办公自动化技术支撑

78第六章办公自动化技术支撑本章学习目的和要求通过学习办公自动化支撑技术，同学们应该对办公自动化技术和设备有所了解，并体会它们在办公自动化理论体系中的地位和作用，目的是使学生了解开发一个办公自动化系统项目所需利用的技术。办公自动化综合运用多种技术，主要以计算机技术、通信技术、自动化技术、多媒体技术为技术支撑，组合成为办公自动化技术。本章将向大家介绍与办公自动化系统密切相关的计算机技术、通信技术、自动化技术、多媒体技术等领域的基本内容，关于这几个技术领域的更深层次的学习还请参照相关书籍。第一节计算机技术计算机是一种能按照事先存储的程序，自动、高速地进行大量数值计算和各种信息处理的现代化智能电子设备，它具有准确、快速、逻辑性和通用性强的特点。计算机在刚发明的时候主要是用于辅助人们从事复杂的科学计算工作。然而，随着技术的进步和时代的发展，现代计算机的应用已经遍及到人类社会的方方面面，其工作已经转变为以信息处理为主了。一般地，计算机按性能可以分为五种类型：巨型计算机、大型计算机、小型计算机、工作站和微型计算机。其中，大型计算机主要从事现代科学技术；小型计算机在一些单位有较多的应用；微型计算机主要是面向个人用户设计的，具有体积小、重量轻、操作容易和成本低的特点，现已成为计算机的主流。计算机系统是指以计算机为中心，配以相应的外部设备和系统软件所构成的整体，包括计算机硬件系统和软件系统两大部分。硬件系统是计算机的基本实体，软件系统是运行在计算机硬件设备上的程序和数据。一、计算机硬件办公自动化系统的基本设备分为两大类：第一类是数据处理设备，包括计算机、电子打字机、复印机、电子轻印刷系统等；第二类是数据传送设备，包括传真机、电传机、程控交换机以及各种新型的通信设备。上述这些设备为办公自动化提供了现代化的手段。在这些设备中，对办公自动化起关键作用的是计算机信息处理设备。自从第一台电子计算机问世以来，它的更新换代实质上是硬件的更新换代。但无论怎样变化，就其基本工作原理而言，计算机都是基于约翰·冯·诺依曼（JohnvonNeumann）的“存储程序控制”思想而设计的，此种原理的计算机硬件系统结构主要由运算器、控制器、存储器、输入设备和输出设备五部分组成。下面仅从微型计算机的部件角度说明计算机硬件的组成。㈠主机主机是微型计算机的核心，它承担数据运算、逻辑控制和信息存储等主要工作，主要由微处理器、主机板、内存、显卡和扩展卡等组成。⒈微处理器在微型计算机中，运算器和控制器被制作在同一块半导体芯片上，称为中央处理单元（CentralProcessingUnit），简称CPU，又称微处理器。CPU是整个微型计算机的核心部件，它的性能直接影响到微型计算机系统的整体性能，所以它也成为各种不同档次微型计算机的代名词。⒉主机板主机板也简称为主板，是主机中最大的一块矩形电路板。主板上安装有CPU的外围支持元件和输入输出接口等器件和电路，负责为CPU、内存、输入输出等部件提供电气连接，并为这些部件提供插槽、接口和控制功能。⒊内部存储器内部存储器简称为内存。内存一般可分为只读存储器ROM（ReadOnlyMemory）、随机存储器RAM（RandomAccessMemory）和高速缓冲存储器（Cache）等。在ROM内保存的信息在计算机关机以后不会消失，一般由计算机制造厂写入并经固化处理，用户是无法修改的。因此，ROM中一般存放计算机系统管理程序。RAM是一种必须依靠电源才能保持信息的存储器，关机以后在它上面保存的信息会消失。我们通常所说的内存一般指的是RAM，它是微型计算机系统中的一个主要79部件。由于它的存取速度快，一般被用来作为正在使用中的程序和数据的载体。Cache是介于CPU和内存之间的一种可高速存取信息的芯片，是CPU和RAM之间的桥梁，用于解决它们之间的速度冲突问题。⒋显示卡和其他扩展卡显示卡是微型计算机中用来与显示器连接的输出接口卡，它的功能是把计算机内部的二进制信息转换成显示器上的字符和图形。某些显示卡具有图形运算能力，可以代替CPU完成图形处理，在很大程度上提高了微型计算机的图形处理能力，有时也被称为图形加速卡。微型计算机还支持很多种扩展卡，这些扩展卡可以用来扩展微型计算机的某些功能。如声卡可以用来使微型计算机具备声音处理能力，是多媒体系统必不可少的部件之一；网卡是网络接口卡的简称，它可以使微型计算机具备网络连接能力。㈡外部设备外部设备也简称为外设，它是计算机系统的重要组成部分，由外部存储器、输入设备和输出设备等构成。⒈外部存储器外部存储器具有存储容量大、信息不易丢失、单位容量价格便宜等特点，一般适宜于长久保存信息。常用的外部存有磁盘、光盘、U盘和磁带等。⑴磁盘。磁盘是用磁场来保存信息的一种设备，常用的磁盘有硬盘和软盘两类。硬盘一般具有容量大、存取速度快等特点，常用来为微型计算机的主要存储部件，通常安装在主机箱内部。软盘容量相对较小，存取速度慢，常用来作为信息交换的载体。⑵光盘。光盘是利用光学原理来保存信息的一种媒体，常用的光盘有CDROM、CD-R、CD-RW、DVD等。CDROM和DVD盘是只读的，它上面的信息是在制作光盘的过程中预先制作好的，可以通过光盘驱动器来读出；CD-R盘是一次性可写光盘，空白的CD-R可以通过刻录机来保存信息，但只能写入一次，读出次数不限；CD-RW盘则可以通过刻录机多次写入和读出，就像张大容量的软盘一样来使用。⑶U盘。U盘是通过通用串行总线（USB，UniversalSerialBus）来与计算机相连接的一类外部存储器的总称，现在常用的U盘有两种：一种是移动硬盘，通常把硬盘安装到一个外壳中，加上接口支持电路构成，具有容量大，体积大的特点；另一种是采用半导体闪烁存储器加上接口控制电路构成，具有体积小、重量轻的特点。⑷磁带。磁带也是利用磁场保存信息的一种媒体，由于它具有容量大，可靠性高等特点，常用作大量数据备份的主要载体。⒉输入设备输入设备是微型计算机从外部获取信息的主要设备，常用的输入设备有键盘、鼠标器、扫描仪、麦克风、摄像头等。⑴键盘。键盘是人们用来向微型计算机录入数据的主要设备，它把人们的按键动作转换成二进制编码传送到微型计算机内部进行处理。⑵鼠标器。鼠标器是一种图形输入设备，它把它的移动轨迹通过二进制编码传送给主机。⑶扫描仪。这是一种图像输入设备，它可以把静止的图片、相片等输入到微型计算机中，然后可使用图像处理编辑软件随心所欲地加以处理，以适合不同情况的应用。⑷麦克风和摄像头。它们分别可以把声音和视频图像输入到微型计算机中，是多媒体系统常用的输入设备，在远程多媒体会议系统中有着重要的应用。⒊输出设备输出设备是把微型计算机中处理过的数据和运算结果等内部信息转换成人们可以接受的形式的一类设备。常用的输出设备有显示器、打印机等。⑴显示器。显示器是微型计算机系统中主要的输出设备，它把计算机内部的信息以字符或图像的形式显示在屏幕上，供人们浏览。按显示颜色分类，显示器有单色、彩色显示器之分，现在多使用彩色显示器。按显示器件分类，有阴极射线管显示器（CRT）、液晶（LCD）、发光二极管（LED）、等离子体（PDP）、荧光（VF）等平板型显示器。⑵打印机。打印机是微型计算机系统中主要的硬拷贝设备，它可以把数据以字符或图像的方80式打印到纸上，作为长期的信息资料。打印机根据工作原理不同，可以分为针式打印机、激光打印机、喷墨打印机、热敏打印机等多种。二、计算机软件计算机软件是介于用户和计算机硬件之间的界面，没有软件支持的计算机叫作裸机。裸机本身几乎不能进行任何操作，只有配备了一定的软件，才能发挥出其强大非凡的功能。当然，办公自动化也离不开计算机软件技术的支持。办公自动化系统中的软件能统一管理办公信息系统的软、硬件资源，提高系统的使用效率。概括起来，办公自动化系统需要包括操作系统、语言处理程序、通用办公软件、数据库技术和人工智能等的支持。㈠操作系统计算机软件分为系统软件和应用软件，系统软件位于低层，应用软件位于高层。系统软件是负责管理、控制和维护计算机软、硬件资源的一种软件，它为应用软件提供运行平台，为用户开发应用系统提供工具。操作系统是一个最基本也是最重要的系统软件，主要是为了让各类软件和硬件资源充分发挥作用，提高使用效率，方便操作，提高响应速度和为用户提供良好的界面。下面介绍几种常用的微型计算机操作系统，它们是DOS、Windows、Unix/Xenix和OS/2。⒈DOS系统DOS（DiskOperatingSystem）是一种磁盘操作系统，对硬件平台的要求很低。它提供了丰富的外部命令、内部命令以及众多的功能调用，帮助用户建立和管理程序与数据，以及计算机系统的设备。DOS是单用户、单任务、字符界面的16位操作系统。常用的DOS有三种不同的品牌，它们是Microsoft公司的MS-DOS、IBM公司的PC-DOS以及Novell公司的DRDOS。⒉Windows系统Windows系统是Microsoft公司在1985年11月发表的第一代窗口视觉界面，它使PC机进入了所谓的图形用户界面（GraphicalUserInterface，GUI）阶段。Windows95之前的操作系统都是由DOS引导的，也就是说它们还不是一个完全独立的系统。而从Windows95起已完全独立，并在很多方面做了改进，还集成了网络功能和即插即用（Plugandplay）功能，成为一个全新的32位操作系统。⒊Unix系统Unix系统是1959年问世的，最初是在中小型计算机上运用。Microsoft公司最早把Unix系统移植到80286微型计算机上，称为Xenix系统。Xenix系统的特点是短小精悍，系统开销小，运算速度快。Unix系统是一个多用户系统，一般要求配有8MB以上的内存和较大容量的硬盘。⒋OS/2系统1987年IBM公司推出了PS/2（PersonalSystem/2）个人微型计算机。OS/2是在PS/2系列微型计算机上开发的一个新型多任务操作系统，具有多任务功能，也采用了图形界面。OS/2本身是一个32位系统，它不仅可以处理32位OS/2自身的应用软件，也可以运行16位DOS和Windows软件。最后提一下汉字操作系统。汉字操作系统也称为中文操作系统或中文平台，支持汉字输入/输出。它从结构上可分为两种：一种是外挂式汉字系统，其特点是不更改原有的操作系统，只是在原有的操作系统上加一个外壳，以实现汉字的输入/输出功能；另一种称为内核汉化汉字系统，它要修改原有西文操作系统的代码，使之能直接输入、显示和打印中文。㈡语言处理程序人们使用计算机，可以通过某种计算机语言与其交流，用计算机语言描述所要完成的工作。为了完成某项特定任务，用计算机语言编写的一组指令序列就称之为程序。由人来编写程序和由计算机来执行程序，是目前利用计算机解决问题的主要方法和手段。计算机语言（程序设计语言）发展趋向于功能不断完善、描述问题方法愈加贴近人类思维规律和过程。从计算机诞生至今，计算机语言已经发展到了第四代。第一代计算机语言是机器语言，它是由0、1代码组成的指令集合；第二代计算机语言是汇编语言，它采用一定的助记符来代替机器语言中的指令和数据，又称为符号语言；第三代计算机语言是高级语言，它与人们日常熟悉的自然语言和数学语言更加接近，用高级语言编写的程序易学、易读、易修改，通用性好，不依赖于机器。如面向过程的FORTRAN、PASCAL、C等，面向对象的81C＋＋、Java等；第四代计算机语言是面向问题的语言，它是一种非过程化的语言。使用这种语言设计程序时，用户不必给出解题过程的描述，仅需要向计算机提出所要解决的问题即可。如FOXBASE、FOXPRO、VISUALFOXPRO、ORACLE等数据库语言。用程序设计语言编写的程序称为源程序。除了用机器语言编制的源程序能够被计算机直接理解和执行外，其他的程序设计语言编写的源程序都必须经过一个翻译过程才能转换为计算机所能识别的机器语言程序，即目标程序；实现这个翻译过程的工具是语言处理程序。语言翻译有两种方式：解释方式和编译方式，相应