2020年公务员考试必备公文写作知识

12020年公务员考试必备公文写作知识公文的种类分类方式公文类别按公文来源收文、发文按行文方向上行文、下行文、平行文、通行文按使用范围通用公文、专用公文按性质作用法规性公文、指挥性公文、公布性公文、报请性公文、通联性公文、记录性公文按保密程度秘密件、机密件、绝密件按办文时限平件、加急件、特急件按适用范围命令（令）——适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员决定——适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项公告——适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项通告——适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项通知——适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文通报——适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况议案——适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项报告——适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问请示——适用于向上级机关请求指示、批准批复——适用于答复下级机关的请示事项意见——适用于对重要问题提出见解和处理办法函——适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项纪要——适用于记载会议主要情况和议定事项决议——适用于会议讨论通过的重大决策事项公报——适用于公布重要决定或者重大事项一、公文的样式根据《党政机关公文格式》国家标准（GB/T9704─2012）的规定，公文由版头、主体和版记三部分组成。版头部分包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线。主体部分包括：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注、附件。版记部分包括：版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期。二、公文格式规定2（一）版头1．份号份号就是公文印制份数的顺序号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。涉密公文应当标注份号。2．密级和保密期限涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注；秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。3．紧急程度紧急程度是指公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。4．发文机关标志发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，发文机关标志可以联署发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。5．发文字号发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，除标注签发人的情况外，发文字号通常居中排布。联合行文时，使用主办机关的发文字号。【考点演练】（单选题）公文中引用了一份文件，按照引用文件的规范要求，正确的写法是（）A．《关于分解科技兴市“1+5”工程目标任务的通知》（XX发〔2011〕025号）B．《关于分解科技兴市“1+5”工程目标任务的通知》（XX发〔2011〕25号）C．（XX发〔2011〕25号）《关于分解科技兴市“1+5”工程目标任务的通知》D．（XX发〔2011〕025号）《关于分解科技兴市“1+5”工程目标任务的通知》【参考答案】B。【解析】在引用公文时，通常先写文件名再写其发文字号，且发文顺序号不编虚位。B项正确。6．签发人对于上行文，应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，3居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。此时，发文字号居左空一字编排。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。此时，发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。（二）主体1．标题标题一般由发文机关名称、事由和文种三要素组成，如“国务院关于加强城市规划工作的通知”。标题中除了法律、法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。标题一般用2号小标宋体字，编排于版头与主体之间的分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。2．主送机关主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。主送机关应当编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。3．正文正文是公文的主体，用来表述公文的内容，一般由开头、主体和结语三部分组成。公文首页必须显示正文。正文一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1．”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。4．附件说明附件说明包括公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1．XXXXX”）；附件名称不加书名号，其后也不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。5．发文机关署名、成文日期和印章（1）加盖印章的公文成文日期应当用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版面，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。（2）不加盖印章的公文4单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。6．附注附注是公文印发传达范围等需要说明的事项。公文如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行，如前面公文样式图中的“（此件可自行翻印）”。7．附件附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。【考点演练】（单选题）下列关于公文格式的说法中，不正确的一项是（）A．发文机关标志由发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字组成B．主送机关编排于标题下空一行位置，居左顶格，最后一个机关名称后标全角冒号C．附件是公文的重要组成部分，附件名称一般需加书名号D．成文日期一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全【参考答案】C。【解析】C项不正确，附件名称不需加书名号。（三）版记1．抄送机关抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关。抄送机关应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。注意，同类抄送机关之间用顿号，不同类的用逗号。2．印发机关和印发日期印发机关和印发日期是指公文的送印机关和送印日期。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，二者位于同一行，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。三、公文的行文公文的行文应确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。（一）公文的行文关系与行文方向行文关系就是机关之间公文的授受关系，它是根据机关的隶属关系和职权范围确定的，5通常分为隶属关系、业务指导关系、平行关系和不相隶属关系四种。行文关系是行文制度的核心。行文方向就是公文发送的去向，分为上行、下行、平行和通行四个方向。上行文，是指下级机关向上级机关的行文，一般采用逐级行文、多级行文和越级行文三种方式。下行文，是指上级机关对所属下级机关的行文。平行文，是指同级机关或不相隶属机关之间的行文，如市财政局与市教育局之间的行文。通行文，是指向社会公众发布具有告知性和规范性的公文。（二）上行文的三种方式1、逐级行文逐级行文，即下级机关向所属的上一级机关行文，这是上行文最基本、最常用的行文方式。2、多级行文多级行文，即下级机关同时向自己的直接上级机关和更高一级的上级领导机关行文，这种行文方式只有在特殊情况下才采用，如问题比较重大。3、越级行文越级行文，即下级机关在特殊情况下，越过自己的直属上级向更高一级的领导机关行文。一般情况下，下级机关不得越级行文。因特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。【考点演练】（单选题）下列关于公文知识的表述，正确的是（）A．多级行文是上行文中最基本的行文方式B．通报适用于公布社会各有关方面应遵守或者周知的事项C．行文关系决定了行文方向，是行文制度的核心D．公文的版记部分包括签发人、附注等内容【参考答案】C。【解析】A项错误，逐级行文是最基本的行文方式。B项错误，通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。通报多在机关体系内部适用，属于限制性公文。D项错误，公文版记部分包括版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码。只有C项正确。（三）行文规则1、向上级机关行文向上级机关行文，应当遵循以下规则：（1）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。（2）党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。（3）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。6（4）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。（5）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。（6）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。2、向下级机关行文向下级机关行文，应当遵循以下规则：（1）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。（2）党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经