房地产开发项目物资采购管理探析

房地产开发项目物资采购管理探析去年9月以来，随着美国雷曼兄弟倒闭、“两房”被政府接管等一系列事件的发生，美国次贷危机进一步深化成金融风暴，并迅速波及全球。在此国际背景下，国内经济亦不容乐观，第三季度GDP增幅回落至9%，中央宏观调控方针正由“一保一控”转向首先防止经济快速下滑，45天内连续三次降息，频率之高历史罕见。2008年11月，中央出台“4万亿投资计划”，吹响了拯救经济的号角。在国内外经济形势不容乐观的情况下，我国楼市走向更加引人关注。今年以来，多数城市房屋成交量已出现大幅萎缩，从第三季度开始，房价亦开始下跌。多数分析机构预测：今年我国房地产市场会遭遇中期调整，市场交易量萎缩，价格增幅放缓，资金链条偏紧。在这些不利因素的影响下，开发企业如何从自身开发管理方面下功夫，度过这段困难的时期呢？笔者结合实际工作经验，浅析一下房地产开发项目物资采购管理的控制，希望对开发企业有所裨益。一、开发项目物资采购管理工作的重要性。（一）控制开发建设成本，节约建设资金。物资采购是构成整体开发项目的物质基础，应用量大，经济性强，直接影响开发项目的整体造价。一般工程建设费用在其总造价中，物资采购费用应占造价的60%以上。因此，物资采购是否经济适用，对控制开发建设成本、节约建设资金起着重要的作用。（二）保证开发项目质量，提高资金使用效益。采购质量优良的物资，一方面可以规避价格风险，使其价格达到最低或较低水平，从而可以有力地保证开发项目工程的总体质量，提高投入资金的使用效益。（三）强化物资采购管理，从容应对市场调整。面对2009年国内外诸多不确定因素，我们开发企业如果仅仅依赖于国家和地方的救市政策是不行的，还要从自身的管理下功夫，选择强化物资采购管理作为切入点不失为一个有效的选择。二、物资采购管理工作可分三个阶段，每一阶段、每一环节都非常重要。通过工作实践，笔者认为采购管理工作可以分为事前、事中、事后三个管理阶段。事前管理包括物资供应商（材料设备）的登记备案、采购信息的提交、初步询价、对生产厂家、样板工程、售后服务机构的考察、采购方式的选择、采购文件及评审办法的编制、采购信息的公布、征求有关单位意见、邀请监察部门进行监督、对拟参加采购活动的供应商进行资格审查等采购的前期准备工作；事中管理包括组建评审工作领导小组、评审专家的抽选、采购工作的评审、向采购工作领导小组汇报采购结果、确定中标人、发布中标通知等采购的具体执行和实施工作；事后管理包括合同的签订、变更、付款审核、货到现场和最终调试的验收、监督合同的履行、处理合同纠纷等确定中标人之后的各项工作。这三个阶段的管理，每一阶段都同等重要，每一个环节都不能麻痹大意、出现漏洞。这就需要执行这些环节工作的经办人员和管理人员要认真的做好本职工作，抵制各种不良思想和行为的腐蚀，杜绝腐败行为。（一）事前管理是采购工作的基础。万事开头难，事前管理是采购工作中的第一阶段。通过对事前各项工作认真、科学的管理，既可以合理的规避采购风险，又可以提高采购效率，确保事中、事后管理等采购工作的顺利进行。事前管理主要应该注意三点：1.采购文件的编制（1）采购文件中的各项技术标准应当符合国家强制性标准，不应设立不合理的条件或者条款（例如：有倾向性或歧视性、要求或标明特定的供应商或者产品以及含有排斥潜在供应商的其他内容）；（2）在编制采购文件中对拟采购的产品进行档次定位时，要注意优先采购国内的产品和环保、节能产品，鼓励和促进民族工业和国内中小企业的发展；（3）由于工程用物资（材料设备）的采购时间一般都要求的十分紧张，在编制文件上有可能存在提出的技术要求和质量标准有偏差、不够完善等问题，需要在谈判过程中去完善、修改，这就导致可能会出现一次采购不成变成二、三次采购的重复劳动。要解决这个问题，一是需要在编制采购文件时与监理公司、设计院等有关单位共同商定相关条款；二是由技术部门对采购文件认真审核；三是组织技术交流会、产品推介会等活动，增加对产品及供应商的了解和认识。2.考察工作在对供应商的资格审查过程中，一般是停留在表面上：只是单纯的审核投标文件。由此可能会导致一些参差不齐的产品入围参与采购工作，这对评审工作造成很大麻烦，一是有些价格低、质量差的产品在投标过程中如果未能中标，他会质疑：我们的产品价格最低，为什么不中标？二是有些价格高、质量好的产品在投标过程中如果未能中标，他也会质疑：我们的产品和别的产品一起投标明显不利，奔驰车和捷达车能是一个价位吗？等等原因。如果这两头的产品中标，一类是产品价格低但质量差，一类是产品质量好但价格高，都不好解释。所以在采购前期对不了解的产品和供应商进行考察十分必要，一方面可以增加对产品的性能、质量、供应商综合实力等方面的了解，便于明确拟采购产品的定位和技术要求，让质量、档次基本处于一个水平线的供应商参加投标；一方面可以货比三家，完善采购文件，在采购工作中占据主动，避免被一时的虚假现象所蒙蔽，掉进“远期陷阱”，在一定程度上规避了采购风险。3.采购方式的选择采购方式应该以公开招标采购方式为主。但采购方式的选择更应该遵循实事求是、具体情况具体分析的原则，对于工期比较紧张、价格难以确定、编制的采购文件存在需要进一步明确而又暂时无法明确的等情况，比较适合采用竞争性谈判的方式进行采购。这种采购方式比较灵活，在谈判的过程中可以进一步明确并完善我们的具体要求，采购到性价比最优的产品。（二）事中管理是采购工作的关键。事中管理在采购工作中起到承前启后的重要作用，也是采购工作中的关键阶段，因为在这一阶段要确定出所要采购的产品。如果在事中管理工作环节上出现问题，不但会使前期工作毁于一旦，而且会影响到整个采购工作的顺利进行。事中管理主要应该注意两点：1.评审专家的选择应遵循下面三条原则（1）与采购前期工作、供应商有联系的专家不能邀请；（2）对评审专家名单要严格保密，避免供应商与评审专家“暗箱操作”；（3）对评审专家的选择不能只局限在设计院、大专院校，还应在质量检测和监督机构等单位和部门选择，还应该选择有过使用类似产品经验的专家。让评审专家更好的把好采购评审关。2.采购工作的评审采购的评审工作一定要细致、严格的按照评审规定和程序办事，避免出现“人为因素”等影响采购工作公平、公正的行为。如果发现重大问题要及时向采购工作领导小组反映，停止采购评审工作，依法重新组织采购。（三）事后管理是采购工作的保证。事后管理是采购工作中的最后一个阶段，也是较易令人麻痹大意的阶段。有的人认为事前、事中管理非常到位，事后管理也不可能出现问题。这种观点是错误的，事后管理一定要在事前、事中管理的基础上进一步做好，千万不能流于形式，避免前期扎实的工作功亏一篑。事后管理主要应该注意两点：1.合同的签订和变更合同一定要严格按照采购的内容、技术标准等具体条款进行签订，不得变更实质性内容。另外，合同之外的变更应该有理有据，严格按照《招标投标法》和国家有关规定执行。2.验收及保管工作货到现场和安装调试的验收一定要以合同各项条款为依据，严格执行合同，避免让合同成为“一纸空文”而流于形式。大型特殊的材料或设备需要邀请国家、省市质量监督部门的专家，请专家帮助把关。另外，对验收合格又没有马上投入到工程上的材料设备，要对其做好保管工作，否则可能会出现丢失、破坏等情况。由此会出现扯皮现象，不管责任人是谁，浪费的都是开发商投入的资金。为此，材料设备到场后，一定要界定好责任人，使其认真的承担好保管的责任。三、加强学习与交流，与时俱进、不断创新、不断完善。时代在发展，社会在进步，知识在不断更新。在积累以往开发项目物资采购管理的基础上，加强学习与交流，与时俱进，不断总结经验，改正不足，不断创新，完善管理工作和整体的开发项目，工作质量自然就上来了。随着国际金融形势的企稳，国家经济环境的改善和积极救市政策的出台，加上我们开发企业自身强化内容的管理，一定会克服困难，迎来反转上行的时期。