公文管理制度

公文管理制度第一条：公文是请示报告、传达指示、决定决议、批复处理、管理指导工作的重要形式。公文的密级为：绝密、机密、秘密、公开，分别上报或下发到不同的部门和级别。第二条：行文的格式要统一规范，标题段落清晰，层次分明，文字精炼、表述准确。要标明签发人、秘级编号、发送单位、印制份数、页数等。第三条：公文收发后要按要求传达到位，及时组织有关人员学习领会上级精神，不得扣发、截留、拖延，严守文件秘密或商业情报信息。第四条：文件种类主要包括：红头文件、一般文件和外来文件三种。公司的规章制度、规定、办法、决议、通知、纪要、命令、指示、通报，以及向政府部门的请示、报告等，一律以公司红头文件印发，其他文件可用普通纸印发。第五条：红头文件用于公司重大人事任免、规定、决定、通报、总裁令、上行文、总裁办公会议纪要、董事长会议纪要、批复等。决定用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门或人员，变更或者撤销不适当下级部门的决定事项。规定用于对某一方面的工作做部分的规定。通报用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。第六条：一般性文件用于普通性的通知、通告、商务信函、商务公关与传播文书、职员职业生涯书等。外来文件指外单位或国家、省、市、县行政管理部门来文。第七条：红头文件的内容包括：发文单位、签发人、秘密等级、紧急程度（急、加急）、发文字号、标题、主送机关、正文、印章、时间、附件、主题词、承办部门、承办人、抄送部门、落款、页数、印发份数等。第八条：发文单位/部门（红头）应当写规范化全称。与有关单位/部门联合行文，一般情况下主发文单位/部门排列在前。第九条：标题应当准确简要地概括文件的主要内容，一般应当标明发文部门，并准确标明文件种类（如通知、命令、决定等）。标题中除法规、规章名称和转发文件加书名号外，不加标点符号。如有附件，在正文之后、发文单位落款注明附件顺序和标题。第十条：成文日期：会议性文件以会议通过的日期为准，其他文件以公司领导人签发日期为准条。落款要写发文单位全称，文件一律加盖公章，插入成文日期要求大写，不应小写。落款当页若无正文，则应标注（此页无正文），盖章采用下套端正，不压成文日期。单双面印刷均可，左侧装订。第十一条：页面设置：采用标准A4纸，上下边距2.5cm，左右边距2.2cm，段前0行，段后0行；行间距点固定值25—28。如表格等须横向打印的材料上下边距2.2厘米，左右为2.2厘米，页眉1.5厘米，页脚1.5厘米。第十二条：文件名称用宋体二号以上加粗、居中。主送单位用黑体，正文一般用四号宋体。一级标题用“一、……”表示；二级标题用“（一）……”表示；三级标题用“1、……”表示；四级标题用“（1）……”表示。第十三条：文件副标题：宋体，小三号字加粗；发文字号、签发人、正文、落款、成文日期、主题词内容等四号宋体。第十四条：文件的起草：按公司领导要求由行政人事部负责起草的公文，或各部门起草承办，并以公司名义下发的文件。第十五条：文件的审批流程实行层级审核责任制：起草人根据指示要求拟稿→部门领导修改→分管领导审核→行政人事部审核→总裁、董事长批准。第十六条：发文审核的要求：拟稿承办人要充分领会领导指示精神，部门领导应对文稿进行认真修改把关，并签署意见，分管领导应对文稿的条理、内容以及合理性、真实性等尺度严格审核，办公室应对文稿的格式合理性、文句通畅性、语法规范性进行审核。第十七条：文件从起草到签发周期一般为三天。所有文件必须由董事长、总裁（各单位为总经理）审批同意签字后方可下发或呈报。第十八条：文件在领导签发后，一般以书面版的形式下发至各单位，并由收件人签字。提倡无纸化办公，可发电子版，以邮箱、QQ、MSN等形式发送至相关部门，接收文件后需电话或回执等方式告知。下级单位或部门呈报的所有请示报告、公文、传阅件等，由行政专员统一协调办理。第十九条：文件下发三日内，行政人事部要监督检查文件学习执行情况，重要文件各单位要及时呈报学习落实情况。第二十条：外来文件的接收一律使用《文件签收单》，由专人收文登记，根据文件属性及时分送相关部门，并负责催办，防止漏办和延误。文件传递必须保证安全，完善签收手续，指定专人保管、立卷归档，防止文件遗失。第二十一条：以公司名义形成的文件，统一由行政人事部负责归档；各部门日常工作中形成的文件、活动资料，由各部门指定专人立卷归档。行政人事部定期检查各单位文件管理情况，并将结果进行讲评和通报。第二十二条：文件按不同的属性、时间顺序进行排列，建立目录，并进行编号，所有文件应由本部门和行政人事部保留一份存档。要保证文件档案的齐全、完整。第二十三条：年终由行政人事部集中收缴所有文件按编年体归档，一般应永久保存，并建立电子文件档案。没有存档和查阅价值的文件，特别是机密文件，要经公司负责人批准，由行政人事部负责销毁，各部门不得自行销毁文件，严禁作为废品出售、丢弃文件。6、档案管理制度第一条：档案是公司在建设管理、生产经营、策划销售等活动中直接形成的，对公司生存和发展有保存价值的文字、图表、声像、实物、电子资料等原始历史记录。由行政办公室集中统一归口管理。第二条：档案管理的范围：1、说明公司历史沿革的各类重要文件，如公司章程、股东名簿、董事会及股东会纪要等。2、法务类：对外签订的各类法律合同、协议、司法文书、知识产权、合同谈判等材料。等。3、本公司对内、对外、对上、对下的正式公文及会议纪要，各种综合型或专题型调查、考察报告、商务函件等。4、公司管理制度、季度、年度工作方案、计划、总结等。5、各类证照，如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、所有权证书、土地证、知识产权证书、协会证书、荣誉证书、质量管理体系认证等。6、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合等。7、政府发文、产业政策、活动资料等。8、会计凭证类：如原始凭证，记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证等。9、会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产、辅助账簿、其它会计账薄等。10、财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，年度预决算报表、验资报告、审计报告等。11、清册类：银行存款余额调节表、银行对账单、会计核算专业资料、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册等。12、合同制度类：各类经济合同原件、各种财务制度、计划、总结等。13、基建综合类：征地批文、总体规划、设计报告、组织架构、工程建设管理办法、投资计划；建设合同，质量监督书；工程决算、审计资料；招投标方案；项目材料等。14、基建设计类：技术设计、设计计算书、工程概算、总体规划图等。15、基建施工类：施工计划、基础工程检测报告、出厂合格证、工具单、备品备件单、设备图纸等。16、基建监理类：监理大纲、细则、验收签证等。17、人力资源类：人员基本情况、职务、薪酬调整记录等。18、人事制度类：培训开发、绩效考核、招聘录用、薪酬福利、岗位描述、劳资关系、劳动合同等。19、中长期发展规划、年度综合计划，部门月度计划等。20、年度经营报告、竞争情报分析、投资风险评估等。21、政策类：各类产业政策汇编。22、公关类：活动策划材料、总结、各类上报资料等。23、产品物流类：采购、运输、仓储、发货、库存等数据资料。24、科技研究类：设计图纸、创新计划、设备仪器等。25、市场销售计划、客户资料、合同管理等。第三条：档案分类：集团公司档案卷宗共分十大类：外来文件类、行政管理类、企划经营类、人力资源类、生产制造类、财务管理类、项目建设类、融投资类、实物类、设备仪器类。外来文件类（WLWJ）：政府文件：政府批复（项目备案书、相关政策性文件、相关项目可研报告、规划设计等）；行政管理类（XZGL）：各类证照（如营业执照、组织机构代码、信用代码、土地证、税务登记证等）；各类公文（任职命令、通知、决定、会议纪要、规章制度等）；外事工作类（外事业务管理、涉外活动、出访考察等）。企划经营类（ZLJY）：企业管理、经营决策、风险评估、市场分析报告、内外环境评估、战略规划等，工作计划如年度计划、工作目标等。产品销售如市场分析、用户调查、销售统计、广告宣传、促销活动、售后服务等。人力资源类（RLZY）：薪酬管理如劳动工资、社会保险等；招聘管理如劳动合同、考核资料、储备干部资料、面试题库等；培训管理材料、绩效考核材料等。生产制造类（SCZZ）包括质量管理如质量控制、检验化验、生产报表等，安全管理包括安全生产、工伤事故处理、职工安全等，供应采购管理如招投标、商务谈判、采购验收、运输仓储等。财务管理类（CWGL）：会计报表（财务报告、预决算）、会计账簿（总账、明细账、日记账等），会计凭证、固定资产、财务制度、验资报告、审计报告、财务印鉴等。设备仪器类（SBYQ）：按设备仪器种类型号分类（设备仪器采购合同、验收报告、检查保养记录、报废鉴定等）。基本建设类（JBJS）：工程图纸、预算决算、验收报告、项目进度等。融投资类（TRZL）包括银行贷款手续、企业项目介绍、金融单位文件等。实物类（SWL）：如荣誉证书、奖状奖杯、锦旗等。印章类包括行政章、法人章、签名章、合同章、专用章等、各类活动照片、产品样品、宣传品、科技成果等。第四条：档案保管：做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，切实做好档案“十防”：即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密，确保档案完整安全。档案室保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。档案管理人员要做到天天打扫卫生，每月清理两次档案柜卫生，发现有字迹褪变和纸张破损的案卷，及时进行抢救。交接档案要认真清点，履行签字交接手续。非工作人员不得随意进入档案室，以防意外；在档案室里不准吸烟。所有应归档的文件、材料应由档案管理人员收集齐全。公文类正文与签发稿、签收稿主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。注意检查是否盖公章，标题，内容、摘要、日期等信息是否齐全。归档文件材料应是原稿原件，一般不得用复印件。归档的照片、录音带、录像带、光盘要一一写上文字说明。凡是归档的文件材料必须经过整理，按文件形成的先后顺序集中排列。不许将机密文件带回家中和到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友，出入公共场所。其他任何单位和个人一律无权处理或自行销毁。不许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。严防失密、泄密发生，发现有关泄密事件，应立即报告，及时追查。因工作需要，复制一般文件材料时要经行政办公室审批；复制本职工作范围以外的档案，需经有关业务部门负责人同意；复制机密档案材料（公司会议记录等），须经档案员和行政办公室审批，报公司负责人批准后方可复制。外单位一般不允许复制，确因工作需要应经公司负责人批准。复制要及时进行登记。第五条：档案借阅：本单位各部门借阅档案，必须填写《文件借阅单》，机密文件由公司负责人签字方可借出，一般文件由部门领导签字，行政办公室审批。借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。外单位来人查阅档案，需持单位介绍信，并经公司领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。机密、秘密、绝密档案借阅一律由公司负责人审批方可借出。查阅各门类档案应在档案室进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为，严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。档案是公司的宝贵财富，各类档案本身具有机要性质，因此，档案管理人员必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密规定，确保档案的安全。凡使用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接动用。借阅档案必须严格办理手续，限期使用，按期返还，档案管理人员要对返还的档案认真检查核对，发现问题及时追查。使用绝密、机密档案以及引进技术资料、科研成果、发明创造、专利、新产品、新工艺等技术文件材料，须严格履行审批手续，未经批准的，严禁提供使用。第六条：档案期限：永久保存：公司章程；股东名簿；各类规章制度、组织规程及办事细则；董事会及股东会纪录；财务报表；政府机关核准文件；不动产所有权证及