第四章 采购流程管理

第四章采购流程管理采购作业流程是指制造需求的企业选择和购买生产所需的各种原材料、零部件等各种物资的全过程。这个过程中主要有三个方面内容：第一是寻购，作为购买方的企业需寻找相应的供应商，调查其产品的质量、数量、价格等方面的情况是否满足购买条件；第二是订购，购买方在选定供应商之后，要把详细的购买计划和需求信息以订单的方式传递给供应商并商议结算方式，以便供应商能够准确地进行生产和供货。第三是采购，要对采购物资的管理工作进行定期跟踪和评价，寻求更高效的采购作业流程。第一节采购流程分析一、采购流程的变革传统采购流程的特点有以下几个方面：第一，信息的不对称。为了双方的利益，采购方与供应商都在尽量地隐瞒自己的信息，其结果是交易成本增大。第二，采购方与供应商的关系体现为短期的合作关系，竞争性强，不确定性大。第三，企业的响应能力较弱。因为信息的不对称和信息反馈的不及时，采购方和供应商应付变化的能力均表现不强。第四，企业对于质量和交货期进行事后把关，即采购方不易参与到供应商的生产过程和质量控制活动中。二、采购作业的一般流程采购作业流程因采购的来源、采购物资的类型、采购业务的类型、采购的方式、采购对象的不同而有所差异，但对于采购作业的基本流程则每个企业大同小异。而且随着环境的变化，企业应对其采购流程进行相应的重组并加以改善。采购作业的一般流程有以下几个步骤：（1）采购需求确认;（2）采购计划编制;（3）采购需求说明;（4）选择供应商;（5）适宜价格的决定;（6）发出订单;（7）对已发订单的追踪和稽查;（8）货物接收与检验;（9）核对发票、支付货款;（10）结案;（11）记录并归档三、采购作业流程设计的注意事项对于企业来说，它的规模越大采购金额就越高，所以采购作业流程的设计是一项十分重要的工作，采购作业流程设计一般应注意以下事项：1．流程先后的顺序和时效控制2．流程中关键点的设置3．流程中权责或任务的划分4．价值与程序的相互适应5．处理程序要与时俱进四、采购作业流程的优化采购作业流程优化应从以下两个方面着手：一方面应该随着企业产品结构、规模的变化而调整；另一反面要满足流程输出绩效指标的最佳。采购流程运作过程中，还要根据流程输出绩效指标的情况，对流程进行整合，任何流程其绩效指标不是行业较高水平，则说明流程存在问题，是过于臃肿，还是过于简单，可通过对流程进行层层反查来捕捉存在的问题。一、认证准备认证准备是整个认证工作的起点，是在与供应商接触之前必须做好的工作。这也是有经验的采购员常用的工作方法。认证准备工作应该注意以下几个方面：（1）熟悉认证的物料项目（2）物料成本价格预算（3）研究物料项目的质量需求标准（4）确定物料项目的需求量（5）制定认证说明书第二节采购认证操作的一般程序二、初选供应商在认证准备工作之后就可以进行具体的采购工作了，首先认证人员要根据认证准备工作的结果，确定入围的供应商群体。（1）确定供应商群体（2）调查了解供应商信誉（3）与选定供应商进行初步谈判（4）向供应商发放认证说明书（5）供应商提供项目供应报告（6）确定三家以上的初选供应商三、样件试制认证试制认证是采购认证必不可少的一个环节，其目的是验证系统设计方案的可行性，同时建立一个企业和供应商之间的技术折中方案。（1）签订试制认证合同（2）向初选供应商提供认证项目试制资料（3）供应商根据资料准备样件（4）认证人员对过程进行协调监控（5）调整技术（6）供应商提供样件（7）对样件的评估（8）确定样件供应商四、中试认证经过试制认证之后，要进行中试认证。其目的是使系统设计方案具有批量生产的可能性，同时寻求成本与质量的折中方案。中试认证一般包括八个环节：签订中试认证合同、向初选供应商提供认证项目中试资料、供应商准备小批件、认证人员对过程进行协调监控、调整技术、供应商提供小批件、中试评估、确定物料项目中试供应商。五、批量认证批量认证的目的是使系统设计方案具有大规模生产的可能性，同时寻求产品质量稳定性和可靠性的解决方案。批量认证的内容包括：签订批量合同、向中试供应商提供经过修改过的项目批量生产资料、供应商准备批量件、认证人员对过程进行协调监控、调整技术、供应商提供批量件、批量评估、确定本物料项目批量供应商(两家以上)。六、认证供应评估经过上述五个步骤，就可以确定批量合格的供应商。在以后的供应过程中，供应商是否能严格按照认证合同供货以及绩效如何，需要在实际的供应过程中定期的进行评估。定期评估的目的是为了建立最优化的采购环境。定期评估需要包括以下几个环节：第一，制订供应评估计划。第二，部门绩效评估和采购人员绩效评估。第三，供应商绩效评估。第四，建立和调整采购环境。第三节采购认证的途径和技巧采购认证是一项技术要求较高、程序较繁杂的工作，它不仅涉及市场的供应情况，与企业其他部门之间的协调，而且涉及与供应商的合作与博弈。熟悉了采购认证程序，并不一定就能做好采购认证工作，因此，要做好采购认证工作，还必须掌握一些技巧。一、抓好关键点在整个采购认证过程中，对于供应商的选择是采购工作是否能够成功的关键因素。认证人员在选择、评价供应商时，对于供应商提供物料的质量、价格、供应和服务四个方面是抓好认证工作的关键点：1．质量企业对于物料质量的选择应该根据实际情况而定，并不是质量最好的就是最合适的。2．价格认证人员可以考虑以下两个方面：一是对于质量稳定，价格合理长期合作的供应商应当优先考虑；二是通过信息交流和分析，考察市场供求关系，了解物资价格的变动趋势。一、抓好关键点3．供应持续供应能力是对生产类物料供应商进行认证的一个重要条件，在认证合同中必须要签订约束供应商持续供应的条款。4．服务供应商所提供的售前、售中、售后服务也是认证供应商的一个必要条件。供应商能否提供良好的服务，对于企业生产经营活动是具有重大影响的。采购认证人员要综合考虑以上四个方面的因素，要恰当地处理质量与价格、供应、服务等要素之间的关系，不同的物料、不同的应用场合应采用不同的策略。此外，采购部门尽可能地从同一个供应商那里采购不同种类的物料，这样可以节省管理费用，与供应商的发展关系也更为密切，采购人员有更大的谈判余地，获得供应商更大范围的折扣。二、把握认证指标3．供应持续供应能力是对生产类物料供应商进行认证的一个重要条件，在认证合同中必须要签订约束供应商持续供应的条款。4．服务供应商所提供的售前、售中、售后服务也是认证供应商的一个必要条件。供应商能否提供良好的服务，对于企业生产经营活动是具有重大影响的。采购认证人员要综合考虑以上四个方面的因素，要恰当地处理质量与价格、供应、服务等要素之间的关系，不同的物料、不同的应用场合应采用不同的策略。此外，采购部门尽可能地从同一个供应商那里采购不同种类的物料，这样可以节省管理费用，与供应商的发展关系也更为密切，采购人员有更大的谈判余地，获得供应商更大范围的折扣。三、成立联合工作小组在采购认证过程中，为保证认证工作的高效进行，采购部门要与供应商建立一个联合工作小组来实施具体的采购认证工作。小组成员不仅要包括采购人员，而且也要有质量、生产、工程技术等部门的人员，要求成员必须有团结协作精神，具有一定的专业技能知识。联合工作小组必须同时得到制造商和供应商最高领导层的支持。第四节采购订单一、采购订单设计的注意事项采购订单的设计应注意以下两点：第一，采用一次自动套写的方式，尽量不用复写纸。这样不但可以节省翻页填写的时间，也可减少套用复写纸不当而发生资料不清楚或错误的可能性，还能迅速传送到相关部门，提高采购作业效率。第二，采用单一多功能的方式，订购单不但可以作为申请单位的需求凭证，同时也可以提供给采购部门作为核准采购的凭证，还可以给财会部门作为审核付款的凭证，给仓储单位作为验收数量的凭证等各种用途。二、采购订单操作步骤在采购环境准备好以后，订单人员就可以进行批量物料的采购了，订单操作一般包括以下八个过程：（一）订单准备订单准备主要包括以下内容：1．熟悉需要采购订单操作的物料2．价格确认3．确认物料的质量需求标准4．确认物料的需求量5．制订订单说明书二、采购订单操作步骤（二）选择供应商选择供应商时，要考虑诸多因素。例如产品质量以及按时运送等方面。另外，各因素的重要性应视企业而异，甚至视同一企业里的不同产品而异。因此，必须先分产品地为各因素分配权数，然后再根据这些权数选择供应商。1．了解采购环境2．估算供应商供应情况3．确认意向供应商4．发放订单说明书5．确定物料供应商二、采购订单操作步骤（三）签订订单选择供应商时，要考虑诸多因素。例如产品质量以及按时运送等方面。另外，各因素的重要性应视企业而异，甚至视同一企业里的不同产品而异。因此，必须先分产品地为各因素分配权数，然后再根据这些权数选择供应商。1．了解采购环境2．估算供应商供应情况3．确认意向供应商4．发放订单说明书5．确定物料供应商二、采购订单操作步骤（四）订单跟踪1．跟踪供应商工艺文件的准备2．跟踪原材料3．跟踪加工过程4．跟踪组装调试检测过程5．跟踪包装入库二、采购订单操作步骤（五）物料检验1．确定检验日期2．通知检验人员3．物料检验4．处理检验问题二、采购订单操作步骤（六）物料接收物料的接收是整个采购过程中的一部分，有的企业把收货部直接划归为采购部管辖，由的企业的收货部虽划归在货仓或物流部，但收货部仍间接对采购部负责，在日常工作中两个部门有着千丝万缕的联系。1．与供应商确认物料检验日期2．与仓储部协调送货事务3．通知供应商送货4．库房接受及物料入库5．检验问题处理二、采购订单操作步骤（七）付款操作在实际采购过程中，企业要按照采购合同中规定的付款时间进行付款，但在付款前要做以下几方面工作。1．查看物料检验入库信息2．准备付款单3．主管审批4．资金平衡5．向供应商付款6．供应商收款二、采购订单操作步骤（八）供应评估在实际采购过程中，供应商能否严格按照供货合同供货，以及绩效如何、是否要调整等问题在认证过程是看不出来的，只有在实际的供货过程中定期对物料的供应状况进行评估才能得出适当的结论。定期评估的目的就是为了建立优化的采购环境。1．制订供应评估计划2．订单部门绩效评估3．订单角色绩效评估4．供应商供应绩效评估5．建议调整采购分配比例三、付款方式的操作技巧（八）供应评估市场竞争日趋激烈，除价格竞争外，付款方式也成了一种重要的竞争手段。市场上所有的商品，都成了买方市场，卖方为了获得更多的市场份额，以优惠的付款方式变相地给买方融资。在实际采购过程中，企业要按照采购合同中规定的付款方式支付货款，如预付货款、货到付款、凭单付款、分期付款或延期付款等。企业之间贷款的结算一般以银行为中介，通过银行提供信用方式或代理方式支付货款，最常用的付款方式有汇付、信用证和托收三种。四、订单跟踪的操作技巧（一）订单跟踪过程在实际订单操作过程中，合同、需求、库存三者之间会产生相互矛盾，突出的表现为：因各种原因合同难以执行、需求不能满足导致缺料、库存难以控制。恰当地处理供应、需求、缓冲余量之间的关系是衡量采购人员能力的关键指标。1．合同执行前跟踪2．合同执行过程跟踪3．合同执行后跟踪四、订单跟踪的操作技巧（二）合同跟踪补充说明合同跟踪还需要补充说明几点：（1）在合同跟踪过程中，要注意供应商的质量、货期的变化情况。需要对认证合同的条款进行修改的，要及时提醒认证人员办理，以便订单的操作。（2）注意把合同、各种经验数据的分类保存工作做好。如果企业条件允许可以采用计算机软件管理系统进行管理，将合同进展情况录入计算机中，借助计算机自行处理跟踪合同。（3）供应商的历史表现数据对订单下达及合同跟踪起到参考作用，因此注意利用供应商的历史情况决定对其实施的过程办法。掌握采购环境中供应商表现数据的多寡是衡量订单人员经验水平的一个指标。