长文档的编排

欲解决的问题:1)通过定制并使用结构模板来解决长文档结构不完整的问题。2)通过定制并使用样式模板来解决编排格式不规范的问题。3)实现长文档的自动编号来解决符号和编号交叉混乱的问题。第２讲长文档的编排1、页面设置（1）单击“文件”→“页面设置”，在系统弹出的对话框中设置页边距，如下图所示。1、页面设置（2）选择[纸张]标签，设置纸张大小为A4，再选择版式标签，设置页眉/页脚距边界的距离分别为2厘米与1厘米。页眉页脚边距设置纸张大小设置单击菜单“格式”→“样式和格式”，弹出“样式和格式”任务窗格，再单击“新样式”，如下图所示：之后可设置样式的字体、段落、制表位、边框、语言、图文框、编号、快捷键等特性的组合，如右图所示：2、建立和设置样式单击此按钮新建样式单击“格式”→“格式和样式”，进入“标题1”修改。单击“格式”→“编号”，打开“项目符号和编号“并在其中选择“多级符号”标签，任意挑选一个编号方式。3、创建标题样式模板（1）选择编号方式单击“自定义”按钮，打开“自定义多级符号列表”对话框，如下图所示。3、创建标题样式模板（2）标题编号格式设置标题起始编号选择标题级别在“级别”中选择“1”，将“编号样式”选择为“1，2，3…”，之后将“编号格式”设置成“第1章”，即在“一”前面与后面分别加上“第”与“章”，选择“对齐方式”为“居中”。之后按照同样的道理，分别设置2级编号为“1.1、1.2、1.3…”，3级编号为“1.1.1，1.1.2，1.1.3…”。3、创建标题样式模板（3）使用题注单击“插入”→“引用”→“题注”，进入如下左图所示的对话框。单击“新建标签”按钮，建立一个名为“图”的标签，如下右图所示。4、内容设置（1）创建一个新的标签设置题注的自动插入效果（可设置插入的位置等）在此出输入标签名在题注对话框中单击“自动插入题注”，设置成当插入图片时自动在图片下方添加题注，如下图：4、内容设置（2）插入图片时自动添加题注使用哪个题注标签题注标签插入位置4、内容设置（3）单击“编号”可以对题注的编号进行设置，选中“包含章节号”，对格式、章节起始样式、分隔符进行相应的设置，如下图所示：设置编号格式4、内容设置（4）交叉引用所谓交叉引用是对文档中其他位置的内容的动态引用，如“如图1-1所示”，“请参考图1.1”，“见表1”等。交叉引用的操作1）将光标移动到要插入交叉引用的位置，单击“插入”→“引用”→“交叉引用”。4、内容设置（5）2）在“交叉引用”对话框中选择引用类型为“图”，引用内容为“只有标签和编号”，再选择题注“图1.2系统组成结构图”，如右上图。3）最后单击“插入”按钮，效果如右下图。脚注和尾注先将光标移到要插入脚注或尾注的位置，单击“插入”→“引用”→“脚注和尾注”，出现“脚注和尾注”对话框，如右图所示。选择编号格式为“I，II，III…”，单击“插入”按钮。4、内容设置（6）在脚注（尾注）窗格中输入“原文出处：Word高级应用”，结果如下图所示。脚注和尾注之间可以实现直接转换。选定脚注（尾注）窗格中的注释，单击鼠标右键，选择“转换为尾注”命令，可将所选的脚注（尾注）转换为尾注（脚注）。4、内容设置（7）分节先将光标移到要插入的位置，之后单击“插入”→“分隔符”，出现如下图所示的对话框。4、内容设置（8）选择指定类型的分节符，之后单击“确定”退出。此时单击工具栏中的“显示/隐藏编辑标记”，将在插入位置后面出现分节符标记。5、生成目录使用目录单击“插入”→“引用”→“索引和目录”，在“索引和目录”对话框中选择“目录”标签，将“显示页码”和“页码右对齐”选中，并设置“显示级别”为3，如下图所示。最后单击“确定”按钮。是否显示页码设置页码位置选择目录标签6、图索引和表索引单击“插入”→“引用”→“索引和目录”，在“索引和目录”对话框中选择“图表目录”标签，将“显示页码”和“页码右对齐”选中，“题注标签”设置成“图”，再单击“确定”按钮。单击“插入”→“引用”→“索引和目录”，在“索引和目录”对话框中选择“图表目录”标签，将“显示页码”和“页码右对齐”选中，“题注标签”设置成“表格”，再单击“确定”按钮。页脚目录页码：首先按分节设置的方法将目录、正文切分成多节。光标定到“第1节”，选择“页眉和页脚”，切换到页脚。设置目录等页码格式为i，ii，iii。7、页眉页脚（1）正文页码：光标定在正文第一章，取消选中“页眉和页脚”工具栏中的“链接到前一个”按钮，这样“第3节”与“第4节”可以有不同内容的页眉与页脚，工具栏如下：切换到页脚，（注意“链接到前一个”已断开），单击“页面设置”-“版式”-选定“奇偶不同”-“奇数页”-“确定”。设置页码格式“1，2，……”，选定“起始页”-“确定”，单击“插入页码”，完成插入奇数页码。光标移到第一章的偶数页，直接点“插入页码”，完成插入偶数页码。7、页眉页脚（3）光标切换到第一章奇数页的页眉，（明确“链接到前一个”已断开），插入”-“域”-“链接和引用”-“STYLEREF”-“标题1”-“插入段落编号”-“确定”。插入章编号。再次-“插入”-“域”-“链接和引用”-“STYLEREF”-“标题1”-不选择“插入段落编号”-“确定”，插入章名。完成奇数页设置后，单击“链接到前一个”按钮，确认“链接到前一个”已断开。“插入”-“域”-“链接和引用”-“STYLEREF”-“标题2”-选定“插入段落编号”-“确定”。插入节编号。再次-“插入”-“域”-“链接和引用”-“STYLEREF”-“标题2”-不选择“插入段落编号”-“确定”，插入节名。总结（1）在毕业论文的编排过程中，能合理地使用一些技巧，可提高论文的撰写效率，以达到事半功倍的效果。1．定制并使用论文的结构模板，可以保证论文内容的完整性和次序的准确性，包括设置结构模板中的固定不变的部分和可变的部分。2．样式的创建和设置，以及样式模板的使用，这为论文编排格式的准确性提供了保障，包括如何新建或设置章节、目录、题注、页眉/页脚等样式。3．节是对某些功能进行设置，区分其作用域。如在同一文档中要使得多处的页眉和页脚不同、页面设置不同等，均可用节功能来实现。总结（2）4．使用题注、交叉引用、多级符号等技术来实现论文的自动编号，不但降低论文编号的混乱性，而且避免因手动修改编号而带来的效率低下以及不可避免的错误。５．使用脚注对文档内容进行注释说明，使用尾注对引用的文献进行说明，可增加论文的可读性。６．使用翻译工具进行翻译和同义词库查找可提高论文中英文摘要的编写速度以及准确性。