关于秘书工作规律的探讨

秘书工作规律探讨第1页共6页关于秘书工作规律的探讨第一、秘书工作的总规律。规律是事物之间的内在的必然联系，是事物发展的一种基本秩序。它是客观存在的，人们能够通过实践认识它，利用它。工作规律是一种社会规律，任何工作都有它自身的规律性，只看人们是否正确认识与掌握它。秘书工作有很多内在规律，而支配其他规律的规律，是秘书工作中有：领导的“要求线”或“需求线”，秘书则有：贴近领导的“追逐线”。概括起来说，这条基本规律就是：秘书工作必须尽一切可能去追逐、适应不断发展变化的领导工作的需要。秘书工作与秘书本身就是领导需要的产物，为领导服务是秘书工作指导思想的核心，这是不由秘书个人意愿所能改变的。掌握这条规律，应注意以下两个主要方面：一、认真研究领导意图，是为领导服务的前提。⒈这里所说的领导意图，并非指领导个人的与工作无关的兴趣、喜恶，而是指领导根据形势、政策、任务目标、群众意愿，以及其他内外环境变化情况，希望达到的工作要求。比如：领导打算决什么策、发什么文件、开什么会、干什么事、接待什么人、传达什么精神、解决什么问题等。秘书掌握得越早越准，就越能主动超前服务。因此，秘书应该经常关心大局，研究上级精神和本单位实际，就可能掌握领导者的思维指向。秘书有列席领导层会议和直接接触领导的机会，应当充分利用好这些机会。⒉掌握领导意图的难点，在于领导意图有时有意向的抽象性、表达的含蓄性、要求的变化性、集体意图的差异性和一定时期的保密性。比如：在一些特殊场合，对有些问题的意图，领导不是用文字甚至不用口头表达，而是用一个手势、眼神、语气来表达的。领导意图随情况变化而变化也是常有的。为此，秘书应当做有心人，平时注意研究领导的思维习惯、处理问题的方法，自觉培养自身的领悟能力，并通过加强请示报告与采取先列预案等方法，在实践中设法尽量解决好这个难题。⒊掌握领导意图，主要掌握其精神实质，而不是事无大小巨细，都得了解得秘书工作规律探讨第2页共6页一清二楚才去工作。秘书毕竟不是领导，要想百分之百地了解领导的一切意图，是不可能的，也没有必要。⒋当发现领导意图不很正确时，可以采取适当方式，补充完善或建议再议，这也是发挥秘书参某作用的一个方面。但只要不是大是大非问题，领导一经再次决定，秘书应当坚决贯彻执行。二、正确处理与领导的关系，是为领导服务的基础。要处理好与领导的关系，主要应注意以下几个方面：⒈秘书要树立对领导负责，为领导服务的工作态度，力争主动、超前、创造性地把工作做好，圆满地完成领导交付的任务，这是关键所在。而不在于迎合、奉承领导，干些帮“倒忙”的事。⒉秘书在向各方面传递领导的意见，向领导传递各方面的信息、要求时，要原原本本，不打折扣、不添油加醋、不掺私心杂念，更不能假传“圣旨”。这些都是会影响领导工作和影响领导信任的错误做法。⒊秘书在大事上应加强请示汇报，但对于分内明确的事项，要大胆负责，放手工作，不要芝麻蒜皮都去请示报告，干扰领导。⒋领导集体内部发生意见分歧，是一种正常现象，秘书可按民主集中制原则作出的决定执行。决不可介入领导人的分歧，更不能暴露传播，或做一些扩大分歧的事情，影响领导层的团结。⒌工作到位，不越位。秘书在工作中为领导服务，与领导默契配合，但又与领导各司其职，各负其责，不能互相角色代替。秘书应把握好自己的职业角色，防止以下五种“越位”现象：⑴决策越位。决策是领导的职权，秘书是为决策服务，而不是决策主体。⑵工作越位。凡应由领导出面处理的事项，由领导书名的文章、文件等，秘书不要超越范围去代替。⑶表态越位。表态与个人的身份和权力有关，秘书越位擅自表态易被误解为是代表领导者或领导机关，危害很大。⑷礼仪越位。秘书应当在社交场合中甘居幕后，不当“中心人物”。有句顺口溜：“开会不上台、坐车坐前排、电梯先进后出、宴会不坐主桌（位）、照相赶快躲开”，形象地说明了这个问题。秘书工作规律探讨第3页共6页⑸身份越位。秘书是为领导服务、参谋的角色，毕竟不是领导。因此，无论是在与本单位相关部门或与员工的交往中，还是在对外联系、社交活动中，都应随时注意摆正自己的位置，不能有超越自己身份的行为，更不能“扯虎皮，作大旗”，否则，既影响领导的声誉，也破坏了自身的形象。同时，也会影响本单位和谐的气氛。⒍秘书发现领导人的错误时，要分别情况处理：一般问题，可善意地、委婉地参谋提醒；涉及决策错误的工作问题，可通过会议或书面提出建议。第二、秘书工作程序化的规律。秘书工作的方面很宽，内容很多，突击性也很强，常使人感到被动繁琐，新秘书更会觉得难以入门，找不着北。其实，中央早就提出的规范化、制度化、科学化的要求，实际上反映了秘书工作的一条重要规律，这就是：最大限度地实现秘书工作的程序化，严格按程序办事，就能使工作有序，效率提高。这是秘书工作的程序化方法的一条重要规律。这条规律，建立在秘书工作的科学分类的基础上。秘书工作内容再多再杂，从某种工作程序方法的角度加以研究，所有秘书工作大致可以分为以下三种类型：一、程序化的工作。在秘书工作中，很大一部分都属于程序化的工作，对于这些工作，只要建立健全程序并严格按程序办事，就能驾轻就熟，把它做的符合要求。诸如办文的一系列程序，国家颁布的《国家行政机关公文处理办法》，就是集办文程序之大成。办文必须遵守该办法的各项规定。假如你自出心裁写公文和处理公文，或是随意自定一个文种，就叫不按程序办文，这会给你带来许多麻烦，甚至写出的文件发不出去，发出去了也不能产生效果。因此，写要有写的程序，阅有阅的规矩，核稿有核稿的手续，催办有催办的方法，如此等等，老手病了，调走了，新手很快也能接替他的工作。又如：开会也有会务工作的大同小异的程序，虽然各个会议的内容规模是不同的，但都有从制定会议预算、发送会议通知起始，直到会议开完，代表送走，纪要发出为止的一套工作，而这些工作基本上也是程序化了的。就连会场布置，也无非台上、台下、进出口、声、光、水、电、厕所这一类事务秘书工作规律探讨第4页共6页的安排。再说，办事也都有办事的程序与方法、惯例，把这些东西加以总结、提炼，就会找出规律来。秘书参谋的工作，同样绝大多数都有其内在的规律，都有一套科学的程序。如：秘书如何为领导决策服务，一般说来，无非是收集信息、准备文件、应对咨询、协助做好事前的协调和事后的督查，以及决策的事务工作。再如信息工作，从收集、鉴别、筛选、分类，到研究加工、编写、传输、归档或输入计算机，每一个环节的做法，都是有许多规矩和行之有效的办法可循的。让秘书工作尽可能地程序化，完善程序，熟悉程序，照程序办事，那么，工作效率和工作质量就会提高，工作也就会做得比较有序，符合要求了。二、技术性的工作。这在秘书工作中所占比重略小，如打字、复印、现代化办公设施的使用管理等，这些都有严格的技术操作规程与管理维护要求。同样，完善它，熟悉它，照它的办，就能做好。三、非程序化的工作。这才是新老秘书感到最难的问题。处理这些工作的规律，就是“研究没有程序的程序”，研究出来了，也就找到了带规律性的工作方法。所谓非程序化的工作，大致有三类，其实都是有迹可寻，有轨可循的。㈠领导临时突然交办的任务。这种任务常使秘书没有思想准备，以至于手忙脚乱，不知所措。对付这类事务的办法是：加强对领导意图的研究，加强对实际情况的掌握，有意识地了解和掌握一些相关的办事惯例、方法和程序等。㈡突发事件。这类事件虽然有时好像“不可知”，其实，大都有其发生、发展的内在因素，有一个从量变到质变的过程。对于这类事情，作为秘书应在平时做到以下几点：⒈关注相关的事物，收集相关的信息，研判其变化趋势；⒉有意识的制定一些相关的处置预案；⒊学习相关的知识和技能，从别人那里间接的学习处理这类事务的办法和技巧。㈢新情况、新问题。秘书工作规律探讨第5页共6页我们所处的内、外环境，随时都在发生着变化。秘书在日常工作中，随时都可能会遇到许多新情况、新问题，既无现成的规章可依，有无成熟的经验可借鉴。面对这类问题，秘书唯一有效地解决途径就是：努力提高自身素质，自觉地去研究新情况、新问题，并在工作实践中去探索其规律，从中找到最好的解决途径。第三、秘书思维“必要的张力”的规律。张力，是物理学的名词，“必要的张力”是指既要需要“发散式思维”，也需要“收敛式思维”。发散式思维，包括我们通常所说的创造性思维、开放性思维、求异思维、灵感思维等；收敛式思维，包括我们通常所说的常规思维、保守式思维等。在当今知识爆炸、信息爆炸的社会环境中，新情况、新问题随时都在出现，我们不可能只用一种思维方式去寻求认识和解决它们的途径。因此，作为秘书必须自觉地培养自己的思维张力，才能做到与时俱进。一、收敛式思维、常规思维、保守式思维。这是秘书工作中基本的思维方式。它是由秘书工作的许多基本特性如：辅助性、政治性、从属性等所决定的。秘书在处理许多问题时，所使用的是常规思维方式。如：秘书必须贯彻领导意图，秘书工作中大量的程序化工作，都基本上是采用常规思维来开展的，虽然不是没有创造的余地，却不能离开既定的原则、规范去任意发挥创造性。因而，我们不能片面地把常规思维说成是陈旧落后的思维方法。二、发散式思维、创造性思维。这是秘书发挥参谋作用所必需的，也是秘书在常规工作中能够运用开发的。㈠发散式思维形式的主要特征。⒈独创性。⒉多向性。多向性思维主要表现在：⑴能从不同角度思考问题，提出多种答案；⑵能随不同情况“换元”思考而产生新的思路；⑶能转向思维，当问题遇阻时，去寻求新的出路；⑷能创优思维提出最佳参谋方案。⒊综合性。具体体现在与常规思维不同的智慧杂交上，即可以把古今中外前人的智慧宝库中的精华，通过巧妙地结合，形成新的成果。秘书工作规律探讨第6页共6页㈡如何培养发散式思维，提高创造性思维能力。⒈要勤于学习和实践，并不断更新知识。人的大脑中的知识单元越多，就越具有发挥创造的基础。一个文盲和科盲，一个不熟悉业务的人，一个知识陈旧的人，都是不可能有设么创见的。⒉要善于思考，使自己大脑中的知识单元，不停的运动、碰撞，从而产生新的信息单元。不断碰撞的结果，有可能冒出“智慧的火花”，形成创见。⒊要自加压力，解决大脑碰撞运动的动力。同时，要采取各种方法，充实“能源”，以保证大脑不停的运动。以上只是开展发散性思维的一般简单道理。思维科学是一门高层次的学问，在我国也是一门新兴的科学。秘书从事的是高智力的工作，所以不可忽视思维方法的问题。秘书工作中还有不少带有规律性的问题，如对秘书素质“通才”、“杂家”的基本要求、寓参谋作用于日常工作之中等，这些都可以在工作实践中去总结、提炼，从中摸索出规律，同时，还需要自身不断地、自觉地学习和充实，以提高自身的综合素质。限于篇幅，这里就不再详述。