第8讲-存货子系统

第8讲存货子系统一、存货子系统概述二、存货子系统内部结构分析三、存货子系统初始设置四、存货子系统出入库单据处理五、日常处理与期末处理六、存货账表输出与存货分析教学目的与要求–掌握存货子系统的特点和目标；–了解手工条件下存货业务流程；–掌握计算机环境下存货数据处理流程；–了解存货子系统主要数据文件和功能结构图；–掌握计算机环境下存货子系统初始化、出入库业务处理、账表输出，了解ABC成本分析等。教学重点–存货子系统的特点和目标；–计算机环境下存货子系统数据处理流程；–计算机环境下存货子系统初始化、出入库业务管理、账表输出等。会计信息系统|应用篇北方交通大学经管学院信息管理系4第页一、存货子系统概述（一）存货及其范围的确认（二）存货子系统的特点（三）存货子系统的核算和管理目标会计信息系统|应用篇北方交通大学经管学院信息管理系5第页（一）存货及其范围的确认存货是指企业在生产经营过程中为销售或耗用而储存的各种有形资产，包括各种原材料、燃料、包装物、低值易耗品、委托加工材料、在产品、产成品、商品等。存货范围的确认，应以企业对存货是否具有法定所有权为依据，凡在盘存日期、法定所有权属于企业的一切物品，不论其存放何处或处于何种状态，都应作为企业的存货。会计信息系统|应用篇北方交通大学经管学院信息管理系6第页（二）存货子系统的特点存货子系统具有以下特点：1.数据存储量大2.数据变化频繁3.核算内容广泛4.核算方法复杂5.与其他子系统有较多的数据传递关系6.管理要求高会计信息系统|应用篇北方交通大学经管学院信息管理系7第页1.数据存储量大企业存货的品种规格都非常多，有的多达几万种，对每个具体的品种都要进行详细全面地反映。同时，每种材料的核算既要反映其数量指标；又要反映其价值指标；既要反映动态的状况，又要反映静态的信息。因此，存货子系统需要存贮和处理的数据量极大，可以说该子系统是会计信息系统数据量最大的子系统。会计信息系统|应用篇北方交通大学经管学院信息管理系8第页2.数据变化频繁要保证生产或销售的顺利进行，必须经常进行存货的采购活动，而且生产过程存货的收发领用也相当频繁。因此，存货子系统的数据输入频率和处理频率都相当高，数据变化相当频繁。会计信息系统|应用篇北方交通大学经管学院信息管理系9第页3.核算内容广泛存货子系统的核算内容较多，既要反映各种原材料、燃料，还要考虑对包装物、低值易耗品等的特殊处理。因此，存货子系统核算内容极为广泛。会计信息系统|应用篇北方交通大学经管学院信息管理系10第页4.核算方法复杂存货核算的方法较多，可以按实际成本组织核算，也可按计划成本组织核算。按实际成本核算的方法中，有先进先出法、后进先出法、加权平均法、移动平均法、个别计价法。按计划成本组织的核算中，还要进行成本差异的计算和分配。在存货账面价值与实际价值相差较大时，又可以采用成本与市价孰低法按存货项目、存货类别、全部存货对期末存货成本进行调整。会计信息系统|应用篇北方交通大学经管学院信息管理系11第页5.与其他子系统有较多的数据传递关系存货子系统与原料需求计划系统有密切的联系，MRP系统计算生产计划所需的原材料数量，然后自动产生一份包括拟采购原材料的采购单传入存货子系统。存货子系统还和采购与应付账款子系统、销售子系统、总账子系统保持密切的联系，该子系统将各种凭单按会计上要求进行统计汇总后，供账务处理和成本子系统使用，各种存货成本信息、存货结存信息供销售、采购、生产等子系统使用和共享。会计信息系统|应用篇北方交通大学经管学院信息管理系12第页6.管理要求高存货子系统不仅要正确地反映存货的入库、出库、结存等信息，而且还要为企业各业务部门及时准确地提供各种信息，如存货成本、商品销售成本、超储与储量不足信息、有哪些存货、什么时间购买存货等。会计信息系统|应用篇北方交通大学经管学院信息管理系13第页（三）存货子系统的核算和管理目标存货子系统核算和管理目标如下：1.计划成本核算和实际成本核算2.正确反映出入库情况3.正确计算期末存货节存信息4.反映和监督生产单位材料的耗用5.提供完整的存货账簿6.提供存贷管理和分析功能7.与其他子系统建立标准接口存货子系统不仅支持计划成本核算，而且还应该支持实际成本核算以及实际成本核算的加权平均、移动加权平均、先进先出、后进先出、个别计价等多种计价方式，以满足工业、商业企业存货核算和管理的需求。存货子系统能够正确地计算存货期末的结存数量、单价、金额，及时提供存货的储备资金占用情况，既保证生产需求，又减少资金积压。存货子系统应该提供出库、入库单据的处理，正确反映存货入库、出库情况，及时反映其增减变化，保护材料物资的安全完整。通过存货子系统反映和监督各生产的材料耗用情况，正确计算产品的材料费用，考核各部门材料消耗情况，促进企业节约材料开支，降低产品成本。存货子系统应该及时、准确地提供各种存货的总账、明细账等账簿的查询和打印输出。存货子系统能够提供各种存货汇总表、存货资金占用分析、入库成本分析、ABC成本分析、库存资金占用规划、存货周转率分析等管理和分析功能存货子系统提供供销链系统的一部分信息，与其他子系统（如总账、采购与付款、成本子系统等）有密切的联系，因此该子系统与其他子系统建立标准接口，既能够及时向其他子系统提供信息，同时又可接收其他子系统传入的信息。会计信息系统|应用篇北方交通大学经管学院信息管理系14第页二、存货子系统内部结构分析（一）手工与计算机存货处理流程分析（二）存货子系统数据编码（三）存货子系统数据文件（四）存货子系统功能结构会计信息系统|应用篇北方交通大学经管学院信息管理系15第页（一）手工与计算机存货处理流程分析为了了解存货数据处理流程，首先分析手工条件下存货子系统的业务处理流程，然后在充分发挥计算机优势的情况下，根据计算机数据处理的特点、企业存货核算和管理的要求，在手工业务处理流程的基础上，进一步理解计算机存货子系统数据处理流程。会计信息系统|应用篇北方交通大学经管学院信息管理系16第页1、手工存货子业务处理流程在手工条件下，当存货到达企业并办理入库手续后，除了库房保管员要登记库存账外，财会部门也要根据各种凭单登记存货明细账，反映存货增加等经济业务；当各部门领用存货时，库房报告人员要登记库存账，财会部门又要根据各种凭单，登记存货明细账，反映存货减少等经济业务；定期编制记账凭证传递到总账子系统，登记总账；及时为管理部门提供各种存货报告，如存货状态报告、再订点报告、实际存货等。手工存货业务处理流程如下图：仓库财务入库出库仓库：入库单出库单财会部门登记总账登记明细账登记数量一级账二级账三级账期末处理盘盈盘亏表积压一览表出入库汇总表其他分析表1．入库：仓库收到外购存货后，验收、核对、整理后，入库，仓库保管员登记相应存货的入库数量和结存数量，即存货三级账，并将相应的单据传递到财会部门。2．出库：各车间、用料单位提出领料申请，经批准后到仓库领料，仓库保管员登记相应存货出库数量和结存数据，即存货三级账，并将相应的单据传递到财会部门；销售部门为销售存货开据提货单，办理收款或记账等手续后，到仓库提货，仓库发货后登记存货三级账。3．存货核算：财会部门根据采购部门、销售部门、仓库等送来的出库单、入库单等单据或统计报表，登记相应的存货明细账和总账，即二级、一级账。由于存货种类繁多，数量大，收发业务频繁，存货成本计算比较复杂，为了满足不同企业对核算的需要，存货可以按计划成本计价，也可按实际成本计价。按实际成本计价时，存货成本可以按照加权平均、移动加权平均、先进先出、后进先出、和个别计价等方法进行计算。4．期未处理：期末对存货进行实地盘点，编制盘盈盘亏表，经审批后通知仓库、财会部门修改相应的存货一级、二级、以及三级账；根据入库单、出库单编制出入库汇总表；根据存货账簿等编制超储和积压一览表；此外，对应不同的计价核算，分别要完成计算存货成本差异、发出存货成本、结账等工作。2、计算机存货子系统处理流程在手工条件下，由于人工处理的局限性，同一数据由不同人员按照不同的需求转抄在不同的账簿上，差错率比较高，经常是存货实物，存货一级账、二级账、三级账之间账账不符、账物不符，需要花费很多人力和物力核对和更改；由于先进先出、后进先出等先进的成本计价方式比较复杂、工作量大，在手工条件下不能真正得以实施，大部分企业都使用最简单的加权平均法进行成本计算；由于采用加权平均法进行核算，发出存货的成本实际上月底才能计算出来，因此不利用及时、准确、高效地提供成本费用信息，存货控制和存货管理都受到相应的影响。因此，应该充分发挥计算机的优势，建立计算机存货子系统。计算机条件下存货子系统数据处理流程图如图所示：出库单验收存货结构文件采购与应付子系统总账子系统费用统计标准分配存货档案文件仓库档案文件期末处理记账企业存货基础数据仓库输入审核临时入库单临时出库单存货档案文件入库单临时入库单临时出库单存货档案文件自动转账输出与分析成本子系统存货总账明细帐出入库汇总表仓库存货汇总表ABC成本分析表材料费用分配表1．初始设置：为了使存货子系统能够满足不同企业或同一企业对存货核算和管理的需要，财会人员首先要根据自己的需要建立系统应用环境，需要进行一系列初始设置。初始设置主要包括：(1)定义业务范围，如企业存货核算方式、暂估回冲方式、零出库成本选择、资金占用规划、是否允许零出库、无成套件管理、存货有无辅助计量单位、启用会计月份。（2）定义代码档案，如部门档案、供应商档案、存货档案、仓库目录等。（3）其他设置，如为了实现子系统间数据传递和共享，定义存货科目、出库和入库分录的对方科目、费用分配科目等。（4）期初余额设置。将手工账簿上各种存货的期初余额送入计算机并保存在相应的文件中。2．出入库单处理：通过输入模块将各种入库单、出库单通过录入模块送入计算机，并保存在临时入库单、临时出库单文件中。在输入出入库单过程中，需要获取采购子系统采购合同文件中的数据，如供应商代码、结算方式订货数量等数据；需要从存货档案文件中获取存货的计价方式，从存货结存文件中获取相应的结存单价，从而决定出库存货的成本和数量；需要从费用统计标准文件和仓库文件中获取数据，决定领用存货的部门代码和用途代码等。3．审核：通过审核模块对临时入库单、临时出库单文件中的单据进行审核，审核无误后签字。4．记账和计算：通过记账模块用临时入库单、临时出库单文件更新存货结存文件、入库单文件。出库单文件。记账时可以根据存货档案文件中设置的每种存货核算方式（计划成本、实际成本）、每种存货的成本计价方式（先进先出、后进先出、加权平均、移动加权平均、个别计价法）以及相应的会计处理原则更新存货文件。5．输出账表和存货分析：通过输出账表模块从存货档案文件、存货结存文件。入库单文件、出库单文件等文件提取数据，进行加工生成并输出各种账表，如存货总账、明细账、超储短缺一览表等。此外，通过该模块完成ABC成本分析、库存资金占用分析等存货分析。6．期未处理：月未按不同的计价方式计算本月出库存货成本；进行结账，生成下月结存文件，并将本月结存数据作为下月期初数转移到下月结存文件；盘盈盘亏处理；自动转账，系统从存货结存文件、入库单文件、出库单文件等文件中提取数据，进行汇总自动生成入库、出库机制凭证传入账务处理系统，生成费用分配表传入成本子系统。3、计算机与手工条件下存货处理的区别1.初始设置2.存货计价方式3.完成核算工作4.账物、账账相符5.部门之间数据共享6.存货管理和分析•在手工条件下，初始设置的工作较少，如设置存货科目、开设账户、编制存货编码、确定存货核算方式等，为存货核算提供一个基本平台。•在计算机条件下初始设置的内容大大增加了，其作用不仅体现在为存货核算和管理提供了应用环境，而且为高效、准确地进行存货核算和管理提供了依据。如根据存货类别、存货编码、存货计价方式系统能够自动进行单据汇总、记账、计算存货成本、账表输出等；根据是否允许零出库设置系统能够自动控制存货出库业务；根据存货科目、对方科目、费用分配标准等，系统能够自动生成存货转账凭证；根据定义的资金占用规划、存货