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采购制度培训张浩资产管理部-物资管理部一、目的为了规范公司、各门店物资和服务采购管理及供方控制，强化采购管理和控制，确保所采购的物资、服务符合规定要求，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于门店采购客房用品、布草、棉织品、巾类、客房耐用品、一次性用品等客房必备或常用的运营物资以及其他物资。三、制度内容1、采购需求的产生与审核-集采对于门店采购集采物资，首先要登录系统选择采购内容，然后进行定价操作，并选择总部审批流程，审批通过后由采购经理下单采购；采购申请需提前30天填写；登录系统选择采购内容定价操作审批通过总部下单叫货选择总部审批流程三、制度内容2、采购需求的产生与审核-自采对于门店自采，分为可签订框架协议的采购项目和不可签订框架协议的采购项目；自采采购申请可签订框架协议的采购项目不可签订框架协议的采购项目三、制度内容2、采购需求的产生与审核-自采-可签订框架协议采购项目-框架协议签订对于可签订框架协议的自采，需要执行工作为：1、列明物资清单，对于总部有指导价的，直接列明报价单上报店长，同时邮件抄送4WD区总、采购经理，店长审批通过后，分别由4WD区总和采购经理进行审批；对于总部无指导价的，需要根据物资清单进行三方比价，并将比价结果上报店长、同时邮件抄送4WD区总、采购经理，店长审批通过后，分别由4WD区总和采购经理进行审批；2、审批通过后，按照框架协议的签订流程完成框架协议的签订；3、将协议价格录入系统，这样系统对应的物品就可以显示相应价格；列明物资清单根据清单三方比价店长、4WD区总、采购经理审批签订框架协议总部有指导价总部无指导价列明物资报价将协议价格录入系统三、制度内容2、采购需求的产生与审核-自采-不可签订框架协议采购项目-比价制度对于不可以签订框架协议的采购项目，需要执行工作为：1、对于总部有指导价的，如果采购价不高于总部指导价，则不需要进行三方比价；如果采购价高于总部指导价，则需要进行三方比价；如有特殊情况进行特殊分析；2、对于对于总部无指导价的，如果采购物品单价小于30元的，则不需要进行三方比价；如果采购物品单价不小于30元的，则需要进行三方比价；3、总部推荐京东作为门店自采的电商渠道，同时京东的价格也可作为参考，如果实际采购价格低于京东，也可以选择线下采购；列明物资清单总部有指导价总部无指导价采购价不高于总部指导价采购物品单价小于30元采购价高于总部指导价采购物品单价不小于30元不需要三方比价需要三方比价不需要三方比价需要三方比价三、制度内容2、采购需求的产生与审核-自采-审批制度对于门店自采的审批流程：1、首先登录系统选择需要采购的物资，根据情况上传比价材料，选择审批流程；2、执行定价操作并进入审批流程；3、审批通过后方可生成采购订单及叫货采购；登录系统选择采购内容上传比价材料选择审批流程执行定价审批完成下单采购三、制度内容3、合同签订及要求①各门店的集采项目，由总部执行框架协议的签订，并将价格录入物资管理系统；②各门店的自采项目，对于可以签订框架协议的，需要进行框架合同签订，合同应加盖骑缝章；③各门店签订自采框架合同的流程为：列明报价清单或完成三方比价，将比价材料、结果或报价清单发店长、4WD区总、采购经理审批→起草合同（原则以总部发出版本为准）→合同文本+供应商营业执照扫描件发法务审批→提交OA合同评审单，上传附件包括合同文本、法务审批邮件、采购经理审批邮件、比价材料、供应商营业执照扫描件→OA审批通过，且门店收到供应商已盖章的合同后当日完成合同盖章→合同扫描件发采购经理→录入物资管理系统；三、制度内容3、合同签订及要求④比价单（比价材料）：对于线下采购方式的，比价材料包括所有参与的供应商的盖章版报价扫描件及供应商报价的对比表；如果供应商不能出具盖章的报价单的，则需要门店将供应商的报价对比表打印出来，店长签字并扫描作为邮件附件；对于线上采购方式的，比价材料包括供应商报价对比表以及店长签字确认的报价对比表扫描件，同时供应商报价对比表中应明确物品的网页链接；三、制度内容4、样品封样要求对于具备封样条件的门店的自采采购活动均应进行样品封样，并尽量上报总部一套样品，以确保门店采购物资的品质保证；三、制度内容5、收货要求（1）各门店收货工作需按封样样品的标准及采购订单明细进行验收，收货时应对物品的品牌、规格、数量、质量进行验收,根据实际收货数量在采购订单上进行标记（全部到齐打钩，未到齐备注实际到货数量），收货人和店长签字后留档备查；（2）收货完成后应在当天登录物资管理系统，将采购订单生成收货单，完成审核操作，并将收货单打印店长签字作为付款附件；；说明：如果供应商送货为分批送货，则需要分批生成收货单，同时生成收货单时请按实际收货数量录入。三、制度内容6、预付款要求针对合同的预付款，在合同签订完毕前提下，集采、自采的预付款各门店应在收到发票的当日登录物资管理系统，将系统中的采购订单导出，作为预付款附件，同时需要登录物资管理系统操作生成付款单，并完成审核、打印、扫描。按要求提交OA进行付款流程，并在提交OA完成后由门店按照财务要求进行单据邮递（含打印的OA单以及发票原件）。说明：付款金额应与发票金额一致，如果出现不一致，需要与财务确认，财务认可后方可使用；付款单摘要请注明采购订单编号。三、制度内容7、合同货款要求针对合同的货款，集采、自采的货款各门店应在收到发票或收到货（以后发生者为准）的当日，找到支付预付款时门店自行登录系统生成的采购订单，同时需要登录物资管理系统操作生成付款单，并完成审核、打印、扫描。按要求提交OA进行付款流程，并在提交OA完成后由门店按照财务要求进行单据邮递（含打印的OA单以及发票原件）。说明：付款金额应与发票金额一致，如果出现不一致，需要与财务确认，财务认可后方可使用；付款单摘要请注明采购订单编号。三、制度内容8、特殊情况采购A、范围：主要适用于门店向客人提供早餐等即买即用食品的采购；B、执行方式：此类采购原则不需要总部审批，门店店长负责对采购的品类、数量、单价负责，应本着节约的原则操作，按照实际客人的数量以及餐标进行采购，采购后的报销工作暂按一周一次执行，报销时需要上传的附件包括：超市小票和物品明细单，物品明细单样式参考下表：**门店早餐消耗统计表*年*月*日序号品名规格单位单价数量金额备注1面包**********用于**幢别墅，入住**人，2牛奶**********3苹果**********三、制度内容9、门店OA付款流程及要求A、预付款的支付；（1）门店收到预付款发票；（2）门店完成登录物资管理系统导出采购订单；（3）店长根据各采购项目对应的合同编号（集采的详见框架协议合同编号汇总）提交OA的《合同付款单》；三、制度内容9、门店OA付款流程及要求A、预付款的支付；（4）选择正确的费用中心及付款公司（以威海店为例）；三、制度内容9、门店OA付款流程及要求A、预付款的支付；（5）选择正确的预算分类：布草类采购选择“酒店布草（途家+海南斯维登）”，其他均选择“客房用品（途家+海南斯维登）”（6）填写供应商的收款账号和开户行（此信息可以从合同中获取）；三、制度内容9、门店OA付款流程及要求A、预付款的支付；（7）填写付款理由（将合同中的2.2.2条款的内容粘贴至此）；三、制度内容9、门店OA付款流程及要求A、预付款的支付；（8）填写付款金额，并在备注中说明：“本次支付金额为****元，为预付款，剩余金额为****元，将于到货验收合格后支付，采购订单号为******。”；三、制度内容9、门店OA付款流程及要求A、预付款的支付；（9）上传附件：预付款发票扫描件、合同文本（自采首次付款，自采的上传已生效合同扫描件）、采购订单、付款单扫描件；（10）提交OA单；（11）将OA单打印出来，并与发票原件、自采已生效合同复印件（自采自采，第一次向供应商付款）、付款单一起寄到对应的财务经理处；（12）将OA单转成PDF格式发给采购经理（建议此步骤与打印OA单时操作），操作方法为：三、制度内容9、门店OA付款流程及要求A、预付款的支付；①点击OA单下面的“打印”按钮；三、制度内容9、门店OA付款流程及要求A、预付款的支付；②选择“AdobePDF”，点击“打印”；三、制度内容9、门店OA付款流程及要求A、预付款的支付；③编辑文件名，点击“保存”即可；三、制度内容9、门店OA付款流程及要求B、货款的支付；（1）店长收到货、货款发票，货物验收合格、完成登录物资管理系统生成收货单；（2）店长根据各采购项目对应的合同编号（集采的详见框架协议合同编号汇总）提交OA的《合同付款单》；（3）选择正确的费用中心及付款公司（以威海店为例）；（4）选择正确的预算分类：布草类采购选择“酒店布草（途家+海南斯维登）”，其他均选择“客房用品（途家+海南斯维登）”（5）填写供应商的收款账号和开户行（此信息可以从合同中获取）；三、制度内容9、门店OA付款流程及要求B、货款的支付；（6）填写付款理由（将合同中的2.2.2条款的内容粘贴至此）；（7）填写付款金额，并在备注中说明：“本次支付金额为****元，为货款，剩余金额为0元，预付款OA单号为*********，收货单单号为******，付款单单号为******。”（8）上传附件：货款发票扫描件、收货单扫描件（店长签字）、合同文本（自采首次付款，自采的上传已生效合同扫描件）、采购订单、付款单扫描件；（9）提交OA单；三、制度内容9、门店OA付款流程及要求B、货款的支付；（10）将OA单打印出来，并与发票原件、收货单、自采已生效合同复印件（自采，第一次向供应商付款）、付款单一起寄到对应的财务经理处；（11）将OA单转成PDF格式发给采购经理，方法见预付款支付；三、制度内容9、门店OA付款流程及要求C、全款采购的支付；（1）门店收到全款发票、全部货物、完成登录物资管理系统导出采购订单，货物验收合格、完成登录物资管理系统生成收货单；（2）店长根据各采购项目对应的合同编号（集采的详见框架协议合同编号汇总）提交OA的《合同付款单》；（3）选择正确的费用中心及付款公司（以威海店为例）；（4）选择正确的预算分类：布草类采购选择“酒店布草（途家+海南斯维登）”，其他均选择“客房用品（途家+海南斯维登）”（5）填写供应商的收款账号和开户行（此信息可以从合同中获取）；三、制度内容9、门店OA付款流程及要求C、全款采购的支付；（6）填写付款理由（将合同中的2.2.1条款的内容粘贴至此）；（7）填写付款金额；（8）上传附件：货款发票扫描件、收货单扫描件（店长签字）、、合同文本（自采首次付款，自采的上传已生效合同扫描件）、采购订单、付款单扫描件；（9）在备注中说明：“本次支付金额为****元，为全款，剩余金额为0元，采购订单号为******，收货单单号为******。”（10）提交OA单；三、制度内容9、门店OA付款流程及要求C、全款采购的支付；（11）将OA单打印出来，并与发票原件、收货单、自采已生效合同复印件（自采，第一次向供应商付款）、付款单一起寄到对应的财务经理处；（12）将OA单转成PDF格式发给采购经理，方法同预付款支付。三、制度内容9、门店OA付款流程及要求D、无合同付款;（1）针对门店无合同的付款途径则选择OA中固定资产项下的《设备物品采购单》；付款类别包括向供应商付款和门店人员进行采购报销；三、制度内容9、门店OA付款流程及要求D、无合同付款;（2）门店收到全款发票、全部货物、完成登录物资管理系统导出采购订单，货物验收合格、完成登录物资管理系统生成收货单；（3）选择正确的费用中心、付款公司及资产类别（以威海店为例）；三、制度内容9、门店OA付款流程及要求D、无合同付款;（4）填写供应商（个人）的收款账号和开户行；三、制度内容9、门店OA付款流程及要求D、无合同付款;（5）选择正确的预算分类；三、制度内容9、门店OA付款流程及要求D、无合同付款;（6）填写付款金额；（7）上传附件：货款发票扫描件、收货单扫描件（店长签字）、采购订单、付款单扫描件；（8）在备注中说明：“本次支付金额为**