教你Word操作中一些很少用到的小技巧

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教你Word操作中一些很少用到的小技巧Word是目前进行文字处理操作时最常用的工具软件,它的功能十分强大,在使用的过程中其实有很多的技巧,但实际上是很多特别简单又实用的技巧并没有被广大的使用者所真正的掌握并运用,今天小编为大家介绍几个不被大家所经常使用但却又很方便的操作小技巧。1.一次保存多个文件在很多应用软件中都有“保存所有文件”命令,如在WPSOffice中。使用这个命令非常方便,可以一次将所有打开的这种应用程序的文件进行存盘操作,然后快速关闭。其实在MicrosoftWord中也有这个功能。只要在保存文件时,按住“Shift”再打开“文件”菜单,就可以发现原来的“保存”命令变成了“全部保存”,(如图1)所示。图1此时选择这个命令可以一次将所有打开的Word文件进行保存。呵呵,这个功能是不是太隐蔽了!2.快速组合多个对象在Word或Powerpoint中绘制多个图形或绘制流程图时,通常要将它们组合成一个对象,常规的方法是按住“Shift”键,依次单击每一个图形,然后单击鼠标右键,从快捷菜单中选择“组合”—“组合”命令。但当图片很多、很小且又挤在一起时,这种方法就比较费时费力。其实最简单的方法是按住鼠标右键,从这些图像左上角拖动至右下角,将这些图像圈选起来,然后右击选中的图形,使用快捷菜单中的“组合”—“组合”命令就可将这些对象组合起来。3.快速回到上次编辑的位置在Word中,按下“Shift+F5”组合键可以将插入点返回到上次编辑的位置,Word能够记忆前三次的编辑位置,第四次按“Shift+F5”组合键时,插入点就会回到当前的编辑位置。如果你要在打开文档之后立即按“Shift+F5”组合键,可以将插入点移动到你上次退出Word时最后一次编辑的位置。4.快速更改英文的大小写在文档中选中想要更改大小写的英文字母或英文单词,按住“Shift”键,同时按下“F3”键,不停的按“F3”键,每次按“F3”键时英文单词的格式会在全部大写、首字母大写和全部小写格式之间进行切换。5.输入直引号(')你有没有发现,在Word中通常是不能输入直引号的('),其实原因很简单,就是Word提供的一项自动替换功能捣的鬼,可以把它关闭。方法是:打开“工具”菜单,单击“自动更新选项”命令,在弹出的“自动更新”对话框中,单击“键入时自动套用格式”选项卡,取消选中“键入时自动替换”栏中“直引号替换为弯引号”项的复选框,(如图2)所示。图2这样在英文输入状态下,就可以输入直引号。在OfficeWord一页中插入两个关联页码在一些正规的文献资料中,通常有这样的页码,总第20页第15页,它的含义是当前页是总文档的第20页,为本部分内容的第15页。这种页码是怎么设置的呢?将光标定位在文档中需要重新开始计算页码的地方,打开“插入”菜单,选择“分隔符”选项,从“分隔符”对话框中选择“分页符”单选按钮,(如图1)所示。单击“确定”按钮。图1将光标定位在分页符前面的文字页中,打开“插入”菜单,选择“页码”命令,弹出“页码”对话框,设置一种页码样式,(如图2)所示。图2再单击“格式”按钮,选中“页码格式”对话框中“页码编排”栏中的“起始页码”单选项,并将后面输入框中的数字设为1,当然可以根据具体要求灵活设置,(如图3)所示。图3设置好后,连续单击“确定”按钮。在Word编辑状态,可以看到在页面的下方已经插入了一个页码,在分页符下面的文字页中,双击页码,激活页眉和页脚设置,选中页码,(如图4)所示。图4打开“插入”菜单,选择“书签”选项,弹出“书签”对话框,在“书签名”栏中任意给书签取个名字,就叫“ABC”吧!(如图5)所示。图5单击“添加”按钮,对话框随即会关闭。将光标移到页脚的另一侧,可以使用空格键将光标位置调整好,打开“插入”菜单,选择“域”选项,弹出“域”对话框,单击“域代码”按钮,在“域代码”输入框中输入“ABC-5”,(如图6)所示。图6这个数字5是两个页码相差的页数。单击“确定”按钮,操作就完成了,现在就可以看到两个页码相差5了,还可以在页脚中填入其他文字,并调整两个页码的位置。提示:输入“ABC-5”时,字母和数字前后一定要有空格。如果设置完成后,页码没有按照你预计的情况出现,首先要检查这个设置。[1]下面,我们便来开始学心Excel大侠的绝学。我会先一招一招地介绍,几招之后,再演示怎么综合应用所学的几招,创建新招。在实际对敌中,我们要知道,招是死的,人是活的,招由心生,绵绵不绝。第一招:大海捞针(Vlookup函数)招如其名。此招用来在一个茫茫的数据源中,自动让电脑找出你要的某个数据的相关资料并填在指定的地方。也是就是,可以让电脑在一个表格或指定的一个区域中查找某一指定的值,并由此返回该值相对应当前行中指定列处的数值。此招还有相应的变化,分别为lookup和Hlookup两式。当查找的数据是水平排列时,可以使用函数HLOOKUP代替函数VLOOKUP。但用到的情况比较少,这里不做介绍。例如:你有一个工作表,上面近万项货品名称,每项货品的代码,价格,购买日期等。如你要做另一份报表,且其中部分货品在这份表中己有数据,则可以利用此招,只输入货品的名称或者代码,其余的让电脑自动查找并返回相应的价格,购买日期等。使用语法VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)Lookup_value为需要查找的值。Lookup_value可以为数值、引用或文本字符串。Table_array为需要在其中查找数据的数据表。可以使用对区域或区域名称的引用,例如数据库或列表。如果range_lookup为TRUE,则table_array的第一列中的数值必须按升序排列:…、-2、-1、0、1、2、…、-Z、FALSE、TRUE;否则,函数VLOOKUP不能返回正确的数值。如果range_lookup为FALSE,table_array不必进行排序。通过在“数据”菜单中的“排序”中选择“升序”,可将数值按升序排列。Table_array的第一列中的数值可以为文本、数字或逻辑值。文本不区分大小写。Col_index_num为table_array中待返回的匹配值的列序号。Col_index_num为1时,返回table_array第一列中的数值;col_index_num为2,返回table_array第二列中的数值,以此类推。如果col_index_num小于1,函数VLOOKUP返回错误值值#VALUE!;如果col_index_num大于table_array的列数,函数VLOOKUP返回错误值#REF!。Range_lookup为一逻辑值,指明函数VLOOKUP返回时是精确匹配还是近似匹配。如果为TRUE或省略,则返回近似匹配值,也就是说,如果找不到精确匹配值,则返回小于lookup_value的最大数值;如果range_value为FALSE,函数VLOOKUP将返回精确匹配值。如果找不到,则返回错误值#N/A。说明如果函数VLOOKUP找不到lookup_value,且range_lookup为TRUE,则使用小于等于lookup_value的最大值。如果lookup_value小于table_array第一列中的最小数值,函数VLOOKUP返回错误值#N/A。如果函数VLOOKUP找不到lookup_value且range_lookup为FALSE,函数VLOOKUP返回错误值#N/A。应用示例:上图中,为方便比较,我将原始数据区域放在了同一工作表中(E1:F5),实际使用时,原始数据可以在不同的工作表,甚至不同的工作簿(即不同的Excel文件)。当被查找的内容与原始内容在不同的工作表,table_array前面需加上工作表的名称,写法为“表名!”区域范围,如“Sheet2!$A$1:$B$12”,而若在不同的工作簿,则还得加上文件名,如“[文件名]sheet1!$A$1:$B$12”。详细解释公式“=Vlookup(A2,$E$2:$F$5,2,FALSE)”中A2表示要查找的值为A2单元格的内容,即“Apple”,“$E$2:$F$5”告诉电脑,应该去$E$2:$F$5这个数据区域中查找,“2”表示找到后,应传回该区域第二列的值,即数量列,最后“FALSE”参数系统,查找区域内容未进行排序,需使用精确查找,找不到就算了,不返回近似匹配值。特别要注意的是,通常我们都是使用鼠标拖动的方法来填充公式,而拖动时,Excel对公式中区域的引用,处理方法是不一样的。如果是相对参照,即栏名列号前没有“$”符号,则Excel会对该区域作相对位移,如上栏是E2:B5,拖到下栏后,即会自动成为E3:B6,这种处理方法在很多公式中是必要的,但在这个公式中却是致命的,因为它更改了查找的原始数据的区域,导致实际上包含有的数据,因己不在查找的区域中而漏网。这也是很多用户在实际应用中犯的错误,引致查找结果不真实。要解决这个问题,我们可以利用Excel对区域引用的第二种方法:绝对参照。即在栏名列号前加上“$”,这样,系统就不会作相对的位移,无论怎样拖,区域范围都不变。(在很多情况下,我们会使用“名称”来代替直接的区域指定方式,使用更为方便。这一内容将在其他章节中介绍)相对参照与绝对参照的写法,可以让电脑作自动转换。方法是,先将当前单元格定位在要修改的单元格上,然后在资料编辑列,用鼠标涂黑(英文的说法叫Highlight)要转换的部分,再按“F4”即可。见下图:通过上图可以看出,能找到的,系统己自动填入了找到的值,如Apple&cherry,对于找不到的(Plum&Pear),则显示#N/A。第二招:左右逢源(If函数)此招用来对某一条件执行的真假值进行判断,根据逻辑计算的真假值,返回不同结果。如果结果为真,则返回一个真,如果为假,则返回另一值,可谓左右逢源。使用语法IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)Logical_test表示计算结果为TRUE或FALSE的任意值或表达式。例如,A1=60就是一个逻辑表达式,如果单元格A1中的值大于或等于60,表达式即为TRUE,否则为FALSE。本参数可使用任何比较运算符。Value_if_truelogical_test为TRUE时返回的值。例如,如果本参数为文本字符串“预算内”而且logical_test参数值为TRUE,则IF函数将显示文本“预算内”。如果logical_test为TRUE而value_if_true为空,则本参数返回0(零)。如果要显示TRUE,则请为本参数使用逻辑值TRUE。Value_if_true也可以是其他公式。Value_if_falselogical_test为FALSE时返回的值。例如,如果本参数为文本字符串“超出预算”而且logical_test参数值为FALSE,则IF函数将显示文本“超出预算”。如果logical_test为FALSE且忽略了Value_if_false(即value_if_true后没有逗号),则会返回逻辑值FALSE。如果logical_test为FALSE且Value_if_false为空(即value_if_true后有逗号,并紧跟着右括号),则本参数返回0(零)。Value_if_false也可以是其他公式。说明函数IF最多可以嵌套七层,用value_if_false及value_if_true参数可以构造复杂的检测条件。在计算参数value_if_true和value_if_false后,函数IF返回相应语句执行后的返回值。应用示例:第三招:投石问路(IS函数)此招用来对某个单元格的当前值的类型进行判断,以便知道其类型后,再采取下一部行动,因此称为投石问路。IS函数共有九个工作表函数。概括为IS类函数,可以检验数值的类型并根据参数取值返回TRUE或FALSE。例如,如果数值为对空白单元格的引用,函数ISBLANK返回逻辑值TRUE,否则返回FALSE
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