第五章 秘书礼仪

第五章秘书礼仪•第一节秘书礼仪概述•第二节仪容、仪表、服饰礼仪•第三节日常公务礼仪•第四节姿态举止礼节•第五节进餐礼节•第六节差旅礼仪故人无礼则不生，事无礼则不成，国无礼则不宁。——荀子•秘书的外在形象应该具有专业但保守的穿着、优雅的举止、端庄的态度。•形象学定律：7∕38∕55定律。美国的梅拉比恩教授发现，人们在沟通时，高达55%的意思通过脸部和肢体语言来表达；38%通过音调表现，只有7%的意思直接来自文字本身。•霍尔的《沉默的语言》，交流的距离划分为：••亲密距离（15厘米）•个人距离（46--76厘米）•社交距离（120--170厘米）•公众距离（370--760厘米以上）第一节秘书礼仪概述一、秘书礼仪含义、特点二、秘书涉外礼仪一、秘书礼仪含义、特点、作用1.含义指秘书在与人交往时所使用的表示友好和互敬的具体的行为举止。礼仪是礼节和仪式的统称。礼节是表示尊敬、祝颂、哀悼之类的各种惯用形式。仪式是使用在正式场合的具有固定程序的一整套礼节。2.特点（1）规范性。秘书礼仪是对人的行为举止的规范。（2）差异性。任何国家和民族都有自己特别的礼仪。（3）变化性。礼仪是社会发展的产物，它是随着时代和人们生活的不断变化而变化。3.作用（1）有助于人际交往现代社会，人际交往非常重要。良好的礼仪修养表现的是自尊、对他人的尊敬以及对交往双方平等地位的强调。（2）有助于事业发展不论是个人还是组织，要想使事业得到发展，都离不开他人的帮助。适度的礼仪，能营造出良好的合作范围。二、秘书涉外礼仪1.涉外礼仪的含义涉外礼仪也可称为国际礼仪。是指对外交往时所使用的国际通行的礼节和仪式。2.涉外礼仪的特点（1）强调对个人隐私的尊重（2）强调女士优先3.涉外礼仪的原则（1）不卑不亢，互相尊重（2）入乡随俗，求同存异（3）女士优先，注重次序第二节仪容、仪表、服饰礼仪•一、仪容仪表•二、正确的着装与服饰搭配•三、得体的化妆一、仪容、仪表仪容通常是指人的容貌,包括未被衣服遮住的身体的部位.仪表是指人的整体外貌，包括面貌、衣着和饰物。基本要求如下:发型要整齐美观。面容要保持干净。着装要得体协调。二、正确的着装与服饰搭配1.着装的基本原则国际通行的TPO原则:T（Time）——时间：上班、下班P（Place）——地点：工作单位、休闲场合O（Object）——目的：工作目的、主观目的秘书人员的衣着风格:大方、精干、务实、可信2.公务场合的着装公务场合的着装，要简洁、明快，适宜工作。深色西服套装是标准的公务场合着装。*白衬衣，黑领结，黑皮鞋。全身上下服装的颜色不宜超过三种。*单排扣西服可以不系扣;如果系扣，两粒扣式的只系上扣，三粒扣式的只系中间的那粒。*双排扣的西服不宜敞开穿。*深色西服一定要配深色袜子及皮鞋.白色袜子不可与西服相配。男士的着装•夏天或在热带地区，可以只着衬衣，不着外套。•衬衣的领子和袖口务必要干净、挺括。•不系领带时，衬衣领口的扣子一定要解开。•衬衣的下摆一定要系在裤内，袖口的扣子要扣上，不能把袖子卷起来。相关知识–领带的下端应长及皮带上下缘之间，或不短于皮带的上缘。–领带与西服的颜色要互相衬托，而不要完全相同。暗红色、红色和青色可以用作底色，主要的颜色和图案要精致，不抢眼。–最好选择真丝，优雅且四季皆宜。–与西装和衬衫搭配时，应选择一种单色或有两种图案或两种单色和一种图案的领带。–领带与手帕要相配，但图案不要相同。女士的着装正式场合“三不露”原则：肩膀、膝盖、脚趾头西服套裙是传统的选择。颜色：深蓝、深灰、浅灰、咖啡色、驼色等这些颜色传递给人的感觉是:成熟、能干、自信、沉着。–丝袜的颜色应接近肤色，黑色丝袜只能配黑色裙子。–裙摆一定要遮住袜口。–夏季的衣服切忌过薄、过露、过透。–请记住“裙子越短袜子越长”这句话，裙摆一定要遮住袜口.–皮鞋的样式不要太时髦，黑色或与服装同色系最好。女性调整身材的技巧：•中国人的身材比例多为5：5或6:4之间。•我们可以借助上衣或外套的长度来改变视觉上的身高。尽量让上衣长度只占全身比例的40%，或者反过来，让上衣的长度占全身的60%。3.休闲场合的着装休闲场合的着装追求的是舒适、自然。健身、购物、旅游、居家等，都可以穿休闲装。4.社交场合的着装高雅、漂亮、时尚。男性可以着深色西装、中山装或近年流行的“唐装”。女性可着连衣裙、套裙。参加晚间的盛宴、舞会、音乐会等活动，可穿单色的晚礼服或旗袍。5、服饰搭配基本原则——TPO原则：–公务场合佩戴的首饰应该简洁，只戴一两件即可;–休闲场合佩戴的首饰，则可以更突出个性，可以造型新颖、色彩明丽;–社交场合的首饰应该是华丽的大型首饰。得体的化妆公认的比较标准的脸形是椭圆形。椭圆脸型的基本比例为“三停五眼”。1.化妆的目的为了突出优点、掩饰缺点。是工作的需要，是敬业的一种表现;是对主人的一种尊敬。2、皮肤的类型与化妆品的选择（1）中性皮肤:油质和水质的化妆品都适合。（2）干性皮肤:专为干性皮肤配制的化妆品。（3）油性皮肤:专为油性皮肤配制的化妆品。（4）混合性皮肤:对皮肤的不同部位进行护理。（5）过敏性皮肤:要慎重选择护肤品。3、男式化妆步骤刮脸洁面收敛打底双颊修眉唇胡茬4、女士化妆步骤洁面收敛修眉画眉眼影润肤打底画唇双颊定妆简易化妆步骤：①了解皮肤性质，选择合适的化妆品②净面：洗面液或温水③基本化妆：涂化妆水抹粉底霜上粉底扑化妆粉（也可不用）④眼部化妆：画眼线涂眼影涂睫毛膏（稀疏、浅淡者宜用）⑤眉的化妆：了解自己的脸型从眉腰往两边斜画，棕、灰色成型，黑色点眉腰。⑥染颊红：浅施轻染。肤色不好者宜用。⑦唇的化妆：描画轮廓涂染色，稍淡；纸巾轻按。⑧鼻的化妆：鼻影晕染→增立体感。6、职业秘书最合适的发型：•干净整洁的直短发或及肩直发。•短发可以是运动型的、齐耳的、剪出层次的、微烫成小波浪的；•长发应顺滑，向后扎成马尾状，不留刘海。既如淑女，又像贵妇；既有大家风范，又有现代意识。相关知识：服饰穿戴须知•1．流行的不一定是适合你的，决不盲目穿戴流行的东西。•2．时刻注意整洁，但倘要整理自己的衣着穿戴或要补妆时，应到卫生间，不宜在公开场合整理自己，也不要动不动就以手指理一下头发。•3．女秘书不应留长指甲，既不便工作也不卫生。•4．男士贴身内衣不可露出衬衫外，女子内衣的带子也不能显露于外，贴身衣裤的纹路不宜隐约可见。不论穿何种服装，商标都不该露于衣外。•5．场合越隆重、越严肃、越正式，越宜着深色装，其面料质地做工均应精良，所佩首饰应货真价实，不能佩人造珠宝。•6．在国外，倘主人在邀请信上注明服饰要求，应遵主人之意着装。•7．东方国家以年长为尊，西方国家以年轻为荣。与不同国家民族的人打交道，要了解对方心态和习俗，理解对方的服饰原则，并调整自己的服饰。•8．任何服饰仪容都与人的精神和举止融为一体，只有饱满的精神，得体的行为，才与恰当的服饰相谐。•关于“周五休闲日”第三节日常公务礼仪•一.称呼、致意、介绍、握手•二.名片礼仪•三.拜访约会的礼仪•四.谈话的礼仪公务礼仪一.称呼、致意、介绍、握手1.称呼在国际交往中，一般称男士为先生;对于女性,称“小姐”、“女士”、“夫人”。在公务活动中，人们习惯按人的职称来称呼，一般在姓氏后面加上职务或职称。2.致意点头、微笑，都是致意。职位低者、年轻者、男性先向职位高者、年长者、女性致意。3.握手职位高者、年龄长者、地位尊者以及女士、主人先伸手表示欢迎等意思，职位低者、年龄轻者、地位卑者以及男士、客人也应及时伸手相握。握手的姿态：•右臂自然弯曲向前伸出，上身略微前倾，手掌向左，掌心微向上，拇指与掌分开，四指自然并拢微向前屈，轻轻地握住对方右手，双目注视对方，面带微笑。男女握手之别握手的注意事项：•（1）握手时应伸出右手，而不是双手或左手；•（2）握手时不能放一只手在口袋中；•（3）多人握手时从左开始依次握手，不能交叉握手；•（4）握手应站着，如有人走来和你握手，应马上站起来；•（5）男女是平等的，因此只握女士的手指尖是错误的；•（6）如果有人违反伸手顺序，也应客气地回礼，与之握手；•（7）不能戴手套握手•(8)一边握手一边目视第三者并与之说话是对握手人的不尊重。相关知识有时涉外场合需要照相，握着的手不要很快松开。握手的时候，要脱下手套.女性除非戴着与服装相配的、作为服装整体一部分的手套，否则也应摘下手套。日本人习惯鞠躬，一些阿拉伯人习惯行抚胸礼，泰国人则行合十礼，我们应该尊重他们的习惯。4.介绍自我介绍:姓名、职务---公务场合与主人之间的关系---社交场合为他人介绍：先把男性介绍给女性，把年轻人介绍给老年人，把职位低者介绍给职位高的，以此表示对后者的尊重。介绍的姿势：相关知识：•为他人介绍时：先要了解被介绍双方有无相识的愿望或必要。一般来说，身份和地位悬殊的双方就没有必要介绍了.•在公务活动中，一般不考虑女士优先的原则，而是以身份、地位为首选因素。二、名片礼仪1、名片交换礼仪初次见面时，一般都要赠送一张名片。交换名片时，要双手拿住名片两角，以文字正向对对方。齐胸高度送出。双手接名片，看几秒种，并确认后把对方的名片放在桌上，不能在名片上压东西。用餐时不要出示名片，应等到用餐结束。2．名片的索要•向他人索要名片时，不要直接开口，而是要含蓄地向对方仔细地询问姓名、单位、地址、电话等。•如“XX先生，今后想向你请教，怎样能找到你?”、“XX先生，今后怎样和你取得联系?”。•若对方愿意，一定会送给你一张名片。三.拜访约会的礼仪（1）预约好时间、地点（2）做好准备：材料、心里、服饰（3）准时赴约（4）及时告辞（5）不要议论对方四.谈话的礼仪1.语言的选择：•对外交往中，选用语言是有讲究的。•在正式的官方活动中:需要使用本国的国语，以体现国家主权的尊严。•非官方的商务活动中:可以使用国际通用的语言或是双方都懂的语言，或者配备翻译。2.话题的选择：要选择交谈者喜闻乐见的话题。避开以下的问题:①政治话题。②个人隐私问题。③非议他人。④庸俗下流的话题。⑤宗教信仰话题3.态度诚恳坦率；明确直率；坚持原则。4.声音与语气以说话声音适度为有修养语气要体现礼貌不卑不亢。所谓的适度:是以能让参加者听清而不影响其他的人为准,这样的音量相对于中国人来说是偏低的。•声音暗示：深情、嬉戏、轻蔑。。。•调整用词：还不错、很好、真是太棒了5.倾听者的礼貌要和说话者有眼光上的交流和语言上的呼应。与人交谈时，注视的几种类型:①公务注视。目光应该注视对方双眼以上的额头部位。以示你郑重其事地在努力理解对方的话语。②社交注视。目光应该注视对方双眼以下、嘴唇以上的部位。以示你在欣赏对方并享受对方的话语。③亲密注视。这种注视适用于亲朋好友之间，或是恋人之间、夫妻之间，即目光注视对方的双眼和胸部之间。以示你在满怀激情地倾听对方的心声。场合越是严肃，目光就越是不能到处游动，越要稳定一些.第四节姿态举止的礼节•一.正确的站姿、坐姿、行姿•二.手势的运用•三.适当的表情一.正确的站姿、坐姿、行姿1、站姿头正，颈直，两眼平视前方，嘴微闭，肩平并保持放松，收腹挺胸，两臂自然下垂，手指并扰自然微屈，中指压裤缝或相握放于身前，两腿挺直，膝盖相碰脚跟并扰，两脚尖张开夹角成45度或60度，身体重心落在两脚正中。男性双腿可分开，双脚间的距离最多与肩平。不可以靠着墙或门框站着。女士可一条腿微曲，双脚前后错开。2.坐姿：（1）入座：•走到椅子的前面，自然转身，背向椅子做好入坐的准备。•女士右脚向后移半步，使腿肚贴在椅子边，男士脚向旁边移开点，再轻、稳地坐下。•一般坐椅面的二分之一或三分之二。坐稳后微微挺胸收腹，上体与大腿、大腿与小腿呈两个自然的90度。目光平视前方，嘴微闭，显微笑状。落座轻稳，坐下后不懈。腰背挺直双肩平正放松。男士两手自然放于腿上，也可以一臂弯曲放在扶手上，掌心向下。（2）坐姿在比较严肃的场合，坐椅子面积的三分之二就可以了。如果对方是很重要的客人，与之谈话时，身体可以略略向前倾，而不要靠椅子背。女士常见的脚摆放姿势：并步小八字步重叠步前后步男士常见的脚摆放姿势：八字步•并步3、走姿标准走姿规范：•上体正