选择一种样式，则整个文档的页眉或页脚都会发生改变。若要删除页眉和页脚，可在“页眉”或“页脚”列表中选择“删除页眉”或“删除页脚”选项。3.在文档中添加页码要为文档添加页码，可在正文编辑状态下单击“插入”选项卡上“页眉和页脚”组中的“页码”按钮，或进入页眉和页脚编辑状态，然后单击“页眉和页脚工具设计”选项卡上“页眉和页脚”组中的“页码”按钮，在展开的列表中选择页码的放置位置，然后在其子菜单中选择一种页码样式即可。若要设置页码的格式，可单击“页码”列表底部的“设置页码格式”项，然后在打开的“页码格式”对话框中进行设置。如果文档被分成了若干节，选中“续前节”单选钮，可以将所有节的页码设置成彼此连续的页码选中“起始页码”单选钮，可在本节中重新设置起始页码在此下拉列表中选择一种页码格式若选中“包含章节号”复选框，表示在页码格式中包含章节号（章、节标题必须使用样式）4.修改或删除页眉线进入页眉编辑状态，然后选中页眉文字后面的段落标记，打开“边框和底纹”对话框，显示“边框”选项卡，在“样式”列表框中选择一种线条样式，然后单击两次下框线按钮，单击“确定”按钮，页眉线线型改变。如果要删除页眉线，可在“边框”选项卡的“设置”区中选择“无”选项。5.设置奇偶页不同或首页不同的页眉和页脚打开要设置奇偶页或首页不同的文档，或将插入符置于要设置奇、偶页不同的节中，然后双击页眉或页脚区，进入页眉和页脚编辑状态，单击“页眉和页脚工具设计”选项卡上“选项”组中的“首页不同”和“奇偶页不同”复选框，将这两项选中，分别在首页页眉、奇数页页眉和偶数页页眉位置输入内容即可。四、提取目录目录的作用是列出文档中的各级标题及其所在的页码。通过目录，可以对文档的大致内容有所了解。一般情况下，所有的正式出版物都有一个目录，其中包含书刊中的章、节及各章节的页码等信息，方便读者查阅。所以，编制目录是编辑长文档中一项非常重要的工作。Word一般是根据标题或者大纲级别来创建目录的。因此，在创建目录之前，应确保希望出现在目录中的标题段落应用了内置的标题样式（或基于某个内置标题样式定义的样式），或已在“段落”对话框（或大纲视图）中，为这些标题设置了相应的大纲级别（如1级、2级、3级，但不能是正文文本级别），接下来就可以提取目录了。如果文档的内容发生了变化，如页码或者标题发生了变化，此时就要更新目录，使它与文档的内容保持一致。如果只是想更新目录中的内容，以适应文档的变化，可以右击目录，在弹出的快捷菜单中单击【更新域】项，也可以选择目录后，按下【F9】键更新域，或单击需更新目录的任意位置，此时目录左上角显示出选项按钮。单击“更新目录”选项，打开“更新目录”对话框，选择要执行的操作，然后单击“确定”按钮，目录即可被更新。其中：只更新页码：表示只更新目录中的页码，其内容不变。更新整个目录：表示更新目录中的所有内容。创建了目录后，如果想改变目录的格式或者显示的标题等，可以再执行一次创建目录的操作，重新选择格式和显示级别等选项。