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函个案分析小王是万科地产公司办公室新招聘来的文员某日，办公室副主任老李给她布置了一项写作任务，主题是向南山区国土局申请购买位于蛇口大南山脚下的一块土地。小王的拟稿如下：关于购买大南山脚下地皮的请示南山区国土局:由于我公司业务发展需要，特向贵局请求将蛇口大南山脚下三十万平米的土地的所有权审批给我公司。当否，请批示。万科地产公司(公章）二○○X年X月X日老李认为这是一篇很不规范的文稿，首先文种就不正确，因此打回给小王，让她认真重拟。真是胡来！Help!SOS!难道请求事项不是用“请示”吗函的概念（Conception）函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项、答复审批事项时所使用的公文。向无隶属关系的有关主管部门请求批准。函的用途函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。何谓不相隶属机关？依据组织体系和职权范围来确定的，通常分为以下四种：1.隶属关系2.业务指导关系3.平行关系4.不相隶属关系1.隶属关系隶属关系即管辖关系，指同一系统上级机关与下级机关之间、机关与其所属部门之间的领导与被领导关系。隶属关系分直接与间接两种，如省政府与市政府、县政府与县文化局构成直接隶属关系，省政府与县政府构成间接隶属关系。2.业务指导关系上级业务主管部门与下级业务部门之间，有业务指导与被指导关系。通常所说的“隶属关系”，把业务指导关系也包括在内。3.平行关系同一系统的平级机关之间以及同一机关的各部门之间，属于平行关系，如同一市的各区政府之间，省政府所属的各厅局之间等。4.不相隶属关系非同一组织系统的机关之间与部门之间，人民团体、企事业之间，无论级别高低，都属于不相隶属关系。通常所称的“不相隶属机关”，一般也包括平行关系的机关。函的用途函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。•上级机关向下级机关询问有关情况，可以用函。•上级机关向下级机关催办有关事宜，如要求下级机关呈报有关报表或材料时，也可以用函。以上情况，下级用报告答复。注：函有时也可用于有隶属关系的上下级机关之间。以其内容和用途为标准进行划分：函用于不相隶属机关之间互相商洽工作。商洽函答复函也称复函。用于不相隶属机关之间相互答复问题。求批函用于向有关主管部门请求批准相关事项。询问函用于不相隶属机关之间相互询问问题。函的种类（Categories）告知函按办理的形式公函便函严格按照公文格式撰写制作没有文件头，没有发文字号，甚至可以没有标题。但正文之后，要有机关署名、日期和公章。按行文的方向去函复函特殊情况：上级发函向下级询问有关情况，下级回复时用答复报告。对下级机关的请示，上级机关的办公部门在接到授权的情况下，用函给予答复。1、商洽函用于不相隶属机关之间商量洽谈办理某一问题，如联系参观、学习，人员调动，请求帮助、支持等。例文一商洽函（商洽有关事宜）×××研究所关于建立全面协作关系的函××大学：近年来，我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持，取得了一定的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见：一、定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作。三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助。四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备，在可能的条件下，予对方提供利用。五、加强图书资料和情报的交流。以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商，达成协议，以利工作。特此函达，务希研究见复。×××研究所（盖章）一九九五年×月×日关于商洽委托代培涉外秘书人员的函××大学文学院：据报载，贵院将于今年9月开办涉外秘书培训班，系统讲授涉外秘书业务、公关礼仪、实用文书写作等课程。我集团公司新近上岗的秘书人员缺乏专门的涉外秘书知识，业务素质亟待提高。这个培训项目为我集团公司新上岗的涉外秘书人员提供了一个难得的在职进修机会。为能尽快提高我集团公司涉外秘书人员的从业素质，拟选派8名在岗秘书委托贵院代培，随该班进修学习。有关代培费用及其他相关经费，将按时如数拨付。望函复。××集团（印章）二○○五年七月二日商洽函商洽函关于商借教室的函ＸＸ中学：我市为贯彻国家公务员制度，拟对全市事业单位在职干部进行不脱产培训。因培训人员较多，场地不够，所以想向你校借用课室。时间是今年９、10两个月的所有双休日，每天上午８时至下午６时；课室数目是８间。每次上完课，我局会派人打扫卫生；消耗水电等的费用，我局将如数支付。这次培训，关系到提高我市在职干部的素质，希望能得到你们的支持。是否同意，请研究后及时答复我们。此致敬礼市人事局（印）一九ＸＸ年Ｘ月Ｘ日例文（增）关于商请派车运送民工的函×××省交通厅：为做好今年的春运工作，及时运送在我省工作的外省民工回家过年，我们组织了民工运送专门车队，但由于我们运力不足，车辆不够，估计不能满足民工的要求，特请贵省派出大型客车20辆，与我省组成运送民工车队，负责运送贵省在我省工作的民工。妥否?请函复，以便办理有关手续。××省交通厅××××年×月×日提示这是一则商洽函。正文的原由部分，开门见山，即陈要旨，继而提出要求。例文二告知函国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函国办函〔1993〕2号国家计委、经贸办、农业部、商业部、经贸部、纺织部、技术监督局：为进一步发展我国羊毛生产，搞活羊毛流通，提高羊毛质量，根据国务院领同志的批示，现就有关问题通知如下：一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。（略）二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。（略）三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。（略）四、为了促进国内养羊业的发展，支持纺织工业生产和扩大出口创汇。上述有关政策，请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实，执行中的问题，由国家计委和经贸办协调，并督促落实。国务院办公厅（盖章）一九九三年一月三日例文三报送材料的函关于报送《安徽国际商务职业学院消防工作方案》的函长丰县消防大队：现呈报《安徽国际商务职业学院消防工作方案》，请审阅。安徽国际商务职业学院（盖章）二〇一一年四月五日例文四邀请函关于出席××××研讨会的邀请函××秘书长：最近，国家××部××××科学研究院批准关于××××题研究的项目。兹定于三月下旬在××省××市召开该项课题第一次研讨会。现将有关事项函告如下：一、会议报到时间（略）二、会议地址（略）三、联系人及电话（略）特邀请您届时出席。××××研究中心（盖章）二00六年三月×日商务部办公厅关于邀请参加中国民族商品交易会的函各有关企业：为配合内蒙古自治区成立60周年庆祝活动，经国务院批准，由内蒙古自治区人民政府、商务部、国务院西部开发办公室、中国贸促会共同主办“中国民族商品交易会”（以下简称民交会）。民交会将于2007年8月初在呼和浩特市举办。民交会是内蒙古自治区成立60周年大型庆祝活动的重要组成部分，得到了各级政府部门的高度重视，将是中华民族传统文化与现代文明交相辉映的一次盛会，将为企业提供一个极好的展示、交易平台，达到宣传、合作、共赢的目的。现特邀你们参加此次盛会,请指定一名专人负责此事，并于5月22日前将回执表（见附件1）传至商务部商业改革发展司和民交会组委会商务部工作组办公室，由商务部流通产业促进中心负责具体落实有关参展事宜。特此函达二〇〇七年四月二十八日5、问答函用于向对方询问或答复某一事项。(1)询问函：询问问题、征求意见(2)答复函：答复问题关于商请报价的函×××茶厂：我公司对贵厂生产的绿茶感兴趣，拟定购君山毛尖茶。我公司要求该茶叶品质一级，规格为每包100克，望贵厂能就单价报表和交货日期、结算方式等给予回复。如果贵厂报价合理，且能给予最惠折扣，我公司将考虑大批量订货。××××副食品公司××××年×月×日[评析]这是一则询问函。开头提出对对方产品有定购的意图，接着提出请对方报价及有关事宜作出回复的要求。一般来说，正文至此也可以结束了，然作者继而又强调若对方报价合理，将考虑大批量订货，这样写，可以促使对方给出较低价，可谓匠心独运，棋高一招，这种写法值得借鉴。XX市塑料二厂关于询问TK一89型自动考勤打卡机维修事宜的函××市海威企业有限公司：我厂于两年前购进贵公司组装生产的TK一89型自动考勤打卡机，两年来使用情况良好，但近来发现打印出现断痕，造成“3”、“6”、“8、“9”等字难以分辨，估计是打印头断针。我厂曾在我市寻找多家电脑维修站（店），均无此配套的打印头。特发函向贵公司询问，贵公司在我市何处设有该种机型的维修部，应如何送交维修，预计维修费用多少，以及付款方式等。特此函达。XX市塑料二厂（公章）二○○一年四月二十日询问函例文询问函春风计算机科技有限公司人力资源部关于人事调查的函志达公司人事部：我公司正在进行人事调整工作，我部拟推荐黎栗同志担任某部门负责人工作。为查实黎栗同志的情况，烦请贵部协助我公司调查以下问题：一、黎栗同志在贵公司工作的起止期。二、黎栗同志在贵公司两次受奖，是何奖项？特此函达，请予复函。春风计算机科技有限公司人力资源部（印章）二00五年十一月三日点评：这是询问函，发文机关与主送机关之间是不相隶属关系，它们之间既不是上下级，也不是主管与被主管关系。发文机关明确地向主送机关提出了需要知晓的问题，请对方给予答复。请注意尾语的表达。例文志达公司人事部关于黎栗同志情况的复函春风计算机科技有限公司人力资源部：你部《关于人事调查的函》（春计人函[2005]69号）收悉。关于黎栗同志的情况，经我部与相关部门研究答复如下：一、黎栗同志在我公司的工作起止期为2001年9月4日至2003年3月8日。二、黎栗同志两次获奖，一次为公司2001年先进工作者；一次为销售部2002年业绩突出奖。特此函复。志达公司人事部（印章）二00六年一月二十日点评：这是一封答复函。复函单位志达公司人事部依据春风计算机科技有限公司人力资源部的三点询问，一一答复。本答复函内容具体明确，言简意赅。请注意其开头与尾语的写法。例文五复函生部关于食品添加剂使用原料级别问题的复函卫办监督函〔2011〕321号质检总局办公厅：你局《关于请明确食品添加剂使用原料级别的函》（质检办食监函〔2011〕35号）收悉。经研究，现提出以下回复意见：食品添加剂产品标准属于食品安全国家标准。凡食品添加剂产品标准中对原料级别作出规定的，食品添加剂生产企业必须使用相应级别或质量更高的原料；对原料级别未作具体规定的，食品添加剂生产企业可自行选择原料级别，食品添加剂生产工艺和产品应当符合食品安全国家标准。专此函复。二○一一年四月十三日例文关于给××超市总公司商租商场一事的复函上海××超市总公司：贵公司《关于商租××商厦五楼的函》（沪×超函〔×××〕20号）收悉，经研究，现答复如下：贵公司欲租我商厦五楼闲置的楼面开设超市，这是方便顾客的购买需求，有利于盘活我商厦的闲置资源、扩大我商厦的经营规模与商品种类的好事，本商厦欢迎贵公司来我商厦五楼开设超市。具体租金请贵公司来人面洽。特此复函。上海××商厦××××年四月一日提示这是答复对方商洽事项的函。正文开头引述对方来函标题及发文字号，以作复函缘由，继而用“经研究，现答复如下”一语过渡到主体部分。主体部分先概括对方来函所商洽的事项及意义，既是对来函的回应，又表达了自己的态度。紧承这句，做出“欢迎”合作的表态，并提出面谈要求。文章针对性强，态度诚恳，表述严谨，行文规范。XX市海威企业有限公司关于自动考勤打卡机维修问题的复函××市塑料二厂：贵厂4月20日《关于TK－89型自动考勤打卡机维修事宜的询问函》（X塑函〔2001〕11号）收悉。鉴于我公司在XX市尚未设立维修网点，我公司决定派出售后服务部经理XXX并一名技师前往贵厂上门维修TK—89型自动考勤打卡机。特此函复。XX市海威企业有限公司（公章）二○○一年五月五日答复函6、请批函用于