文件归档目录范本

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【爱文库】核心用户上传朝阳【wlsh0908】整理文件归档目录范本一、电子表格的使用1、本电子表格格式是按照国家标准和档案管理软件的要求设计的,所列项目不能增减。2、在计算机中录入时不能加空格和回车。3、目录在填写好后保存时的文件名为“单位名称+年度+.XLS”,如“档案局2007.xls”。4、目录填写好后看是否超宽,确定后可以用国际标准A4型纸(长×宽297mm×210mm)直接打印,已设置好顶端标题行,打印时会自动加上表格头子,不必再手工加每页加表头。5、表头部分“全宗号”是县档案馆给每一个立档单位的编号,同一行末为“保管期限—年度”,如“永久——2007”、“30年——2007”、“10年——2007”。二、归档文件目录填写说明《归档文件整理规则》所指编目是指对已归档文件逐件编目。归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。——件号:填写室编件号。件号在最低一级类目中从“1”开始编写。不得重复,不得编附号。——责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。责任者必须是文件的署名者,而不是承办者它可以是一个或几个机关,或一个或几个人。填写时要注意三个问题:(1).填写时一般使用全称或通用简称,不能使用“本单位”、“本科”等含义不明、难以判断的简称。领导讲话填写领导姓名。(2).联合发文时,填写文件主办的单位全称,即编文号的单位。(3).有些“白头文件”可能出现未署责任者的情况,编目时应依据文件内容加以【爱文库】核心用户上传朝阳【wlsh0908】整理考证并填写,并加“[]”。——文号:文件的发文字号。文号即发文的字号,是由发文机关按发文次序编制的顺序号,一般由机关代字、年度、顺序号组成,填写文号项时应照实抄录,代字、年度、顺序号(包括括号的形式)都不能省略(不能变),否则将给查找和利用带来困难,如“盐委发[2007]1号”,不能填为“盐委发(2007)1号”、“盐委1号”、“盐委发1号”等。文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号,亦不得填写“情况反映”等刊物名称。“情况反映第×××期”、“工作动态第×××期”、“会议纪要第×××期”等内容填在“文号”栏内都是不符合要求的。——题名:题名即文件标题。一个完整题名由责任者、问题、文种3个部分组成。填写题名时应注意几个问题:⑴.当文件只有一个题名时,填写应照实抄录;⑵.当有的文件还有副题名(副题名即文件标题中破折号冒号后面部分,对正题名进行解释说明)或并列题名(并列题名即以其他语言文字书写的题名)时,如果正题名能够反映文件内容时,副题名一般不须抄录,并列题名在需要时与正题名一并抄录;⑶.当文件没有题名,或题名含义不清,不能提示或不能全面提示文件内容,应重新拟写或补充标题,并在新拟或补充标题之外加“[]”号。⑷.当会议记录须重拟题名时,应写明会议的时间和主要内容。⑸.正件与附件为一件时,当正文仅仅是一些原则性的东西,而附件是具体的条文,这时附件的题名应同时抄录,外加“()”号,如:“关于进一步加强精神文明建设的决定”(附:市民公约)。——日期:文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如19990909。有的文件材料有年无准确月日的,如2007年一份材料可填写为20070000。未注明日期的文件,应根据文件内容加以考证,考证的时间加〔〕。——页数:每一件归档文件的页数。页数是每件文件的总页数。归档文件整理【爱文库】核心用户上传朝阳【wlsh0908】整理过程中无需对每件文件重新编页码,只需将的页数相加作为该件文件的页数。计算页数时以文件中有图文的页面为一页,有的文件落款“此页无正文”,然后就是文件落款时间,这样的情况同样也算一页,空白页不计。有些大张的统计表折叠后仍按未折叠前的图文页面数计算页数。多份文件作为一件时,按各文件页数相加在一起计算。——备注:注释文件需说明的情况。填写归档文件需要补充说明的情况如文件的缺损、修改、移出、销毁等,如内容太多可在备注栏内加注“*”字号,将具体情况填写在盒内备考表中。归档文件目录全宗号:10年——2009件号责任者文号题名时间页数备注【爱文库】核心用户上传朝阳【wlsh0908】整理【爱文库】核心用户上传朝阳【wlsh0908】整理

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