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教学策划•教学内容:了解会议概念、会议的类型和功能;掌握会议工作的任务和原则;熟悉会前的准备工作;熟悉会中的组织、服务工作;熟悉会后的善后工作.•教学重点:熟悉会前、会中、会后各环节的工作内容及要求。•教学难点：各种会议及活动的筹备方案和组织工作。一、引言•会议：•1、有组织、有领导地召集人们商议事情的集会•2、还可以指：一种组织、一种机构。二、会议的类型和功能（一）会议类型1、按会议的规模分：小型会议：三五人——数十人。中型会议：一百人——一千人。大型会议：一千人以上。2、按会议的性质分：规定性会议（也叫法定性会议）。日常性会议。专业性会议（也叫业务性会议）。纪念性会议。座谈性会议。•3、按会议的形式分：•集中性会议•分散性会议•4、按会议的时间特征分：•定期性会议（也叫例行性会议）：•不定期性会议视频会议与传统会议形式的比较：•1、减轻地方负责人出席多个会议的压力，减少与会者离开岗位对工作的影响；2、降低差旅成本和会议开支；3、让更多的人员出席会议，减少了会议精神的传达失真度，增进了会议的效力；4、方便地方部门邀请高级领导远程出席会议和视频讲；5、视频会议不能完全取代传统会议形式，但可作为一个有效的补充形式。（二）会议的功能•1、决策功能。•2、指挥功能。•3、沟通功能。•4、协调功能。•5、动员功能。•6、显示功能。三、会议工作的任务和原则•（一）会议工作的任务•会议的组织工作、文书工作、组织联络工作、后勤服务工作、接待服务工作、选举工作。•（二）会议工作的原则•1、充分准备。•2、严密组织。•3、周到服务。•4、勤俭节约。•5、安全保密。•6、提高效率。四、会前的准备工作•（一）制定会议预案1•1、会议名称。•2、会议主题（议题）•3、会议时间和地点。•4、会议规模。•5、参加人员。（一）制定会议预案2•6、会议议程和日程.•⑴主题集中的原则。•⑵分散安排的原则。•7、会议的组织和领导。•8、与会人员的食宿安排。•9、会议经费预算和开支办法。•会议成本＝隐性成本＋显性成本•＝[2×3×（G平＋S平）×N×T]＋X（二）组建会议机构1•秘书组——负责会议文字工作以及领导会议期间交办的事项等.•宣传组——负责宣传报道、简报编写、摄影录象等。•会务组——负责安排和布置大会会场、讨论会场、参观考察等。•材料组——负责会议文件印制、保管、发放、回收、会议文件的汇集、归档工作等。（二）组建会议机构2•接待组——编制接送计划、迎接礼仪、剪彩礼仪、安排文化娱乐等。•后勤组——负责会议票证准备、会间食宿、用车、生活用品供应、返程票购买等。•组织组——负责与会人员编组、签到、代表选举、代表资格审查等。•保卫组——负责重要会议的安全与保密工作。（三）发送会议通知•书面通知：便函、通知•电话通知：•当面通知：•要求：及时、准确、•明晰、简要，•防止重发、错发或漏发。（四）准备会议文件•会议文件主要有：会议日程、会议通知、主席日程和报告、会议须知等。会议文件的种类•①会议指导文书。包括上级会议文书、上级指示文书、本级开会起因文书等。•②会议主题文书。包括开幕讲话报告专家发言、选举结果、正式决议、闭幕讲话等。•③会议程序文书。包括议程文书、日程安排、程序讲话等。•④会议参考文书。包括各部门统计报表、财务报表等。•⑤会议传达文书。包括会议通知等。•⑥会议管理文书。包括开会须知、议事规则、证件要求、作息时间、生活管理等。（五）选择、布置会场选择会址要考虑以下几个因素：•1．租借的日期和时间？•2．便利？•3．大小？•4．设备配置？•5．安静？•6．停车场？•7．租借费用？•8．配套的餐饮和娱乐设施？2、会场布置•(1)主席台的布置•要求：干净、整洁，色彩协调。•注意：座次排列规则。与会代表的座次排列•1、按汉字笔划顺序、2、按地理位置、3、按行业系统等方法。(3)装饰性布置•会标、会徽、标语、旗帜、花卉、书画等的布置。•基本要求：朴素、大方，体现出会议的主题和气氛。(4)附属性布置•1）会议的必备用品：文具用品、桌椅台布、茶具、扩音设备、照明设备、通风和空调设备等.•2）会议的特殊用品：•颁奖时的音乐、•国歌音乐、•投影仪、•录音录象机、•投票箱和选票等。•还有停车场。（六）人员编组•可按地区编组、按行业编组、按职务、职称层次编组等。（七）制作会议证件•种类有：代表证列席证工作证记者证签到证出入证•一般采用卡片式，分折叠和单页两种。（八）安排食宿和车辆•包括预订房间、落实床位、协调餐厅座位、确定会议用车等内容。（九）会前检查•会前检查的重点是会议文件、会场布置、食宿安排、安全保密等方面。（十）接站与报到•应注意：•（1）弄清接站时间和地点；•（2）记住来人姓名，并确定接应方法；（3）要准备一旦晚点的接应措施。五、会中的组织、服务工作•基本要求：组织严密，服务周到，确保安全。•（一）会场签到•签到的方式分：•簿式签到、卡式签到、电子签到机三种。姓名、单位、职务、到达时间，（二）会间调度•指会议进行期间对会议程序、内容及会场服务所作的调整和安排。•包括引导与会人员入座、投票，指挥车辆停靠位置等。（三）会议记录•会议记录分：文字记录、电子记录两种。•文字记录分：详细记录、摘要记录两种。电子记录分:录音、录像两种。会议纪要（公文）（四）会议简报•会议简报：是反映会议进程、动态，向与会者和领导者通报会议情况的文书。•编写要求：新、实、短、快•写法：转发式、报道式（五）会议选举1•会议选举的一般程序是：•(1)宣布参加选举的人数和选举的内容；•(2)通过会议选举办法；•(3)通过监票人、总监票人名单；•(4)核实出席会议参加选举的人数；•(5)检查票箱；（五）会议选举2•(6)分发选票；•(7)填写选票；•(8)宣布投票顺序和进行投票；•(9)开箱清点选票；•(10)报告收回选票数，宣布选举是否有效；•(11)进行计票；•(12)宣布选举结果。（六）会议总结（闭幕式）•内容包括：代拟领导讲话稿；由领导者作总结讲话；表彰先进；合影留念等。（七）后勤保障•内容包括：安排好与会人员的住宿、伙食、医疗、交通和业余文化生活、参观访问等。六、会后的善后工作•（一）印发会议纪要•（二）清理会议文件（收、存、带、销）•（三）组织代表离会•（四）搞好宣传报道•（五）会议工作总结•（六）会后催办工作（发文、电话、会议）会议保密工作1、会前布置；2、会议内容；3、领导重要讲话；4、会后检查；5、清退文件。