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第2章表——ACCESS的“仓库”“货架”——认识“表”的结构存储数据的架构——创建“表”规划“容器”——“表”中“字段”的设置“归类”引用——设置“表”的关系“容器”包装——设计“表”的外观典型实例：创建“考勤管理系统”的“表”2.1“货架”——认识“表”的结构如果将数据库比作仓库，那么数据库中的“表”就是仓库中的单个货架。货架上按照物品特性和仓储空间，有规律的码垛着各种货物。字段字段属性2.2存储数据的架构——创建表2.2.1输入数据直接创建表123双击直接输入单击单击456单击输入•2.2.2使用“表模板”创建表选择1单击23设置“表”字段•2.2.3通过“表设计器”创建表1单击“表设计”按钮2单击“创建”标签34输入字段名称选择数据类型在此可设置字段参数右击“ID”5选择“主键”6新建“部门”字段7单击8单击9输入单击1011创建的“部门表”•2.2.4边学边练：“计件工资管理系统”的表对于一个中小规模的加工厂来说，工人工资多采用底薪加计件工资制，使用此种方法的优点是可以有效的激发员工的积极性，缺点是工资不易管理，容易出现错误，因此建立一个简单灵巧的工资管理系统，是很多企业所关注的。本书将自始至终、贯穿全文，在“边学边练”中以实例的形式讲述计件工资管理系统的创建。下边我们首先来了解一下在计件工资管理系统中需要创建的表格。2单击“创建”设置主键1单击“表设计”按要求输入相应的“字段名称”，并设置字段的”数据类型“34选中“性别”字段5在“有效性规则”属性中输入：“男“Or“女”7设置字段大小为26创建了“人事表”后，按照相同的操作步骤，创建其他表按照相同的步骤设置其它字段的“常规”属性。设置完毕后将此对话框关闭，并选择保存为“人事表”后，即可完成此表的创建82.3规划“容器”——“表”中“字段”的设置2.3.1Access2007中的字段类型在Access2007数据库中共有11种可用的数据类型：文本、备注、数字、日期时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超级链接、附件和查询，它们的作用如表所示。某种数据具体需要使用什么类型的字段存放，我们主要需要考虑如下几个方面的内容。1、字段存储的是什么样的数据。如中英文文字可以存储在文本型字段里，却不能存储在数字型字段里。2、要存储数据的大小，即数据需要的存储空间的大小。文本型字段只能存储255个字符，如果您需要存储一篇文章，则可以考虑使用备注（存储65535个字符）型字段。3、是否需要对数据进行计算以及需要对数据进行何种计算。Access2007可以对数字型、货币型数据进行求和计算，但对文本型、备注型数据则不能求和。4、是否需要排序或索引字段。备注、超级链接型及OLE对象型字段均不能使用排序与索引。另外文本型字段中存放的数字，将按字符串性质进行排序，而不是按大小排序，如1，11，120，2，21，210。5、是否需要在查询或报表中对记录进行分组。备注型、超级链接型及OLE对象型字段无法进行分组。2.3.2Access2007的“字段”属性在确定了数据类型之后，还应设定字段的属性，才能更准确地确定数据在表中的存储格式。右击“人事表”，选择“设计视图”命令12选中“姓名”字段文本型字段的15个属性“字段大小”属性的意义为：“字段大小”属性用于限定文本字段的大小和数字型数据的类型。文本型字段的字段大小属性是指文本型数据保存的大小和显示的大小。在默认情况下为50字节。文本型数据的大小范围为0～255个字节。数字型的“字段大小”属性是指数字型数据的类型，不同类型的数字型数据的大小范围亦不相同。至于其它字段，这里不再详细叙述。2.3.3设置“字段”的显示和打印格式1．文字型数据“格式”的设置方法我们以前边创建的“部门表”为例，讲述文字型数据“格式”的设置方法。我们先来看一下设置前和设置后的效果。设置前设置后选中此数据类型12在格式栏中输入：“所在部门是：&&&&&[蓝色]”通过这些设置就会实现上边的效果了右击我们前边创建的“部门表”，选择“设计视图”命令，打开此表的设计视图窗口2．数字与货币型数据“格式”的设置方法右击“部门表”，选择“设计视图”命令打开此表的设计视图窗口添加此字段，并将数据类型设置为“数字”12单击格式旁的下拉箭头，可以选择所要设置的货币格式这样即设置了货币型数据类型3．日期型数据“格式”的设置方法右击“部门表”，选择“设计视图”命令打开此表的设计视图窗口添加此字段，并将数据类型设置为“日期/时间”12单击格式旁的下拉箭头，选择所要设置的“日期/时间”格式这样即设置了日期数据类型2.3.4设置字段的输入格式用户在表格中输入数据时，为了避免错误，有可能需要对输入的内容进行限制，比如会要求在输入“电话号码”时，不能输入字母和汉字，而且位数不能输入错误。为了实现这些功能，我们需要设置字段的“输入掩码”属性。字段的“输入掩码”属性用来要求用户必须按照特定的格式来输入数据。1．使用向导设置“输入掩码”右击“部门表”，选择“设计视图”命令打开此表的设计视图窗口新建“部门电话”字段，并将数据类型设置为“文本”13选中“输入掩码”文本框单击打开对话框按钮继续24单击输入56单击8单击3次“下一步”按钮7单击“完成”按钮产品表的数据输入窗口点中此处将会见到输入掩码，并可按要求输入数据2．通过直接输入格式符号设置输入掩码使用格式符号自定义“输入掩码”可以更灵活、方便的定义所输入的格式。比如我们可以在“输入掩码”对话框中输入“Password”，这样，用户输入的所有字符就可以被“*”所掩盖。2.3.5设置字段的默认值如果某个值在某个字段中出现的几率特别高，那么您最好将此数据值设置为此字段的默认值，操作步骤如下。右击“部门表”，选择“设计视图”命令，打开此表的设计视图窗口选中“录入时间”字段1输入“Now()”字符2自动填充的当前日期和时间2.3.6设置字段输入的有效性规则如果我们的表中有一个字段为“性别”，那么在这个字段中，就应当只能输入“男”或“女”，而不能输入其它的字符，这时我们应该怎么设置呢？这时使用字段的“格式”属性已无法实现这个要求了，而必须设置字段的“有效性规则”属性。有效性规则的设置方法如下。选中“性别”字段1右击“人事表”，选择“设计视图”命令打开此表的设计视图窗口在有效性规则中输入：“男”Or“女”2系统出现的提示在“性别”字段输入了错误的字符2.3.7使用“查阅向导”创建“下拉列表”使用查阅向导的最终结果就是在我们的输入表中产生下拉选择列表（如下图所示）。下拉选择列表的使用，可以节省录入数据的时间。表中字段的下拉列表按图中所示，建立这样一个表，表中数据为空1选中“所在部门”的数据类型，选择“查阅向导”命令2单击“下一步”按钮3选择“部门表”45单击“下一步”按钮继续选中“部门”项69单击“选中”按钮7单击“下一步”按钮继续8保持系统默认，单击“下一步”按钮继续单击“下一步”按钮继续11用鼠标拖拽调整列宽10单击“完成”按钮122.3.8边学边练：为计件工资管理系统添加下拉菜单选择此项后，按照2.3.7节中的描述进行操作就可以了2.4“归类”引用——设置“表”的关系我们可以使用数据表间的对应列将Access2007中的数据表关联起来。如下图所示两个表间的对应关系，下边讲述一下表间关系的创建方法。单击此按钮1单击此按钮2选择表单击34拖动建立表关系5这里可以对表间的关系进行设置，然后单击“确定”按钮即可62.5“容器”包装——设计“表”的外观2.5.1隐藏和冻结列数据表打开后，Access2007会以默认的格式进行显示，此时他所显示的字体大小，列宽和行宽、分割线等并不一定符合我们的要求。为了方便我们的工作，我们不妨对他进行设置。首先我们来看一下“隐藏”和“冻结列”的方法。1．隐藏列右击列标题，选择“隐藏列”命令，即可将此列隐藏首先打开“人事表”如果要显示隐藏的列，则右击鼠标，选择“取消隐藏列”命令1将要显示的列选中，再将此窗口关闭就可以了22．冻结列如果要将某列冻结，那么右击列标题，选择“冻结列”命令即可如果要取消冻结列，则选择此“取消对所有列的冻结”命令即可2.5.2改变字体切换至“开始”标签页1这里的表格是未设置前的样式，字体为“小五”号、宋体显示设置字体2按需要设置“字型”、“字号”和颜色等3这是设置后的效果2.5.3改变列宽和行高要改变行高时，在这里直接拖拽就可以了改变行高后的效果选择【其他】→【列宽】命令1切换至“开始”标签页2输入新列宽单击“确定”按钮342.6典型实例：创建“考勤管理系统”的“表”考勤中主要涉及的管理方面有：出勤管理、出差管理、请假管理以及出勤统计管理。本书将设计一个“考勤管理系统”用来对员工的出勤、出差以及请假情况进行统计和管理并将员工出勤情况进行统计，方便企业领导了解员工的工作情况。此实例将贯穿本书。下面我们对“考勤管理系统”数据库的表进行一下了解，该数据库包括：“出差信息”、“出勤情况”、“员工信息”、“请假信息”、“员工出勤”5个表，这5个表之间的关系如下图所示。双击“考勤管理系统”数据库图标1单击“选项”按钮2单击34单击单击“创建”标签56单击“表设计”输入字段设置字段属性设置主键789下面我们再来介绍一下“出勤情况”表与“员工信息”表之间关系建立的操作步骤。单击“数据库工具”标签1按住选中“出勤情况”表和“员工信息”表单击“添加”按钮单击“关系”按钮243单击“关闭”按钮5将“员工信息”表中“员工编号”字段拖动到“出勤情况”表的“员工编号”字段上1选中“实施参照完整性”复选按钮2单击“创建”按钮创建好的表间的关系3