高效的时间管理

——任志高效的时间管理一、什么是时间管理二、为什么要做时间管理三、如何进行有效的时间管理四、提高工作效率的技巧五、良好习惯的力量高效的时间管理学习目的学会合理应用时间，掌握和管理好时间，提高时间管理技能，并在最差的方面做出改变，养成良好的时间管理习惯一什么是时间管理小故事主教的遗言童年时，我充满幻想，我要改变整个世界。长大后，我发现世界不会改变，于是，放低要求，想改变我的国家后来发现，国家好像也不可改变到了老年，我决定做最后的努力改变我的家人。然而，他们也不曾改变。现在，我的生命快要结束，才醒悟到：如果我先改变自己，那么可能会影响或改变我的家人，通过他们再影响更多的人，最终，说不定我可以改变我的国家甚至整个世界启示：想要改变别人、改变世界，首先要改变自己。改变自己需要把握生命中的每一天、珍惜时间，利用时间，做一些有意义的事。时间及其特征时间是一种资源人才、物资、资金、信息、知识和时间都是经营活动的重要资源。在实际生活中，大都在强调人才、物资----的重要性，而忽视了时间资源。我们总在抱怨“太忙了”、“时间不够用”、“能多点时间就好了”、“时间过得太快了”，尽管说“时间就是金钱”，但如何有效地、正确利用时间资源并没有引起大家的关注。时间是每个人所能得到的最公平的资源什么时间管理时间资源的特点时间供给毫无弹性时间无法储存时间无法被取代时间是任何活动所不可缺少的基本资源。时间无法再生时间管理时间的浪费，指对实现目标毫无贡献的时间消耗。时间管理，是对时间资源的管理。应当注意的是，时间总是按着一定的速率光临，并且按照同一速率消失，所以时间本身是无法管理的。“时间管理”并不是指以时间为对象而进行的管理。“时间管理”是指为克服时间浪费，有效利用时间资源，以便有效地完成既定目标的管理活动。时间管理的本质应该是面对时间而进行“管理者的自我管理”。所谓的时间管理技巧，就是教给人如何提高工作和办事效率的技巧。时间管理的发展阶段第一代时间管理：对现有时间的条理化管理强调利用便条和备忘录，帮助主管调配时间和精力，以保证不遗忘某些工作，并合理安排现有工作，避免引起混乱。第二代时间管理：对未来时间的管理强调利用一些时间管理工具通过计划来安排时间，如制定长期、中期和短期计划。时间管理已经注意到对未来时间的规划问题时间管理的发展阶段第三代时间管理：关注时间的效能对时间效能的重视和追求，注重工作的优先顺序，即按照事情的轻重缓急来设定长、中、短期目标，科学地分配和利用有限的时间，争取较高的效率，从而提高时间的效能。第四代时间管理：关注个人价值的实现强调个人的自主管理和个人价值的实现。时间管理的关注焦点不再是根据时间对事务进行安排，而是将重点放在提升个人的生活和工作品质上。强调以价值为中心，以角色为导向，帮助平衡在工作和生活中所扮演的不同角色，实现自我价值。二、为什么要做时间管理投资时间与消费时间市场经济社会中，常说，“金钱不是万能的，但离开钱是万万不能的”。但实际上，使用的金钱可以分为两种，1)投资：是为了获得更多的利润，2)消费：是为了获得更多的享受。投资时间投资时间是指为高效率的工作、有创意的思考、自我启发和充电、恢复体力和干劲而进行的休息而耗费的时间。投资时间是一种能产生价值的时间，是一种“活的时间”，这种时间越多越好。消费时间消费时间是指为效率不高和出现错误的工作、没有效率的电话和会议、迟到、拖拖拉拉、生病和受伤的治疗等耗费的时间。消费时间是一种不能产生价值的“死的时间”，是时间的浪费，这种时间越少越好。时间浪费的症状事必躬亲。不考虑轻重缓急。追求完美主义。同样的问题重复出现。没有充分考虑事情的复杂性。事情交代不清楚，做错事情。不敢拍板，等待上级指示。总是凭记忆办事情，穷于应付突发事件、迟到、上班聊天、经常加班、电话干扰、会议缺乏效率、常有不速之客闯入。时间失控的原因时间观念问题工作是很多的，时间却是有限的。时间是最宝贵的财富。没有时间，计划再好，目标再高，能力再强，也是空的。时间是如此宝贵，但它又是最有伸缩性的。它可以一瞬即逝，也可以发挥最大的效力。因此，管理者要有效利用时间，必须首先具有一个正确的时间观念。缺乏计划问题我们往往会发现自己需要同时完成多项任务，而这些任务又都有一定的难度和完成期限。如果不能制定一个有效的计划，对这些任务作一个全面的安排，往往会被任务搞得焦头烂额，穷于应付，最后可能一事无成。时间失控的原因缺乏组织问题分配任务时没有把员工组织起来，或者未能与其他部门进行有效的合作，员工在执行任务时就会出现问题，管理者就需要耗费时间去协调解决这些本可以避免的问题。用人不当问题管理者在给下属分配任务时，必须事先知道下属心中所抱有的期望及要求；下属所具备的知识、技能、经验程度如何；下属自身的弱点以及办事的困难程度。只有充分了解下属的能力及情况，同时进行适当的授权，才能使下属顺利完成工作。否则，下属就必须亲自解决问题或重新分配工作，浪费管理者自己和员工的时间。时间失控的原因缺乏控制问题每项工作都是有时间限制和要求标准。如果管理者在分配任务不能跟踪员工的工作进度和成效，很可能在期限到来前才发现工作不能按期完成，或者是在完成后才发现工作不符合要求，导致一些工作要部分或完全重做，既浪费了时间，又延误了工期。时间虚耗问题基层管理者可能由于个人的工作习惯，或自我的约束力差，或应酬活动太多而造成时间的大量流失，影响实际的工作时间。我们的问题是什么？1.2.3.4.5.三、如何进行有效的时间管理建立正确的时间观念一个人在不同的场合、年龄或心理状态下，对时间可能会有不同的感觉。这些感觉之间往往是相互矛盾的。例如主管有时会认为“光阴似箭，日月如梭”，有时则认为“时间像蜗牛一样地爬行”，甚至有时更认为“时间停止运行了。”再如当基层主管需要解决的问题太多时，主管们总是感到“时间不够支配”，但是当他无所事事时，又会感到“不知如何打发时间”。事实上，时间过的“快与慢”，往往是人的一种极为主观的感觉，因此，有效管理时间必须建立正确的时间管理观念。三种错误的时间观念视时间为主宰重形式而不重实质的。一切责任交托在时间手中。时间被当作一种信念。小资料尽管并不感到饥饿，到了吃饭的时间，我一定会按时就餐！我总是严守固定的时间办事而不愿稍作变动！视时间为敌人时间当作超越与打击的对象。特点是：重效率而不重效能。小资料：效率与效能当代著名管理学者彼得·德鲁克，在1966年撰写的《有效的管理者》一书中呼吁管理者应该重视效能。按照德鲁克的观点，效率是“正确地做事”，而效能则是“做正确的事”。启示：效率和效能的有着内在联系，效能是基础行为特征自我设定难以完成的时限，以便“打破记录”或“刷新纪录”。例如开车上班，喜欢寻找捷径，以便创造纪录。节省下来的一点时间好像能积蓄下来似的。在任何约定时间的场合，因早到而感到“胜利”因迟到而感到“沮丧”。这种“胜利”或“沮丧”的感觉，是针对时间的早晚而产生的，并非针对时间的早晚所导致的后果而产生的。例如有些人开会总是早到。视时间为奴隶每天工作时间超过8小时，工作效率将快速递减。长时间工作足以令人养成拖习惯长时间工作可能导致工作的失败管理学者约瑟夫·崔岂特曾经对一群管理者在事业上的成败进行研究，他发现成功的管理者与失败管理者的差别在于：后者随时愿意为工作而牺牲家庭。即忽视家庭而过度强调工作的管理者，其工作终究也不会非常出色。基层主管正确的时间观念时间是与生俱来的，它像空气一样支持人们的生存，有着多种不同的用途。不应对时间抱任何成见，要把时间看成是中性资源。中性资源，切实把握“现在”而不是迷失于“过去”或“未来”。“过去“犹如一面镜子，它足以令管理者认清自己以免重蹈覆辙；“未来“立足于现在”努力的导向与终结。“现在”才是管理者可以采取行动的惟一时间。“记取过去”、“把握现在”、“放眼未来”。有效的时间管理POPA法目标（Purpose)。即要设立明确的目标。顺序(Order)。即要分清轻重缓急计划(Plan)。即要制定时间安排计划。行动(Action)。即要立即行动。明确目标明确的目标是进行时间管理的前提和基础小故事自杀的警察美国有一位警察在执行任务时受伤，伤愈后永远失去了自由活动的能力，只能坐在轮椅上度过他的余生。他恨透了使他受伤的罪犯，发誓要将其绳之以法，为此，他不顾大家的劝阻，积极参与搜索和缉捕罪犯的活动，经过10年的不懈努力，在他的积极参与下，罪犯终于受到应有的惩罚，为此他也得到了很高的荣誉。但是，不久之后，他自杀了，在遗书中他写道：“罪犯已经被绳之以法了，我不知道应如何度度我的余生”。启示：这个警察开始时有明确的目标——将罪犯绳之以法，当这个目标实现后，他失去了生存的目标，时间对他来说变得多余和痛苦。如果一个基层主管没有目标，时间也就无关紧要了。需要树立正确的时间观念善于把握时机善于管理好自己的时间浪费时间就是浪费金钱确定事情的优先顺序小故事：兔子怎么吃从前，有兄弟两人打猎，看到一只兔子。哥哥说，“咱们打到兔子后，回去烤着吃。”弟弟则说，“鸭子烤着好吃，兔子还是煮着吃香。”两人为此争论不休，决定找一个人评理。那个人告诉他们，可以将兔子一分为二，一半烤着吃，另一半煮着吃。弟兄二人觉得有道理，就回过头来寻找那只兔子，但兔子早就跑得无踪无影了。启示：做事情一定分轻重缓急，否则，在一些无关紧要的事情上浪费时间和精力，最后可能一事无成。确定事情的优先顺序工作整理就是要对每天所要做的工作进行一次彻底的梳理，区分出哪些工作是自己必须做的，哪些工作是自己不能做的，哪些工作是可以授权或委托给：部属或同事来做的。分清轻重缓急分析，哪些工作应该先做，哪些工作可以后做。事情的紧急性、事情的重要性。案例：从不紧急到紧急小张是一位基层主管。每年编制一份业务报告是其工作中的一项重要内容。每年在距离提出业务报告的截止日期尚有两个月时，小张从来不将它视为今天“应该”做的事。吏为会将它视为今天必须“做的事，而往往是将它视为今天“可以”做的事。既然它是“今天可以做的事”，它也是“今天可以不做的事”，因此，业务报告总是不断地被拖延下去。直到截止日期之前数天，小张才如临大敌般地处理“紧争事件”。结果往往不是迟交了业务报告，就是草率地应付了事。每次交完报告后，小张都信誓旦旦地下定决心，下一年度的业务报告将提早准备，但每一次都是等最后才完成。启示：许多重要的事情并不紧急，但如果一拖再拖，不紧急的事情也会变成紧急的事情，这时再匆忙处理，往往容易产生错误。重要且紧迫的事重要但不紧迫的事紧迫但不重要的事不紧迫也不重要的事有效制定计划表案例价值2.5万美元的时间管理美国伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦格向效率管理专家艾维·李请教如何更好地执行计划的方法。艾维声称只需要10分钟就可以给查理斯一种能提高公司业绩50%的方法。第一步，艾维交给查理斯一张白纸，要求其用5分钟的时间在纸上写出第二天所要做的最重要的6件事情。第二步，又要求查理斯用5分钟的时间，对这6件事情的重要性进行排序。第三步，要求查理斯第二天上班后的第一件事情，就是拿出纸条，看第一件最重要的事情是什么，然后就做这件事情，中这件事情没有做完以前，不要做其他事情。第一个事情做完以后，再做第二件事情，依此类推。第四步，如果你觉得这种方法有效，要求你的下属也这样做。一个月以后，查理斯给艾维寄去一张2.5万美万的支票，声称这是他一生中得到的最有价值的一堂课有效制定计划表计划表一定要简单明了待办的事情不能太多。案例总裁桌上的不同颜色的公文夹美国汽车公司总裁莫端要求秘书给他的呈递文件放在各种颜色不同的公文夹中。红色的代表特急；绿色的要立即批阅；桔黄色的代表这是今天必须注意的文件；黄色的则表示必须在一周内批阅的文件；白色的表示周末时须批阅；黑色的则表示是必须他签名的文件。有效制定计划表每个人的精力都是有限的，用有限的精力去做无限的事情是不可能的。事情太多，可能导致人的过度疲劳，人在极度疲劳的情况下，很容易犯意想不到的错误或导致决意想不到的伤害。待办事情计划表应尽量采用图文并茂的方式，或用不同的颜色，标出代表具有不同优先的事情适时