工程项目投标及工程承包合同管理制度

工程项目投标及工程承包合同管理制度１目的为确保公司对工程项目投标及工程承包合同管理的有效管理，特制定本制度。２适用范围适用于公司有关工程项目的投标和工程承包合同管理。3.对应标准：3.1对应ISO9001:2008标准7.2与顾客有关过程3.2对应GB/T50430:2007规范7投标及合同管理4职责4.1总经理负责立项审批，负责项目的可行性和投标底价的审批，负责投标文件及合同评审的审批，负责主持招投标总结会。4.2经营部负责人负责组织管理项目的立项、跟踪、招投标、签订合同、合同移交等工作，全面负责合同签订前的项目部织、协调工作。负责投标和合同管理，负责组织总工程师、项目部、项目部、项目部、行政人事部等部门人员对投标文件和合同进行评审。4.3项目部负责协助经营部负责人做好客户的技术服务，与客户协商技术合同，参加投标文件编制。4.4经营部负责管理保存与合同有关文件及评审资料。。5、活动描述5.1基本流程5.1项目立项5.1.1经营部负责人收集与项目有关信息，对项目信息进行初步调查和分析。a）顾客明示的工程要求，包括工程质量要求及涉及可用性、交付等要求；b）顾客没有明确要求，但预期或规定的用途所必要的工程要求。这是一类习惯上隐含的潜在要求，企业为满足顾客要求应作出的承诺；c）顾客没有规定，但国家强制性标准及法律法规规定的要求。5.1.2若需要继续跟踪，编写立项报告，报总经理审批。若不需要继续跟踪报总经理审批，结束跟踪。5.1.3立项报告审批后，经营部组织市场公关工作，获取项目相关资料，了解顾客需求；并负责将审批后的项目立项报告转分管工程的副总经理，并组织项目部、项目部等进行相关技术支持性工作，如编写技术方案等。5.2项目招投标5.2.1经营部负责与招标单位联系，报名并及时购买招标文件，并与业主接触，会同项目部等进行现场调查，收集有关资料，了解该项目的具体情况及各项要求；5.2.2经营部组织有关部门人员，对招标文件、现场及图纸等资料进行评审，提出招标疑问，并参加业主举行的招标答疑会，对工程项目立项/招标行为的合法性进行评审，填写《招标文件分析记录》，确定是否继续编制投标文件。5.2.3若参加投标，经营部继续跟踪项目，获取项目相关资料，明确顾客需求。编写投标书，经营部编写商务部分，项目部、项目部编写施工组织设计、项目计划。项目部将设备成本（采购费＋实施费）报经营部负责人。如不参加投标，报总经理审批后，结束工作。5.3方案评审5.3.1商务方案和技术方案完成后，经营部组织总经理、法律秘书、技术人员、财务人员、项目经理对方案进行综合评审，方案评审的内容：——正确性审核；——技术方案是否满足客户的要求；——商务条款是否可以接收；——其它要求。5.3.2评审通过，经营部负责人将投标底价，报分管营销副总经理批准后，组织到现场进行投标。评审不通过，则中止项目，分析总结，整理文件存档。5.4现场投标在现场投标时，经营部负责人（或投标授权人）依据现场情况，在投标底价之上选择合适的报价，发出报价。如果低于投标底价，必须请示总经理批准后，方可报价。没有中标的项目经营部进行项目总结分析，整理招标文件、投标文件并归档。5.5签订合同5.5.1项目中标以后，项目部、项目经理与客户沟通并确定合同的技术内容；经营部负责人负责与客户沟通并确定合同的商务内容。5.5.2合同评审5.5.2.1经营部评审1）工程项目内容是否完整全面，是否与顾客进行了充分交流与沟通，客户特殊要求是否体现。2）项目费率是否适合，结算方式公司是否能接受等。5.5.2.2行政人事部评审项目的技术难度，专业要求，公司是否有能力与措施满足要求。5.5.2.3项目部评审设计人员能力能否满足顾客要求。2）公司是否有能力满足项目技术难度，专业要求等。5.5.2.4项目部评审施工能力、工程施工进度能否满足顾客要求。采购材料、设备、尤其非标准设备加工进度能否满足客户要求。5.5.2.5总经理对合同进行综合评审，并签署审核意见。5.5.2.6总经理审批后，合同才能盖章生效。5.5.3评审方法：造价在壹仟万元以上工程项目采用会议形式进行合同评审，填写《合同评审表》。造价在壹仟万元以下工程项目采用会签形式进行评审填写《合同评审表》。5.5.4合同修订当合同有更改要求时，由该合同负责人与用户方协商，以书面确认的方式，达成一致意见后，修改后的合同仍按前述要求进行评审（参加评审人按修改内容有关单位负责人参加）后，签订合同。5.5.5合同评审记录由经营部保存归档。5.6合同的执行5.6.1总经理任命项目经理和施工经理，项目经理成立项目部。5.6.2经营部负责人将合同文本、招标书、投标书整理归档,将该项目转入实施阶段，将合同复印移交给项目经理，项目经理负责将合同内容传达给项目部、项目部按照合同要求在项目经理组织下分别组织施工策划、物资采购、工程施工、确保合同有效履行。5.6.3经营部通过合同交底等形式，使相关部门及人员掌握合同的要求，并保存相关记录。5.6.4对合同履行过程进行全面控制，对施工过程中发生的变更，经营部与委托方确保以书面形式签认，并作为合同的组成部分。经营部对合同变更信息的接收、确认和处理的职责、流程、方法应符合法律法规的要求和公司的相关规定，并确保与合同变更有关的文件及时进行调整并实施。5.6.5在合同履行的各阶段，由经营部、项目部、项目部等按照职责分别与发包方或其代表进行有效沟通。5.7合同履行情况监控/分析和记录经营部建立《合同台帐》，对合同履约情况予以记录.以减少甚至避免相关法律风险和经济损失，经营部每季度的最后一周组织各个部门对合同执行情况进行检查/分析和总结，填写《合同履行情况分析记录表》，其结果应用于管理体系的改进。5.8经营部负责与顾客沟通5.8.1在工程竣工后，交付前及交付过程中，经营部应通过多种渠道向发包方汇报工程完成情况，回答分包方的提问并予以记录。5.8.2根据需要将合同的执行情况随同合同的进度反馈给顾客，包括工程要求方面的更改，要与组织内部相关部门及顾客协调一致。5.8.3工程交付后，要收集顾客的反馈信息，妥善处理顾客投诉，以取得顾客的持续满意，执行《顾客满意度测量程序》的有关规定。5.8.4项目完工后，项目经理做好收款工作。6、相关文件6.1.招标书、投标书、合同。7、相关记录7.1《合同评审表》7.2《招标文件分析记录》7.3《合同履行情况分析记录表》7.4《合同台账》