公关供应商采购管理规范(指导意见)

公关公司工作委员会2010年第一次工作会议2010年3月27日公关供应商采购管理规范（指导意见）中国公关服务产业链条已初步形成，围绕专业服务形成了一大批下游供应商，采购管理成为当前公共关系行业发展的一项战略性工作。2009年5月，中国国际公共关系协会公关公司工作委员会着手调研并起草了《公关供应商采购管理规范》，以期建立行业规范标准和行业采购平台，提升公关供应商服务水准和采购管理水平。2010年3月27日，中国国际公共关系协会公关公司工作委员会2010年第一次工作会议审议通过了《公关供应商采购管理规范》（指导意见）以及《供应商资质评审暂行办法》，决定于2010年4月1日起正式施行。一、总则为了帮助业内公司规范公关供应商的采购管理，优化公关供应商的服务资源，降低公关公司的采购成本，降低违规采购可能带来潜在的商业风险，本《规范》就公关供应商定义、分类、分级、市场准入、采购流程、内部控制、考核评估等方面提出指导建议，以及建立公关供应商采购管理行业标准。本《规范》规定了公关公司进行第三方采购时应该采取的行为规范和操作标准，明确了公司采购部门的工作范围与基本职责，通过制度化管理对采购活动进行全程监督,服务于企业运营，保障管理质量,支持业务发展。二、公关供应商定义在客户服务过程中，公关公司需采购第三方产品/服务来满足专业服务需求，同时公司日常运营也需要第三方供应资源支持，公关公司供应商由业务支持和行政支持两类供应商资源构成。“公关供应商”特指能够提供专业服务支持的合作伙伴型供应资源，他们承诺提供有竞争力的价格与优质的产品与服务，并按双方约定履行交付义务，支持公关公司的业务拓展与项目执行,共同为客户提供专业服务。三、供应商分类公关服务按业务类型可以划分为活动传播、媒体传播、新媒体传播和咨询研究等四种形态，这四种服务形态都形成了各种的供应商体系。举例来说：1)活动传播类。如：展览搭建、AV设备、摄影摄像、物品制作、场地租赁等；2)媒体传播类。如：媒体购买、新闻剪报等；3)新媒体传播类。如：网站建设、设计制作、Web2.0传播等；4)研究咨询类。如：舆情监测、市场调研、品牌研究等。根据当前行业发展状况，我们将公关供应商归纳为：展览搭建、AV设备、设计制作、摄影摄像、演艺礼仪、翻译速记、媒体监测、媒体购买、市场研究、网站建设、商务礼品、餐饮用品、场地租赁以及其他等14类主要供应商（见附件Excel表）。四、供应商准入为了确保公关供应商选择的透明度和质量水平，公关公司有必要建立供应商准入制度，通过标准化的资质审查和服务审核，建立协议供应商队伍，以满足业务需要。基本流程如下：1)资质审查（供应商资质、有效营业执照、固定办公场所）；2)工作试用（作为临时供应商进行为期1至3个月的试用）；公关公司工作委员会2010年第一次工作会议2010年3月27日3)正式签约（试用合格的供应商签署合作协议及相关文件，合同期限一般为一年）；4)服务记录（服务情况、表扬投诉、项目考评均记录在案，记入合作档案）；5)年度审验（依据服务记录并征求相关意见予以年审，合格者续约）。五、供应商资质根据当前行业发展和供应商采购管理的需要，有必要对公关供应商进行资质评估，建立公关供应商资质等级制度。公关供应商资质评估应该从以下五个方面着手：1)财务状况（近三年营业情况、营业规模、资金实力等）；2)管理责任（组织架构、管理制度、质量管理体系等）；3)公司服务（服务内容、服务标准、市场定位,、客服团队资质等）；4)公司报价（定价体系、定价水平、定价策略）；5)行业口碑（行业背景、客户满意度、品牌宣传）。依据上述五个维度建立公关供应商资质评审标准，主要类别供应商的资质可分为AAAA、AAA、AA和A等四个等级。根据当前业内通行的情况，可将公关供应商分为：主要供应商（协议供应商）和非主要供应商（包括临时采购），也可根据实际采购情况分为ABC三类：A类.品牌知名度较高、报价较高且服务质量上乘的供应商；B类.知名度稍差但服务水平上乘、报价适中的供应商；C类.要求不高、临时零散召集的供应商。六、供应商招标公关供应商采购招标是落实现代企业管理制度一种体现，也是确保专业服务品质的一项重要保障。公关公司应该建立广泛的公关供应商数据，这些供应商数据应该来自：行业供应商平台的数据；采购部门储备和搜索的数据；项目组推荐供应商的数据；相关人员提供供应商的数据；主动联系供应商的数据等等。招标流程：1、依据各类供应商对应的服务标准，对具有资质的供应商发出招标邀请。一般以业务项目为单位进行,需明确标的物（即“业务需求”）,“业务需求”在邀请时同时发出；2、采购部门对供应商资质和条件进行初步的商谈和筛选，形成文字材料，存档备用；3、由采购部门召集相关负责人组成评审小组，对初步筛选的供应商进行二次评审和选择，填写《供应商评审表》并签字确认；4、由采购部门召集评审小组成员对供应商进行实地考察，并出具《考察意见》；5、由采购部门根据《供应商评审表》和《考察意见》与供应商进行商务洽谈，并形成《供应商评估报告》；6、评审小组依据《供应商评估报告》，明确供应商的服务资质和级别；7、经总经理批准确认后，与供应商签署合作协议。七、供应商管理公关公司内部应该建立科学的内控机制（采购管理制度和采购管理系统），以确保科学合理使用供应商，最大限度地节约成本并杜绝各类腐败现象和行为。招标流程：项目需求→招标→竞标→双方沟通→填写表单→评估→试用（期限至少半年并有多个合作项目检验）→签合同或协议。采购审批：项目负责人申请→业务总监/总经理审批(按采购金额)→采购部门审批(按采购金额逐级审批)。付款审批：项目负责人申请→业务审批(按采购金额)-财务部门审批。公关公司工作委员会2010年第一次工作会议2010年3月27日沟通培训：应该建立积极有效的双向沟通和培训机制,确保采购管理人员和供应商客服人员掌握最新的技术和管理，内容包括技术更新与变革、新产品与服务推广、客服反馈、付款情况、系统应用以及管理条例等。评估考核：依据项目建立评估考核制度，确保在项目管理过程中检验供应商的服务品质和水准（《供应商项目考核表》）。付款结算：应该按照合同约定执行财务付款。一般来说，在项目结算后的三个月内完成付款。如确实资金周转困难，经双方协商，可以延期付款。年审考核：每年召开供应商大会，对一年来的合作情况进行总结评估，续签合作协议。年审考核由项目评估、采购部门评估和供应商自我评价三部分组成（《供应商年度考核表》）。供应商发展：在服务评估考核中建立供应商的竞争机制，同时依据行业标准发展重点供应商，有目标地帮助其提升服务资质。八、供应商淘汰对那些不符合行业规范、服务存在严重缺陷的供应商予以拒绝或清退。1)不同意签订《供应商保密》和《反腐败声明》；2)不同意相关类别的采购竞标方式；3)服务报价严重高于市场价20%以上或高于各公司核定价20%以上；4)服务出现严重质量问题，给客户或公司造成恶劣影响或导致经济损失；5)每年交易额少于某标准的供应商可以终止合作；6)供应商在一定时间段内无任何合作记录或供应商内部出现严重问题；7)供应商多次违反信用规则，信用度降低；8)被发现违反商业道德，对公司相关人员进行贿赂。九、采购部门权限及职责公关公司应该在内部设立独立的采购部门或采购功能。职能分工：采购经理负责审批采购申请；按物料的不同属性有不同的采购经理分别审批；行政部门的采购也需要在采购部门进行审批，由行政部门执行购买。采购职责：政策制定、推广执行、流程改进、资源寻找、考核评估、新产品/服务/技术引进、项目支持、寻/报价、商务谈判、订单/合同管理、周期报告、成本控制、服务满意度提高以及供应商付款支持等。岗位设立：应该配备专业人员管理采购事务，依据业务深度、订单量和对业务了解深度来确定岗位及人员。采购人员应该性格开朗，学习能力强且一定行业背景，注重管理。内部考核：建立个人绩效评估体系，包括：工作态度、被投诉量、供应商的评价、公司领导评价。十、行业推荐及资源平台应该建立行业共享的供应商资源平台，可以利用中国公关网黄页平台建立中国公关供应商资源平台，按照行业有关标准建立数据库，向业内公司开放有关查询功能。同时，应该阶段性地发布各类公关供应商行业推荐或排名，各公关公司也有义务向行业平台提供或推荐有关资源数据，以推动行业资源全面、整合发展。本规范的解释权归中国国际公共关系协会公关公司工作委员会。二0一0年三月二十七日