浅论秘书的说话艺术

目录摘要………………………………………………………………1关键词……………………………………………………………1Abstract………………………………………………………1Keywords…………………………………………………………1一、秘书在组织结构中的作用…………………………………2(一)沟通桥梁作用…………………………………………………………2(二)参谋职能作用…………………………………………………………2(三)助手信息作用…………………………………………………………2(四)门面形象作用…………………………………………………………2二、秘书说话艺术的概念………………………………………2三、秘书说话艺术的内容………………………………………2(一)秘书说话六要素……………………………………………………2(二)说话要有分寸…………………………………………………………3四、秘书说话艺术面对的对象………………………………3(一)对上司领导…………………………………………………………3(二)对欲求之人…………………………………………………………4(三)对竞争对手…………………………………………………………4五、作为秘书说话应注意的几个要点…………………………4(一)要讲真话,不弄虚作假………………………………………………4(二)说话要有分寸,不能片面武断………………………………………4(三)说话要注重效率,言简意赅…………………………………………5(四)说话注意分清自己的位置,切勿越权………………………………5(五)说话注意方式，避免与上司冲突…………………………………5参考文献…………………………………………………………7浅论秘书的说话艺术摘要随着改革开放的深入以及市场经济的不断发展,秘书部门逐渐成为公司及企业内部沟通的重要桥梁。身为秘书不仅要能干、能写,更重要的是能说、会说。在秘书的工作中,秘书人员往往要与组织内外、上下级、左右人员互相传递信息、交流思想、协调关系。如果没有一定的说话能力,不掌握一定的说话技巧,显然是行不通的。因此,这就要求秘书人员必须加强语言艺术的修养,提高语言的表达能力,掌握好秘书说话的艺术。关键词秘书；说话艺术；人际关系AbstractWiththereformandopeningupandthemarketeconomycontinuestodevelop,secretarysectorhasbecomeanimportantbridgecompanyandinternalcommunication.Assecretarynotonlycapable,abletowrite,moreimportantistosay,hewillsay.Intheworkofthesecretary,secretarialstaffoftenwithinandoutsidetheorganization,onthelowerlevel,aboutpeopletalktoeachother,exchangeideasandcoordinaterelations.Withoutsomeabilitytospeak,donotspeaktomastercertainskills,itisclearlynotfeasible.Therefore,itrequiressecretarialstafftostrengthenlanguageartstraining,improvinglanguageskills,mastertheartofspeakingsecretary.Keywordsartofspeakingsecretary一、秘书在组织结构中的作用(一)沟通桥梁作用。秘书是上下沟通，左右协调，内外重要联络位置在领导和管理的中的一部分。上级发出指令，下级的意见提交，信息的传递都要通过秘书来实现。如果秘书没有良好的沟通和协调能力，那么秘书要充当好上下，左右的接受者，传递和表达信息的权利是非常困难的。这样一个多元化的沟通环境，就必须要求秘书具有一门独特的说话艺术，即要找到准确的角色定位，以便适合沟通的对象和表达的目的。(二)参谋职能作用。现在秘书人员已经今非昔比，从以前文秘工作由“偏见办文”到如今的“说话与办文并重”。领导者不能没有规划和决策活动的参谋者，这进一步印证了秘书的参谋角色。秘书人员在这个重要的位置，如何说服并提醒领导更要注重讲话的艺术。只有在正确的时间，正确的情况下，说正确的，有分量的话，才是有效的。此外，秘书及时向领导建议时，不要忘了，自己只起到辅助作用，没有必要把自己作为政策的制定者，所以说要认清自己的身份。对于一些事情的意见和建议，点到为止，不表达自己太多的观点。(三)助手信息作用。秘书工作始终是围绕领导开展的。因此，秘书应努力建立一个有效的领导“对接”语言，有效的和领导进行沟通。首先，要了解并掌握所要表达的意图和思想;其次要能够及时提供，他最关心的信息给领导。在“听”和“答”的过程中，秘书必须做到简练，注重效率，让自己所说的话一语即中，字约意丰。(四)门面形象作用。秘书的言谈举止代表了一个企业机构的门面形象。因此，秘书应该看起来能优雅地使用语言，办事能干，说话幽默风趣。主要表现在以下几个方面：一是礼貌性的用语；二是幽默性的用语；三是赞美性的用语；四是含蓄性的用语;五是委婉性的用语。二、秘书说话艺术的概念说话不仅是一种技能，它更是一门艺术。一句正确的话，它可以使一个人改变一生的命运;相反，一个字不恰当的话，就可能会破坏一个人的生活。秘书只有掌握了说话的艺术和沟通的技巧，才能在生活和工作中取得成功。自古以来，语言是充满魅力和无穷无尽的力量，作为人类不可缺少的工具在人类历史的人际沟通等方面发挥了不可替代的作用。在古战场，口才好的人可以停止争执，将敌对化作两国之间的友谊。这便充分印证了“一人之辩，重于九鼎之宝；三寸之舌，强于百万之师”这句话。其实，说话的好处远远不止于此。正是由于人们认识到了说话的重要性，才涌现出了一批又一批杰出的演说家,他们凭借着自己的一副好口才来传达自己的精神和意志，在闻名远扬的同时也成就了自己的事业和梦想。其实，人生在世，每个人都有一个梦想，都渴望成功，要想成功，不能忽视谈话这一关键组成部分。古语云“一言可以兴邦，一言可以丧邦”，口才好可以帮助人们成功。三、秘书说话艺术的内容（一）秘书说话的六要素在日常工作中，人们需要倾诉，有时嘴尖，锋芒毕露，有时更需要委婉的话，收敛锋芒。在当今社会，虽然是有竞争力的，它需要你的才华宣传，彰显你的个性，但在某些对话时，更需要隐藏自己的才华，表现得谦虚得体，这样你才会很容易被对方接受，帮助你的发展。1、说话简洁明快秘书说话简洁明了，能正常工作，因此可以给人留下印象聪明。在一般情况下，人们不喜欢黑乎乎的东西，花草树木也需要阳光才能生长，更不用说人了！给出了悲观的谈话感，人都会有疑惑，进攻和压迫。2、拥有个性的声音一些秘书，重视语言和语音完全按自己的才华，个性，场合和情感表达，他表达的变化让人觉得这是一种享受。如何使声音显示自己的个性呢？秘书可以作为自我的对象，记录了自己的说话并认真听取，以了解自己说的不对的。通过检查发音注意力的技巧，同时提高自己，掌握技巧。3、语气肯定。秘书的工作是为领导服务，有主见，果断的印象可以让人感受到你是很有气场很能干的秘书。因此，作为秘书人员肯定的语气，你可以给人们的感觉有主见。4、学会倾听秘书想让别人听自己说什么，首先要学会倾听。听完后，如果你不能在内容上和对方的想法一致，那么你就可以告诉对方：“你所讲的，实际上我本身也考虑过。”然后再询问对方：“那你如何看待这件事呢？”将决定权交于对方。这样的谈话不但要保护对方的自尊，同时也谦虚地承认自己不是完美的表现。同时这种方式又可以得到对方的赞同。5、语调变化要自然谈到秘书人员，无论什么样的语言基调都应该是流畅自然，刻意的声音只能达到相反的效果。一般情况下，有时候说话不是一个人，是很多人时，秘书应做到以下几点：当前面一个声音小时，就可以启动相应的低沉的声音，如此之低，体积小，稳定;当一个响亮的人，你必须提高你的声音以引起他人的注意。6、思路要清晰有条理秘书说话必须讲清楚有顺序，否则，说了半天，领导不理解，就会产生厌倦，甚至不想继续听下去。因此，为了使自己的语言清晰，有次序，一定要注意：说话要有重点，语言要简洁，清晰和果断;目的必须明确，毫不含糊不清。（二）说话要有分寸秘书说话要把握分寸，必须注意以下几点：首先，当你说话，找出自己的身份。任何人在任何场合都有自己的特定的身份。也就是自己所扮演的角色地位。例如，在家里，对父母来说你是儿子或女儿;对子女来说,你又成了父亲或母亲。对老人说话的语气很显然是和晚辈不一样的。其次，谈话尽量做到客观和现实。从现实的一切，真实地反映客观现实。有些人喜欢猜测别人的想法，不太现实，信口开河，但这样做事情只会更糟糕。四、秘书说话艺术面对的对象分析（一）对上司领导老板在下属面前一般维护自己的尊严心理，因此，在与老板谈话时，秘书要尽量考虑到这种心态。尤其是当你与老板意见不一时，即使你的意见是正确的，我们也应该注意，说话收敛锋芒，用委婉的语气表达自己的意见，从而使老板接受。尤其是在大家的面前，但我们需要用说话来维持领导的威严。如果你表现出太多自己的想法，效果会适得其反。秘书作为下属，领导的指导工作，当然要服从。但现实是复杂的，而不是一个完整的概述。有时候，从他们自己的观点领导当然有其安排的道理;可从自己的观点，这可能意味着内在的“隐情”了。在这一点上，如果你盲目服从，勉强支撑，其结果可能会损害双方的利益，使他们出现矛盾。与其如此,你不如向领导诉说一下自己的“苦衷”。那么该如何诉说呢?首先应选准时机。领导作出的工作安排和指示，一般是不能轻易改变的，因为这些都是领导经过慎重思考才作出决定的，为了工作更好的展开，也要维护其权威性。所以，你诉说“苦衷”时就应该注重一次成功的效果。切记：如果一次不能说服他，那么他的态度就会变得更加坚定、明确，可能再也不会有耐心和闲心来听你的再次诉说了。而想要达到一次诉说成功的目的就必须选准时机,这一点是非常重要的。其次是语言中肯。不管你是什么“苦衷”，有多大，切记不要急于进办公室的领导，对领导不尊重，爱管闲事。你这样的诉说只会让领导认为你是在和他对着干,故意找事。相反,你应该平心静气，语言中肯的同领导诉说。这将显示你尊重领导，也让领导不觉得“压力”，领导者能够愉快地听你说什么。（二）对欲求之人人活在这个世界上，都会求助别人，当你想求助别人时，即使你其他条件再优惠，再好，也放下架子，收起自己的优势，以真诚，谦逊地表达自己的诉求。这样，才容易使对方接受，同时向你提供帮助。如果在求的人面前过分展露自己的才能，对方可能就会想：既然你这么能干,何必要来求我呢?它很可能被对方拒绝。这时，你们的谈话，你的心不是应该隐藏起来，而是相互搭配，但在交谈中，必须摆正态度，而且还显得诚恳，这样便可以实现和谐，从而达到预期的目的。（三）对竞争对手在当今社会，越来越激烈的竞争，面对各种各样的竞争对手，你最好的方式是与他们有一个适度的对话沟通。因为如果你太出风头，要展示自己，将不可避免地导致其防止心理和疏远你的意思。尤其是那些有钱有势的，稍微有点不满，他们便彼此的算计。在这一点上，如果你不注意讲究说话方式，针锋相对，它会激起对手的好战心态，这样很多不必要的麻烦就来了。在比较强大的竞争对手面前，你应该说话办事低调谦逊，不强出风头，保护自己，同时不断提升自己的实力，并最终战胜对手。五、作为秘书说话应该注意的几个要点秘书是领导的左膀右臂，在机构中秘书是承上启下，沟通四方的枢纽。现在，光会“玩笔”的秘书已经远远不够，还必须能够说话。秘书说话有利于组织之间良好的内部协调，有利于信息及时传递，有助于建立良好的企业形象。秘书如何才能成为善说者呢?必须注意以下几点:（一）要讲真话,不弄虚作假秘书工作人员直接导致决策方面，无论是提供信息，协调关系，或交易，化解矛盾，我们应该说实话，