人事档案管理制度及规范

1人事档案管理制度及规范1目的现代企业竞争中，档案机密是企业机密的一部分，对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密；同时为了规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，使之科学化、规范化、制度化，在企业经营活动中充分发挥人事档案的作用，更好地为爱迪特各项工作服务，特制定本管理制度规范。2适用范围适用于爱迪特所有员工。3职责3.1行政部负责编制、修改和完善人事档案管理制度与实施规范；负责本公司人事档案管理的组织实施及检查、监管工作。3.2人事档案管理实行专员责任制，对档案实行密级管理，由人事专员负责保管与整理；人事专员负责执行本制度，按要求分级建立规范的人事档案，负责公司所有员工的人事档案管理工作。4人事档案分类4.1员工档案按类别、按部门进行存放。人事档案员工档案转正人员劳动合同文书档案（其他人事材料）应聘者档案在职员工档案离职员工档案储备通过淘汰试用期正式员工试用期离职转正后离职4.2人事档案分为员工档案、转正人员劳动合同、文书档案。4.2.1员工档案分为：应聘者档案、在职员工档案、离职员工档案。4.2.1.1应聘者档案（下设三个大类：储备人员、面试通过人员、淘汰人员）分为：员工应聘登记表、应聘者个人简历（非必要）、销售人员笔试题、外贸英语笔试题、质检笔试题。24.2.1.2在职员工档案分为：试用期员工档案、正式员工档案。4.2.1.2.1试用期员工档案分为：人事证件档案、入职须知、保密协议、诚信承诺书、知识产权承诺书（非所有人员）、职工备案表、试用期劳动合同、实习生协议（非所有人员）。4.2.1.2.1.1人事证件档案分为：两张一寸照片、身份证复印件、毕业证复印件、学位证复印件、工行银行卡复印件、资格证书复印件（非必要）、在校成绩单复印件（非必要）、培训或专业技术情况的材料复印件（非必要）、员工创造发明或科研成果或译著或有重大影响的论文等相关证明复印件（非必要）、所获奖励材料复印件（非必要）、其他可以证明能力的材料复印件（非必要）、其它可供参考或有保留价值的材料复印件（非必要）。4.2.1.2.2正式员工档案分为：转正申请表、员工调查表、转正谈话表。4.2.1.3离职员工档案（下设两个大类：试用期离职、转正后离职）分为：辞职信（非必要）、员工离职表、工作交接表、离职人员保密责任确认书。4.2.2转正人员劳动合同分为：劳动合同书、劳动合同变更（补充）协议。4.2.3文书档案（其他人事材料）分为：商业机密确认函、员工培训相关资料、员工绩效考核资料、招聘结果汇总表、员工花名册、人力资源规划或相关计划、月度考勤结果、社会保险缴纳证明、员工职务任（免）命书、职位调动通知、奖惩记录、其他人事政策性通知及资料等。5人事档案密级5.1档案密级按照重要程度和秘密程度划分，分为秘密级、机密级、绝密级。a.秘密级可公开，其查阅人为公司内部所有员工；b.机密级需封存，无必要不可公开或查阅，其查阅人为公司中高层管理人员、人力资源部人员及事件相关负责人；c.绝密级需单独封存，不可公开且无必要不可查阅，其查阅人为公司高层管理人员、人力资源部人员及事件相关负责人。5.2人事档案分级a.应聘者档案（包括面试通过人员档案、储备人员档案、淘汰人员档案）属秘密级；b.在职员工档案（包括试用期员工档案、正式员工档案）、离职员工档案（包括试用期离职员工档案、转正后离职员工档案）属机密级；c.转正人员劳动合同（包括劳动合同书、劳动合同变更或补充协议）、文书档案（其他人事材料）属绝密级。5.3密级档案管理原则5.3.1统一领导、分级管理密级档案管理工作遵循统一领导、分级管理的原则，遵从公司密级档案管理的基本要求，行政部对所承担的密级档案管理工作负责，维护密级档案的安全、完整和有效。5.3.2高层重视、全员有责为确保密级档案管理要求在机构内所有层次上得到贯彻和落实，高层管理者须将管理要求传达到各个层次并切实落实，使全员正确理解并认真执行。35.3.3全程监控行政部对密级档案管理的全过程进行监控，行政经理需要定期检查，人事专员需严格记录密级档案的状态、流向和处置，防止密级档案无人负责、流向不明、处置无记录。5.3.4专人负责密级档案由专人负责（建议安排人事专员），无关人员不得接触密级档案，防止密级档案信息的扩散。6人事档案管理原则6.1实行“一人一档”归类管理原则6.1.1真实性——员工信息必须确保真实，有据可查。6.1.2完整性——确保人事档案信息完整，没有遗漏。6.1.3完好性——维护人事档案材料完好，防止材料损坏。6.1.4保密性——人事专员必须对员工的个人档案绝对保密，除工作和管理需要不得私自向任何单位及个人提供员工个人档案或劳动合同。6.1.5便利性——人事档案的存放和管理需便于档案材料的查阅和使用。6.2人事档案管理要求6.2.1严格分类、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。6.2.2对于人事档案必须严格保密，任何人不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。6.2.3无论何种人事档案交到人力资源部后，人事专员要对档案资料进行分类别、分部门、分时间登记并整理造册归入相应类别，不得直接入卷；第一层级为类别，第二层级为部门，第三层级为时间（时间早者放前面），第四层级为人员。6.2.4人事档案未及时归档，人事专员应负责催收、跟进，并做好相应记录。6.2.5员工档案自员工入职之日建立，每人一份，涉及到员工转正、调岗等人事档案发生变动时，人事专员需当日进行更新，并做好相应记录。6.2.6人事档案归类后，相关材料的排列应按照时间顺序依次排列，时间最早的排在最前面，依次类推，这样排列的好处是便于查阅，同时可以反映出员工的职业发展历程。6.2.7如有需要，可对人事档案编号存放，从入职开始就对员工人事档案进行编号，防止重名重姓员工材料入档交叉，方便管理，制检索目录，以便查找。6.2.8人事档案的档案盒、文件袋、文件夹封面、便签，应用油性笔书写，字迹要工整、清晰。6.2.9人事档案应存放于专用文件柜，档案要做到防盗、防火、防蛀、防潮、防光、防尘、防污染。7人事档案管理步骤人事档案归档流程：a.对各类人事档案进行鉴别；b.按照材料的属性、内容，确定其归档处；c.做相应记录，补登档案目录名称及有关内容；4d.将新材料放入档案。7.1应聘者档案a.每天面试完毕，人事专员对面试结果进行记录，后对档案进行整理分类，共分三大类：面试通过人员档案、储备人员档案、淘汰人员档案。b.大类分好后，每个大类下面按照面试部门细分，每份应聘者档案应包含1-3种材料：员工应聘登记表、应聘者个人简历（非必要）、销售人员笔试题或外贸英语笔试题或质检笔试题（销售或外贸或质检应聘者）。c.如储备人员中有人进入入职培训，需把该储备人员档案调入面试通过人员档案类别下存档。d.如应聘者通过入职培训，需把该人员档案调入试用期员工档案类别下存档。e.未通过入职培训的应聘者及无需储备者，一律归入淘汰人员档案大类下存档。7.2试用期员工档案a.入岗前，人事专员根据本管理制度，新建档案，同时把该应聘者档案调入试用期员工档案，一并存档，此外每份试用期员工档案应包含6-8种材料：人事证件档案、入职须知、保密协议、诚信承诺书、知识产权承诺书（非所有人员）、职工备案表、试用期劳动合同、实习生协议（非所有人员）。b.人事专员对人事档案资料的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用或解聘处理；如核查无误，则在员工入职当日将档案资料入档并记录于员工人事档案汇总表。c.未进入转正的试用期员工，一律归入试用期离职员工档案下存档。7.3正式员工档案a.试用期员工进入转正者，需把该人员的试用期员工档案调入正式员工档案，一并存档，此外每份正式员工档案应包含3种材料：转正申请表、员工调查表、转正谈话表。b.员工信息一旦发生变动（如姓名变动、身份证号码变动、学历变动、个人技术职称变动等），员工应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，后由人事专员在应聘者档案和人员花名册中予以更新。c.员工发生部门调动后，其个人档案由原部门调入新部门，根据原档案继续建档。7.4离职员工档案a.试用期员工离职，归入试用期离职员工档案下存档，每份试用期员工离职档案应包含3-4种材料：辞职信（非必要）、员工离职表、工作交接表、离职人员保密责任确认书。b.离职、辞退等解除劳动合同者，需把该员工的正式员工档案、转正人员劳动合同调入离职员工档案，一并存档，此外每份转正后离职员工档案应包含3-4种材料：辞职信（非必要）、员工离职表、工作交接表、离职人员保密责任确认书。c.设立离职人员档案封存管理，无必要情况不再开启，超过五年行政部统一处理，可进行销毁。7.5转正员工合同5a.转正员工签订的劳动合同书、劳动合同变更（补充）协议需归入转正人员劳动合同类别下存档。b.转正员工合同按照部门细分，部门类别下按照签订劳动合同时间顺序进行划分。7.6文书档案（其他人事材料）a.对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整。b.按照类别进行划分存档，培训资料、绩效资料、考勤资料等。8人事档案编号为公司每位员工建立一份自己的员工档案，每份员工档案有一个编号，从入职当日存档起开始使用该编号直至离职或退休，涉及到员工转正、调岗、晋升等情况，编号不变；涉及到劳动合同、合同补充协议、合同变更协议、试用期合同，需对合同及协议单独编号；文书档案按类别单独编号。8.1一级编号——密级编号秘密级档案编号A，机密级档案编号B，机密级档案编号C。8.2二级编号——部门编号取部门名称拼音首字母作为简写进行区分序号部门编号1生产部SC2行政部XZ3财务部CW4研发部YF5国贸部GM6销售部XS7市场部SCG8.3三级编号——姓名编号按照员工姓名大写首字母进行编号，如张三简写ZS，李四简写LS。8.4连接符要求各级编号间采用短线连“－”8.5重名编号如涉及到同部门人员重名，则另加一级时间编号，要以入职日期做为编号的来源，如李四2015年10月22日入职，简写LS-20151022；如行政部名为李四者重名，则其员工档案编号为B-XZ-LS-20151022。8.6合同及协议编号由劳动合同、合同补充协议、合同变更协议、试用期合同，前四个或全部的大写字母简写组成，劳动合同简写LDHT，合同补充协议简写HTBC、合同变更协议简写HTBG、试用期合同简写SYQHT；如生产部张三的劳动合同，则编号为C-SC-LDHT-ZS。8.7文书档案编号文书档案根据不同类别，按照其类别的拼音首字母类别和签订时间进行编号，如2015年10月22日签订的商业信息确认函，简写C-SYXX-20151022。69人事档案查阅管理规定9.1凡因办理社保、申报、任免、调动、出国、晋升职称、退休等工作要求，可查阅人事档案，查阅人事档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定。9.2各部门因工作需要查阅员工人事档案，须填写《人事档案查阅登记表》，并经人事专员批准后，方可提供就地查阅，原则上不可带走，如需要，则做好记录，写明借出时间和归还时间并签字，调阅期限为7天，逾期未还者须再次填写《人事档案查阅登记表》，人事专员须及时催还，发现损坏、丢失，应写出书面报告，报行政经理审批。9.3外来单位查阅人事档案时，必须持盖有公章的单位介绍信，填写《人事档案查阅登记表》，经行政经理批准后，方可查阅。9.4经行政经理批准，使用档案的部门可以复印有关的档案资料，在《人事档案查阅登记表》中需备注详情，做好记录。9.5查阅档案注意事项：a.严禁写字、涂改、圈划、做记号、抽取、撤换或损坏档案材料；b.必须爱护档案，保持整洁；c.不得擅自复制、拍摄档案内容，如因工作需要从档案中取证，必须事先在《人事档案查阅登记表》中备注并做好详细记录；d.查阅档案者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重，予以惩处。10人事档案清理和销毁10.1每年底整理、校对一次人事档案资料，将准备移除档案柜的和需要销毁的列出清单，经行政经理同意后执行。10.2人事档案销毁必须提交书面申请，并编制销毁清册，报行政经理审核、批准，人事专员备档，行政部指