公司档案管理办法(最新)

攀钢集团有限公司管理制度QG/PG0097—2016档案管理办法2016–10–24发布2016–11–11实施攀钢集团有限公司发布QG/PG0097—2016Ⅰ目次第一章总则………………………………………………………………………………………………1第二章组织机构与职责…………………………………………………………………………………2第三章管理流程…………………………………………………………………………………3第四章档案管理基本原则与档案分类……………………………………………………………………3第五章文件材料收集………………………………………………………………………………………3第六章档案的整理、保管、利用…………………………………………………………………………5第七章档案的鉴定与销毁…………………………………………………………………………………6第八章资产与产权变动档案的处置………………………………………………………………………7第九章档案的统计与保密管理……………………………………………………………………………7第十章档案的检查与考核…………………………………………………………………………………8第十一章附则…………………………………………………………………………………………………9附件1:档案工作流程图……………………………………………………………………………………10附件2:科技档案管理实施细则……………………………………………………………………………11附件3:文书档案管理实施细则……………………………………………………………………………15附件4:会计档案管理实施细则……………………………………………………………………………18附件5:声像档案管理实施细则……………………………………………………………………………26附件6:荣誉档案管理实施细则……………………………………………………………………………35附件7:电子档案管理实施细则……………………………………………………………………………36附件8:工程竣工技术资料编制、交付归档和验收实施细则……………………………………………41附件9:档案借阅制度……………………………………………………………………………………63附件10:人事档案管理实施细则……………………………………………………………………………66附件11:科技档案、文书档案、会计档案归档范围及保管期限表………………………………………77附件12:查阅人事档案审批表…………………………………………………………………………104附件13:转递人事档案材料通知单及存根………………………………………………………………105附件14:工程竣工资料验收认可证明书…………………………………………………………………106附件15:工程竣工资料封面………………………………………………………………………………107附件16:工程竣工资料目录………………………………………………………………………………108附件17:工程竣工资料移交清单…………………………………………………………………………109附件18:工程项目档案验收实施细则……………………………………………………………………110附件19:工程项目档案验收申请表………………………………………………………………………116附件20：工程项目档案验收意见表………………………………………………………………………118附件21：工程竣工技术资料扣款通知书…………………………………………………………………122QG/PG0097—20161攀钢集团有限公司档案管理办法第一章总则第一条为规范攀钢集团有限公司（以下简称公司）档案管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《鞍钢集团公司档案管理制度》、《鞍钢集团公司档案工作规范》，制定本办法。第二条本办法主要包括档案管理基本原则与档案分类，文件材料收集，档案的整理、保管、利用，档案的鉴定与销毁，资产与产权变动档案的处置，档案的统计与保密管理，档案检查与考核等。第三条有关定义（一）本办法所称档案指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式和载体的文件材料。主要包括以下几类：1.文书档案：指单位在企业管理活动中行使其计划、组织、指挥、监督和调节等职能活动过程中形成的具有查考价值的不同载体的文书材料。2.会计档案：指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。QG/PG0097—201623.科技档案：指集中保存起来以备查考直接记述和反映立档者科技、生产等活动的科技图样、图表、文字、电子、声像以及其它各种方式和载体的科技文件材料。4.电子档案：指具有保存价值的归档后的电子文件。电子文件则是指能被计算机系统识别、处理，按一定的格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传输的数字代码序列。5.声像档案：指单位在各项工作和社会活动中直接形成的具有历史保存价值的照片、影片、录音、录像等以磁性材料或感光材料为载体、以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。具有客观性、形象性和技术性的特点。6.荣誉档案：指单位在各项活动中获得各级机关、组织、社会团体颁发的有保存和利用价值的荣誉实物。7.人事档案：指记述和反映某人经历和德才表现等情况的具有保存价值的历史记录。人事档案分为干部人事档案和工人人事档案。（二）本办法所称归档指文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷，按规定移交档案管理机构。第二章组织机构与职责第四条公司办公室按照国家和鞍钢集团公司的要求对攀钢档案管理工作实行整体掌控和宏观管理。第五条综合服务中心代行公司档案管理职能，具体负责公司的日常档案管理工作：1.负责制订、完善档案管理制度,报公司分管领导审批后实施；QG/PG0097—201632.负责公司各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；3.对子分公司（单位）档案工作进行指导、培训、检查和考核。第六条子分公司（单位）须按公司的要求组织本单位各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。第七条公司其他职能部门负责对本部门形成的、具有保存价值的文件材料进行收集、整理，并移交公司档案馆归档保管。第三章管理流程第八条档案管理流程图（见附件1）第四章档案管理基本原则与档案分类第九条公司档案管理基本原则：统一规则，分级管理企业全部档案，维护档案的完整与安全，便于企业各项工作的利用。第十条档案分类根据档案的内容、特性及材质等，档案可分为文书档案、会计档案、科技档案、荣誉档案、人事档案、电子档案、声像档案等。第五章文件材料收集QG/PG0097—20164第十一条归档范围（一）各档案材料形成部门应按业务范围指定专人（或兼职人员）做好各种不同载体文件材料的收集积累工作，检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，定期向档案室（馆）移交归档。（二）科技档案、文书档案、会计档案按《科技档案、文书档案、会计档案归档范围和保管期限表》（见附件11）有关要求进行收集，其他类型档案按相应专业档案管理细则执行。第十二条归档要求（一）归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。（二）整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。（三）文件材料归档后不得更改。（四）非纸质文件材料应与其文件说明一并归档。（五）外文（或少数民族文字）材料若有汉译文应一并归档，无译文的要译出标题后归档。（六）归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。（七）档案管理部门接收时应全面检查归档文件材料的质量。（八）交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清单各留一份以备查考。QG/PG0097—20165（九）各形成部门应将文件材料的形成、积累、整理和归档工作列入本部门的各项工作计划、纳入领导的工作议程、纳入有关人员的工作标准，使档案管理工作与其相关的各项业务活动同步进行。（十）归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可增加到3份。第六章档案的整理、保管、利用第十三条档案整理（一）档案管理部门在接收档案材料后，应按《档案分类编号细则》进行分类、编目，并确定保管期限，方可入库保管。（二）档案保管期限分为永久（50年以上）、长期（16—50年）、短期（15年以下）和定期四种（见附件11）。凡界于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。第十四条档案保管（一）档案的保管应做到既便于利用，又便于保守国家和企业秘密。（二）子分公司（单位）应建立健全档案保管制度，不断改善档案保管条件。（三）子分公司（单位）应根据档案的多少，设置专门的库房，配备相应数量的档案装具，购置必要的用品，库房和装具应有一定的余地，以满足档案数量增长的需求。QG/PG0097—20166（四）档案库房必须门窗坚固，有防火、防尘、防盗、防虫、防潮、防光、防高（低）温、防有害气体（简称“八防”）设施。（五）库房的“八防”设施和安全措施应经常检查；要保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度（要求：温度14℃-24℃，相对湿度45-65%）。（六）要做到档案库房的柜、架排列布局合理，案卷排放有序，指引标记清楚。（七）档案库房要与档案人员办公室和阅览室分开。（八）档案人员调离岗位时，应将所管档案交接清楚，并办理交接手续后，方可离岗。第十五条档案利用（一）各级档案管理部门应编制必要的查找工具和参考资料，积极开发档案信息资源，有条件的单位应充分发挥档案现代化管理的优势，及时录入档案信息目录和原件，做到查找调卷迅速、准确，更好地为本单位各项工作服务。（二）子分公司（单位）应执行“档案借阅制度”（见附件9），做到既方便利用，又有利于保密的要求。（三）各级档案管理部门按借阅期限对到期未归还档案者做好催退工作，借阅者对到期尚需利用的档案，应及时办理续借手续。第七章档案的鉴定与销毁QG/PG0097—20167第十六条档案鉴定、销毁（一）子分公司（单位）要定期组织对已过保管期限的各类档案进行鉴定。（二）档案的鉴定工作要在单位分管领导的直接领导下，由有关业务部门和档案管理部门组成鉴定小组。（三）鉴定后应提出保存和销毁报告，并附销毁清册，经主管领导批准并报上级主管部门备案（其中会计档案须报上级主管部门审核批准）后方可组织销毁。（四）根据档案保管现状，销毁档案应由相对应的档案管理部门执行。销毁时应同相关部门取得联系，并应指派专人监销。销毁时应销完毁尽，销毁人和监销人在销毁清册上签字，销毁清册和审批手续永久保存。第八章资产与产权变动档案的处置第十七条资产与产权变动档案的处置按照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》和《鞍钢集团公司破产、重组、改制企业档案处置规定》执行。第九章档案的统计与保密管理第十八条档案的统计QG/PG0097—20168（一）公司档案管理部门、子分公司（单位）应对各类档案的收集、整理、保管、鉴定销毁、提供利用等情况进行登记、统计，做到目录、实物、统计数字相统一；同时对档案机构、人员、设备设施进行统计。（二）子分公司（单位）每年12月20日之前按公司的统一要求，向公司档案管理部门报送相关统计数据（数据截止日期为当年11月20日）。第十九条档案的信息化管理子分公司（单位）应加快档案信息化建设步伐，与本单位信息化建设同步发展，以提高科学管理水平和服务效率。第二十条档案的保密管理根据《中华人民共和国保守国家秘密法》的相关规定，在档案管理工作的各个环节，做好档案材料的保密工作，严防档案失、泄密事件的发生。第十章档案的检查与考核第二十一条综合服务中心负责组织对子分公司（单位）的档案工作进行检查与考核。第二十二条在攀单位每年检查一次，外埠单位每两年检查一次。第二十三条检查的内容按集团公司下达的《档案工作检查考评表》进行，检查的结果按集团公司绩效考核的有关规定执行。QG/PG0