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XXXXXXXXXXXXX有限公司能源管理体系程序文件安全标准化管理标准XXXX/EnMS-CX-A/0-2014能源管理体系程序文件汇编2014-7-15发布2014-7-20实施XXXXXXXXXX有限公司发布版本：第A/0版编制：审核：批准：分发号：受控状态：能源管理体系程序文件版次/修订状态：第A/0版0目录序号编号程序名称页号受控状态1XXXX/EnMS-CX-01-2014文件控制程序12XXXX/EnMS-CX-02-2014记录控制程序43XXXX/EnMS-CX-03-2014法律、法规与其它要求获取和确认及合规性评价控制程序84XXXX/EnMS-CX-04-2014能源评审控制程序125XXXX/EnMS-CX-05-2014目标、指标、管理方案控制程序166XXXX/EnMS-CX-06-2014能力、意识与培训控制程序207XXXX/EnMS-CX-07-2014信息交流与沟通控制程序248XXXX/EnMS-CX-08-2014监视和测量控制程序289XXXX/EnMS-CX-09-2014能源采购控制程序3210XXXX/EnMS-CX-010-2014设备、设施采购管理控制程序3611Q/XXEnMSC11-2014内部审核控制程序3812XXXX/EnMS-CX-12-2014不符合、纠正和预防措施控制程序4013XXXX/EnMS-CX-13-2014管理评审控制程序43能源管理体系程序文件版次/修订状态：第A/0版1修改记序号程序号修改内容修改人通知单编号修改日期能源管理体系程序文件版次/修订状态：第A/0版2能源管理体系程序文件版次/修订状态：第A/0版1XXXX/EnMS-CX-01-2014文件控制程序1目的及范围本程序对公司能源管理体系文件进行了分类，对管理方法进行了明确，以确保各有关场所使用的文件均为有效版本。本程序适用于公司与能源管理体系有关的文件和资料控制，包括适当的外来文件和资料控制。2引用文件GB/T1.1标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写规则GB/T1.2标准化工作导则第2部分：标准中规范性技术要素内容的确定方法GB/T19000质量管理体系基础和术语GB/T23331能源管理体系要求3术语本程序术语采用GB/T23331-2012中的术语。4职责4.1管理者代表是能源管理体系文件和资料管理过程的主管领导。4.2安全生产部是能源管理体系文件和资料的归口管理部门，负责制（修）订《文件控制程序》,并监督执行。4.3行政部负责负责外来相关文件和相关资料的管理和公司各类文件和资料的归档管理。4.4各单位负责相关文件和资料的制(修)订工作，确保文件和资料的有效控制。5工作程序5.1文件和资料分类及编号5.1.1文件和资料分为：a）方针、目标和指标；b）体系管理手册、程序文件、管理制度、作业指导书；c）管理记录；d)法律法规；e)外来文件。包括客户、投资者、政府部门、集团公司、股份公司以及公司外能源管理体系程序文件版次/修订状态：第A/0版2部其他相关方发送的信件、传真等。5.1.2安全生产部对能源管理体系文件、记录等进行编号。5.1.2.1公司能源管理体系文件编号包括：能源管理体系手册、程序文件、管理制度、记录，以及其它有检索要求规定的文件编号。5.1.2.2标准编号规则标准编号格式：Q/XXXXXXX—####批准年号个性标准代号标准类别代号公司标准代号编号格式的意思表示：a)Q/XX：字母Q为企业标准代号，XX为公司简称，Q/XX为公司标准。b)X：为标准的类别，依据公司《文件控制程序》（Q/XX20057-2014）要求，本体系类别为能源管理体系,代号为：EnMS。c)XXXX：为各个具体文件的编号。如有手册、程序文件等，可在其后加顺序号。如“CX01、ZD01”d)####：为标准批准的年号，用横线“—”与标准编号分开。5.2编写和审批公司员工均可对能源管理体系管理手册、程序文件、管理制度、记录等提出编写建议，经公司授权人员批准后，作为公司的正式文件进行发布；5.3发布和发放5.3.1公司通过OA系统以电子版的形式对体系管理手册、程序文件、管理制度进行发布，各归口管理部门对其有效性负责；5.3.2公司不再发放纸质版的体系管理手册、程序文件、管理制度，因工作原因需要纸质版的，使用单位需向归口管理部门提出申请，由归口管理部门负责制作；5.3.3各纸质版文件使用单位应建立发放记录，通过加盖“受控”、“发放编号”印章，登记发放，以便追溯。5.4使用和作废管理能源管理体系程序文件版次/修订状态：第A/0版35.4.1员工使用体系管理手册、程序文件、管理制度、记录时应以OA系统发布的有效电子版本为准；5.4.2员工电脑中不得保存作废的电子版本；5.4.3对于需作资料保存的纸质作废文件，经过加盖红色“作废”、“保留”印章后方可作为资料保存，但必须撤离使用现场另行保存。6管理记录的管理按照Q/XX20058《记录控制程序》进行管理。7法律法规的管理按照Q/XX20105《法律法规和其他要求获取识别管理程序》进行管理。8外来文件的管理8.1客户、投资者、政府部门、集团公司、股份公司、XXXXXXXXXX以及公司外部其他相关方发送的信件、传真等外来相关文件，由行政部办公室负责接收，并建立相关接受处理台账，经公司相关程序审批后，分发到各相关单位。8.2公司各单位应建立外来文件接受处理台账，以接受行政部办公室分发来的外来文件；8.3对于各单位直接收到的外来文件，业务相关的应做好接受处理台账进行直接处理，对于业务不相关的，应转交行政部办公室或其它业务对口单位进行处理，并做好接受转交台账；8.4行政部不定期对各单位的外来文件接受处理情况进行检查并提出考核意见。9、相关文件《记录控制程序》《法律、法规与其它要求获取和确认及合规性评价控制程序》10、记录文件和资料清单文件更改申请单文件更改通知单外来文件登记表文件评审记录文件发放登记表能源管理体系程序文件版次/修订状态：第A/0版4XXXX/EnMS-CX-01-2014记录控制程序1目的及范围对公司能源管理体系保持运行的记录进行控制和管理。本程序适用于XXXXXXXX化工有限公司（以下简称公司）。2引用文件GB/T23331-2013能源管理体系要求GB/T19000-2008质量管理体系基础和术语GB/T19001-2008质量管理体系要求Q/XX20057《文件控制程序》Q/XX20138《标准化工作管理办法》3术语本程序均采用GB/T23331《能源管理体系要求》中的术语。4职责4.1管理者代表是记录控制过程的主管领导。4.2安全生产部为记录控制过程的归口管理部门，负责制定能源管理体系的《记录控制程序》，并监督执行；负责对文件和资料管理单位上报的记录清单进行审核、汇总。4.3各类文件和资料管理单位负责制定与管理体系文件相配套的记录。4.4各单位负责本单位填写的记录的收集、编目、归档、查阅和保管。4.5各类记录的填写人和审核人应对记录的真实性负责。5工作程序5.1记录分类5.1.1原始记录：如操作记录、检验记录、监测记录、计量检定/校准记录、计量确认记录、能源采购的有关记录等。5.1.2统计记录：台帐、日报、月报、季报、年报等。5.1.3综合性记录：各种报告、会议记录、总结等。5.2记录的载体形式5.2.1记录的形式：可以是卡片、表格、图表、报告，也可以是拷贝、磁带、胶片、电子版本等。能源管理体系程序文件版次/修订状态：第A/0版55.2.2记录的形式及内容要求：在相应的管理体系文件和标准中作出规定。5.3记录的编制（国家有规范的记录除外）5.3.1记录格式内容具有共性的，由各标准、文件和资料归口管理部门统一设计编制，部门负责人批准后使用；不具有共性的由使用单位设计编制，并报文件和资料归口管理部门负责人批准后使用。5.3.2记录的编号、标识编号按《标准化工作管理办法》执行。标识主要以名称和编号为主，需保密的记录应加盖“保密”印章。5.3.3对通用性的记录表格应在右上部编号，同一格式内容的记录同一编号。5.4记录的管理5.4.1记录的归口管理部门和使用单位都要明确或授权具体人员负责记录的管理工作，对所管理或使用的记录应建立“记录汇总表”，以便于存取和查阅。当管理内容无变化，只有记录内容变更时，应填写“记录新增或变更申请审批表”中提出更改申请增加、修订。5.4.2电子文本记录的管理a)生产系统数据存储电子文本记录由生产控制系统完成；b)在办公自动化系统和档案管理系统上发布的记录，由相应管理部门（单位）对口管理人员完成；c)电子文本记录录入、修改和确认人员，必须具备维护记录真实性的能力，只有在电子文本的记录具有可追溯性（即具有记录更改条件控制痕迹）时，电子文本记录方为有效。5.4.3各种记录应确保只有经过授权的人员才能进行填写、修改、出具和删除记录的工作。5.5记录的保存5.5.1记录的保存期限分为有限期保存和永久性保存,保存期最短为十二个月。每种记录规定的具体保存期由归口管理部门确定，在各单位记录汇总表中填写，其中具有共性的记录保存期应与格式同时发布。5.5.2记录填写单位应及时收集已生成的记录，采用合页装订成册等方式进行分类作为档案保管，以便存取和检索。保管环境应适宜，防止记录损坏、变质和丢失。5.6记录的查阅能源管理体系程序文件版次/修订状态：第A/0版65.6.1相关人员可在网络上、档案室查阅。5.6.2若外来人员查阅记录，需经归口管理部门同意后方可查阅。5.6.3顾客需要记录时，经主管领导批准后可提供该记录的复印件。5.7记录的填写规定5.7.1所有的记录填写都应真实、准确、及时,内容齐全、完整,字迹清晰,并使用法定的计量单位。5.7.2记录的填写要求a）记录采用钢笔（蓝黑墨水）填写、签字笔（蓝黑）填写。记录不允许转抄转录。b）整行空格在行首划横杠“—”，其余空格可不填写。由于工作需要，当同一要素在某一时间开始记录时，开始工作人员应补齐前面空格中的横杠“—”；c）整列空格在列首划竖杠“|”，其余空格可不填写。由于工作需要，当同一要素在某一时间开始记录时，开始工作人员应补齐前面空格中的横杠“—”；d）计算机输出记录中的空格、生产过程中各类控制分析原始记录中的空格可不填写；e）记录中的个别“空格”要从左往右在空格的中间部位划横杠，横杠不应超过左、右边界,其长度略为空格的2/3；f)记录中的备注栏，可留空格；g)从某行开始以下全空，在此行右上角盖蓝色“以下空白”印章或注明“以下空白”字样；h)记录不应涂改，因记录笔误需更改时，用横杠注销，在横杠上方由本人更正，重要的记录如产品合格证、成品检验报告单等，一般不可更改，确需更改时，更改处应加盖本人印章或签名，或者填写新的记录；i)停工装置的记录空格，可在左上角盖蓝色“停工”印章，其余空格可不填。5.8记录格式的更改、取消5.8.1由记录使用单位提出记录格式的新增或更改申请，并附更改后的格式样本，陈述更改的理由，由归口管理部门按5.4.1条审查批准后执行。5.8.2新格式记录使用的同时，原格式空白记录即视为自动作废，使用单位应立即停止使用并将其撤离。5.8.3当不再需要某种记录时，使用单位应在填写“记录新增或变更申请审批表”对应标准中提出撤销该记录的申请，对该标准进行非实质性修订，经归口管理部门负责能源管理体系程序文件版次/修订状态：第A/0版7人批准后取消。当标准修订撤销某种记录时，与标准制修订审批流程一起审批后撤销。5.9记录达到保存期后由使用单位填写“记录销毁登记表”，经本单位领导批准，核实无误后，记录保存单位方可销毁。5.10外来记录的控制外来的记录（如：供应商提供的原材料出厂检验报告，计量检定报告，环境检测报告等）由相关单位保存，如果没有特别规定，保存期不得低于3年。6相关文件《文件和资料的控制程序》7附件记录新增或更改申请表记录汇总表记录作废登记表记录销毁登记表能源管理体系程序文件版次/修订状态：第A/0版8XXXX/EnMS-CX-03-2014法律、法规与其它要求获取