10、软件项目采购管理

IT项目采购管理第一节概述第二节IT项目采购原则与方式第三节IT项目采购类型及要求第四节IT项目采购管理内容第五节IT项目采购计价类型第六节IT项目招标与投标程序第七节IT项目标准招标文件第一节概述一、IT项目采购及外包涵义1．IT项目采购采购是指从外界获得货物或服务的完整的采办过程，政府领域和工程领域一般采用该术语。IT行业则使用“外包/外购（outsourcing）”这一术语。2．IT项目外包在IT行业中，有时业主还将IT项目的开发、运行管理和维护承包给外部专门的机构负责，这种行为称为外包。IT项目的外包内容包括系统运营、网络设计/开发和管理、应用系统设计/开发和维护、数据中心托管、安全服务、IT项目培训、系统集成、信息技术顾问、业务过程管理、业主支持、系统支持/恢复服务及其他（行政管理、人事管理、耗材管理）等。二、IT项目采购及其管理的意义1．IT项目采购的意义采购在IT项目管理中占有重要的地位。采购是IT项目的物质基础，是决定IT项目成败的关键。为了保证IT项目目标的实现，合理使用IT项目资金和提高资金的使用效率，在IT项目实施过程中，实施科学、合理的采购有着重要的意义。（1）降低成本。（2）从外界获得专门的技能和技术。（3）提高责任心。（4）有效地遏制或减少浪费、腐败等现象的发生（5）有利于IT项目的进度控制。2．IT项目采购管理的意义IT项目具有规模较大、技术复杂、风险高等特点，并且涉及高科技信息领域，因此，在经济全球一体化的今天，外包采购作为采购活动的一种特殊、复杂形式，在IT市场中有其存在的必要性。业主、承包人都必须重视IT项目的采购管理，加强IT项目的采购管理。三、IT项目采购管理现状1．IT项目自治与外包决策2．IT项目合同类型3．供货人选择4．IT项目采购预算与采购成本5．IT项目采购环境6．IT项目采购流程与方法7．IT项目采购的标准招标文件内容及格式四、IT项目采购存在的问题项目采购在我国工程建设领域已经实行了多年，培养了一批精于项目采购工作的人员，积累了丰富的经验，但IT项目采购有其自身的特点和运行规则。目前，IT项目采购存在以下一些问题。（l）需求不明确。（2）采购方式随意。（3）评标受限。（4）合同管理水平有待提高。（5）“钓鱼项目”造成IT项目预算及成本的失控。（6）采购组织不固定。（7）招标文件内容不规范。五、IT项目采购管理项目采购管理是构成项目管理的重要内容之一。IT项目采购管理是指对采购或外包这一过程的管理。IT项目采购管理描述了从执行机构以外获得物资和服务所需要的过程，由采购计划编制、询价计划编制、询价、供方选择、合同管理和合同收尾构成。IT项目采购管理的主要过程见表10-1。采购计划编制询价计划编制询价供方选择合同管理合同收尾1．输入（依据）（1）范围说明；（2）产品描述；（3）采购来源；（4）市场条件；（5）其他计划编制的输出；（6）约束条件；（7）假定。2．工具和技术（1）自制或外购分析；（2）专家评定；（3）合同类型选择。3．输出（结果）（1）采购管理计划；（2）工作说明。1．输入（依据）（1）采购管理计划；（2）工作说明；（3）其他计划编制的输出。2．工具和技术（1）标准格式；（2）专家评定。3．输出（结果）（1）采购文件；（2）评审标准；（3）更新的工作说明。1．输入（依据）（1）采购文件；（2）合格卖方清单。2．工具和技术（1）投标人会议；（2）广告。3．输出（结果）（1）建议书。1．输入（依据）（1）建议书；（2）评审标准；（3）组织方针。2．工具和技术（1）合同和谈判；（2）加权体系；（3）筛选系统；（4）独立估算（标底）。3．输出（结果）（1）合同。1．输入（依据）（1）合同；（2）工作结果；（3）变更申请；（4）卖方发票。2．工具和技术（1）合同变更控制系统；（2）执行情况报告；（3）支付系统，3．输出（结果）（1）信函；（2）合同变更；（3）支付申请。1，输入（依据）（1）合同文档。2．工具和技术（1）采购审计。3，输出（结果）（1）合同归档；（2）正式验收和收尾。表10-1IT项目采购管理主要过程第二节IT项目采购原则与方式一、IT项目采购原则1．成本效益原则IT项目的实施需要讲求经济性和效率性。IT项目采购的经济性和效率性是指所采购的产品应具有优良的品质，以及在合理的、较短的时间内完成采购，以满足IT项目工期的要求。2．均等竞争性原则项目采购的均等竞争性是指在项目采购中给予合格竞争者均等的机会3．透明原则IT项目采购过程的透明性是指IT项目采购的整个过程具有高度的公开性。4．时间原则采购的IT产品应及时到达，采购时间应与整个IT项目实施进度相适应。5．质量原则质量标准是IT项目的基本特性，IT项目质量应当良好，符合业主要求。二、采购方式目前，常用的采购方式有：招标采购、竞争性谈判采购、单一来源采购、询价采购等，其中招标采购又分为公开招标采购和邀请招标采购。（一）公开招标1．概念公开招标采购（又称无限竞争性采购）是指招标机关或其委托的代理机构（统称招标人）以招标公告的方式邀请不特定的供货人（统称投标人）投标的采购方式。公开招标是IT项目采购的主要采购方式。2．采购程序公开招标采购的程序通常包括公布招标公告、编制招标文件、投标文件的编制、资格审查、开标、评标和定标、授予合同等过程。3．优缺点优点：可以为一切有能力的承包人提供一个平等的竞争机会，从而挑选技术、管理水平高，实力雄厚，有信誉的承包人承担IT项目建设任务，使IT项目在技术上达到社会平均（先进）水平，同时在造价和工期方面也实现预期的目标。缺点：所需要的时间较长、费用较高。4．注意事项采用公开招标关键是要防止将竞标的机会提供给那些投机商，因此必须加强资格预审工作，防止他们故意压低报价以挤掉其他态度严肃认真而报价较高的承包人。（二）邀请招标1．概念邀请招标采购（又称有限竞争性采购）是指招标人以投标邀请书的方式邀请规定人数（《招标投标法》规定3人，《政府采购法》规定5人）以上的供货人投标的采购方式。2．采购程序邀请招标采购的程序原则上要经过两个阶段：（1）通过公开招标方式确定供货人资格标。（2）邀请通过资格预审的所有供货人前来投标。3．优缺点（1）优点：由于不需要发布招标通告，不需要资格预审或简化了资格预审工作，节省了费用和时间，提高了效率；另外，由于对承包人比较了解，减少了承包人违约所带来的风险。（2）缺点：竞争性较差，有可能排除好的承包人，而且可能提高报价。4．注意事项采用邀请招标的关键是业主对市场供给情况以及承包人的情况比较了解。还要考虑IT项目的具体情况：一是招标项目的技术新而且复杂或专业性很强，只能从有限范围的承包人中选择；二是招标项目本身的价值低，合同金额不大，招标人只能通过限制投标人数来达到节约费用和提高效率的目的；三是招标项目有其他例外的理由，如时间的紧迫性等。（三）竞争性谈判采购1．概念竞争性谈判采购是指采购机关直接邀请规定人数（《政府采购法》规定3人）以上的供货人就采购事宜进行谈判的采购方式。2．采购程序竞争性谈判采购程序的步骤包括：（1）成立谈判小组。（2）制定谈判文件。（3）确定邀请参加谈判的供货人。（4）开展谈判。（5）确定成交供货人。3．优缺点（1）优点：通常适用于采购现成的、标准化的货物或服务。（2）缺点：容易出现采购方指定品牌询价的现象。4．注意事项与公开招标方式采购相比，竞争性谈判具有较强的主观性，评审过程也难以控制，容易导致不公正交易，甚至腐败，因此，必须对这种采购方式的适用条件加以严格限制并对谈判过程进行严格控制。（四）单一来源采购1．概念单一来源采购（直接采购）是指采购机关向供货人直接购买的采购方式。2．采购程序单一来源采购程序包括以下8个步骤：（1）接受委托。（2）采购方式申请报批。（3）成立谈判小组。（4）组织谈判并确定成交供货人。（5）成交供货人提交履约保证金。（6）组织签订合同。（7）单一来源采购资料归档。（8）合同的履行和验收。3．优缺点（1）优点：单一来源采购是国际上通行的一种采购方式。在这种采购方式中，采购活动处于一对一的状态，采购人处于主动地位。（2）缺点：在采购交易过程中，更容易滋生各种不规范行为和腐败（商业贿赂）现象，而放弃了规范化的原则，迫使价格居高难下和极不合乎情理。4．注意事项除发生了不可预见的紧急情况外，采购人应当尽量避免单一来源采购方式。如果采购对象确实特殊，确有采取单一来源采购方式进行采购的必要，应当深入了解供货人提供的产品性能和成本，以便有效地与供货人就价格问题进行协商，尽量减少采购支出。（五）询价采购1．概念询价采购是指对三家以上的供货人提供的报价进行比较，以确保价格具有竞争性的采购方式。2．采购程序为了使询价采购更加公平、公正，询价采购程序大体上有以下几个步骤：（1）成立询价小组。（2）确定被询价的供货人名单。（3）询价。（4）确定成交供货人。3．优缺点（1）优点：简便，采购成本较低。（2）缺点：采购价格受供货人的数量影响，供货人容易形成价格联盟。4．注意事项询价采购有以下一些注意事项：一是公开询价信息；二是更多地邀请符合条件的供货人参加询价；三是实质响应的供货人并非要拘泥于“三家以上”；四是不得指定品牌采购；五是不单纯以价格取舍供货人。四、采购主要法律法规（一）中华人民共和国招标投标法（二）中华人民共和国政府采购法（三）相关的配套法规和政策第三节IT项目采购类型及要求IT项目采购管理是指为了达到IT项目范围而执行组织外部获取货物、服务所需的过程。IT项目采购管理是从买方—卖方关系中买方（业主）的角度加以讨论。一、IT项目采购类型（一）按IT项目采购形态分按IT项目采购形态，IT项目采购分为有形采购和无形采购，其中有形采购包括货物采购和工程采购，无形采购包括服务采购。1．货物采购货物采购属于有形采购，是指购买IT项目建设所需的投入物，如机械、设备、仪器、仪表、办公设备、建筑材料等，并包括与之相关的服务，如运输、保险、安装、调试、培训、初期维修等。2．工程采购工程采购也属于有形采购，是指通过招标或其他方式选择工程承包人，即选定合格的承包人承担IT项目建设任务，以及与之相关的服务（例如人员培训、维修等）。3．服务采购从广义上讲，咨询服务就成为一种知识服务型产业，它以专门的知识、信息、技能和经验为资源，帮助业主解决各种复杂难题，提供解决某一问题的建议或方案，或为领导决策提供参谋性意见。（二）按采购竞争程度不同分1．招标采购招标采购包括公开招标和邀请招标采购。2．非招标采购非招标采购包括招标采购、竞争性采购、单一来源采购、询价采购、自营工程等。（三）按采购人不同分按IT项目采购人不同，IT项目采购分为个人采购、家庭采购、企业采购与政府采购。（1）个人采购。个人采购是指个人使用资金来采购的行为。（2）家庭采购。家庭采购是指以家庭为单位发生的采购行为。（3）企业采购。企业采购是指企业发生的采购行为。（4）政府采购。政府采购，是指各级国家机关、事业单位和团体组织，使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。（四）按IT项目采购最终提供物分1．软件开发采购软件开发采购一般可以分为两大类：一类是软件开发的订单采购；另一类是软件开发的非订单采购。2．系统集成采购系统集成采购包括复杂的软件、硬件系统工程或系统集成等的采购。3．通信工程采购通信工程采购包括长途通信光（电）缆工程、微波通信干线工程、地球站通信工程、移动通信工程、长途电信枢纽工程、市话通信工程等的采购。4．网站建设采购网站建设采购包括网站开发、网站管理、网站维护等的采购。5．咨询服务采购咨询服务采购包括单纯的IT咨询服务、非订单IT项目（如现成IT产品）的培训和维护等的采购。（五）按IT项目采购复杂程度分1．简单IT项目的采购（1）咨询服务的采购。（2）非订单IT项目的采购。2．复杂IT项目的采购当IT项目具有特定业主，即按照特定业主的要求建设IT项目时，此即属于复杂IT项目采购。复杂IT项目包括按照特定业主要求而