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流金岁月—高效人士的时间管理爱尔兰古代民谣您应抓紧时间工作，这是成功的代价。您应抓紧时间思考，这是力量的源泉。您应抓紧时间游戏，这是青春的秘密。您应抓紧时间读书，这是知识的基础。您应抓紧时间梦想，这是腾达的道路。您应抓紧时间快活，这是心灵的音乐。您应抓紧时间去爱，这是人生的乐趣。时间管理概述时间陷阱确定目标管理自我时间管理概述四代时间管理的演变第一代便笺与备忘录第二代日历与预约表第三代优先排序第四代自我管理演变过程时间管理的方法有一个演变的过程。最早的时间管理是利用便条、备忘录和记事本之类的记录来记下工作的重点。第二代的时间管理方法更注重计划性，人们利用安排表、效率手册以至于商务通等电子手段来安排工作事项。在时间管理的第三个阶段，人们设立近期、中期和长期的工作目标，根据不同的目标来分配各自的工作重点，安排工作时间。现在已经进入了时间管理理论的时代。前几代的时间管理注重完成工作的时间和工作量，而时间管理理论则更注重个人的管理，注重产能，关注完成的工作是否具有有用性。什么是时间管理“时间管理”≠“管理时间”“时间管理”是“自我”管理，即将有限的时间资源做高效能的投资，透过策略性的思考，明确目标，经常性的评估与前瞻性的准备，以获得更高效益的时间报酬率。管理时间的四大步骤确立人生目标(Goal)/愿景(Vision)设立短期目标(Objective)制定工作计划(Planning)区分轻重缓急(Prioritizing)时间管理的方法提升效能回收时间时间陷阱20种典型的时间陷阱计划不全贪得无厌不速之客条理不清事必躬亲电话干扰缺乏自律无力拒绝拖拖拉拉会议耗子频繁文件工作搁置用人不当社交闲谈职权混淆沟通不良进度失控危机四伏资料不全公务旅行了解时间高峰期人类一天中的活动高峰期发生在以下几个固定时段：上午：5-6时，10-12时下午：3-4时，6-7时夜晚：11-12时自我提问一天中哪两个时段是效率最高的？一天中哪两个时段是效率最低的？有什么明显的规律或习惯？一天中受干扰浪费多少时间？最大的干扰是什么？确定目标自我修炼的ASK模型Attitude态度Skill技能Knowledge知识从重要性来看，Attitude（态度）是成功的支点，在三者之中是最重要的，所谓“态度决定一切”，自有它的道理。有了积极的态度，就会主动学习知识、提高技能。就像这个图形，如果增加“态度”的夹角，“技巧”和“知识”会成倍放大，可以说是“四两拨千斤”。态度知识技能案例哈佛大学有一个非常著名的关于目标对人生影响的跟踪调查。对象是一群智力、学历、环境等条件都差不多的年轻人，这些人当中，有清晰且长期目标的只占3％，有清晰但短期目标的占10％，有较模糊目标的占60％，无目标的占到27％。二十五年后，让我们来看看他们各自的生活：有清晰且长期目标的人25年来几乎都不曾更改过自己的人生目标。他们都朝着同一个方向不懈努力，现在，他们几乎都成为社会各界的顶尖成功人事，其中不乏白手创业者、行业领袖、社会精英。有清晰但短期目标人大都生活在社会的中上层。他们的共同特点是那些短期目标不断被达成，生活状态稳步上升，成为各行各业不可或缺的专业人士。如医生、律师、工程师、高级主管等等。另外有较模糊目标的60％的人，几乎都生活在社会的中下层面，他们能安稳地生活与工作，但都没有什么特别的成绩。余下27％无目标的人，几乎都生活在社会的最底层，他们的生活都过得很不如意，常常失业。靠社会救济，并且常常都在抱怨他人、抱怨社会，抱怨世界。很显然，制定一个长期且清晰的目标是多么的重要。目标制定原则SMART原则明确的（Specific）可衡量的（Measurable）可达成的（Achievable）相适的（Relevant）时间性（Timeliness）目标的分解剥洋葱法像剥洋葱一样，将大目标分解成若干个小目标，再将小目标分解成若干个更小的目标，一直分解下去，直到知道现在该做什么大目标小目标更小目标即时目标管理自我有效时间管理优先排序（Prioritize）关注焦点（Focus）如何优先排序（Prioritize）分清Important和UrgentIInoU,IIU,IIVnoU,noIIIIU,noI重要紧急事物分类表II第二类•建立人际关系•培训、充电•设定目标•锻炼身体I第一类•危机•急切的问题•有期限压力的计划•救火重要紧急不重要不紧急IV第四类•太多的电视•太多的上网•电话粥•繁琐的工作III第三类•不速之客•必要而不重要的事•某些会议•某些电话具体表现如果你偏重第一类事物的话，久而久之，你会变成一名灭火队员，经常感觉到压力，精疲力竭，到处灭火，收拾残局。因为灭火做的都是暂时工作，问题还会再发生，并且处于紧张状态解决问题常常具有片面性，会造成其它副作用。另外，灭火的成本通常比较大，还可能造成人际关系的负面影响。如果你偏重第三类事物，你会逐渐变得短视近利、轻视目标与计划，工作无重心。偏重第四类事物的人，基本上全无责任感，没有正确的方向，依赖他人，到最后工作不保。而偏重第二类事物的人，有远见、有抱负、有原则、善于平衡和把握时间，对危机有预见及行动。那结果必然是运筹帷幄、决胜千里。所以，我们要从灭火工作中跳出来，抽出时间来多思考，作些预防性、建设性、改良性的方案，把精力都集中在处理第二象限的事物上，从而取得高的效能。ABC分析法ABC分类法又称帕雷托分析法，也叫主次因素分析法。这种方法是把事物和管理对象，或按影响因素，或按事物属性，或按所占比重（或累计比重）等不同要求，划分为A、B、C三部分，分别给予重点、一般、次要等不同程度的相应管理。A、B、C各类因素的划分标准，无严格规定，可以根据具体对象和情况确定。一般把主要特征值的累计百分数在0-80%的若干因素称为A类因素，应重点管理；累计百分数在80-90%区间的若干因素为B类因素，是次要因素，作一般管理；累计百分数在90-100%之间的为C类因素，这是最次要的因素，进行次要管理。运用ABC法则分析问题，可以用系统的规划来补充个人经验的不足，完善工作技巧。总的原则，规划时间，应着眼于任务的重要性和价值，而不是看任务在整体中所占的百分比。该法则以三个经验型论断为基础。ABC分析法3个经验性论断A级任务：约占工作总量的15％，需要集中精力完成的，对所要达成的目标而言，其真正的价值达到了65％B级任务：约占工作总量的20％，你完成任务的价值也是20％C级任务：约占工作总量的65％，你完成任务的价值仅为15％优先排序ABC法则A级=一定完成=重要=有关最重要的工作或任务，非做不可B级=应该完成=不太重要=有点关系没有期限，但可以改善工作品质与绩效C级=最好去做=不重要=没有关系不需要给自己太大压力时间规划的基本原则60:40原则60％计划好的20％未纳入计划20％突发性事件如何关注焦点（Focus）全神贯注并锁定一点只做最重要的事只做一件事目标＋2秘诀Prioritize你的目标Focus你的时间在最重要的目标上80/20原则1897年，意大利经济学家帕累托(VilfredoPareto)发现了80/20法则。他研究了十九世纪各个国家财富分配后发现：这些国家80%的财富由20%人占有，他的发现被通俗称之为帕累托法则/定律或80/20原则。后来人们发现80/20原则其实适用生活和工作的所有的方面如：80%的税由20%的人付。80%日常所穿衣服来自衣柜中20%。女士们80%只穿鞋柜中20%的鞋子。在学校里80%的问题由20%的孩子引起。80%你平时所吃的是冰箱中20%食品。于是得出结论：80%的结果是由20%的行动所产生的；因此，既然我们80％的成就来自我们20％的工作，那我们只要明确并做好那20％的工作，即做事要有重点。另外，用20％的时间完成80％的工作即可，如果要完成剩余20％的工作，就需要花费80％的时间，那我们就应该适可而止。20/80/80/100法则在你所用的20％的时间里，搜集80％的资料，并进行80％的相关分析，然后用100％的时间做决定，这样的执行称为20/80/80/100法则。回顾时间管理概述时间陷阱确定目标管理自我谢谢wanlin@longhu.com