第6章员工培训管理系统

第6章员工培训管理系统设计思路美化工作表创建员工培训日程表创建员工培训成绩表统计与分析培训成绩拼音字段的应用员工培训作为提高员工职业技能及素质的有效途径，越来越受到企业的欢迎。通过员工培训不仅能提高员工自身的素质，而且能增强公司的市场竞争力，因此，企业的人事部门需要对员工的培训进行管理。员工培训管理包括安排员工培训的日程以及对员工培训的成绩进行分析与统计。创建员工培训日程表员工培训日程表是一份详细的培训日程安排表，主要包括培训期间的课程安排、时间、日期、地点等。本节要做的工作就是创建一个美观实用的日程表。建立基本表格在“日程表”中，输入员工培训的地点时需要注意的是：日程表中相同课程的地点安排是一样的，如星期一的地点改变了，那么这门课程的其他时间的地点也随之改变。因此可以在单元格之间|建立链接，使得单元格C3中的数据变化时，单元格C5、C7和C9中的数据也随之改变。在不同的单元格之间建立链接的具体步骤如下：①在工作表中的指定位置输入下列数据。②选中单元格C3，单击【编辑】/【复制】菜单项，选中单元格C5，单击【编辑】/【选择性粘贴】菜单项，然后单击出现的【粘贴链接】按钮。③选中单元格C7和C9进行同样的操作。这样若改变单元格C3中的数据，那么单元格C5、C7和C9中的数据也会随之改变。在前面创建的“日程表”中有一位名为“李聿”的老师。由于“聿”属于生僻字，因此为了让参加员工培训的员工能够正确地读出老师的名字，可以为它加上拼音信息。具体的操作步骤如下：①选中单元格E3，然后单击【格式】/【拼音指南】/【编辑】菜单项.②这时可以在出现的拼音信息输入方框中输入拼音。先在输入方框中输入“Y”，由于普通的输入法并不能输入拼音的声调，因此可以单击【插入】/【特殊符号】菜单项打开【插入特殊符号】对话框，切换到【拼音】选项卡中进行选择。注：也可以通过“软键盘”工具选择“拼音字母”选项来输入注音符号。③单击“确定”按钮返回，但这时在单元格中并不显示添加的拼音。这时，可以单击【格式】/【拼音指南】/【显示或隐藏】菜单项，此时在单元格中即可显示拼音信息。④选中单元格E3，单击【格式】/【拼音指南】/【设置】菜单项打开“拼音属性”对话框，切换到【设置】选项卡中，然后在【对齐】组合框中选中【居中】单选按钮。切换到【字体】选项卡中，然后进行拼音字体的设置。⑤设置完成后单击“确定”按钮返回工作表中。建立基本表格①新建一个工作簿，并命名为“成绩表”，然后将“Sheet1”标签更名为“成绩表”计算平均分计算平均值要用到AVERAGE函数。AVERAGE函数的语法结构如下：AVERAGE(number1,number2…)其中，“number1,number2…”为需要计算平均值的1到30个参数。具体的操作步骤如下：双击H3单元格，在其中输入：“=AVERAGE(C3:G3)”，然后利用自动填充功能对该列的其他单元格进行公式的复制，“平均分”列的值便计算出来了。统计成绩排名在统计排名时需要用到RANK函数，该函数的作用是返回一个数字在数字列表中的排位，数字的排位是其大小与列表中其他值得比值（如果列表已经排过序，那么数字的排位就是它当前的位置）。该函数的语法结构如下：RANK(number,ref,order)各个参数的含义如下：·参数number为需要找到排位的数字；·参数ref是对数字列表数组或者数字列表的引用。ref中的非数值型参数将被忽略；·参数order为一个数字，用以指明排位的方式。如果为“0”则是降序，为“1”则是升序。注：RANK函数对重复数的排位是相同的，但重复数的存在将影响后续数值的排位。如，在一列按升序排位的整数中，如果整数10出现两次，其排位为5，那么11的排位则为7（没有排位为6的数值）。具体的操作步骤如下：①选中单元格I3，单击【插入】/【函数】菜单项，打开“插入函数”对话框。然后在“选择类别”下拉列表中选择“统计”选项，在“选择函数”列表框中选择“RANK”选项。②单击“确定”按钮打开“函数参数”对话框，在“Number”选项框中输入或选择“H3”，在“Ref”选项框中选择或输入“$H3$:$H$22”，在“Order”选项框中输入“0”，然后按“确定”按钮返回工作表，这时，在H3单元格中就会出现计算后的排名值。注：这里的Ref框中使用的是绝对引用，这时因为下面还要用到公式的复制，这样可以避免在复制公式时出错。③利用自动填充功能将公式复制到该列的其他单元格中得到结果员工培训成绩分析员工培训的一个重要目的就是为不同的员工分配合适的岗位，因此需要对各个分数段内人数的分布情况作统计，以便确认哪一些员工适合做什么样的工作。建立基本表格1．分别将工作表标签Sheet1和Sheet2重命名为“成绩统计表一”和“成绩统计表二”。2．在“成绩表”工作表中选择单元格“C2：H2”，然后单击【编辑】/【复制】菜单项。3．单击“成绩统计表一”选中该工作表，然后按下“Ctrl”键同时再单击“成绩统计表二”工作表标签，这时会同时选中这两个工作表。此时工作表的标题栏上会显示“工作组”字样。4．在当前工作表中选中单元格B1，单击【编辑】/【粘贴】菜单项，完成粘贴操作。然后在当前工作表中输入要统计的内容。注：在执行粘贴操作时，将“成绩表”中单元格的格式也复制到了“成绩统计表一”中，这时可通过执行【编辑】/【清除】/【格式】菜单项将格式清除。下面来计算统计表中的各项数据:1．统计最高分进行最高分统计是需要用到MAX函数。该函数的作用是返回一组数值中的最大值。其语法结构如下：MAX(number1,number2,…)参数“number1,number2,…”的个数最多为30个。选中B2单元格，然后在其中输入公式：=MAX(成绩表！C3:C22)按下“回车”键，此时即可在B2单元格显示“办公软件应用”课程的最高分。2．统计总人数在进行总人数的统计时需要用到函数COUNTA，函数COUNTA返回的是参数列表中非空值的单元格的个数。利用函数COUNTA可以计算单元格区域或数组中包含数据的单元格的个数。COUNTA函数的语法结构如下：COUNTA(value1,value2,…)参数“value1,value2…”为所要计算的值，参数的个数最多为30个。参数值可以是任何类型，它们可以包括空字符（），但不包括空白单元格。如果参数是数组或单元格引用，那么数组或引用中的空白单元格将被忽略。统计总人数的具体步骤如下：①选中B3单元格，然后在其中输入公式：=COUNTA(成绩表！C3:C22)②按下“回车”键，此时在单元格B3中显示总人数为20.注：在前面的步骤中，两个统计表被设置成了工作组，因此两个工作表中都完成了单元格的公式填充。这时按下“Ctrl”键，同时单击“成绩统计表二”标签即可取消工作组的设置。3．统计各个分数段的人数在统计各个分数段的人数时，需要用到计算区域中满足给定条件的单元格的个数的函数COUNTIF。该函数的语法结构如下：COUNTIF(range,criteria)各参数的含义如下：·参数range为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域·参数criteria为确定哪些单元格将被计算在内的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。具体的操作步骤如下：①选中单元格B4，单击【插入】/【函数】菜单项，打开“插入函数”对话框，然后在“搜索函数”文本框中输入“COUNTIF”。②单击“转到”按钮，然后在“选择函数”列表框中选择“COUNTIF”选项。③单击“确定”按钮打开“函数参数”对话框，在“Range”文本框中输入“成绩表！C3：C22”，在“Criteria”文本框中输入“=90”④单击“确定”按钮返回工作表，这时在B4单元格中就会显示出计算结果。⑤分别在单元格B5、B6、B7、B8中输入如下形式的公式：=COUNTIF(成绩表!C3:C22,=80)-COUNTIF(成绩表!C3:C22,=90)；=COUNTIF(成绩表!C3:C22,=70)-COUNTIF(成绩表!C3:C22,=80)；=COUNTIF(成绩表!C3:C22,=60)-COUNTIF(成绩表!C3:C22,=70)；=COUNTIF(成绩表!C3:C22,60)。⑥使用自动填充功能将单元格区域“B2:B8”中的公式复制到单元格区域C2：G84．利用FREQUENCY数组函数统计各个分数段的人数在实际应用中使用上述方法实现统计比较繁琐，而利用FREQUENCY数组函数则可提高成绩统计的效率。使用FREQUENCY函数可以分析某一列数组并返回某个区域中数据的频率分布，例如计算出在给定的分数范围内测验分数的个数。由于函数FREQUENCY返回的是一个数组，所以必须以数组公式的形式输入。函数FREQUENCY的语法结构如下：FREQUENCY(data_array,bins_array)各参数含义如下：·data_array为一个数组或对一组数值的引用，用来计算频率。如果data_array中不包含任何数值，函数FREQUENCY则返回零数组。·bins_array为间隔的数组或对间隔的引用，该间隔用于对data_array中的数值进行分组。如果bins_array中不包含任何数值，函数FREQUENCY则返回data_army中元素的个数。具体的操作步骤如下：①切换到“成绩统计表二”工作表中，然后在单元格区域“I4：I8”中分别输入100、89、79、69、59。②选中单元格区域“B4：B8”，单击编辑栏确定光标插入点，然后在其中输入数组公式：=FREQUENCY(成绩表!C3:C22,$I$4:$I$8)③按下“Ctrl”+“Shift”+“Enter”组合键，这时，在单元格区域“B4：B8”就会显示出计算结果，同时编辑栏中的公式中会自动地添加一个大括号④利用自动填充功能将单元格区域“B4:B8”中的公式复制到单元格区域“C4:G8”中。