展览活动策划与管理

大型活动策划与管理许欣[e-mail]模块二展览活动策划与管理能力目标知识目标素质目标□掌握展览活动的策划流程□能够进行指定展览的策划□把握展览活动策划各环节操作技能□把握会议活动的准确定位□掌握展览活动的种类及特点□掌握展览活动营销策划□掌握展台设计、布置□掌握展览活动现场管理及注意事项□熟悉展览活动策划流程及原理□团队合作精神好、协调性高、具备较高的展览策划意识及运作能力□具备主动学习的精神、积极参与课堂教学活动，按要求完成教学准备□具备严谨、勤奋、求实创新的学习精神□知识面广，有良好的职业能力与道德素质□爱岗敬业、踏实肯干、具备良好的服务意识与专业素养项目引入——高交会“中国科技第一展”－－中国国际高新技术成果交易会（简称高交会），是由中华人民共和国商务部、中华人民共和国科学技术部、中华人民共和国工业和信息化部、中华人民共和国国家发展和改革委员会、中华人民共和国教育部、中华人民共和国人力资源和社会保障部、中华人民共和国农业部、中华人民共和国国家知识产权局、中国科学院、中国工程院、深圳市人民政府主办，深圳市中国国际高新技术成果交易中心（深圳会展中心管理有限责任公司）承办，中国规模最大、最具影响力的科技类展会。[思考]：1.为高交会设计招展书，应包括哪些主要内容？2.如何指引参展商进行布展？3.展后的评估总结如何开展？项目一策展任务1展览的定义与分类任务2选题构思任务3可行性分析任务4立项策划任务1明确展览的定义与分类大型活动里常说的展览，不是指“展示”这个动词，而是特指“展览会”这个名词。展览会，在《辞海》中的定义为：用固定或巡回的方式，公开展出工农业产品、手工业制品、艺术作品、图书、图片，以及各种重要实物、标本、模型等，共参观、欣赏的一种临时性组织。《简明不列颠百科全书》给“展览会”的解释是：为鼓舞公众兴趣、促进生产、发展贸易、或者为了说明一种或多种生产活动的进展或成就，将艺术品、科学成果或工业制品进行有组织的展览。展览的分类根据性质不同，分为贸易展和消费展按照内容不同，可分为综合展览和专业展览按照规模不同，划分为国际展、国家展、地区展、地方展以及单个企业的独家展根据时间不同，分定期展览和不定期展览根据场地不同，分专用展览馆展和流动展览按照形式不同，分为现实展览和虚拟展览按照国际展览联盟（UFI）的展会分类标准，分成综合性展览会、专业性展览会和消费性展览会三大类任务2选题构思展览调研与信息分析（展览信息、市场信息、同类展览信息、场馆、环境、交通等相关信息）选题与主题策划任务3可行性分析一展览选题分析环境分析战略分析任务3可行性分析二执行方案分析展览基本框架方案展览进度计划方案三财务预算分析四展览风险分析任务4立项策划一展览会的基本框架展览名称办展地点办展时间和频率办展机构展览规模和定位二展览会的预算任务4立项策划三招展招商和宣传推广计划四展会时间进度计划序号工作任务名称开始时间结束时间工作时间负责人任务4立项策划学生以小组为单位,讨论策展流程及其注意事项。项目一训练:项目二招展任务1招展工作任务2招商工作任务3宣传推广任务1招展工作招徕符合展会主题和展品范围的潜在公司参加展览会以有形的展位为媒介，销售一种无形的服务招展营销要素：产品有形营销要价格地点促销人员无形服务营销要素有形展示过程任务2招商工作招商对象-分析展会相关的产业链-分析展会产品的主要消费市场的地域分布状况和需求情况，展览题材所在行业的结构和背景，开展专业观众分析招商渠道：专业媒体、各种大众媒体、同类展会、有关的行业协会和商会、参展企业、各种招商代理、国际组织及外国驻华机构、政府主管部门、招展过程中的拒绝型客户任务3宣传推广宣传推广的目标展会的筹备阶段展会宣传推广主要目标展会宣传推广类型备注筹备初期提高展会的知名度，发布展会的基本信息显露宣传推广形象型宣传推广可能贯彻展会筹备的各个阶段，如果本展会受到竞争对手的威胁，还需要进行竞争性宣传推广筹备前期使受众全面深入了解展会，配合招展招商认知型宣传推广筹备中期在短期内推动展位的销售、组织更多的专业观众促销型宣传推广开幕前夕全面介绍展会的筹备进展情况展会期间重点宣传展会的特色和亮点，同时开始下一届的展会的招展招商工作展会结束后宣传展会的成果，扩大社会影响形象型宣传推广任务3宣传推广宣传推广的方式召开新闻发布会、广告宣传、建立专门的网站、向相关人员直接邮寄资料、公共关系营销推广、人员推广、在国内外同类展会上推广、网络宣传推广、通过专业协会和商会进行推广、利用国外驻华机构和我国驻外机构进行宣传推广学生以小组为单位,讨论招展流程及其注意事项。项目二训练:项目三布展任务1参展手册任务2展品运输指南任务3展台设计搭建任务4布展须知任务1参展手册（上）第十二届高交会参展手册目录高交会组织结构及职能图1交易中心/会展中心组织结构及职能图2第十二届高交会内容及展区安排3第一章高交会简介5第二章参展申请及相关事项第三章参展一开展期间进出馆时间14二展品与资料进出馆管理14三进出车辆管理及路线安排14四展位管理14五展品及宣传品管理15六参展安全管理16七展位清洁17八贵重展（物）品的风险防范及保险17九噪音控制规定17一○关于销售假冒伪劣和乱摆卖的处罚17一一侵权投诉处理17一二成交统计18一三境外参展商注意事项18一四参展配套服务18任务1参展手册（下）第四章布展布展时间20布展类型21布展施工管理21现场服务与管理27楣板的制作28施工管理费、加班申请、广告等服务项目价格及要求28第五章撤展撤展时间29撤展流程29撤展管理规定30撤展服务30撤展期间运输车辆管理及撤展车辆路线安排30第六章证件办理第七章门票办理第八章保护知识产权管理办法第九章成交项目的征集与统计第十章论坛及活动第十一章各奖项申报、评审及奖励办法第十二章突发事件应急处理48深圳会展中心基本参数表49各部门联系表51高交会各项业务联系方法51附件：1、第十二届高交会展区分布图2、布、撤展车辆进出深圳会展中心行驶路线图3、深圳会展中心会议厅（室）分布图4、深圳会展中心各馆配电箱分布图5、展馆疏散示意图（资料来源：）任务2展品运输指南展品运输注意事项国际展览运输协会认为，运输代理的业务主要依赖于三个方面的管理：联络、海关手续和搬运操作。常见的问题包括：全部或部分展品未及时运到，导致不能正常参展；展品因没有进行适当的包装而在运输途中破损，引起额外费用的产生；缺少产地证、检疫证等而造成扣费、扣货等损失，还造成运输延误；包装箱在拆卸展品时破损，导致回运时不能再用，或是包装箱丢失等；巡回展是比较特殊的战略，为了保险起见，会通过不同的途径向同一地点发送两套展览用品。境内展品运输流程图任务3展台设计搭建设计原则目的性原则艺术性原则功能性原则搭建原则（一）和谐（二）简洁（三）重点突出（四）主题明确传达信息（五）视觉冲击要强烈（六）把握观众的喜好（七）展台要易建易拆（八）其他因素任务4布展须知工作内容工作描述布展前到管理部门办理有关手续到工商部门、消防部门、安全保卫部门、海关报批和备案。如果展馆位于市中心，有的还需要办理展品运输车辆进城证。对于大型展会还需要邀请这些部门现场办公与各服务商协调和沟通1.共同讨论和解决展位搭建、展品运输、现场环境布置中出现的问题；2.安排展会现场的各项服务，如餐饮、旅行等争取其他部门的合作和支持要争取银行、通讯、交通、卫生、知识产权等部门的支持，邀请他们到现场为展会提供有关服务布展期间的主要工作任务4布展须知布展期间的主要工作工作内容工作描述布展期间展位划线按照各参展商租用的场地面积和位置划好每一个展位的具体范围（要严格按照签订的合同办理）地毯铺设在展馆的公共区域、某些标准展位等地方按计划铺设地毯参展商的接待为报到的参展商办理有关手续，如收取款项、发放证件、办理入场手续等展位搭建协调1．完成标准展位的制作；2.监督和协调特装展位的搭建；3.协调处理展位搭建中出现的各种问题展位楣板制作、安装、核对认真核对展台号及参展商的企业标志、中英文名称等信息海关现场办公对于海外展品，主办单位应陪同海关进行现场抽查，如果海外参展商比较多，则要邀请海关现场办公现场安全保卫做好展会现场的安保工作，并督促参展商做好自身的安全工作现场施工管理和验收派专人管理各承建商的现场施工，如现场用电、用火、噪声、展位高度控制、电线电缆的安装和走向、灯光的设计和使用、展位间通道宽度的控制、重型机械的地面承重控制、标准展位的标准配置等，避免施工现场秩序混乱和出现安全隐患消防和安全检查所有的展位布置完成后，陪同消防和安保部门对所有的展位进行全面检查，消除安全隐患现场清洁和布置垃圾的处理对布展产生的大量垃圾及时收集和处理学生以小组为单位,讨论布展流程及其注意事项。项目三训练:项目四现场任务1开幕式任务2现场管理任务3后续工作任务1开幕式一邀请范围政府官员、工商名流、新闻记者等人士，展会知名度，吸引观众，购买决定权或建议权二贵宾接待贵宾主要包括协会高层官员、公司总经理、名人演讲者、重要的赞助商、著名艺人等，有时还有重要的贵宾如国家领导人、各国政要、王室贵族等。给予特别对待，从到达酒店到出席开幕直到离开展会地点都要进行周到的安排。任务1开幕式三程序由展会工作人员引领国内外嘉宾到主席台就位；主持人主持展会开幕并介绍到会嘉宾；主持人请有关领导讲话；相关开幕表演开始；某位重要嘉宾宣布展会正式开幕；主持人宣布开幕式结束并请各位嘉宾和展会观众进场参观。任务2现场管理一、办展机构现场管理二、参展商的现场管理工作三、撤展管理任务2现场管理一办展机构现场管理（一）注册管理（二）设备设施管理（三）安全管理（四）参展人员管理（五）危机管理（六）其他服务任务2现场管理二、参展商的现场管理工作布置展台、配备展台的工作人员、展台接待、贸易洽谈、情况记录、其他相关宣传推广活动、信息收集工作、细节管理注意事项三、撤展管理展位的拆除、参展商租用展具的退还、参展商展品的处理和回运、展场的清洁、撤展安全保卫任务3后续工作一展后跟踪建立参展商和客户的信息数据库、收集客户意见和建议、及时通报展会信息、和参展商及客户保持长期的感情联系。二评估总结对展览总体环境和参展整体工作的评估与总结，其作用与意义在于为判断此次展览工作的效率和效果提供标准和结论，并为以后的展览工作提供依据和经验目的：总结经验、发现问题、改进工作、提高效率学生以小组为单位,制订一份校园内针对入学新生的展览活动的策划方案。项目四训练:本模块主要讲述了展览活动策划与管理的整体流程，详细分析了策展、招展、布展以及现场四个部分的具体事项，强调了策展和招展的实施；并给出了相关案例思考和项目训练，让学生进一步熟悉展览活动策划与管理的实际运用。模块小结: