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吴晓雨修正2014年国防技工学校公共课电子商务专业Access2003数据库应用教程Access2003数据库应用教程——数据表的操作（第2章）Access2003教程1，建立表结构2，向表中输入数据3，建立表对象之间的关联4，操作表中记录5，设置数据表格式本章要点：Access2003教程2.1建立表结构数据表由表结构和表记录两部分组成，建立表结构在表的设计视图中完成，表的全部字段和每个字段的属性在设计视图中确定。2.1.1表的设计视图Access2003教程一个表要围绕一个主题设计字段，每个字段都应该是最小的逻辑部分，计算字段或推导字段不要作为表中的字段。2.1.2字段的命名规则字段的命名规则如下：1．字段名可以包含字母、汉字、数字、空格和其他字符，第一个字符不能是空格。2．字段名不能包含小数点、叹号、方括号、西文单引号、西文双引号。3．字段长度为1～64个字符，在Access中一个汉字当作一个字符看待。Access2003教程2.1.3字段大小字段大小用来定义字段所使用的存储空间大小，是字段值所占的字节数。只有文本型字段和数字型字段需要指定字段大小，其他类型的字段由系统分配字段大小，例如，“出生日期”是日期/时间类型，字段大小为8，“婚否”是逻辑类型，字段大小为1。一个字符和一个汉字字段大小都是1。2.1.4字段的数据类型数据类型决定用户能保存在该字段中值的种类。Access字段的数据类型有10种，分别是：文本、备注、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超链接、查阅向导。Access2003教程1．文本型文本型字段用来存放文本或作为文本看待的数字。如：学号、姓名、性别等字段。如果设置字段大小为5，则该字段的值最多只能容纳5个字符。文本型字段的默认大小为50，最多可达255个字符。文本型数字的排序按照字符串排序方法进行。如文本型数字按升序排序：1、10、100、2、20、2002．备注型备注型字段用来存放较长的文本和文本型数字。如：备忘录、简历等字段都是备注型。当字段中存放的字符个数超过255时，应该定义该字段为备注型。备注型字段大小是不定的，由系统自动调整，最多可达64K。Access不能对备注型字段进行排序、索引、分组。Access2003教程3．数字型数字型字段存放数字。如：工资、年龄等，数字型字段可以与货币型字段做算术运算。数字型字段的大小由数字类型决定，常用数字类型有以下几种：（1）字节，存放0～255之间的整数，字段大小为1。（2）整型，存放-32768～32767之间的整数，字段大小为2。（3）长整型，存放-2147483648～2147483647之间的整数，字段大小为4。（4）单精度型，存放-3.4E38～3.4E38之间的实数，字段大小为4。（5）双精度型，存放-1.79734E308～1.79734E308之间的实数，字段大小为8。Access2003教程4．日期/时间型日期/时间型字段存放日期、时间、或日期时间的组合。如：出生日期、入校日期等字段都是日期/时间型字段。字段大小为8个字节，由系统自动设置。日期/时间型的常量要用一对#号括起来。5．货币型货币型字段存放具有双精度属性的数字。系统自动将货币字段的数据精确到小数点前15位及小数点后4位。字段大小为8，由系统自动设置。向货币型字段输入数据时，系统会自动给数据添加2位小数，并显示美元符号与千位分隔符。Access2003教程6．自动编号型自动编号型字段存放系统为记录绑定的顺序号，长整型，字段大小为4，由系统自动设置。一个表只能有一个自动编号型字段，该字段中的顺序号永久与记录相联，不能人工指定或更改自动编号型字段中的数值。删除表中含有自动编号字段的记录以后，系统将不再使用已被删除的自动编号字段中的数值。例如，输入10条记录，自动编号从1到10，删除前3条记录，自动编号从4到10，删除第7条记录，自动编号中永远设有7。与财务、税务有关的数据表通常设自动编号型字段，增加数据的安全性。Access2003教程7．是/否型是/否型字段存放逻辑数据，字段大小为1，由系统自动设置。逻辑数据只能有2种不同的取值。如：婚否、团员否。所以，是/否型数据又被称为“布尔”型数据。是/否型字段内容通过画“√”输入，带“√”的为“真”，不带“√”的为“假”，“真”值用true或on或yes表示，“假”值用false或off或no表示。Access2003教程8．OLE对象型OLE（ObjectLinkingandEmbedding）的中文含义是“对象的链接与嵌入”，用来链接或嵌入OLE对象，如：文字、声音、图像、表格等。表中的照片字段应设为OLE对象类型。OLE对象型字段的字段大小不定，最多可达到1GB。OLE对象只能在窗体或报表中用控件显示。不能对OLE对象型字段进行排序、索引或分组。9．超链接型超链接型字段存放超链接地址，如：网址、电子邮件。超链接型字段大小不定。Access2003教程10．查阅向导型查阅向导型字段仍然显示为文本型，所不同的是该字段保存一个值列表，输入数据时从一个下拉式值列表中选择。值列表的内容可以来自表或查询，也可以来自定义的一组固定不变的值。例如，将“性别”字段设为查阅向导型以后，只要在“男”和“女”2个值中选择一个即可。查阅向导型字段大小不定。Access2003教程2.1.5设置字段属性字段属性是字段特征值的集合，分为常规属性和查阅属性2种，用来控制字段的操作方式和显示方式。不同字段类型有不同的属性集合。Access2003教程字段大小：即字段的最大长度，可以设置存储在字段中的文本的最大长度或数值的取值范围。只有文本和数字类型的字段有该属性。文本类型的字段宽度：可以定义在1~255个字符之间，缺省值是50个字符。例如：姓名字段字段大小为5Access2003教程格式（format）：用于自定义文本、数字、日期/时间和是/否类型字段的输出（显示或打印）格式。它依据使的数据类型不同而有所不同，只影响数据的显示形式而不会影响保存在数据表中的数据。用户可以使用系统的预定义格式，也可以用格式符号来设定自定义格式，不同的数据类型使用不同的设置。Access2003教程文本和备注数据类型的自定义格式：格式符号；字符串功能：“格式符号”用来定义文本字段的格式。“字符串”用来定义字段是空串或是Null值时的字段格式。Access2003教程中国@@@Access2003教程是/否类型的格式：在Access中，是/否类型字段的值保存的形式与预想的不同，“是”值用-1保存，“否”值用0保存。如果没有格式设定，则必须输入-1表示“是”值；输入0表是“否”值，而且以这种形式保存并显示。自定义格式：；真值；假值功能：设定“是/否”类型字段的显示格式。日期/时间类型的格式：系统提供预定义和自定义两种格式。预定义格式见实例。自定义格式符号见下表：Access2003教程符号功能；（冒号）时间分隔符/日期分隔符C与常规日期的预定义格式相同D或dd一个月中的日期用1位或2位数表示（1~31或01~31）ddd英文星期名称的前三个字母（Sun~Sat）dddd英文星期名称的全称（Sunday~Saturday）ddddd与短日期的预定义格式相同dddddd与长日期的预定义格式相同W一周中的日期（1~7）Ww一年中的周（1~53）m或mm一年中的月份，用1位或2位数表示（1~12或01~12）mmm英文月份名称的前三个字母（Jan~Dec）Access2003教程符号功能mmmm英文月份名称的全称（January~December）q一年中的季度（1~4）y一年中的日期数（1~366）yy年的最后两位数（01~99）yyyy完整的年（0100~9999）h或hh小时，用1位或2位数表示（0~23或00~23）n或nn分钟，用1位或2位数表示（0~59或00~59）s或ss秒，用1位或2位数表示（0~59或00~59）ttttt与长时间的预定义格式相同AM/PM或am/pm或A/P或a/p用相应的大写或小写字母表示上午/下午的12小时的时钟Access2003教程说明：1、自定义格式根据Windows“控制面板”中“区域设置属性”对话框所指定的设置来显示。与“区域设置属性”对话框中所指定的设置不一致的自定义格式将被忽略。2、如果要将其他分隔符添加到自定义格式中，应当将分隔符用双引号括起来。Access2003教程格式符功能.（英文句号）小数分隔符，在Windows“控制面板”中设置,（英文逗号）千位分隔符0数字占位符，显示一个数字或0#数字占位符，显示一个数字或不显示$原样显示字符“$“%百分比，将数值乘以100再附加一个百分比符号“%”E-或e-科学记数法，在负数指数后面加一个减号-，在正数指数后面不加符号。该符号必须与其他符号一起使用。E+或e+科学记数法，在负数指数后面加一个减号-，在正数指数后面加一个正号+。必须与其他符号一起使用。Access2003教程说明：1、自定义格式根据Windows“控制面板”中“区哉设置属性”对话框所指定的设置来显示。与“区域设置属性”对话框中所指定的设置不一致的自定义格式将被忽略。2、如果要将其他分隔符添加到自定义格式中，应当将分隔符用双引号括起来。数字和货币数据类型的格式：有6种预定义格式。自定义格式：正数格式；负数格式；零值格式；空值格式说明：在格式中共有4部分，每一部分都是可省略的，但分号不能省。未指明格式的部将不会显示任何信息，或将第一部分（正数的格式）作为默认值。Access2003教程格式符功能.（英文句号）小数分隔符，在Windows“控制面板”中设置,（英文逗号）千位分隔符0数字占位符，显示一个数字或0#数字占位符，显示一个数字或不显示$原样显示字符“$“%百分比，将数值乘以100再附加一个百分比符号“%”E-或e-科学记数法，在负数指数后面加一个减号-，在正数指数后面不加符号。该符号必须与其他符号一起使用。E+或e+科学记数法，在负数指数后面加一个减号-，在正数指数后面加一个正号+。必须与其他符号一起使用。Access2003教程•小数位数（decimalplaces）：小数位数只有数字或货币类型可以使用。可以设为0~15位，视其字段的大小而定。当字段大小为字节、整型或长整型时，小数位数只能是0；当字段大小为单精度时，小数位数可以是0~7；而当字段大小为双精度时，则小数位数可以是0~15。如果不对一个数字型字段的格式属性进行设置，或者将此属设置不“常规数字”，则“小数位数”属性设置无效；如果将一个数字型字段的格式属性设置为货币、固定、欧元或标准格式之一，小数位数自动被设定为2。如果将货币型字段的格式属性设置为“常规数字”，则小数位数以实际输入的位数为准，但最多保留2位小数。Access2003教程•标题（caption）：如果在输出（显示或打印）时，想用一个名称代替字段名称显示，则可以使用标题属性。一般情况下，在引用字段名称是夫们都希望它越短越好（或者用字母表示）；而在显示它时却又希望它能用一个较长的名字（或用汉字）表示，以便能清楚地表达其含义，这时就要用到标题属性。注：如果没有为表的字段指定标题属性，则显示时就以字段名本身作为数据表视图中的列标题名。•默认值（defaultvalue）：用于指定一个数据在新增加的记录中自动被输入到字段中。可以是一个常量，也可以是一个表达式。最大长度是255个字符。Access2003教程•有效性规则和有效性文本（validationruleandvalidationtext）：有效性规则属性：可以限制输入到字段中的数据，它允许设置的最大长度是2K个字符。一般情况下，系统实际上根据字段的数据类型自动检查数据的有效性。例如，当你向一个数字类型的字段中输入一个文本字符串时，系统自动检测出是非法的输入（虽然没设置有效性规则）。使用有效性规则会更详细、更具体地限制数据的输入。请看下表所示：Access2003教程举例功能0只允许