职场英语写作--商务信函的结构与格式

职场英语写作---商务信函的结构与格式疫苗研发部：熊昱煜2012-01-31商业书信的写作基础书信的格式书信的文体书信的语气标点符号拼写构思和检查商业书信基础---书信格式标准的商业书信包括三个部分信头letterhead信文letterbody信尾close信头LetterHeading写信人地址Addresser’sAddress日期Date收信人地址Receiver’sAddress称呼Salutation标题/事由Subject/Re在信和传真中，信头所占页面不超过三分之一。商业书信的信头一般包括发信人地址、发信人日期、收信人地址和姓名、称呼以及事由。传真的的信头包括收信人地址（连同传真号码）、收信人地址（连同收信人传真号码）、发信日期、页数、称呼和事由。发信人地址：书信发信人地址位于页首居中的位置。传真发信人地址位于传真纸页首固定的信头格式内。一般来说，商业书信的首页都使用印有公司抬头的信笺。此部分包括公司名称、地址、电话和传真号码。有的甚至还印有代表公司形象的符号标志、E-mail号，网址和总裁的名字等。印有信头的首页中往往有一枚代表公司形象的标识。标识一般用图像表示，它就像包裹件上或运输工具上的商标一样。这些符号生动有趣、不同寻常，让人过目不忘。如果一个公司的标识设计得好，它就可以广为熟知，公司就容易打开局面，其形象也很快得到公众的认可。发信日期：有两种模式---“24Sept.,2009”(月-日-年)或“Sept.12,2009”（月-日-年）。日期可以打印在左边空白处。日期与抬头或发信人地址之间应空两行。写传真时，日期打印在信头相应的空格内。收信人地址：包括收信人的全名和职衔，以及公司的全称和地址。书信中收信人地址从页面左边空白处写起，在日期下面空两行。传真中收信人地址打在信头相应的空格内。指定收信人姓名：已不常用。如果需要，就从页面左边空白处写起，在收信人地址下空两行。收信人(Addressee)地址标准的排序方式：A.收信人名称、职位B.所在部门及公司名称C.公司所在的街道号码及街道名D.所在州名称及邮政编码E.所在国名称收信人(addressee)地址Mr.RichardYoung———姓名Director———头衔CresswellInc.———公司名称400FortuneStreet———街道号码及名称PhoenixArizona82044———城市名、州名、邮编U.S.A———国家名称呼：通常有以下称呼方式DearMr./Mrs./Miss/Ms.WangDearSir或DearMadamDearSirorMadamDearSirs称呼从左边空白处写起，在收信人地址下面空两行。事由（Subject/Re）:写明事由可以使收信人对信件或传真的内容一目了然。事由位于称呼之下，与称呼相隔一行。可以居中、居左、缩格。信文(Body)在全齐头式（full-blocked）书信，每个段落都从左边空白处开始书写，在“事由”下面空一行。段落内采用单行行距，段落之间采用双行行距。信尾(Close)结尾敬辞Complimentaryclose信末签名Signature(oftheaddresser)打印名字和头衔Printednameandtitle(oftheaddresser)ComplimentaryClose客套结束语亲密式：Cordially,Cordiallyyours,Intimatelyyours,普通式：Sincerely,Sincerelyyours,Yourssincerely,Verysincerelyyours,正式：Yourstruly,Yoursfaithfully,Verytrulyyours,Yoursverytruly,Faithfullyyours,最正式：Respectfully,Respectfullyyours,Yoursrespectfully,Veryrespectfully,信尾(Close)口述者/打字员姓名缩写Initialsofdictatorandtypist)附件Enclosure抄送Carboncopy(cc:ChanWaiMing)附笔/附言Postscript(附笔的主要用途是引起收信人的注意。因此，推销信函中有时也加上附笔，给广告宣传增加一点较亲切的感觉)*最后四项不是每封信所必需的部分，是根据实际需要而增加的部分。ProfessorFanHongForeignLanguagesDepartmentSunYat-senUniversityGuangdong,510275DearProf.FAN,IamveryinterestedinBusinessEnglishandwishtolearnmorefromyourlectures.ThisweekIamgoingtowritealettertoIBMcompanyRequestinginformationabouttheavailabilityofaproduct.CouldyouPleasesendmesomeinformationontheformatsofthebusinessletter?Iwouldbeverygratefulforyourkindhelpandearlyreply.Sincerelyyours,LiPingSalesdepartmentmanagerABCcompany举例