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酒店管理软件与财务姓名:杨勇捷2011年4月26日目录权责发生制与收付实现制收银交班及财务收账押金与信用的处理流程如何进行账务审核财务冲调的使用对数宾客账的计算方法其他报表权责与收付-1权责发生制客人1客人2客人3离店离店离店房费200押金1000房费200押金1000房费200押金1000总表借方：房费600贷方：人民币3000，宾客账-2400，贷方合计600凭证借：人名币3000贷：应付2400，房费（主营）600第一天总表借方：房费600贷方：宾客账600（本日发生），贷方合计600凭证借：应收600贷：房费（主营）600第二天房费200房费200房费200权责与收付-2收付实现客人1客人2客人3入住入住入住离店离店房费200押金1000房费200押金1000房费200押金1000总表0凭证0第一天总表0凭证0第二天房费200房费200房费200总表收入：房费400付款：400人民币凭证借：人民币400贷：房费（主营）400第二天离店退款600退款600退款600权责与收付-3为什么我们推荐使用权责发生制收付制在酒店管理中的缺陷：不能正确反应某一天或某一段时间的营业收入状况。如节假日入住客人较多，而结账具有延迟性，因此收入被分散。如酒店促销，对于促销的效果….不能准确反映经理人或管理公司的能力不能准确反映销售员和协议单位的业绩不能做同期对比，无法给经营分析作为参考。收付联系到交班方式，财务按收付方式收账弊端较多，详见第二部分交班方式给账务审核带来麻烦，如客房吧今日发生数不等于今日收入数餐饮、桑拿、pos转前台处境尴尬（附图)餐饮营业报表主营收入800.00收入合计800.00转客房800.00收款合计800.00客房营业日报房费收入200.00收入合计1000.00人民币1000.00收款合计1000.00餐饮代收800.00酒店营业总表客房部1000.00收入合计1800.00人民币1000.00收款合计1800.00房费收入200.00餐饮代收800.00餐饮部800.00主营收入800.00转客房800.00+餐饮收入+客房收入是否等于营业总收入？收入重复是否会造成业绩上的重复？收付制在营业点转客房时的尴尬收银交班与财务收账-1常见的交班方式-权责收银钱箱备用金5000收到押金3000本班退款-800国内卡300其他付款500下一班备用金5000预授权单、押金单交下班投包1、本人本班交班报表2、押金单底联3、结账账单（含客人押金单、收银留底押金单、其他费用留底单）4、含客人签字的刷卡联5、人民币2200，含客人签字的刷卡联300，其他付款凭证（如代金券）500宾客登记单、客房吧飞单（小票）等固定放置，不属于钱箱收银交班与财务收账-2常见的交班方式-收付收银钱箱结账收现400累计押金88000退押金3000国内卡400其他付款400下一班累计押金85000预授权单、押金单交下班投包1、交班报表2、结账账单（含客人押金单、收银留底押金单、其他费用留底单、含签字刷卡联、其他付款凭证）3、现金400，刷卡联400，其他付款凭证400只收结账后酒店的实际收入，缺点：1、钱箱里的钱数额较大不安全2、交给下一班要全部清点所有累计押金3、交班报表与权责营业收入不匹配客人1、客人2、客人3押金各1000，结账时全部退还。消费结账时一人付现400客人1、客人2、客人3押金各1000，结账时全部退还。消费结账时一人刷卡400客人1、客人2、客人3押金各1000，结账时全部退还。消费结账时一人用券400收银交班与财务收账-3其他交班方式-收房费收银钱箱今日收到押金8000宾客余额30000今日房租5000下一班宾客余额36000交下班投包1、交班报表2、现金5000只收今天产生的房费，缺点：1、小宾馆，只有现金结算2、不能存在客房吧等其他消费，就跟房屋出租一样，谈不上任何酒店管理今日退款2000押金与信用的处理流程押金单一联押金单二联押金单三联客人，退房时需收回留给收银直到客人退房，与收回的一联一起附在账单后，上交财务上交财务预授权单一联留给收银直到客人退房，预授权完成，附在账单后面一起上交财务预授权单二联可选上交财务，由审计核对电脑上的信用录入是否正确权责制交班下押金和信用的处理权责制的营业总表和交班报表的关系早班夜审中班晚班夜班早班中班晚班夜班夜审早班报表300中班报表600晚班报表800营业总表1700投包或交给下一班财务收账夜班报表300300+600+800+300=200008:00收银116:00收银224:00收银301:00收银308:00收银1财务收账无论是投包还是交给下一班的交班方式，备用金都移交给下一班，财务根据营业状况可以增减备用金。收付制交班的设置方法设置成收付方式后，结账是会提醒先退全部押金，然后重新收款如何进行账务审核-11、交班审核权责制交班方式下，核对交班报表打印是否正确，收银上交现金、刷卡联及其他付款凭证是否与交班报表一致。转应收、挂账、款待等是否有上交账单，并含相关人的签字。收付制交班方式下，除了以上核对，还需要重点审核挂S账的，今日未结账的，同时还需要核对收银钱箱里的未结押金数额，是否与未结押金报表能对上审核担心什么？现在使用电脑审核，首先要怕的就是操作员不输入电脑。如何防治？（附图）如果都输入了电脑，如何防止收银员后期的篡改？（冲调报表加单据、房费的审核）总结：权责制因其发生就上交，可以有效防止后期的篡改牟利行为。不登记不结账不收押金不输客房吧其他飞单低房费日用房重复卖1、房态图不对2、公安可能要临检3、其他部门操作中会发觉，如客房部入账、修改房态。做预定的资源数等4、门锁接口不允许5、其他接口，如客控接口一样可以通过软件的开房传递接口信息，开关电源等。6、还需要配合不收押金7、可能接待与收银分岗1、房态图不对2、收付制下，若收银想独占客人的消费，则未结押金报表对不上3、权责制因为发生过的都已经上交，软件上若不结账不退款，那收银的钱箱只会比报表上1、不收押金，则宾客余额不够，审计一看宾客列表便知2、收押金，但电脑不输入。客人索要押金单，押金单开具后与电脑不符，若抽掉此单，则押金单不连号。同时客人退房时就会发现1、客房吧的手写单分三联，一联自己留底，一联交财务，一联交收银，若没有输入，审计收到的一联与电脑上不一致。2、权责制的优势在于客房吧的发生数等于营业报表上的客房吧收入。其他销售品与营业报表也能对上。3、客房部自己不开单，则盘点对不上，客房吧库存可以代替手工盘点报表同客房吧1、房价折扣权限2、审计房价审核如：客人不过夜就退房，房间也不需要打扫，收银员拿到退回的房卡后可以直接卖给下一个过夜客人，这种极个别的行为很难防治，大家可以一起讨论一下如何进行账务审核-22、房价审核房价异常的是否有协议，主单上有没有登记协议单位免费房有没有相关领导签字，主单上有无备注房价码与早餐券是否匹配房租夜间稽核报表（附图）报表全系支持穿透，可以直接双击打开主单如何进行账务审核-33、结账、挂账、日用房、延迟退房审核宾客列表。核对本日离店、挂账等单据是否与交班上交的一致核对上日离店的需到历史宾客查询，或报表中心进行查询核对延迟退房是否加收半日租或全日租更多快捷查询请看报表中心-账务审核（附图）如何进行账务审核-44、单据审核客房吧、洗衣、KTV、大堂吧等可能交上来很多手工单的底联，需要审计进行核对，目的是核对单据是否连号以及电脑上有没有正确输入客房吧明细、汇总报表（分收付和权责），一般我们用权责来审核，收付只做收付对营业收入所用其他各类单据，请看向导式的财务审核（附图）如何进行账务审核-55、应收账审核应收账每日的变动需要审核，报表辅助：同时对今日转应收的要核对账单与签名，并作留存，应收账余额表也建议每天打印如何进行账务审核-66、信用审核指的是宾客余额的审核、催账体系的建立如宾客因为续住、在其他营业点消费转前台等原因造成余额不足的情况需要及早发现并应酒店管理制度进行催费，一般酒店在押金低于当晚房费的1.5倍就视作押金不足。押金不足可能会造成逃账，因此很多酒店会有一个催账体系，我们软件中有一个催账报表（附图）对于应收账是否应该进行收款、催费等也需要信用员进行相应的审核如何进行账务审核-77、冲调审核总结：目前软件上全局的穿透报表对账务审核带来了极大的便捷，特别是权责制的做账方式，很多财务人员在营业总表上核对数字的时候直接进行双击穿透查询。账务冲调营业数据的调整酒店营业报表和财务制度一致，无法修改上日账务，如果发现操作错误只能在本日开宾馆账进行调整，调整的原理非常简单，如果上日房费多收，付款也多了，只要输入调整房费（负），然后进行结账退款，这样两天的营业收入相加就能平衡早餐的调整有些酒店需要根据实际早餐使用人数来调整客房和餐饮的收入，这个时候也只需要开宾馆账，输入房费（负）和早餐费（正），进行调整即可。哪些数据可以对（权责）收银员当日交班报表累加=当天交班报表所有人所有班=营业总表收入（前提是日期以夜审为界）客房吧明细、汇总权责报表=营业总表中客房吧收入总体报表中的各类客房销售分析表中的售房数=营业总表的售房数总表应收账本日发生=应收账每日报表总表宾客账本日余额=账户余额报表（宾客账）很多财务喜欢把各类报表翻来覆去的对，可能也是自己心里对账务审核没底，有很多对数是根本没有意义的，只是来检查一下软件的不同统计方式其结果是否一致而已，因此我们可以与之交流我们软件所含的账务审核的方式，引导财务人员走向正确的方向房间数的计算方法加收全日租=1个房间数，加收半日租=0.5房间数可以通过售房数的穿透加深理解如果客人延迟退房，加收了半日租，那么售房数+0.5，售房数与实际的开房数量可能存在差异。宾客账的计算方式宾客账本日发生（费用–收款）费用–收款。借方合计=贷方合计=收款合计+宾客账本日发生+应收账本日发生宾客账上日余额截止到报表日期的上日为止，宾客账的累计余额，即酒店与客人的总和账务关系宾客账余额截止到报表营业日，宾客账的累计余额，即酒店与客人的总和账务关系，宾客账上日余额+宾客账本日发生=宾客账余额谢谢!欢迎提问!结束