《档案管理办法》―版

《国家电网公司档案管理办法》解读与交流2015.3.16乌鲁木齐姬广鹏•2014年10月20日，公司正式发布《国家电网公司档案管理办法》，这是国家电网公司第一个档案管理方面的通用制度，也是第一个对档案工作各组成部分进行原则性规定的制度，是公司档案管理体系规范化建设重要基础。基础制度与制度基础1一、总体原则——设计思路国家电网公司档案管理办法二、主要内容——关键条款三、贯彻实施——如何落地21.合规性——严格依法治档2.普适性——立足企业实际总体原则——设计思路3.导向性——符合发展趋势4.纲领性——明确关键方面3一、总体原则——设计思路国家电网公司档案管理办法二、主要内容——关键条款三、贯彻实施——如何落地4本《办法》共计九章五十六条。对公司档案工作的职责分工、组织建设、业务建设、信息化建设、开发利用、设施设备、奖惩考核等作出规定。《国家电网公司档案管理办法》5第一章第二章第三章第四章第五章第六章第七章第八章第九章总则职责分工组织建设业务建设信息化建设开发利用设施设备奖惩考核附则（国家电网企管〔2014〕1211号）《国家电网公司档案管理办法》6（一）第一章总则（第1-3条）主要对《办法》编制目的和依据、管理对象、适用范围作出规定。档案的定位：档案是公司在生产、建设、研发、经营和管理等活动中直接形成的，具有利用和保存价值的各种形式的历史记录，公司档案是公司知识资产和信息资源的重要组成部分。档案管理的作用：确保其真实准确、齐全完整、系统规范、保管安全和有效提供利用，对于强化内部控制，防范经营风险，维护公司合法权益，提高公司核心竞争力，促进国有资产保值增值具有不可替代的作用。《国家电网公司档案管理办法》7第二章职责分工（第4-10条）主要对档案工作的基本原则及归口职能部门、业务部门的档案管理职责分工进行了规定：1.明确了公司档案工作的基本原则“统一领导、分级管理”；档案管理的基本原则：“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”。任何个人不得将公司档案据为己有或拒绝归档。2.明确了档案工作的归口职能部门：国网办公厅、各级单位办公室（综合管理部门）；及公司档案馆的职责。3.明确了各级单位内设部门、各项目主管部门收集整理、移交归档职责。（部门立卷或整理）4.明确了业务部门的督促检查职责：对专业管理范围内业务文件材料归档工作进行督促与检查。《国家电网公司档案管理办法》8档案实体管理业务监督指导档案部门第二章职责分工9档案职能管理业务工作管理档案管理档案管理：关口前移、清晰界面、明确主体、归口控制第二章职责分工101.谁主管、谁负责（业务内归档）第二章职责分工3.专业范围内的督促（权责一致）2.谁形成、谁整理（首要质量控制）11分管领导项目主管机构档案支撑机构所属单位档案职能部门业务管理部门档案管理组织体系图：第二章职责分工12第三章组织建设（第11-18条）主要规定了档案工作的组织领导、机构设置、人员配置、工作体系建设及“三纳入、四参加、四同时”的档案工作要求。1.各级单位要明确档案工作分管领导，设置档案管理专门机构，配备满足需要专职档案人员。档案人员与其它同职称等级专业技术人员应具有同等岗级待遇。注：档案管理专门机构=档案职能管理机构≠支撑机构或实体档案部门：办公室设有文档处的专指文档处未设文档处的指办公室（综合管理部门）避免“二律背反”《国家电网公司档案管理办法》132.【三纳入】各级单位档案工作应纳入领导工作议事日程，纳入企业部门和有关人员经济责任制或岗位责任制，纳入企业规章制度及工作流程；档案数字化、档案征集、工程项目档案验收等档案工作所需经费应列入相应财务预算。注：部门文件材料的归档有明确岗位负责（兼职档案员）业务管理规范中，对业务形成文件归档工作有要求。3.【四参加】各级单位档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件材料的完整性与系统性。注：档案人员是指负责文件材料收集归档的专兼职人员）第三章组织建设144.【四同时】各级单位下达项目计划任务应同时提出项目文件材料归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件材料积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件材料归档情况；开展项目总结应同时开展项目文件材料归档交接工作。5【依法处置档案】各级单位资产与产权变动时，应按照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》（档发〔1998〕6号），依法做好档案处置工作。向系统外机构或单位移交档案（应依法移交的城建档案除外），须报国网办公厅批准。第三章组织建设15第三章组织建设16第四章业务建设（19-38条）主要是对业务的管理原则，文件材料整理标准、归档程序、入库条件、保管利用及统计台帐等方面作出规定。1.各级单位应严格执行公司档案管理相关制度，采用统一的档案分类方案、归档范围和保管期限表。对各类档案统一管理，实行部门整理（立卷），并建立全宗卷。全宗卷：概括介绍、记录全宗单位的沿革、机构、主业、运营、人员、荣誉状况，全面记录管理原则、组织架构、制度规范、案卷数量、装具排架、统计利用、编研产品等。第四章业务建设172.明确归档时间：文件材料应按时归档，重大建设项目、重大投融资项目、重要科研项目等档案管理工作应与项目同步开展。管理类文件材料在办毕后次年第1季度归档，第2季度归档完毕会计专业文件材料应在会计年度终了后由会计部门立卷整理，保管一年后于次年6月底前向档案部门移交。其它类别档案也分别明确了归档时间。第四章业务建设183.归档文件质量归档文件材料应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备（打印机、复印机、扫描仪等）标称的质量要求。归档文件材料应为原件，因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档并注明原件存放位置。具有永久保存价值或其他重要价值的电子文件，须制作纸质文件或缩微胶卷同时归档。文件材料整理应遵循其形成的规律，区分保管期限，保持文件材料之间的有机联系。第四章业务建设194.归档管理要求重要项目文件材料归档时应由项目管理部门编写归档说明，并经项目负责人审核签字。档案部门接收时应认真核对，并检查档案质量，履行交接登记手续。档案入库前一般应去污、消毒，受损档案应及时修复或补救。对于易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。第四章业务建设20第四章业务建设215.档案鉴定销毁各级单位应成立由分管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定组织，负责确定文件材料保管期限和到期档案的鉴定工作。对无继续保存价值的应登记造册，填写销毁清册，经企业法定代表人或其授权人批准签字后按程序销毁。销毁清册永久保存。各在京单位拟销毁的非涉及国家秘密的档案应交由国家电网公司文件资料销毁中心销毁。第四章业务建设226.档案台帐、统计及应急要求各级单位应建立档案管理台账，定期记录（核对）档案库藏、出入库、利用、设施设备、销毁及责任人情况等，及时准确填报本单位档案统计年报及有关报表。各级单位应对可能发生的突发事件和自然灾害，制定档案抢救应急措施。（主要针对库房安全）第四章业务建设23第五章信息化建设（第33-38条）主要对档案信息化工作提出要求，明确传统载体档案数字化的目标要求。1.各级单位按照档案“存量数字化”、“增量电子化”的要求，加快推进数字档案馆建设，力争2020年底前实现馆（室）藏非涉及国家秘密档案数字化率达到100%的目标。2.电子文件经鉴定、整理、审核、归档后形成电子档案。3.加密的电子文件一般应解密后归档，归档时仍须加密的应与其解密软件和说明文件一并归档。电子文件经鉴定、整理、审核、归档后形成电子档案。国家电网公司档案管理办法24第六章开发利用（第39-43条）主要对档案利用的基本原则、涉密档案管控及编研工作作出规定。1.明确提出，要加大电子档案在档案利用服务中的比重，最大限度降低实体档案利用带来的风险，提高档案安全保管能力。2.对涉密档案的利用提出要求。严格涉及国家秘密、企业秘密相关档案利用权限的控制。国家电网公司档案管理办法25第七章设施设备（第44-52条）主要对档案用房、馆库选址、硬件条件、装具规格等作出规定。1.档案库房、档案业务技术用房、阅览室、办公用房应分开设置（地市级以下供电企业及同级单位档案业务技术用房和阅览室可合并）。注：地市级以下供电企业的用房状况，可将阅览室、技术用房合并为一。国家电网公司档案管理办法262.新建库房应符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010），面积应至少满足本单位今后二十年档案存储需要。3.档案库房应配备“八防”、空气净化、火灾自动报警、自动灭火、温湿度控制、视频监控等设施设备，并对运转情况进行定期检查、记录，及时排除隐患。第七章设施设备27第七章设施设备28第七章设施设备29第八章考核奖惩（第53、54条）主要档案工作的考核评价、奖惩作出规定。1.明确了考核依据：国网办公厅按照《国家电网公司档案工作考核评价办法》（办文档〔2012〕4号）对各单位档案工作进行考核评价。各级单位应对所属单位开展档案工作考核评价，评价结果定期通报。2.明确了违规违纪处分依据：严格按照监察部、人力资源与社会保障部、国家档案局《档案管理违法违纪行为处分规定》（令第30号）和公司相关规定，追究直接责任人及相关领导的责任。国家电网公司档案管理办法30考核评价32违纪处分32第九章附则（第55-57条）主要明确本办法与专项业务档案管理制度的关系，如：电网建设项目档案、电力客户档案、审计项目档案、采购活动文件材料归档等。在遵循本办法的基础上，按照专项档案管理制度开展具体工作。国家电网公司档案管理办法33领导重视职能部门业务部门持续对标制度落地三、贯彻实施——如何落地34一、总体原则——设计思路国家电网公司档案管理办法二、主要内容——关键条款三、贯彻实施——如何落地35自远古至今日，无数个个体和瞬间组成了亘古悠远的历史，塑造了灿烂的文化、辉煌的文明。档案，是历史的骨骼，是文化的砥柱，更蕴含着辉煌文明的精致内核。我们在书写历史，历史也将书写我们，新疆电力的历史上，有你、有我、有我们共同的责任与担当。让我们一起努力，将每一个值得记忆的瞬间，变成精彩的永恒，为新疆电网的发展、为建设美好家园贡献力量。36谢谢[e-mail]91812-8370