Access在人事管理中的应用

第11章Access在人事管理中的应用本章学习要点系统的功能设计系统的模块设计表的字段设计表关系的建立查询的设计窗体的创建报表的创建宏命令和VBA代码的创建系统的调试系统的运行与应用11.1实例导航系统功能目标开发要点11.1.1系统功能目标该系统有以下主要功能。新员工登记和员工资料的修改。包括新员工个人资料的详细输入、员工号的分配和相关人事信息的保存；还包括对现有员工的工作资料进行创建和修改。人事变更记录。通过该功能，实现对员工工作职位变化的跟踪和记录等。员工薪资情况查询。通过该功能，实现对员工薪金发放情况的查询，并且能够按照各种福利薪金的类别，打印出个人薪资报表。员工考勤情况查询。通过该功能，实现对员工考勤情况的查询等，从而为薪金的计算提供参考依据等。报表管理。通过该功能，实现报表的生成和查看。报表又分为两部分，一个是对员工工资发放情况进行记录，另一个是对员工的考勤情况进行记录。其他统计查询。允许管理者按各个部门、级别、员工类型、学历、职位、性别等员工信息进行统计，从而帮助人事部(或人力资源部门)进行人事结构分析、年龄工龄结构分析等。11.1.2开发要点理解数据表的结构，掌握各数据表之间的关系，熟悉查询和窗体的设计，比较清楚地了解人事管理流程，从而开发出完整的人事管理系统。本章的主要目的，就是想通过建立一个完整的人事管理系统，介绍完整的数据库管理系统开发的一般流程。11.2系统需求分析与设计需求分析模块设计11.2.1需求分析需求主要有以下几点。人事管理系统首先应该能够对企业当前的人事状况进行记录。包括企业和员工的劳动关系、员工的就职部门、主要工作职责、上级经理等。其次，系统应该能够对企业员工的人事变更情况进行记录，并据此可以灵活修改工作职责等各种人事状况信息。再次，系统应该能够根据需要进行各种统计和查询，比如查询员工的年龄、学历等，以便给人力管理部门进行决策参考。最后，系统还应该对求职者信息进行相应的管理，能够发掘合适的人才，加盟该公司。11.2.2模块设计企业人事管理系统功能模块可以由五个部分组成，每一部分根据实际应用又包含不同的功能。系统登录模块：在数据库系统中设置系统登录模块，是维持系统安全性的最简单方法。在任何一个数据库系统中，该模块都是必需的。员工人事登记模块：通过该模块，实现对新员工记录的输入和现有员工记录的修改。员工人事记录模块：通过该模块，实现对员工人事变动的记录和查看管理。统计查询模块、通过该模块，对企业当前员工的人事信息进行查询，比如薪资查询、考勤情况查询、学历查询、年龄查询等。报表生成模块：通过该模块，根据用户的需求和查询结果生产相应的报表。招聘管理模块：通过该模块，主要对求职者的信息进行保存和查询，以方便招聘活动的进行，发掘企业的有用之材。11.3数据库的结构设计数据表结构需求分析构造空数据库系统数据表字段结构设计数据表的表关系设计11.3.1数据表结构需求分析在该“人事管理系统”中，我们初步设计17张数据表，各个表存储的信息如下所示。“SwitchboardItems”表：主要存放主切换面板和报表面板的显示信息。“管理员”表：存放系统管理人员(一般是企业的人事部人员)的登记信息等。“员工信息”表：存储现有员工的个人基本信息，比如姓名、性别、出生日期、所属级别等。“部门信息”表：主要存储公司各个部门的信息，比如部门编号、名称、部门经理等。“人事变更记录”表：存储员工职位变更信息，记录员工的原职位和现职位。“班次配置”表：记录员工的上班班次信息。“出勤记录”表：记录所有员工每天的出勤记录。“出勤配置”表：记录员工的出勤的信息。11.3.1数据表结构需求分析“级别工资配置”表：记录员工所处工资级别的具体信息。“加班记录”表：记录员工的加班记录，以用于工资的核算。“企业工资发放记录”表：企业的工资财务记录，保存已经核发工资的员工具体内容。“企业工资计算规则”表：保存企业内部工资计算规则。“职位津贴配置”表：保存企业内部关于津贴的具体信息。“缺勤记录”表：记录所有员工的缺勤信息。“月度出勤汇总”表：保存企业员工每月的出勤信息汇总。“签到记录”表：记录员工的签到信息。“签出记录”表：如果员工需要签出时，使用该表登记在册。11.3.2构造空数据库系统新建一个“人事管理系统.accdb”空白数据库。第一步：启动Access2007。单击屏幕最左上角的Office徽标，在弹出的Office功能菜单中选择【新建】命令；也可以直接双击屏幕中间的【空白数据库】按钮，新建一个数据库，如下图所示。第二步：在屏幕右下方的【文件名】文本框中输入“人事管理系统”，如下图所示。单击此处，新建一个空数据库。单击文本框右边的文件夹按钮，更改数据库的存放位置，如下图所示。在这里输入您想要的文件名。11.3.2构造空数据库系统新建一个“人事管理系统.accdb”空白数据库。第三步：单击【创建】按钮，完成新建一个空白数据库，系统自动创建一个空白数据表，如下图所示。11.3.3数据表字段结构设计SwitchboardItems”表在“人事管理系统.accdb”数据库中创建“SwitchboardItems”表。第一步：创建的“人事管理系统.accdb”数据库中自动创建了“表1”数据表，单击【数据表】选项卡下的【视图】按钮，如下图所示。第二步：在弹出的【另存为】对话框的【表名称】文本框中输入“SwitchboardItems”，如下图所示。单击【确定】按钮，进入表的【设计视图】，如下图所示。11.3.3数据表字段结构设计SwitchboardItems”表在“人事管理系统.accdb”数据库中创建“SwitchboardItems”表。第三步：在“SwitchboardItems”表的【设计视图】中进行表字段的设计。各个字段的名称、数据类型等如下表所示。第四步：输入并设置各个字段以后，表的【设计视图】如下图所示。列名数据类型字段宽度主键SwitchboardID数字长整型是ItemNumber数字长整型是ItemText文本255否Command数字长整型否Argument文本255否第五步：单击屏幕左上角的【保存】按钮，保存该表。单击【视图】按钮，进入表的【数据表视图】。11.3.3数据表字段结构设计“管理员”表“管理员”表中存放的是该系统管理人员的信息。“管理员”表的字段结构如下表。字段名数据类型字段宽度是否主键员工编号文本9是用户名文本18否密码文本18否11.3.3数据表字段结构设计“员工信息”表“员工信息”表中存储企业员工的个人信息，比如员工编号、姓名、性别等。字段名数据类型字段宽度是否主键员工编号文本9是姓名文本18否性别文本是/否否部门编号文本2否职位文本18否学历文本6否毕业院校文本255否专业文本255否家庭住址文本255否电话文本18否状态文本1否备注文本255否基本工资级别编号文本6否岗位津贴级别编号文本6否11.3.3数据表字段结构设计“部门信息”表“部门信息”表存储公司中各个部门的信息，比如部门编号、名称、部门经理等。“部门信息”表的字段结构如下表。字段名数据类型字段宽度是否主键编号文本2是名称文本18否经理文体9否备注文本255否11.3.3数据表字段结构设计“人事变更记录”表“人事变更记录”表是存储员工职位变更信息的表，它记录了员工的原职位和现职位。字段名数据类型字段宽度是否主键记录编号自动编号是员工编号文本9否原职位文本18否现职位文本18否登记时间日期/时间否备注文本255否“人事变更记录”表的字段结构如下表。11.3.3数据表字段结构设计“班次配置”表“班次配置”表用于记录员工的上班班次信息。如“上午班”的“班次开始时间”、“班次结束时间”等。“班次配置”表的字段结构如下表。字段名数据类型字段宽度是否主键班次编号文本2是名称文本18否班次开始时间日期/时间否班次结束时间日期/时间否备注文本25511.3.3数据表字段结构设计“出勤记录”表“出勤记录”表用于记录所有员工每天的出勤记录。“出勤记录”表的字段结构如下表。字段名数据类型字段宽度是否主键记录号自动编号是日期日期/时间否员工编号文本9否出勤配置编号数字长整型否11.3.3数据表字段结构设计“出勤配置”表“出勤配置”表用于记录员工的出勤信息。“出勤配置”表的字段结构如下表。字段名数据类型字段宽度是否主键出勤配置编号数字长整型是出勤说明文本255否11.3.3数据表字段结构设计“级别工资配置”表“级别工资配置”表用于记录员工所处工资级别的具体信息。“级别工资配置”表的字段结构如下表。字段名数据类型字段宽度是否主键级别工资编号文本6是名称文本18否金额数字单精度型否备注文本255否11.3.3数据表字段结构设计“加班记录”表“加班记录”表用于记录员工的加班记录，以用于工资的核算。“加班记录”表的字段结构如下表。字段名数据类型字段宽度是否主键加班日期日期/时间是员工编号文本9是加班开始时间日期/时间否加班结束时间日期/时间否持续时间数字长整型否11.3.3数据表字段结构设计“企业工资发放记录”表“企业工资发放记录”表是企业的工资财务记录，保存着已经核发工资的员工具体内容。“企业工资发放记录”表逻辑结构设计如下表。字段名数据类型字段宽度是否主键记录编号自动编号是年份数字长整型否月份数字长整型否日期日期/时间否员工编号文本9否基本工资数额数字单精度型否岗位津贴数额数字单精度型否加班补贴数额数字单精度型否出差补贴数额数字单精度型否违纪扣除数额数字单精度型否实际应发数额数字单精度型否备注文本255否11.3.3数据表字段结构设计企业工资计算规则”表“企业工资计算规则”表保存着企业内部的工资计算规则。“企业工资计算规则”逻辑结构设计如下表。字段名数据类型字段宽度是否主键加班补贴数字单精度型否出差补贴数字单精度型否迟到/早退扣除数字单精度型否缺席扣除数字单精度型否11.3.3数据表字段结构设计“签出记录”表如果员工需要签出时，则使用该表登记在册，其逻辑结构设计如下表。字段名数据类型字段宽度是否主键日期日期/时间单精度型是员工编号文本9是班次编号文本2否签出时间日期/时间否备注文本255否11.3.3数据表字段结构设计“签到记录”表签到时，使用“签到记录”表登记，其逻辑结构设计如下表。字段名数据类型字段宽度是否主键日期日期/时间单精度型是员工编号文本9是班次编号文本2否签到时间日期/时间否备注文本255否11.3.3数据表字段结构设计“缺勤记录”表“缺勤记录”表记录着所有员工的缺勤信息，其逻辑结构设计如下表。字段名数据类型字段宽度是否主键日期日期/时间单精度型是员工编号文本9是缺勤原因文本255否缺勤天数数字长整型否缺勤开始时间日期/时间否缺勤结束时间日期/时间否备注文本255否11.3.3数据表字段结构设计月度出勤汇总”表“月度出勤汇总”表保存着企业员工每月的出勤信息汇总，其逻辑结构设计如下表。字段名数据类型字段宽度是否主键员工编号文本9是签到次数数字长整型否签出次数数字长整型否迟到次数数字长整型否早退次数数字长整型否出差天数数字长整型否请假天数数字长整型否休假天数数字长整型否加班时间汇总数字长整型否11.3.3数据表字段结构设计“职位津贴配置”表“职位津贴配置”表保存着企业内部关于津贴的具体信息，其逻辑结构设计如下表。字段名数据类型字段宽度是否主键职位津贴编号文本6是名称文本18否数额数字单精度型否备注文本255否11.3.4数据表的表关系设计为“人事管理系统.accdb”数据库建立表关系。第一步：启动Access2007，打开“人事管理系统.accdb”数据库，并切换到【数据库工具】选项卡，如下图所示。第二步：单击【数据库工具】选项卡下【显示/隐藏】组中的【关系】按钮，即可进入该数据库【关系】视图，如下图所示。11.3.4数据表的表关系设计为“人事管理系统.acc