职业公文写作能力提升培训要点

NetworkOptimizationExpertTeam广西经济管理干部学院邱宗国2011年5月NetworkOptimizationExpertTeam课程介绍•课程背景：在电子化時代，我们在企业内部大量用Email、文件、企划案、PPT作为沟通的媒介，当文字沟通的机会逐渐大于其他形态沟通之时，出色的写作能力已经成为职业人士一项必备的能力要求。写作，简单地說，就是用文字把心中的話说清楚、让人看得明白。但对许多职业人士来说，这却是一件“上刀山、下油锅”的苦刑。NetworkOptimizationExpertTeam目录公文写作的四道关10种常用文书的写作公文管理的基本规范NetworkOptimizationExpertTeam看文面：规范、和谐看内容：言有物、言有序看表达：语言规范让人愿意看让人容易看让人看得懂我们需要：标准、规范，具有泓和品质的公文掌握阅读者的思维习惯遵照阅读者的思维习惯，做到职业公文写作勇闯四关格式关文种关层次关语言关NetworkOptimizationExpertTeam公文写作闯四关选择恰当文种合理安排结构遵守公文格式掌握语言特点NetworkOptimizationExpertTeam文件头或眉首文件主体文件尾或版记第一关：格式关常见的三大格式问题格式不统一格式不规范版面不和谐007机密★一年急件NetworkOptimizationExpertTeam统一行文格式统一行文格式规范公文格式美化公文版式遵守公文格式下行文格式上行文格式信函式格式会议纪要式NetworkOptimizationExpertTeam规范公文格式庄重醒目的发文机关标识发文字号规范标注法知晓秘密等级的标注慎重标注紧急程度用来区别文件个体的份数序号发文必有及上行文必标的签发人公文标题的三项式及其省略式主送机关标注要点附件与附件说明的关系成文日期的确定原则加盖印章必须遵循的规则附注的两种内容主题词的标引思路确定与标注抄送机关的方法印发机关与印发日期的标注文件头或眉首文件主体文件尾或版记NetworkOptimizationExpertTeam美化公文版式文件标题字体用宋体二号；正文字体用仿宋三号；正文行间距用固定值28磅。公文标题文字力求准确、简要，除法规、规章名称和被批转、印发文件的标题加书名号外，公文标题中间一般不用标点符号；批转、转发公文，标题应避免使用重复用语和相同的公文种类。结构层次序数：第一层为“一、”、第二层为“（一）”、第三层为“⒈”、第四层为“（1）”。引用公文，先引标题，后引发文字号，前者加书名号，后者加圆括号。如“根据《......关于......》（泓和规字〔2010〕2号）”的引用。公文首页必须显示正文禁标“此页无正文”NetworkOptimizationExpertTeam公司要发文宣布某部门的经理任免事宜公司要向下属各单位下发财务中心制定的《资金审批制度》公司要发文表彰在公司成立十周年征文大赛活动中，获奖的个人和集体。为联系公司员工职业化写作能力培训一事，公司拟发向经干院行管系发文，商谈有关事宜。想一想：以下情形发什么文？第二关：定位关《文心雕龙》-“章以谢恩，奏以按劾，表以陈情，议以执异”NetworkOptimizationExpertTeam文种错用、乱用：表彰、批评决定、通知；批转、转发、印发通知；请批函与请示批复等文种自创：关于……的请示报告；关于……申请；关于……的制度；关于……的要求请示、报告混用：报告事后报告汇报工作供上级参考请示事前请示请示待批需上级批复文种不对，导致《报告》到领导办公室后，遭遇“冷板凳”请示一般一文一事，一个主送机关常见文种错误NetworkOptimizationExpertTeam决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤消下级机关不适当的决定事项。通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项，一般用于登报。通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通报：适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况。函：适用于平级、不相隶属机关或单位之间互相商洽工作、询问和答复问题。发什么文:选择适当文种NetworkOptimizationExpertTeam报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见和建议，答复上级机关的询问。请示：适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见和建议，答复上级机关的询问。《关于订购客服部工作服的请示》批复：适用于答复下级机关的请示事项。要引用请示的文件标题和文号。《关于订购客服部工作服的批复》意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。NetworkOptimizationExpertTeam“五要素——三部分”的结构模式1．五要素：依据——公文制作的原由、背景、政策、理论、法规等；目的——公文达到什么意图；文种承启语——以文种为动词的过渡性语言；事项——公文的具体内容，是公文的重点；要求——提出希望、要求。2．三个部分：前言；主体；结尾。第三关：层次关注意开头：勿戴高帽设计文眼：标题三戒安排结尾：勿穿长靴NetworkOptimizationExpertTeam大家一起来改改函胜利玩具厂：贵厂女工孙红与鄙厂宣传干事李四，是一对恩爱伴侣，两人苦于相隔两地、鸳鸯分飞。双方感情受煎熬不说，还加重了家庭的负担，年迈双亲随女方，缺人照料而苦不堪言，幼弱女儿随男方，缺少母爱而目不忍睹。这实在是现代生活的一幕悲剧！鉴于以上实际情况双方都曾多次提出，希望把两人调在一起，结束这种牛郎织女的生活，以使一家团聚，合家欢乐。我们是社会主义国家，工人是国家的主人，工人的疾苦就是我们的疾苦。从革命人道主义出发，我们决定同意李四调往贵厂，或请你们同意孙红调往鄙厂。两者任选其一，你们意下如何？向阳帆布厂2008年10月29日第四关：语言关NetworkOptimizationExpertTeam1、语言特点：“一字入公文，九牛拔不出”准确：不夸张，客观反映，注意公文模糊语言、古词语、流行语的使用质朴：绝少雕饰，少用描写和抒情的手法简明：朱元璋痛打茹太素故事的启示2.公文术语：•称谓语。“我院”、“该单位”、“贵局”•起首语。“鉴于”、“兹决定”•引述语。“遵照”、“收悉”。•经办语。“经研究决定”•强调语。“务必”、“为盼”•期请语。“以期”、“希予支持”、“望即”、“拟请”•允辞语。“可否”、“准予照办”、“歉难同意”•结束语。“特此函告”、“特此通知”、“专此报告”、“妥否，请批示。”公文需要什么样的语言？NetworkOptimizationExpertTeam上行文平行文下行文请求语气严肃庄重,但不盛气凌人谦虚语气注意行文语气NetworkOptimizationExpertTeam目录公文写作的四道关10种常用文书的写作公文管理的基本规范NetworkOptimizationExpertTeam通知概述通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通知的特点：广泛性和频繁性、时效性和知照性、指示性和执行性。通知概述写作要点写作模板通知的种类：转文性通知、传达通知、任免通知周知公务信息：通知的写作NetworkOptimizationExpertTeam大家一起来评评•材料1：宏远公司关于举办“庆祝公司成立二十周年”征文大赛的通知•材料2：关于泓和公司十周年庆典征文大赛的通知•材料3：关于武鸣明秀园2号专家楼维修的通知•材料4：关于开展内部竞聘的通知常见的写作毛病：标题事由概括不清晰正文必须写得不严密，通知事项应当写得模糊，不清楚，无法指导开展工作。NetworkOptimizationExpertTeam传达通知写作要点标题要准确，使一目了然，便于阅读理解和公文处理，提高办事效率；要准确及时，正文必须写得切实可行，事项应当写得明确具体、层次清楚周密。无论你要说什么、写什么，都力求一击必中。什么叫把一件工作写清楚了？是因为你比别人更清楚。通知语气要庄重、严肃。通知概述写作要点写作模板NetworkOptimizationExpertTeamXXX批转（转发、印发）关于XXXX的意见（通报、通知等）的通知XXX、XXX：《XXX关于XXX的意见》XXXX年X月X日(X发［XXXX］XX号)已经XXX同意，现转发给你们，请认真遵照执行。XXX工作涉及面广、政策性强，XXX对XXX（单位）XXX（事项）要给予支持和配合，对XX过程中发现的问题．要按XX有关规定妥善处理，以促进XXX（事情）安全、有效地进行XXXXXXX二○一○年X月X日•标题•主送机关•通知缘由•评价意义转文通知写作要点NetworkOptimizationExpertTeam关于召开XXXX会议的通知XXXX：为了XXXXX，根据XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX，现将有关事项通知如下：一、会议内容：XXXX。二、会议时间：XXXX。三、会议地点：XXXX。四、参会人员：XXXX。五、其它事项：XXXX（讲话、稿子份数等）。特此通知XXXXXXX（章）二○一○年X月X日•标题•主送机关•通知缘由•与会事项（基本五大板块）•固定结语•日期•公章会议通知写作要点NetworkOptimizationExpertTeam通报概述适用范围：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。通报的特点：典型性（要精心选择和利用典型人物、事件或情况）；时效性（有通知和报导的新闻功能）；教育指导性（具有指导下级的教育作用和意义）。通报概述写作要点写作模板通报的种类：表彰通报；批评通报；情况通报传达信息情况：通报写作NetworkOptimizationExpertTeam大家一起来评评材料1：关于半岛康城黄坡、周斌宗、巫家奕、罗露娟的通报表扬材料2：修改病文XXX关于XXXX的通报XXXX：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（摆事实）XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（作评价）XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（发号召，提要求）特此通报一难：繁简得当二难：中肯恰当三难：针对性强有感召力通报写作三难：NetworkOptimizationExpertTeamXXX关于XXXX的通报XXXX：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（摆事实）XXXXXXXXXXX（作评价）XXXXXXXXXX（发号召，提要求）特此通报XXXXXXX（章）二○XX年月日•标题•主送机关•通报内容•结束语•公章•签署日期表彰、批评通报写作要点NetworkOptimizationExpertTeam✕✕公司关于刘✕、罗✕在单位内斗殴的通报公司所属各单位：刘二与罗三是公司职工的职工。10月6日下午上班不久，工会干事刘二推着自行车闯进房管科小院，科长罗三只见他到科长室门前，把自行车往窗台下面一摔，气呼呼走进屋来，问罗：“分房为什么没我？”罗说：“这是分房领导小组集体研究的考虑到你……”，没等罗说完，刘突然以辱骂打断罗的回答：“少放屁，完全是你搞的鬼，你妈拉X，少来这一套。”罗听后表现得很不冷静，也口吐脏字：“你妈拉X的！”这时刘随手从茶几上抄起一暖瓶，朝罗泼去，想用热水烫对方，幸好瓶中无水，加之刘用力过猛，结果暖瓶飞向罗的头部，罗一见不好，往左边一闪，暖瓶正好砸在办公桌的玻璃板上，只听见“啪”的一声，碎片溅满办公室，这时罗也顺手抄起桌上的算盘朝刘的头部砸去，说时迟，那时快，刘一猫腰朝罗的肚子顶去，算盘正好打在刘的屁股上……双方经过激烈激战，各有损伤。为此，公司领导决定给予这两位同志纪律处分并扣发当月岗位津贴。特此通报。案例训练：修改病文NetworkOpti