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2019/8/1电子档案与企业档案管理现代化中国电力投资集团2011年5月17日主要内容一、信息技术对档案形成保存影响二、信息化建设与档案管理现代化三、电子档案管理系统建立的要求四、有关电子档案管理问题的讨论2019/8/1一、信息技术对档案形成保存的影响1、信息技术对档案形成与传递影响2、信息技术对档案载体及保存影响3、电子文件、电子档案的管理现状1、信息技术对档案形成及传递的影响加拿大档案工作者特里·库克在第13届国际档案大会的一篇主报告中提出了国际档案界所面临的12个关键性问题及挑战，其中绝大多数都是基于电子文件时代的到来而形成。他认为，“在电子环境中，如果档案人员不积极介入档案的形成和保管过程，档案将很可能不存在，或至少不可能被鉴定、保存、编目或提供利用”。因此“不要让我们的希望固定在即将和必将被替代的理论模式上”。信息技术的发展1）计算机——从ENIAC到奔腾50年；——从100M到2000M用了6年；1999年英国《卫报》：计算机逢9变脸1949年，世界第一台存储程序的计算机，大小如同一间普通的起居室。有人大胆地预言：“未来计算机的重量也许不会超过1.5吨”；1999年，因特网用户超过1亿，PC机每秒4.5亿次；2009年，PC机每秒10000亿次。线缆逐步消失。纸张文件时代逐步结束；2019年，PC机的计算能力大致与人脑相仿。用纸张作书本和文件已很少使用；2029年，PC机相当于1000个人脑的计算功能。计算机已阅读完所有可获得的人类和机器创造出来的文字作品和多媒体材料。ENIAC运算每秒5,000次，重30吨现在笔记本配置至少每秒500,000,000次，重仅１公斤而现在一台速度超过当时至少1000倍的笔记本电脑可以比最大胆的预测的电脑小1000倍。因此可以说当时已经相当大胆的预测比科学技术发展的力量还是相差至少100万倍。网络——人类文明进程的重要标志水网：使农业从游牧变为家耕、从散居过渡到城市；公路网、铁路网、电网、电话网：是工业经济时代的标志；高速、互动、共享的互联网：是知识经济、信息时代的标志。网络带宽的增加—载波电话12路，同轴电缆1800路；光缆：10M、100M、1000M。56KModem下载《黑客帝国》要用171小时；ADSL要用25小时；第二代因特网只要用30秒。电子政府正在全球范围内兴起到2002年，美国和英国已有近60%的政府行政工作，是通过因特网和和其他电子通讯方式实现的；法国、德国、日本等国家约为40%。电子政府能实现的服务内容也越来越广泛。如在英国，除了能帮助用户迅速、方便地获取就业、理财、旅行、生活等方面的政府信息与服务外，还可以通过手机短消息发送驾驶标准局开设的驾驶理论网上模拟考试。美国电子政务建设提出的口号是：让人们点击鼠标三次就能够办成事。2019/8/12008年电子政府完备程度指数（e-GovernmentReadinessIndex）全球50强（197个国家和地区）中国：第65位(0.50)2019/8/12007年:58%美国人曾与政府有接触；40%美国人宁愿从网上得到政府文件，31%则希望通过电子邮件，19%宁愿从政府机构；70%美国人希望政府网站更有用；56%美国人乐意收到政治宣传广告；78%因特网用户访问过政府网站；9700万美国人使用电子政府服务；上海市的“电子政府”上海的“电子政府”已具雏形，可针对市民、企业投资者和旅游者等提供更加多样化、个性化的网上办事和网上服务。工商、税务、公安和民政等部门正在开展在线互动服务，“网上坐堂”，有问必答。网上办公事项542项、表格下载653项，2000多种。日访问量达18万次（近4000万次/年），并开始免费为市民开设与其真实身份一一对应的电子信箱，并配有数字证书。如一个移居加拿大的上海市民在加拿大通过网站就办理了“出生”和“未受刑事处罚”两项公证，只花50美元的公证费和邮寄费。数字图书馆已经成为——“信息高速路上的绿洲”。企业信息化企业信息化是国民经济信息化的核心内容，是企业现代化的重要标志，是电子商务的基础，也是企业生存和发展的重要保障。党的十五届五中全会：大力推进国民经济和社会信息化，是覆盖现代化建设全局的战略举措。以信息化带动工业化，发挥后发优势，实现社会生产力的跨越式发展。企业信息化就是要实现企业生产过程的自动化、管理方式的网络化、决策支持的智能化和商务运营的电子化。中国企业管理的三次革命第一次是管理体制的变革。逐步把企业管理由行政管理转变到法制管理，确立了企业独立法人地位；第二次是发展机制的变革。由计划经济到市场经济，由依靠计划到依靠市场，确立了面向市场、优胜劣汰的机制；第三次则是由传统管理向信息化管理方法的变革。而且信息化所带来的不仅是技术上的变革，而且是企业管理思想、模式、手段、理念全方位的变革。国际上企业管理的三次革命第一次是100多年前的美国泰勒的科学管理，科学管理首创了美国福特汽车流水线，使生产效率得到了极大提高；第二次是60——70年代发生在日本的企业管理革命，其核心是质量。（但这两次我们都错过）第三次是随着信息技术而来的以“扁平化”、“个性化”为特征的“企业流程再造”。就是说效率高、质量好还不够，还必须满足客户个性化的要求，即根据用户的个性化需求来生产，并以信息化管理为基础。2、信息技术对档案载体及保存的影响文件、档案信息主要载体的发展与更替社会、经济、技术的进步不以个人的意志为转移：300年1600年？甲骨简牍纸张磁、光介金石、纸草、缣帛、羊皮胶片、音像……………公元……………………………21世纪2019/8/1电子文件、档案存储载体磁带、磁盘、硬盘、光盘、磁光盘、闪存、移动硬盘。光盘：——CD-R:650M——DVD:4700M2019/8/1光盘特性1）存储量大，记录密度高。（一张650MB的光盘可存储A1图纸4000张，或3亿个汉字）；2）声、像、图、文并茂，多媒体再现；3）寿命长（非接触式记录和读出），信息质量高（相对磁介质）；4）信息存取方便、灵活，可键盘输入（矢量），也可扫描输入（光栅）；5）信息还原效果好，有较高的分辨率；6）系统容易建立和普及，性能价格比越来越高。且双向适应：既适应利用，也适应保存。2019/8/1光盘耐久性试验柯达公司曾对CD-R光盘做过老化试验。其测试是将210张CD-R光盘在不同的温度和湿度组合下存放达6048小时。他们预测95%的光盘217年后仍然可读。MTC公司的试验结论是：“MTC光盘的平均寿命在300年以上，第145年后读盘可靠性为95%，所以MTC光盘特别适于存档”。美国已制出保存千年的“罗塞达碟”，研究人员将照片和圣经刻入盘中，用300度高温烘烤再用海水浸泡的老化试验。而这种用镍制成的光盘经受住了考验。2019/8/1罗塞达盘(RosettaDisk)：预期寿命10,000年2019/8/1光盘新技术“蓝光光碟”（BLU-RAYDISC）九家主要国际科技公司2002年年初宣布，研制出一种新的光碟及有关数据格式。该碟单面可以收录27G数据，是目前DVD的5倍，可记录两个小时高解析度录象或13小时普通电视节目。该碟利用蓝色激光光束来刻录数据。单层44G光盘。据报载，三菱化学开发出的新光盘，其传输速率为120Mbit/s。记录数据保存时间可达数百年。如果650M的盘可存4000张A1的图纸，那么44G的光盘就可存27万张A1图纸；而假设如果每本书平均20万字、40万字节，100万册书的图书馆总馆藏就是4000亿字节，只需要10张44G的光盘。一块一吨重的石碑上记载的文字可以用几张纸记下来；同样，一吨纸质档案中所有的文件、图表也可以用几张光盘记录下来。因此，就象金石、竹木的笨重、不便必然要被纸张取代一样，纸张在电子信息时代的笨重、不便，也终将被光介质取代。目前，就连电影、电视、广播及其他媒体公司也面临着深刻的载体变革。他们将新节目以及数十年的音像转化为数字媒体。好莱坞2003年花费5亿美元用于数据存储。CNN已经将12万小时档案录像转化为数字媒体。有专家认为，从胶片到数字方式，是电影业经历从无声到有声、从黑白到彩色后的第三次变革。2003年美国NAB广播展上，就提出要在十五年内消灭胶片。2019/8/1美国《基督教科学箴言报》创刊于1908年11月25日。2008年10月底发表声明，2009年4月起，将告别“每日投送纸质报纸”的百年景象，每天改用电邮发送网络报纸，与此同时发行纸质周刊，着力深度报道。纸质：1970年22万份，2007年5万份；网站：10年前100万次，现在500万次。2019/8/1面对信息技术的发展，档案的形成、载体和保存正经历着：1、记录由手工向科学技术；2、外观由可视向不可视；3、介质由有机向无机；4、信息由固定向迁徙；5、保存由体力向智力；6、体积由庞大向精巧的发展。3、电子文件电子档案管理现状1）国际档案界对信息技术冲击的响应2）我国电子文件、电子档案管理现状1）国际档案界对信息技术冲击的响应目前国内外关于电子档案管理研究正是方兴未艾。从研究方法上也有多种思路，但总体上已经从主张将电子文件下载到纸张保存转向承认电子文件以电子（数字）方式保存。一方面，纸质文件的保存、管理和利用已经无法适应和满足现代社会信息化条件下人们对信息的需求，如远程及局域网络的检索、利用；另一方面，纸质文件也已经不能反映电子文件形成时的真实面貌，如三维立体、动态变化、多种格式以及多种媒体。最重要的是，现代信息技术的发展，如光介媒体的海量存储、数字签名及加密技术软件的开发研制成功，已经为电子档案长久、真实保存和可作为法律凭证提供了基础。研究方法上的两种观点和思路一种观点和思路是电子档案的虚拟保存。美国学者戴维·比尔曼认为，无须把电子档案移交给档案馆，将来的电子档案是虚拟档案，可以通过计算机网络将分散在各部门的电子文件和档案连接起来。人们查找和利用档案就像在互联网上查找信息一样，不必知道、也不可能准确知道信息在全球的那一个服务器中储存。另一种观点和思路，则是从研究电子档案真实性的永久保存入手，旨在建立电子文件与电子档案管理模式及理论，从根本上取代纸质文件与档案管理。因此这种研究方法特点是进行非常全面、细致的分析。电子档案管理的几种研究方法数字归档特别工作组TF2001PADI调研组永久保存真实电子档案国际研究项目（INTERPARES）美国的电子档案馆系统（ERA）美英两所大学承担的构建数字材料长期保存技术策略的凯米里昂计划（CAMiLEONProject）荷兰的数字保存试验台（DPT）英国的数字保管中心（DCC）DigitalCurationCentre澳大利亚维多利亚州电子档案战略（VERS）和DIRKS(DesigningandImplementingRecordKeepingSystems)档案管理应用研究（标准及管理模式）欧洲的MoREQ美国的塞多纳联合会（SedonaConference）有关电子档案的研究报告加拿大UBC的有关电子档案保管链管理研究项目；2019/8/1在信息技术发达国家，电子档案的证据作用越来越凸现。在美国，电子邮件已经走上证人席。2000年美国司法部与微软公司的诉讼案中，双方都呈交了大约3000份证据，其中大多数是E-mail。美国司法部一位高级官员说：“E-mail正是这种调查的一场革命。”比尔盖茨在一封邮件中反复问道美国在线（AOL）公司经理人：“搞垮网景公司（Netscape），我们要付给你多少钱？”对于检察官来说，它已经成为极好的证据，甚至是比证据更好的武器。在DNA检验中，留在犯罪现场的一根头发就能使案情翻转，电子邮件就是公司的DNA证据。用于指控的电子邮件已经变得如此普遍，以至于有些律师已经习惯于称之为“证据邮件”。美国联邦证据条例（条例803（8）号）规定，只要政府机构能保证已建立文件制作程序，并认真执行了这个程序，电子文件也可作证。这个程序是：1.能够确定文件制作的日期；2.所有文件更改的日期，都自动