合同管理办法

合同管理办法中国水利水电第十三工程局有限公司茅洲河流域水环境综合整治工程宝安四标项目经理部二〇一六年五月1合同管理办法第一章总则第一条为加强茅洲河流域水环境综合整治工程宝安四标项目（下称“本项目”）的合同管理工作，提高合同质量，落实在合同签订、履行及管理过程中各相关部门的职责，明确有关的管理流程，全面、准确地掌握工程动态，科学有序的全过程控制工程成本、工期和质量，维护本项目的合法权益，提高项目效益，根据《中华人民共和国合同法》及建设部、中国电力建设集团有限公司和中国水利水电第十三工程局有限公司有关合同管理的规定，特制定本办法。第二条本办法所称合同，是指本项目在建设、经营管理过程中签订和履行的关于工程建设及经营管理活动有关权利义务关系的协议，包括工程类合同、采购类合同、服务类合同及在经营管理活动中与其他人（包括法人、非法人组织、个人）签订的各类合同（或协议）。第三条合同管理必须遵循以下原则：（一）依法签订合同，保证合同的合法性；（二）切实履行合同，提高合同的履约性；（三）及时处理合同纠纷，维护本项目的合法权益。第四条凡属于本办法第二条规定的合同，一律采用书面形式签订，不得采用口头协议和非正式书面协议。第二章组织机构及职责分工第五条本项目和所属各部门的合同实行分类管理。(一）合同管理部门负责工程类合同（施工承发包合同、内部经济合同和劳务合同）的管理；(二）财务劳资部门分管借贷合同、财产保险合同、对外担保合同、劳动用工合同；2（三）物资设备部门分管物资、设备采购合同；（四）外协部门分管用地拆迁合同、房屋租赁合同、对外协调类合同；（五）综合管理部门负责办公用品采购合同、房屋租赁合同；第六条本项目合同管理部是本项目各类合同管理的归口部门，监督本项目的合同管理工作，依照职责全面履行本项目的合同管理职责。第三章授权与授信第七条本项目实行授权委托制度，推行单项委托代理许可制度。严格执行一支笔审签制度，签订合同必须有法人授权委托书方可签订，委托代理人必须在授权范围和委托权限内签订合同。第八条审批权与签署权一致。（一）在授权范围内，由委托代理人签署，如需向其他管理人员授权，须事先书面请示所工程局相关管理部门，经批准后，出具授权委托书。（二）合同主办人员根据招标或谈判结果完成合同文本，按照会签规定办理会签后，由法人代表或委托代理人直接签署合同；《会签表》报审前，合同主办部门或人员可根据合同审核需要，送相关部门会签，填写处理结果后再报项目领导，进入合同签订程序，签署齐全后报上级部门审查备案。第九条未经授权或超越代理权限的，本项目有权追究相关责任人员的经济、行政和法律责任。第四章合同评审第十条本项目实行合同评审制度。合同评审内容包括：（一）合同是否符合现行法律、法规、技术规范、工程局和集团公司的要求；（二）合同对双方责任、权利、义务的规定是否明确、清楚；（三）各项费用计算与支付方式是否正确、清楚；（四）合同要求与谈判或投标不一致的问题是否解决；3（五）与签约方的组织和技术接口是否建立并保持；（六）签约方的要求是否双方都已明确并形成文件；（七）满足合同要求的技术能力和按期交付能力等是否已得到本单位内部有关方面的确认。第十一条合同评审采用会议评审、会签评审和单位主管审批三种方式进行。第十二条一般情况下，采用会签评审方式；大型或复杂的工程项目、物资设备采购等，采用会议评审方式。不论采取何种方式评审，均应作出评审记录，并妥善保存。第十三条合同评审由责任部门（指合同的经办部门）组织实施，分管领导签发会议评审通知并主持评审会议，审议拟签合同，报上级部门核查备案。第五章合同签订第十四条签订合同应遵守国家法律、法规、政策规定及工程局和集团公司的有关规章制度。坚持平等、自愿、公平、诚实信用的原则。第十五条责任部门在合同签订前：（一）应验证合同对方当事人有效的营业执照（副本）、资质证书（副本）、安全生产许可证（副本）、税务登记证（副本）、组织机构代码（副本）等资信证明，同时对其经营财务状况（经营、财务状况、商誉等）进行调查；（二）验明合同当事人是否具有签订合同的主体资格，审查合同对方的主办（经办）人是否具有代理权及其权限（需提供法定代表人身份证明书、授权委托书等），查验上述资料的真实性、合法有效性，并保存有关资料；（三）对企业要提供五大证副本原件，对个人要提供居民身份证原件、详细住址、联络方式、财产状况，并且保证其真实性、合法性；4（四）分包合同须签订前提交履约保证金。（五）合同对方应加盖合同专用章，由法定代表人或其授权委托人签署；第十六条合同技术条款等有关内容，由相关部门按照职责范围提供，并负责该部分内容的起草、审查、谈判工作。第十七条合同谈判过程中，对于涉及担保、预付款、保证金等事宜，责任部门应及时报告项目经理、主管领导及合同归口主管部门。第十八条合同谈判应由项目经理或分管领导及相关责任部门共同参加，相关部门有关人员根据需要参加谈判并提供有关的资料。第十九条实行会签的合同，送工程局相关部门批之前，项目经理、分管领导以及各部门负责人应对合同的有关内容进行审查并签字确认。第二十条须经工程局法律顾问审查的合同，由责任部门按规定送审，法律顾问审查确认后方可签订。第二十一条责任部门应保证最终签订的合同与会签的合同一致；并根据有关规定，办理合同签订的报批、登记或鉴证、公证等手续。签订合同，项目经理外，均应附上授权委托书。第二十二条责任部门凭《会签表》报送合同至综合管理部加盖本项目公章。正式签署的合同应进行编码，并与《会签表》及合同文本、电子文件以及附件等一起归档备案。第二十三条合同签订后应根据需要及时分送到各有关部门。第六章合同的履行第二十四条依法订立的合同应全面履行。第二十五条责任部门应严格按照合同约定检查和督促合同的履行，并将合同履行情况及时反馈给项目经理及分管领导。第二十六条有关合同履行中的书面签证、来往信函、文书、电报及其他形式的文件均为合同的组成部分。与合同履行有关的各部门在收到对方5的文件后，应及时审阅并制定对策，及时、积极的收集、整理、保存资料并备案。第二十七条责任部门对所签订的合同进行动态管理，定期了解对方当事人的资信和履约能力变动情况，对合同履行中出现的问题给予解释并协调解决，并及时向项目经理及分管领导汇报。第二十八条合同对方不履行或不完全履行合同时，我方不得随意变更合同条款或放任违约行为，除督促对方完全履行外，还应在索赔期限内收集证据，及时索赔。第七章合同变更与解除第二十九条合同变更是指合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、履行地点和方式、违约责任和解决争议方法等的改变。第三十条合同变更的原则（一）合同变更应当分类，必须要有项目经理、分管领导及相关职能部门的参与才能够确定合同的变更内容，并根据合同变更情况分类上报工程局或工程分局审核。（二）合同变更的批准必须按规定的程序进行。（三）合同的变更均应签署补充合同并应根据合同商定的定额、取费标准或按照合同有关原则提出合同变更费用。第三十一条合同依法订立后，受法律约束，合同双方不得擅自变更或解除。如需变更或解除时，由合同经办人查明原因、提出意见，按照会签程序，办理变更评审，并与对方协商，达成一致意见，并依法签署变更或解除协议。第三十二条合同对方提出合同需要变更时，责任部门应及时、准确地将修订的内容传递给各有关部门审阅，并经项目经理同意，报工程局批准后方可修订。第三十三条合同的解除必须按照《合同法》及本办法的规定办理。对6于特殊情况下合同履行过程中的中止，必须及时办理中止手续，收集因中止合同给我方带来的经济损失的证据和资料，为纠纷的处理做好准备。第三十四条对于合同的终止，合同责任部门应做好终止记录，收集履行合同过程中所有与合同有关的文件，做好经济往来和结算工作，办理解除合同的手续。第八章合同管理第三十五条责任部门应建立合同管理台帐，收集、整理各类合同的档案资料进行归档管理，定期做好统计分析；合同管理归口部门定期检查、考核。第三十六条合同及与合同有关的补充协议、会议纪要、信函、电报、传真、电话记录、签证、索赔报告、合同台帐等资料，责任部门应定期按合同分类建立详细的台帐，及时归档保存。第三十七条签订合同正本、副本数按需要确定，正副本应区分清楚。合同签订后交合同管理部门留存，其余各职能部门或相关部门由责任部门负责编号分发。其他部门复印合同必须事先征得责任部门同意。合同的发放均应进行登记。第三十八条合同履行已完成的工程或业务，经审查后，连同合同、结算书及一切往来文书、经济签证、变更记录、竣工验收证书等所有资料装订成册保存。第三十九条合同在执行过程中如发生纠纷，与合同有关的部门应及时分析查明原因，提出解决办法并报告项目经理及分管领导，及时与对方协商解决；对合同履行过程中的违约情况，或违反合同的干扰事项，与合同有关的部门应及时分析查明原因，通过取证按照合同规定及时、合理、准确地向对方提出索赔报告；当我方接到对方的索赔报告时，接到报告的部门和人员应在接到报告的当日将该报告送交项目经理及分管领导，认真研究并及时处理。7第四十条合同纠纷的主要处理方式：（一）协商：发生合同纠纷后应积极主动与对方协商，争取达成一致意见后签订书面补充协议，在签订补充协议前，合同承办部门应将书面补充协议草案提交项目经理及主管领导审查。（二）仲裁或诉讼：协商无效选取一种。第四十一条无论是我方准备，还是获知对方准备或已经申请仲裁或提起诉讼，最先获知的部门或人员均要及时向项目经理及分管领导报告，共同研究诉讼方案和对策。第九章工程索赔管理第四十二条工程索赔是合同管理的重要内容，其原因包括但不限于：工程内容变更、工程延期、施工现场变化、加速施工、业主违约、合同缺陷、不可抗力等。工程索赔应当遵循合法、合约、合理、客观、及时的原则。第四十三条各单位应深入研究合同、吃透合同条款，规避风险，按规定程序积极进行外部索赔。第四十四条索赔工作应当贯穿施工全过程，避免在项目后期集中索赔。各单位要加强索赔证据的收集整理，做到签证齐全、数出有据，提高索赔效益。索赔证据主要包括：（一）施工发包合同及设计文件、施工图纸、招投标文件、技术规范；（二）建设单位与施工单位的会议记录、备忘录、来往函件；（三）经建设单位签认和认可的工程实施计划；（四）甲方负责供应的设备、材料进场时间、数量、规格和质量检查清单；（五）经建设单位、监理单位签认的设计变更清单和通知书；（六）工地交接记录、施工进度、施工记录、隐蔽工程检查记录；（七）施工人员计划表及施工机械、材料使用报表、财会资料；8（八）工程检查、验收记录及事故处理的资料；（九）工程价款、预付款拨付单据；（十）材料采购、运输、使用凭证，材料涨价资料，国家新增税种资料；（十一）不可抗力造成灾害的证明文件、照片、损失清单和气象资料、鉴定报告等；（十二）各种来往文件、资料的签收记录；（十三）其他与索赔有关的证据等。第四十五条对于在清算索赔等经营管理工作中作出突出贡献、使企业受益的人员，按有关办法进行奖励。第十章责任与奖惩第四十六条各单位合同管理接受上级主管部门的检查和监督。第四十七条合同经办人员应具有相应的业务能力和专业知识，遵纪守法，严禁借工作之便收受贿赂、假公济私，严禁采取胁迫、欺诈等违法和不正当手段洽谈和签订合同，严禁违反《合同法》及本办法的规定签订违法合同、无效合同、权利义务不对等或执行后不利于本项目、各单位的合同。第四十八条任何单位和个人均有权检举、揭发利用合同进行违法犯罪或损害公司利益的行为。对检举揭发有功人员，本项目依照国家规定给予奖励并负责保密。第四十九条在合同管理工作中成绩显著、有特殊贡献的，本项目给予奖励。第五十条有下列情形之一的，本项目根据情况追究相关责任人员的民事、行政责任，构成犯罪的，报请司法机关追究其刑事责任。（一）合同签订过程中，违反《合同法》及本管理办法、玩忽职守，给本项目造成经济损失的；9（二）未经授权或超越代理权、不依规定程序签订合同、签订无效合同，给本项目造成损失的；（三）在合同履行过程中，由于失职，致使合同不能及时、全面履行或失职被骗，给本项目造成损失的；（四）在签订、履行合同过程中，利用职务或工作上