企业档案业务工作和信息化建设

企业档案业务工作和信息化建设依据1、DA/T42-2009《企业档案工作规范》2、GB/T11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》3、GB/T17678.1-1999《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》第一部分:电子文件归档与档案管理4、GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》5、DA/T22-2000《归档文件整理规则》…………一、关于《企业档案工作规范》（一）简介：《企业档案工作规范》首次对社会这一大类单位——企业的档案管理提出全面、系统性的管理要求：不仅是具体的档案业务工作，而且包括档案工作的政策法规环境要求，包括文件形成中的领导与员工责任、规章制度和组织建设的要求，包括对企业档案信息化建设的基本管理要求。1、管理创新2、观念创新3、经验基础4、信息化方向（二）《企业档案工作规范》的结构与主要内容:《企业档案工作规范》主要从企业档案工作组织建设、档案工作制度建设、档案工作业务建设、档案信息化建设、档案管理设施设备配置等方面，提出了企业建立和开展档案工作的要求，共有九章和两个附录。第1章范围：按标准格式要求，明确和介绍了标准的适用范围；第2章规范性引用文件：列举出标准中所引用的相关标准和规范性文件；第3章术语和定义：列举并解释了本标准中使用《档案工作基本术语》没有提到的术语；第4章档案工作原则：提出了企业档案工作遵循的基本原则，明确了企业档案与企业档案工作的性质和作用、企业档案工作的管理体制、企业档案工作任务和目标、企业依法管理档案的责任；第5章档案工作组织：明确了企业档案管理网络构成，企业、文件形成部门、档案部门应承担的职责，及档案人员素质要求；第6章档案工作制度：明确了企业档案工作制度体系、制度制订程序以及应当制定的工作规章、管理制度和业务规范；第7章档案业务工作：明确了文件材料形成积累、归档、收集、整理责任与方法和档案保管、鉴定、统计、利用等工作的具体要求；第8章档案信息化建设：明确了档案信息化的目标和原则，对电子文件归档、传统载体档案的数字化、网络服务与业务系统以及电子档案的安全与保存提出要求；第9章档案工作设施设备：对企业档案工作中设施、设备的配备提出要求；•附录标准的两个附录是标准的资料性附录。•附录A《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》，列出了产品生产型企业通常应归档的文件材料基本范围和保管期限参照；•附录B《表格式样》是标准第2章《规范性引用文件》中所列出的引用文件中没有涉及到的档案管理业务应用表格。二、企业档案业务工作（一）企业档案工作与业务活动这里有几层意思需要说明一下：1、完整的档案管理包含三个阶段：•（1）文件（即未来的档案）形成阶段•（2）档案室保存阶段•（3）档案馆保存阶段2、在企业档案管理中需要明确的概念：•（1）企业文件形成及管理是企业科技和生产等管理部门本职工作的组成部分。•（2）做好文件形成及其管理是企业科技和生产及其管理人员的职责。•（3）检查、指导文件的形成及管理是档案部门和档案人员的职责。3、企业档案在不同时段的管理职责分工：•（1）文件形成部门要按照档案管理的要求承担文件形成阶段的管理；•（2）档案人员主要承担档案室保存阶段和档案馆保存阶段的管理；•（3）信息技术人员承担电子环境中档案的技术维护。4、企业各层级对档案工作的责任：•（1）在企业的领导层•（2）在企业管理的中层•（3）在企业的基层•“四参加”：企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。•“四同时”：企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求，检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况，验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况，项目总结应同时做好项目文件归档交接。（二）文件的形成、积累从档案管理的角度对文件在形成阶段就提出“档案化”的管理要求。两方面的要求：1、文件记录载体和记录方式的要求；要求文件形成时应根据文件的类型，特别是对那些重要的、需要永久保存的文件要使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。2、文件内容的要求。要求文件的形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工作档案人员保管，以保证应归档文件的齐全完整。（三）文件整理与归档四个方面的要求：•文件的整理•文件的归档范围•文件的归档时间•文件的归档要求1、文件整理（1）文件整理的原则1）注意文件之间的有机联系2）区分文件的保管期限3）便于保管和利用（2）各种文件的整理要求，基本都有相关的标准和规范，在进行文件整理时，可按照这些标准和规范的要求进行整理。•管理类文件的整理应该符合《文书档案案卷格式》GB/T9705和《归档文件整理规则》DA/T22的要求；•科技文件的整理应该符合《科技档案案卷构成一般要求》GB/T11822的要求；•基本建设项目文件的整理应该符合或可以参照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28的要求；•会计文件的整理应该符合《会计档案管理办法》财会字[1998]32号文件的要求；•职工文件的整理应该符合《企业职工档案管理工作规定》劳力字[１９９２]３３号文件的要求；•照片文件的整理应该符合《照片档案管理规范》GB/T11821的要求；•录音、录像、软磁盘等磁性载体文件的整理应该符合《磁性载体档案管理与保护规范》DA/T15的要求；•电子文件的整理应该符合《电子文件归档与管理规范》GB/T18894和《公务电子邮件归档与管理规则》DA/T32的要求；•计算机辅助设计文件的整理应该符合《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB/T17678.1的要求。（3）企业管理类文件的整理方式:有两种:一种是以“卷”为单位进行整理。这是传统的立卷方式，就是根据文件的形成规律，将一组有密切关联的文件按照既定的分类方案进行组合。基本保管单位是卷。另一种是以“件”为单位进行整理。就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张照片、一盘录音或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文件材料的固定方式是正本与定稿作为一件，转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件作为一件。其基本保管单位是件。2、文件归档范围（1）归档范围要包括从企业筹建、运营生产、产权发生变动、直至注销，各个阶段的文件都应在档案中有所记录和保存，要能够真实记录和准确反映企业的发展历程；（2）归档文件的主要来源；（3）归档范围要突出反映企业的特点和主要活动。关于附录A的说明：•1）附录A给出的是资料性附录。•2）附录A不作为企业档案的分类标准。•3）附录A增强了可操作性。•4）附录A首次给出了企业档案保管期限的建议。制订归档范围的基本方法：1）掌握依据，调查研究2）拟定初稿3）广泛征求意见4）各立档部门负责人审核5）修改完善后报批6）主管部门审批，发布执行7）纳入相关制度需要注意的问题：1）在确定归档范围时，对容易忽视或不易收全的文件材料应予以特别注意。2）企业应根据新变化的需求对文件材料归档的范围进行调整和完善。3）在确定科技档案的归档范围时，也应注意体现“以人为本”的原则。3、文件归档时间文件材料的归档时间主要有两种：定期归档随时归档定期归档是指按照有关规定，企业文件在形成处理完毕一段时间之后再向档案部门移交。按年度归档、按项目结束时间归档或按工作阶段归档等方式都属于定期归档，这是企业文件材料归档的典型形式，管理类文件、科技类文件、会计类文件等材料的收集归档适用此种方式。随时归档是指在企业文件形成是就将其归档，或形成处理完毕后立即归档。临时归档、即时归档等方式都属于随时归档，这是收集企业文件材料的补充形式，也是确保企业文件材料完整、准确、系统的有效方式，产品更新、项目改扩建、设备开箱等材料的收集归档适用此种方式。（1）经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。对于一些特殊的文件材料，可以针对具体情况适当放宽归档时间。（2）科研、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。（3）产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。（4）会议档案应在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。（5）电子文件逻辑归档应定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。完整的电子文件包括内容信息，背景信息和元数据。逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。可实时或定时进行，权限移交档案部门后，档案部门要做如下几件工作：对照文件归档范围对电子文件进行界定；按照有关规定对查询归档电子文件进行授权；对接收的电子文件及时进行著录标识；对接收的电子档案进行备份安全保护。物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。物理归档应按照有关纸质文件的规定定期完成。（6）其他载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。（7）更新、补充的文件，企业内部机构变动和干部职工调动、离岗时应清退的文件，企业资产下产权变动过程中形成的文件，其他活动中形成的文件等，应随时归档。产品更新换代、项目改建扩建、设备使用过程中都将形成新的文件材料，应随时归档，且应归入原项目文件材料中，以保持项目文件材料的准确性和成套性。企业内部机构变动和干部职工调动、离岗时应清退的文件，只有按规定向档案部门移交之后，人事等相关部门方能为其办理相关手续。4、文件归档要求七个方面的要求：(1)应实行部门立卷。企业各职能部门、项目承办部门在履行相关职责或完成某项工作的同时，应注意履行有关档案工作职责。(2)归档文件的质量。归档的文件应完整、准确、系统，其制作和书写材料应当有益于长久保存(3)归档应为原件。档案有两个基本作用，即依据凭证作用和参考借鉴作用。文件原件既具备依据凭证作用，也具备参考借鉴作用，而非原伯文件只具备参考借鉴作用。(4)非纸质文件和外文材料一并归档。为便于保管和利用，音像、电子等载体形态的文件应与其文字说明一并归档；外文或少数民族文字材料若有译文的，应一并归档，无译文的材料至少应译出标题和目录后归档。(5)归档文件的份数。原则上，材料归档要求是一式一份，特殊情况下，可适当增加份数，以确保归档文件材料不因频繁借用等原因而导致损毁。(6)合作项目文件。当两个以上单位合作完成某个项目或活动时，文件材料的形成单位并不是唯一的，相关单位应以合同、协议等形式约定文件归档要求。主办单位一般应保存全套文件，协办单位保存与所承担任务相关的正本文件。(7)填写《档案交接登记表》。交接双方根据《档案交接登记表》进行清点，核对无误后，在《档案交接登记表》上签字，交接双方各保留一份。（四）档案收集工作1、收集工作有两种形式：一是对内收集。即按企业归档制度的要求接收企业内各部门形成的文件材料；二是对外收集。即企业根据国家有关政策和规定，对外单位保存的有关档案材料进行征集、购买或接收。2、两个要求：（1）认真做好文件归档的交接工作。企业文件归档的交接工作是保证企业档案质量的重要关口，只有完整、准确、系统的科技档案才能充分发挥其应有的作用，因此在文件归档的交接工作中必须严把质量关。1）文件形成部门应按期将《档案交接登记表》随同已整理的文件向档案部门移交。2）档案部门接收时应认真核对，并检查档案质量。双方在《档案交接登记表》签字后各保留一份。（2）企业对外应接收的档案与资料的范围。1）企业衣接收所属单位因产权变动后属本企业所有的档案。2）应根据资产管理权限接收无法人资格的所属单位档案。3）可根据需要惧宣传报导本单位的新闻资料。4）可根据研发和市场竞争的需要收集与企业经营范围相关的资料。5）可根据需要向社会、离退休人员征集档案、资料。（五）档案整理工作1、企业变动与全宗划分的情况2、对分类方案的要求（1